Lehdistötiedottaminen on kuollut eikä messutiedote mene läpi. Nämä kestoteemat nousevat tapetille aina säännöllisin väliajoin. Viimeksi asiasta ovat kirjoittaneet mm. Kauppalehden Senja Larsen ja Forbesin Marian Salzman.
Asiakkaamme Suomessa ja maailmalla jakelevat päivittäin yli 1000 lehdistötiedotetta. Meillä Cisionilla on tätä kautta toimialamme suurimpana toimijana hyvä käsitys niin tiedottamisen parhaista käytännöistä kuin siihen liittyvistä pahimmista sudenkuopista.
Mielestämme lehdistötiedottamisen luonne on muuttunut viimeisen viiden vuoden aikana. Kuten Senja Larsen antaa ymmärtää, tiedottaminen on ottanut negatiivisia vaikutteita mm. sähköpostimarkkinoinnista, jossa korostetaan jakelulistan koon ja lähetettyjen sähköpostien merkitystä. Samaan aikaan toimitusten työtahti ja tulospaine on kasvanut entisestään eikä tiedotteiden uudelleenkirjoituksella kerätä irtopisteitä. Toisaalta on myös kiistaton fakta, että tiedotteilla ansaitaan yhä sekä palsta- että pikselitilaa. Artikkelin sanoja mukaillen toimittajat eivät voi loppujen lopuksi elää ilman tiedotteita.
Voimme olla varmasti yhtä mieltä siitä, että mediakentän toimintaympäristö on muuttunut. Tämä on vaikuttanut toimittajien ja viestinnän ammattilaisten väliseen suhteeseen ja sitä kautta suoraan myös tiedottamisen parhaisiin käytäntöihin. Edelläkävijät ovat pystyneet reagoimaan tähän ja me olemme oppineet näitä toimijoita palvelemalla, että parhaiten esille pääsee noudattamalla tiedottamisessaan seuraavia kolmea teesiä.
Kohdenna, älä spämmää
Tiedottaminen ei ole numbers game. Asiaan vihkiytymättömät voivat ajatella medianäkyvyyden luomista sähköpostimarkkinoinnin kaltaisena volyymilajina mutta Sampo Kaulasen soveltama laitan tämä kaikille -strategia ei lennä pitkälle.
Varmista, että kohdennat jokaisen tiedotteesi niille toimittajille, jotka ovat todistetusti joko kirjoittaneet tai kiinnostuneita tiedotettasi koskevista teemoista. Perusjakelu on toki lähtökohtaisesti aina sama, mutta tiedotekohtainen fokuksen laajentaminen esimerkiksi maantieteellisesti tai toimialan perusteella unohtuu liian usein. Muotitoimittaja ei ole kiinnostunut uusista talvirenkaista eikä Hesarin taloustoimitusta liikuta viestintätoimiston uusi asiakkuusjohtaja. Älykkäästi kohdennettujen jakelulistojen rakentamisessa apunasi ovat mm. Cisionin ja STT:n kaltaiset tietokanta- ja tiedotejakelupalvelut.
Kansainväliseen tiedottamiseen panostavista organisaatioista mm. Rovio, Ductor, Planmeca ovat saaneet aikaan hienoja tuloksia hyödyntämällä maantieteellisesti kohdennettuja toimialakohtaisia jakeluja.
Päivitä tiedotesisältösi nykyaikaan
Tiedote nähdään usein liian kapeana sisältötyyppinä. Nykypäivän digimaailma janoaa ja vaatii laadukkaita sisältöjä. Embargojen käyttäjät ovat eläköityneet ja hymiöt ovat raivanneet tiensä bisnesdialogiin. Rohkeimmat ovat avanneet tiedotetta laatiessaan ylimmän napin, mutta suurin osa seuraa tarkasti syvälle iskostuneita vakiokäytäntöjä.
Suosittelemmekin laajentamaan ajattelua tiedotesisältöjen suhteen ja käymään samalla läpi kaikki organisaation tuottamat tekstisisällöt asiakaslehdistä blogipostauksiin. “Ei meillä ole mitään kerrottavaa” -toteamus pitää harvoin paikkaansa, kun asiaa lähestytään hieman laajemmin ja luovemmin.
Mm. Sinebrychoff, Vainu, Verohallinto toimivat hyvinä esimerkkeinä siitä kuinka moderneilla ja herättävillä sisällöillä rakennetaan medianäkyvyyttä. Jos kaipaat lisää vinkkejä tehokkaan lehdistötiedotteen kirjoittamiseen, lataa ilmainen oppaamme täältä.
Muista monikanavaisuus
Kokeneemmat kollegat ovat kertoneet ajasta ennen vuosituhannen vaihdetta, jolloin lehdistötiedotteet tulostettiin paperille ja postitettiin kirjeinä toimituksiin. Tämän jälkeen sähköposti on ottanut yliotteen kirjeistä ja faxeista reilut 15 vuotta sitten. Nyt kuvaan ovat astuneet verkko ja sosiaalinen media. Social Journalism -tutkimuksemme mukaan suomalaistoimittajat käyttävät noin kaksi tuntia työpäivästään somessa. Osa toimittajista on jopa ottanut somen ja verkon ensisijaiseksi sourcing-kanavakseen. Verkkojalanjälki on elintärkeä asia jokaiselle organisaatiolle toimialasta riippumatta. Omille verkkosivuille halutaan ohjata kävijöitä kaikilla mahdollisilla tavoilla sillä lopulta nämä kävijät muuttuvat euroiksi tai vaikutusvallaksi.
Varmista, että jaat kaikki tiedotteesi sähköpostijakelun lisäksi myös organisaatiosi some-profiileihin ja omille verkkosivuillesi. Twitter on vakiinnuttanut asemansa reaaliaikaisen tiedonjaon pääkanavana ja monet organisaatiot osaavat hyödyntää tätä älykkäästi olemalla proaktiivisia tiedotteeseen liittyvän dialogin käynnistämisessä toimittajien ja muiden sidosryhmien kanssa. Huolehdi myös siitä, että tiedotteesi löytyvät näkyvältä paikalta omilta verkkosivuiltasi. Tämä on tärkeää sekä hakukoneliikenteen että muiden sidosryhmien palvelimisen näkökulmasta.
Mm. Rakennusvirasto, Verohallinto ja Wolt ovat monikanavaisen tiedottamisen edelläkävijöitä.
Tiedotteesta ei ole tullut roskapostibisnestä. Siitä on tullut taitolaji.
