pitchaaminen vai lehdistötiedote

Pitchaaminen vai tiedote – kumpaa kannattaa suosia?

Monelle viestinnän ammattilaiselle lehdistötiedotteen kirjoittaminen ja jakelu räätälöidyille toimittajalistoille sujuu jo rutiinilla. Toisaalta henkilökohtaisempi lähestyminen, eli pitchaaminen saattaa tuntua edelleen vieraammalta lähestymistavalta, kun halutaan saada näkyvyyttä mediassa. Henkilökohtaiset suhteet ja pitchaaminen ovat kuitenkin yleistyneet etenkin kansainvälisellä PR-kentällä ja käytäntö on rantautunut myös Suomeen.

Jos kaipaat apua pitchaamiseen, täältä pääset lataamaan 10 pitchausvinkkiämme.

Mistä sitten tietää, milloin suosia lehdistötiedotetta ja milloin henkilökohtaisempaa pitchausta? Tässä muutama vinkki.

Suosi lehdistötiedotetta, kun…

…organisaatiollanne on selkeä uutinen jaettavaksi

Kun jotain tärkeää tapahtuu ja organisaatio haluaa tiedottaa siitä näkyvästi ulospäin, kannattaa suosia lehdistötiedotetta. Lehdistötiedote on selkeä formaatti, jonka avulla yrityksen on helppo jakaa uutiset sekä omille sidosryhmilleen että medialle. Kun on tapahtunut jotakin spesifiä, jonka haluat jakaa samalla kertaa suurelle yleisölle, suosi lehdistötiedotetta.

…haluat pitää uutisoinnin tiukemmin omissa käsissänne

Ensinnäkin kannattaa muistaa, että toimituksen valitsemaan uutisoinnin sävyyn tai näkökulmaan ei juurikaan pysty vaikuttamaan. Parhaat mahdollisuudet tähän on kuitenkin lehdistötiedotteen avulla. Kun laadit aiheesta valmiiksi uutismaiseen muotoon kirjoitetun lehdistötiedotteen sitaatteineen, on uutisella hyvät mahdollisuudet tulla julkaistuksi jopa sellaisenaan. Varmista lehdistötiedotteesi oikea rakenne lehdistötiedotetyökalullamme.

…toimittajat ovat vain yksi tavoittelemanne yleisö

Jos haluat uutiselle tai aiheelle lukijoita ja näkyvyyttä myös omissa kanavissanne, kuten blogissanne tai sosiaalisessa mediassa, on lehdistötiedote edelleen toimivin formaatti. Lehdistötiedote on helppo julkaista monessa kanavassa ja formaatissa. Hyvä lehdistötiedote on sellainen, jonka lukeminen on miellyttävää myös lopulliselle kohdeyleisölle, ei pelkästään toimittajalle tai omille sidosryhmillenne.

Suosi henkilökohtaista pitchausta, kun…

…sinulla on mielessäsi laajempi juttuaihe tai kokonaisuus

Jos mielessäsi on jokin laajempi, ei ainoastaan omaa organisaatiotanne koskeva (mutta kuitenkin siihen liittyvä) aihe, kannattaa oikeaa mediaa tai toimittajaa lähestyä henkilökohtaisemmalla viestillä ja ehdottaa jutun tekemistä tästä aiheesta. Tällöin toimittaja valitsee itse, miten aihetta lähestyy ja itse ideakin saattaa hieman muuttua matkalla. Luultavasti aiheen ehdottajana organisaationne pääsee kuitenkin mukaan juttuun esimerkiksi haastateltavana.

…haluat tarjota organisaationne asiantuntemusta toimittajan käyttöön

Organisaatioonne tai yritykseenne mahtuu monenlaista asiantuntemusta, josta myös toimittajat voivat hyötyä. Kannattaa myös muistaa, ettei asiantuntemuksella aina tarkoiteta toimitusjohtajaa tai muuta johtoryhmän jäsentä. Myös toimihenkilöiden tai niin sanottujen rivityöntekijöiden keskuudesta löytyy varmasti monenlaista asiantuntemusta.

Jos haluat tarjota toimittajalle henkilöstönne asiantuntemusta, kannattaa taustatyö tehdä huolella. Etsi toimittaja tai media, joka kirjoittaa esimerkiksi toimialanne asioista tai muista juuri teidän asiantuntemustanne läheltä liippaavista aiheista. Lähesty sitten toimittajaa henkilökohtaisella viestillä, jossa esittelet asiantuntijanne ja kerrot, että annatte mielellänne kommentteja ja tietämystä toimittajan käyttöön. Tällaisella sisällöllä rakennatte organisaationne asemaa ajatusjohtajana.

…haluat rakentaa henkilökohtaisemmat suhteet toimittajaan

Kun lähestyt toimittajaa henkilökohtaisilla pitchauksilla säännöllisesti, jäät paremmin mieleen. Jos vielä onnistut toimittamaan kohdennettuja ideoita ja tarjoamaan konkreettista ja luotettavaa asiantuntemusta toimittajan käyttöön, saat varmasti rakennettua henkilökohtaisen suhteen kyseiseen toimittajaan. Tällöin toimittaja kääntyy puoleesi luultavasti myös tulevaisuudessa työstäessään organisaatioonne tai sen toimialaan liittyvää juttua.

Tästä syystä omien ideoiden ja asiantuntemuksen pitchaaminen sinnikkäästi on tärkeää. Et ehkä saa jokaista ideaasi läpi mediaan tai toimittaja ei juuri sillä hetkellä kaipaa alaasi liittyvää asiantuntemusta, mutta sinnikkäällä ja laadukkaalla pitchaamisella kova työ varmasti palkitaan pitkällä tähtäimellä.

Kaipaatko apua ja vinkkejä juttuideoiden pitchaamiseen? Lataa täältä 10 kohdan vinkkilistamme parempaan pitchaamiseen.

markkinointiviestintä ja sen kehittäminen

Mitä toimittajat toivovat viestijöiltä korona-aikana?

Julkaisimme hiljattain vuosittaisen State of the Media -tutkimuksemme. Median tilanteesta ei vuonna 2020 voida puhua mainitsematta koronapandemiaa, joten lähetimme toimittajille vielä erikseen kysymyksiä covid-19 -tilanteeseen liittyen.

Pääset lataamaan koko State of the Media 2020 -tutkimuksen täältä.

Mitä toimittajat sitten toivovat viestinnän ammattilaisten ymmärtävän korona-ajan tiedottamisesta? Tässä muutamia vastauksia.

Ota yhteyttä sähköpostitse – varsinkin nyt

Kuten jo tässä artikkelissa totesimme, toimittajat eivät kaipaa viestijöiden puhelinsoittoja. He haluavat vastaanottaa yhteydenotot sähköpostitse. Tutkimuksestamme tuli ilmi, että varsinkin nyt koronapandemian aikana sähköposti on ylivoimainen yhteydenottotapa. Toimituksissa on kiire ja toimittajat haluavat mieluiten käydä yhteydenotot läpi itse valitsemanaan ajankohtana.

Kun siis lähestyt toimittajaa, käytä sähköpostia. Etenkin nyt.

Koronaan liittyvät uutiset menevät muiden edelle

Vaikka toimittajat ovatkin tietoisia yleisön koronaväsymyksestä, menevät koronaan liittyvät aiheet yhä muiden aiheiden edelle. Etenkin valtakunnallisissa medioissa korona hallitsee keskustelua voimakkaasti, eivätkä pienemmät uutiset välttämättä nouse esille lainkaan. Jos organisaatiollanne on jokin koronaan liittyvä uutinen, kannattaa se hyödyntää. Tutkimuksemme mukaan toimittajat kaipaavat etenkin positiivisen näkökulman tarjoavia yhteydenottoja. Jos organisaationne on esimerkiksi mukana auttamassa riskiryhmiä tai muuten kehittänyt yhteisöllisiä toimintatapoja koronakriisin aikaan, siitä kannattaa kertoa.

Tähän liittyy kuitenkin myös varoituksen sana: toimittajat eivät halua yhteydenottoja, joissa organisaatio pyrkii mauttomalla tavalla hyötymään koronasta tai lisäämään omia voittojaan kriisillä.

Myös muita aiheita kaivataan, etenkin paikallisesti

Koronakriisi on hallinnut mediakenttää jo niin pitkään, että yleisö kaipaa myös muuta. Toimituksilla ei kuitenkaan välttämättä ole tarpeeksi resursseja muiden juttuideoiden kehittämiseen koronauutisoinnin ohella. Siksi viestinnän ammattilaisten ei kannata epäröidä muidenkaan aiheiden pitchaamista tai niistä tiedottamista. Tutkimuksemme mukaan toimittajat kaipaavat etenkin paikallisia uutisia, jotka liittyvät johonkin muuhun kuin koronaan.

Viestijöiltä vaaditaan nyt kärsivällisyyttä

Koska koronapandemia ja siihen liittyvä uutisointi pitävät toimittajat kiireisinä, vaaditaan viestijöiltä kärsivällisyyttä. Tutkimukseemme osallistuneet toimittajat kertovat, että toisinaan yhteydenottoon palaamiseen saattaa kulua useita päiviä. Odota siis rauhassa. Voit halutessasi lähettää myös uuden muistutusviestin, jos vastausta ei ala kuulua. Älä kuitenkaan pommita toimittajaa päivittäisillä sähköposteilla. Yksi muistutus on tarpeeksi, jos et saa vastausta, jatka eteenpäin.

Vuosi 2020 on tuonut viestinnälle ja medialle paljon haasteita, eikä ainoastaan koronaviruksen vuoksi. State of the Media 2020 -tutkimuksemme tarjoaa perusteellisen katsauksen median tilanteesta vuonna 2020. Pääset lataamaan tutkimuksen täältä.

kriisiviestintä

Viestijä, syyllistytkö näihin virheisiin?

Cisionin vuosittaisessa State of the Media -tutkimuksessa nousi jälleen tänä vuonna esiin muutamia asioita, joita toimittajat viestijöiltä toivoisivat. Etenkin juttuaiheita pitchatessaan moni viestijä voisi parantaa mahdollisuuksiaan näkyvyyteen melko pienilläkin muutoksilla.

Ennen kuin lähestyt toimittajaa seuraavan kerran, varmista ettet syyllisty ainakaan näihin yleisiin virheisiin.

Otat yhteyttä puhelimella

Vuodesta toiseen toimittajat kertovat sähköpostin olevan heille mieluisin yhteydenottoväline. Sähköpostin avulla ajanhallinta on helpompaa, sillä toimittajat voivat itse päättää, milloin käyvät saamiaan juttuaiheita läpi. Lisäksi sähköpostissa tarvittavat tiedot säilyvät tallessa paremmin kuin puhelimitse kuullut tiedot. Puhelimitse tulleet lähestymiset koettiin häiritsevinä, sillä puhelut saattavat tulla huonolla hetkellä.

Kun siis seuraavan kerran pitchaat aihettasi toimittajalle, lähesty häntä soittamisen sijaan sähköpostitse.

Et tee taustatutkimusta

Tänä vuonna globaali State of the Media -tutkimuksemme paljasti, että vain 1 prosentti toimittajista on sitä mieltä, että suurin osa pitchauksista sisältää heille relevanttia tietoa. Toimittajien sähköpostit siis täyttyvät tiedotteista ja pitchauksista, jotka eivät ole heille hyödyksi.

Ennen kuin lähestyt toimittajaa, ota selvää julkaisusta, jossa hän työskentelee sekä kyseisen median kohdeyleisöstä. Pyri sitten miettimään objektiivisesti, miksi aiheesi pitäisi kiinnostaa juuri tätä yleisöä. Muista, että pitchaamisessa laatu korvaa määrän.

Et perustele, miksi aiheesi kiinnostaisi toimittajan yleisöä

Tutkimuksemme mukaan toimittajat toivovat, että viestijät ymmärtäisivät paremmin heidän kohdeyleisöään. Yllä mainittu taustatutkimus onkin yksi keino parantaa suhteita toimittajiin. Pelkkä taustatutkimus ei kuitenkaan riitä. Muista myös selkeästi kertoa viestissäsi tai tiedotteessasi, miksi toimittajan ja tämän kohdeyleisön tulisi kiinnostua uutisestasi. Kyselyymme vastanneet toimittajat kertoivat monen viestijän kuitenkin kertovan viestissään lähinnä se, miten uutisen julkaiseminen tarkoittaisi heidän organisaatiolleen.

Jos tavoittelet toimittajan huomiota, muista kertoa, miten toimittaja hyötyy jutun julkaisusta.

Mitä juttuaiheiden pitchaamisessa sitten tulisi ottaa huomioon?

Tässä muutama vinkki:

  • Kirjoita uutiskoukku mielellään jo viestin aihekenttään
  • Pidä viestisi tiiviinä
  • Laita viestiisi mukaan linkkejä ja lisätietoja tarjoavia liitteitä
  • Lähetä viesti vain tarkkaan valituille medioille, joiden aihepiireihin oma uutisesi sopii
  • Muista myös kertoa, miksi aiheesi on kiinnostava toimittajan yleisön kannalta

Tarvitsetko lisää vinkkejä parempaan pitchaukseen tai haluatko tietää, mitä toimittajat todella odottavat viestijöiltä vuonna 2020, koronakevään keskellä? Lataa tästä vuoden 2020 State of the Media -tutkimuksemme.

viestintätaidot vuonna 2020

Onko koronasta pakko viestiä? Vinkkejä poikkeusajan viestintään

Poikkeuksellinen ja epävarma tilanne jatkuu Suomessa edelleen. Itse sairauden ja sen hillitsemisen lisäksi keskustelu käy kuumana myös tilanteen talousvaikutuksista. Keräsimme tähän blogipostaukseen lisää vinkkejä poikkeusolojen viestintään.

Olemme aiemmin julkaisseet asiantuntijoiden haastatteluja kriisiviestinnästä ja IR-viestinnästä poikkeusolojen aikaan. Pääset lukemaan tekstit alla olevista linkeistä.

Juhana Harjun haastattelu kriisiviestinnästä

Riitta Laineen haastattelu kriisiviestinnästä

Sari Lounasmeren haastattelu IR-viestinnästä poikkeusoloissa.

Mutta sitten itse asiaan. Tässä muutamia vinkkejä viestintään koronaviruksen aikaan.

1. Keskusteluun ei tarvitse osallistua väkisin, jos se ei istu brändiin.

Mediakeskustelu tuntuu pyörivän pelkän koronaviruksen ympärillä ja ymmärrettävästi se vaikuttaa myös yritysten viestintään. Jos sinulla on aiheesta sanottavaa ja jos se sopii yrityksesi brändiin, voit toki hyödyntää poikkeustilannetta näkyvyyden kasvattamiseen esimerkiksi tiedotteiden avulla. Älä kuitenkaan yritä väkisin. Keskusteluun ei tarvitse eikä kannata osallistua, jos mitään oikeaa sanottavaa ei ole.

2. Viesti toiminnan jatkumisesta positiiviseen sävyyn.

Sekä asiakkaat että yritykset ovat tällä hetkellä hankalassa tilanteessa, mutta julistamalla suureen ääneen ja näkyvästi, että yritys on isoissa vaikeuksissa, karkotat loputkin sidosryhmät entistä kauemmaksi. Pidä viestinnän sävy positiivisena ja ilmaise selkeästi, että toiminta jatkuu. Tämä ei tarkoita, etteikö vaikeistakin asioista saisi puhua, mutta viestinnän sävyä kannattaa miettiä tarkkaan.

3. Ole avoin ja inhimillinen.

Viestinnän sävy kannattaa pitää positiivisena, mutta yleisesti ottaen viestintää kannattaa lisätä. Viesti avoimesti organisaation toiminnasta ja sopeutumisesta uuteen tilanteeseen. Epävarmana aikana asiakkaat ja muut sidosryhmät kaipaavat ennen kaikkea tietoa. Inhimillisyys on myös tärkeää, pidä viestintäsi sävy empaattisena, äläkä ainakaan väheksy kriisin vaikutuksia tai asetu sen yläpuolelle.

4. Toimittajat kaipaavat faktoja ja aitoutta.

Juuri nyt tiedotteita voi olla normaalia vaikeampi saada läpi mediassa, etenkin jos aiheet eivät liity millään tavalla käsillä olevaan kriisiin. Toki merkittävistä asioista kannattaa kuitenkin tiedottaa. Huhujen ja valeuutisten aikana toimittajat kaipaavat nyt ennen kaikkea tarkistettuja faktoja ja aitoutta. Jos osallistut koronakeskusteluun, muista tarjota toimittajille jotakin konkreettista: aitoja tarinoita, tutkimustuloksia, käynnistettyjä hankkeita.

5. Harkitse tarkkaan viestintäsi sävyä

Jokaisella brändillä on oma sävynsä viestiä asioista ja sen säilyttäminen on tärkeää. Tästä huolimatta sävyä kannattaa nyt miettiä kahdesti etenkin toimittajia lähestyttäessä. Liian kevyt tai humoristinen sävy ei vakavan asian yhteydessä toimi, vaikka olisitkin muuten tottunut viestimään siten. Nyt kannattaakin etsiä tasapainoa, jotta et viestinnälläsi loukkaisi muita.

6. Toimitusjohtaja ei ole aina paras viestinviejä.

Kriisitilanteessa kannattaa miettiä tapauskohtaisesti, kenen välitettäväksi viesti kannattaa antaa. Toimitusjohtaja ei nimittäin aina ole oikea henkilö tähän. Etenkin empaattisuutta korostavassa viestinnässä kannattaa miettiä myös muita vaihtoehtoja, kuten henkilöstöjohtajaa tai vaikka yrityksen pitkäaikaisinta työntekijää. Henkilö kannattaa valita tavoiteltavan yleisön mukaan.

7. Ole empaattinen, avoin ja huomioi kaikki osapuolet

Moni yritys joutuu nyt lomauttamaan henkilöstöään ja sekä työntekijät että työnantajat joutuvat sopeutumaan nopeasti muuttuvaan epävarmaan tilanteeseen. Etenkin sisäisessä viestinnässä kannattaakin muistaa empaattisuus ja avoimuus. Mitään ryhmää ei myöskään saa jättää viestinnän ulkopuolelle. Jos mahdollista, kerro mahdollisimman rehellisesti yrityksen tilanteesta myös työntekijöille ja muille sidosryhmille – ketään unohtamatta.

8. Kaikkien ei tarvitse päästä ääneen – älä käytä pandemiaa keinona haalia lisää julkisuutta.

Juuri nyt ei ole välttämätöntä päästä median, vaan on ihan sallittua keskittyä omille sidosryhmille, työntekijöille ja asiakkaille viestimiseen. Pandemiaa ei kannata yrittää hyödyntää näkyvyyden haalimiseen, ellei organisaationne jollakin tavalla ole mukana virusta torjumassa.

9. Valmistaudu tulevaan.

Juuri nyt on hyvä aika pitää yhteyttä asiakkaisiin ja työntekijöihin. Säännöllinen ja vahva viestintä sidosryhmille auttaa pitämään brändisi arvoa yllä. Ole kuitenkin valmis myös tulevaan ja laadi suunnitelma tai strategia, jonka otatte käyttöön tilanteen palautuessa normaaliksi.

10. Mitä personoidumpi kampanja, sen parempi.

Nyt ei kannata lähettää lehdistölle tiedotteita yleisistä aiheista, kuten uuden myymälän avaamisesta tai käyttämästänne teknologiasta (ellei se liity koronaan). Pitchausten pitää olla laadukkaita ja personoituja juuri niihin julkaisuihin, joista tavoittelet näkyvyyttä. Esimerkiksi sopiviin erikoisalojen lehtiin kannattaa nyt lähettää personoituja pitchauksia ja vastaavasti unohtaa suurimmat päivälehdet.

Asiantuntija: kriisitilanteessa sisäisen viestinnän rooli on keskeinen

Strategisen viestinnän ja muun muassa maineenhallinnan asiantuntija Riitta Laine Pohjoisranta BCW:ltä muistuttaa, että kriisitilanteessa myös sisäisen viestinnän rooli on tärkeä. Haastattelussamme hän jakaa vinkkejä koronakriisistä viestimiseen.

Riitta Laine, SVP, Senior Director, Pohjoisranta BCW

Mikä on yrityksen kriisiviestinnässä erityisen tärkeää juuri nyt? Voitko antaa esimerkiksi kolme vinkkiä kriisin kanssa painivien yritysten viestintään? 

Kriisiviestinnän kulmakiviä ovat nopeus, avoimuus ja jatkuva tilanneseuranta. Etenkin huonot uutiset leviävät ennen näkemättömällä tavalla eri kanavissa. Sosiaalinen media on asettanut riman korkealle reagointinopeudelle. Avoimuuden suhteen ollaan myös entistä vaativimpia. Jos yritys tai yhteisö jää kiinni hidastelusta tai asioiden peittelystä, mainehaitta on ilmeinen. Pienestäkin kriisistä voi seurata laaja haitta, jos organisaatio ei seuraa tarkkaan kriisin kehittymistä ja reagoi tilanteen vaatimalla tavalla. 

  1. Huolehdi kriisivalmiuksista: onko kriisiviestintäsuunnitelma olemassa ja päivitetäänkö sitä säännöllisesti 
  2. Harjoittele: kriisitilanteita on syytä harjoitella ennakkoon. Vastuut ja toimintavalmius ovat hyvin eri tasolla sellaisissa organisaatioissa, joissa testataan tilanteita ennakkoon.
  3. Ennakoi riskejä: maineriskien ennakointi tulisi kuulua osaksi kriisiviestinnän valmiuksia. 

Mikä on kriisiviestinnän merkitys koronaepidemian kaltaisessa kriisissä? Voidaanko kriisiviestinnällä vaikuttaa johonkin, kun osakekurssit syöksyvät? 

Kyseessä on tällä hetkellä hyvin poikkeuksellinen tilanne globaalisti. Oman urani aikana en ole kokenut vielä vastaavaa. 

Kriisiviestinnän merkitys on todella keskeinen etenkin henkilöstöön ja asiakkaisiin kohdistuvassa viestinnässä. Ajankohtaiselle tiedolle on valtava tarve ja se on jatkuva. Viestintään pätevät samat odotukset kuin johtamiseen kriisitilanteissa. Sidosryhmät odottavat tilannekuvia ja näkemystä siitä, mitä kriisitilanteesta selviämisen eteen tehdään tai on tehtävissä. Niin yksilön kuin koko organisaation tasolla. 

Kukaan ei tiedä, miten pitkään tilanne jatkuu tai miten asiat kehittyvät, miten viestintätiimi voi pärjätä tämän epävarmuuden keskellä? 

Sisäisen viestinnän rooli on keskeinen. Yrityksissä ja organisaatioissa olisi hyvä miettiä keinoja, millä yhteishenkeä pidetään yllä vaikeinakin aikoina. Esimerkiksi virtuaalipalaverit, chattipalstat ja puhelut tuovat tunteen samassa veneessä olemisesta. Epävarmuus pääsee kasvamaan suureksi, jos tuntemuksia ei voi jakaa yhdessä muiden kanssa. Esihenkilöillä on tärkeä rooli tiedonkulun varmistamisessa ja aidossa välittämisessä. 

Onko jotain asioita, joita yritysten tässä tilanteessa tulisi ehdottomasti välttää tekemästä? 

Päälleliimattuja viestejä ja tekoja. Erittäin huolestuttavaa voisi olla myös tilanteen tai tunneilmaisujen vähättely. Ihmiset kokevat ja käsittelevät kriisejä hyvin eri tavoin. 

Voitko antaa vinkkejä sisäiseen viestintään – miten varmistetaan kriisiviestinnän onnistuminen, kun jo samankin tiimin jäsenet työskentelevät luultavasti eri osoitteessa? 

Teams on soittautunut erittäin toimivaksi välineeksi sisäisessä viestinnässä. Samoin joissakin organisaatioissa on perustettu WhatsApp-ryhmiä tai FB-ryhmiä kriisitilanteen tilannepäivityksiin tai tunnelmien jakamiseen.  Henkilökohtainen puhelu on taatusti myös edelleen tärkeä keino vaikeiden asioiden käsittelyyn. Joillakin yrityksillä on intrassa kriisipalstat ja chatteja käytetään myös ahkerasti. 

Jokaisessa organisaatiossa onkin hyvä ennakkoon käydä läpi, onko toimivia kanavia olemassa kriisitilanteita varten. Kun tilanne on päällä, kohderyhmien tavoittamiseen pitäisi olla keinot kunnossa. 

Tuleeko mieleesi esimerkkiä yrityksestä, joka olisi hoitanut nykyisen tilanteen erityisen hyvin? 

Niitä on paljon. Tässä tilanteessa en kuitenkaan haluaisi nimetä ketään erityisesti. Olemme nyt kaikki samassa veneessä näin suuren kriisitilanteen myrskyn silmässä. 

Millainen on mielestäsi suomalaisten organisaatioiden kriisiviestinnän taso yleisesti? Mikä toimii ja missä on parannettavaa?

Monissa organisaatioissa on valmiudet jo hyvällä tasolla, mutta parannettavaa toki vielä on. Esimerkiksi kriisiviestintäsuunnitelmat saattavat puuttua kokonaan tai ne ovat puutteellisia. Myös maineriskien arviointi saattaa uupua riskien hallinnassa lähes kokonaan. Ja yllättävän harvoissa organisaatioissa säännölliset kriisitilanteiden harjoittelut kuuluvat vuosiohjelmaan. 

Ilokseni olen huomannut, että yhä useampi yritys on ryhtynyt ennakoimaan maineriskejä ja sitä kautta varautumaan niihin entistä tarkemmin. 

Webinaarin järjestäminen – näillä vinkeillä onnistut ja vältät yleisimmät virheet

Yhä useampi yritys joutuu perumaan tapahtumiaan koronaepidemian vuoksi. Nyt onkin oikea aika miettiä, voisiko yleisölle jakaa tietoa webinaarien avulla.

Falcon.io on sosiaalisen median hallintaan tarkoitettu työkalu, jonka pääkonttori sijaitsee Tanskassa. Falconilla on jo useiden vuosien kokemus webinaareista ja siitä, mikä toimii ja kuinka yleisimmät virheet on mahdollista välttää. Keskustelimmekin Falcon.io:n tapahtumatuotannosta vastaava Dino Kuckovic jakaakin tässä artikkelinsa parhaat vinkkinsä webinaareihin.

Mitkä ovat mielestäsi webinaarien suurimmat edut verrattuna perinteisiin tapahtumiin?

Dino Kuckovic, Director of Events at Falcon.io

Rehellisyyden nimissä on todettava, että puheluiden, etätapaamisten ja sähköpostikampanjoiden maailmassa nautin ihmisten tapaamisesta kasvokkain. Mikään ei voita syvällistä naamatusten käytyä keskustelua ja mielestäni meidän kaikkien tulisi oppia laskemaan älylaitteet hetkeksi käsistämme.

Mutta webinaareissa on myös puolensa. Niiden kautta asiakkaat ja yleisö on helppo tavoittaa ja sisältö säilyy saatavilla pidempään kuin perinteisessä tapahtumassa. Oli webinaari sitten suora lähetys tai nauhoite, se on mahdollista jakaa esimerkiksi omilla verkkosivuilla ja sisältöä on helppo levittää kaikissa viestintäkanavissa.


Mitä eroa on webinaarin ja perinteisen livetapahtuman järjestelyissä?

Suurin ero on teknisessä osuudessa. Tekniikan ja sovellusten toimivuus on webinaarissa ehdottoman tärkeää. Kun webinaari tehdään oikein, osallistujat eivät näe taustalla tehtävää työtä, jossa järjestäjät operoivat klikkauksia ja useita välilehtiä samaan aikaan.

Miten tähän sitten valmistaudutaan? Järjestä kenraaliharjoitus, jossa varmistat tekniikan toimivuuden, tarkista mahdollisten kyselyiden toiminta, suunnittele etukäteen kuka operoi chattia ja ohjaa kysymykset oikeille henkilöille ja kuka antaa puhujille taustatietoa webinaarin kulusta itse esityksen aikana. Nämä tekniset kysymykset ovat tärkeitä, sillä ne varmistavat tapahtuman sujuvuuden ja sen, että yleisö jaksaa keskittyä itse aiheeseen.


Mitkä ovat yleisimmät virheet, joihin brändit sortuvat webinaareja järjestäessään ja miten nää virheet voisi välttää?

Ensimmäinen mieleen tuleva asia on hiljaisuus! Viha on aika voimakas sana, mutta tässä yhteydessä käytän sitä. Vihaan sitä, kun webinaarin järjestäjä yhtäkkiä hiljenee. Yleensä syyt ovat ihan hyväksyttäviä, ilmenee teknisiä ongelmia, WiFi-yhteys katkeaa, kyselytoiminto ei toimi jne. Yleisön ei kuitenkaan tulisi nähdä näitä ongelmia.

Kaikkia tilanteita ei voi välttää ja jos yhteys katkeaa tai esiintyjä putoaa linjoilta, silloin asiaa täytyy selvittää. On kuitenkin tärkeää, että joku ottaa ohjat tässä kohtaa myös yleisön suuntaan. Toinen esimerkki ovat webinaarin aikana yleisölle esiteltävät kyselyt. Järjestäjän tulisi aktiivisesti tulkita yleisön vastauksia ja heidän esittämiään kysymyksiä. On aina parempi reagoida kysymyksiin ja mahdollisesti muuttaa käsikirjoitusta lennossa. Kysymykset ja vastaukset saattavat tarjota myös hyviä ratkaisuja puheenvuorojen luontevasta siirtämisestä puhujalta toiselle.


Kun webinaari on ohi, miten sisällön jakelu ja follow up -viestit kannattaisi hoitaa?

Yksi yleisimmin kuultavista kysymyksistä webinaarin aikana on: “ovatko materiaalit jossakin saatavilla tämän jälkeen?”. Meillä onkin tapana lähettää follow up -sähköpostit webinaarin jälkeisenä aamuna. Tämä antaa meille aikaa tehdä tarvittavat muutokset laskeutumissivulle ja editoida itse nauhoitus jaettavaan muotoon. Tämä on tärkeää, sillä moni ilmoittautuu webinaariin juuri sillä ajatuksella, että aikoo katsoa sen myöhemmin.


Onko sinulla antaa lukijoillemme jotain yleisiä ohjeita webinaarien järjestämiseen liittyen?

Inhimillisyys on tärkeintä! Olen itse rakentanut webinaarimme huumorin ja mieleenpainuvien keskustelujen varaan. Näin ihmiset palaavat webinaareihimme aina uudelleen. Ajankohtaisiin ja vahvoihin aiheisiin perustuvat webinaarit auttavat rakentamaan ajatusjohtajuutta ja sitä kautta menestystä, mutta toisaalta monotoninen ja kuiva tunnelma saattaa nopeasti pilata koko kuvion.

Haastattelu: Asiantuntijan vinkit onnistuneeseen kriisiviestintään

Koronaepidemian leviäminen Suomeen on monelle yritykselle kriisi, joka vaatii strategista viestintää asiakkaille ja sidosryhmille. Miten viestiä kriisistä, joka koskettaa kaikkia ja johon oikeastaan kukaan ei osannut ennalta varautua?

Kysyimme asiasta kriisiviestinnän asiantuntija Juhana Harjulta, joka työskentelee vanhempana konsulttina viestintätoimisto Sourcella.

Mikä on kriisiviestinnän merkitys koronaepidemian aikana? Mitä voittoja hyvin tehdyllä kriisiviestinnällä voidaan saavuttaa verrattuna huonoon viestintään. 

Poikkeusoloissa kriisiviestinnän tarve kasvaa. Vaaditaan yhtä aikaa nopeutta ja tarkkuutta, mikä on kova vaatimus. Tällöin kaikkea tavanomaista viestintää ei ehdi eikä kannata tehdä, vaan tulee keskittyä olennaiseen. Tunteiden tyynnyttely, empatia ja ihmisten pelkojen ja epävarmuuksien aito kohtaaminen on tärkeämpää kuin järkeen vetoaminen ja tiedon jakelu. Mutta toki tietoakin tarvitaan: tiedon on keskityttävä olennaiseen ja oltava absoluuttista faktaa. 

Poikkeusoloissa perspektiivi herkästi vääristyy. Keskitytään lähes yksinomaan nykyhetkeen ja lähitulevaisuuteen, eikä huolehdita pidemmän aikavälin vaikutuksista. Tulee nimittäin muistaa, että tämäkin loppuu, ja palataan normaaliin järjestykseen. Hyvin tehty kriisiviestintä ottaa huomioon tulevaisuusaspektin. Kriisin ytimessäkin mietitään, miten viestinnälliset teot ja linjavedot vaikuttavat ensi syksyyn, vuoteen 2021 ja pidemmällekin. Toiminta raportoidaan läpinäkyvästi ja arvioidaan sisäisesti sekä mahdollisesti kumppanin kanssa. 

Hyvin tehdyn työn voitto on se, että kun paremmat ajat koittavat, ollaan valmiita toimimaan. Silloin kisa on taatusti kova. 

Mitä yritysten tulisi mielestäsi erityisesti ottaa huomioon viestiessään koronaepidemian aikana?  

Pitää olla sensitiivinen ja asiallinen. Huumori on vaarallista, kun ihmisillä on hätä ja hämmennys. Kunnioittava asenne ja kohteliaisuus kantavat pitkälle, riippumatta siitä mikä yrityksen oma asema on. Vaikka omaan yritykseen tai asiakkaisiin korona ei vaikuttaisi lainkaan, kannattaa huomata, että monenlaista vaikeutta on kaikkialla ympärillä. Siksi oikein kenelläkään ei ole varaa todeta, että ei koske minua tai sitä, miten viestin. Tämä koskee ihan kaikkia. 

On oltava erityisen tarkka, ettei jaa väärää tietoa tai ole viestinnässään niin epätäsmällinen, että se lisää ihmisten hämmennystä. Jos näin käy, vaikka vahingossa, on se todella vakava paikka ja vaatii välitöntä oikaisua. 

Onko jotain, mitä viestinnän ehdottomasti EI pitäisi nyt tehdä? 

Ei pidä näyttää siltä, että on välinpitämätön tai ylimielinen, koronaepidemian yläpuolella. Ei pidä laskea tilanteesta leikkiä, varsinkaan parodiaa tai mustaa huumoria. Ei tule antaa vaikutelmaa, että pyrkii vilpillisellä tavalla hyötymään kriisistä ja haalimaan itselleen ylimääräisiä etuja: oli se sitten ylihintaista tavaroiden tai palveluiden myyntiä tai perusteetonta julkista tukea. 

Ja missään nimessä ei pidä ilakoida, jos sattuukin niin, että oma liiketoiminta kasvaa koronan takia. Silloin on parempi ulkoisessa viestinnässä todeta asia niin, että on mukana yhteisissä talkoissa, auttamassa apua tarvitsevia. 

Miten markkinointi tulisi ottaa mukaan kriisiviestintään? 

Kriisiviestintätilanteessa tarvitaan markkinoinnin ja viestinnän keskitettyä johtamista. On hankala juttu, jos tilanteeseen sopimaton markkinointikampanja unohtuu päälle sosiaaliseen mediaan ja on ristiriidassa yrityksen muun viestinnän kanssa. Näitä lipsahduksia on koronaepidemian aikanakin ollut. 

Toisaalta kriisiviestinnän tekijät voivat olla myös arvokkaita neuvonantajia markkinoinnille, koska heillä on näkymä siihen, milloin kriisi on taittumassa kohti normaalitilannetta. Silloin on oikea aika käynnistää aktiiviset markkinointitoimenpiteet, jottei jää kilpailijoiden jalkoihin mielialojen muuttuessa positiivisemmiksi. 

Sisäinen kommunikaatio ja yhdessä tekeminen ovat aivan kriittisiä. Markkinointi, viestintä, kriisiviestintä – sekä sisäinen että ulkoa ostettu – täytyy saada nyt puhumaan samaa kieltä. 

Olisiko sinulla vinkkejä sisäiseen kriisiviestintään? Kun tiimit ovat etänä, miten pidetään huoli siitä, että informaatio välittyy sisäisesti ennen kuin se päätyy esimerkiksi mediaan. 

Informaation välittymisen lisäksi toimivassa työyhteisössä ovat tärkeitä sosiaalinen koheesio ja tunne ryhmään kuulumisesta. On pyrittävä luomaan käytäntöjä ja viestinnän tapoja, jotka luovat läsnäoloa myös etänä. Johdon videotervehdykset, striimatut tiedotustilaisuudet, sisäiset podcastit, videoneuvottelun ja sisäisten chattien fiksu tehokäyttö ovat teknisiä tapoja tähän. 

Olennaista on välittää kaikille työntekijöille tunne, että he ovat yhtä tärkeitä, ja kaikkien panosta tarvitaan. Informaatiota ei pidä pimittää, vaikka se olisi hankalaa. Lomautussuunnitelmista, yrityksen talousvaikeuksista tai menetetyistä asiakkuuksista tiedetään kahvihuoneessa nopeammin kuin johto arvaakaan. Siksi kannattaa olla niin avoin kuin mahdollista, suora ja jämäkkä – mutta samalla empaattinen ja kunnioittava. 

Sisäisessä kriisiviestinnässä kannattaa pitää mielessä, että kaikki työntekijät ovat yrityksen brändilähettiläitä, myös ne, jotka on jouduttu lomauttamaan tai irtisanomaan. Tavallisten aikojen koittaessa fiksu sisäinen viestijä saa parhaat tekijät. 

Millainen tuntuma sinulla on suomalaisesta kriisiviestinnän osaamisesta, ovatko yritykset hyvin varautuneet kriisiviestintätilanteisiin? Millaisia kehittämiskohtia yleisesti näet suomalaisten yritysten kriisiviestinnässä? 

Suurimmissa yrityksissä alkavat suunnitelmat olla kunnossa, myös koulutusta ja simulaatioita on johtoryhmälle hankittu. Erityisesti tämä koskee yrityksiä, joiden toimiala on kriisiherkkä. 

Pienemmissä yrityksissä voi varautuminen olla vähäisempää. Silloin pahimmillaan kriisi alkuvaiheessa eskaloituu ja kasvaa, ennen kuin neuvonantaja ehtii apuun. Perusasiat kannattaisi tehdä valmiiksi, vaikka kokisikin, että tuskin kriisi meihin iskee. 

Ehkä suurin kehittämiskohde kaikissa yrityksissä liittyy siihen, miten tarkasti liiketoiminnan vaaranpaikat on osattu tunnistaa. Voi olla, että kriisiviestinnän simulaatiota ei kannata tilata johtoryhmälle, vaan kriisiherkimmän liiketoimintayksikön avainhenkilöille ja asiantuntijoille. Heille se ongelma ensimmäisenä valkenee, ja ensimmäiset askeleet ovat heidän vastuullaan. Hyvän kriisiviestintäsuunnitelman laatiminen edellyttää syvällistä perehtymistä yrityksen liiketoimintaan ja äärimmäistä luottamusta, koska usein potentiaaliset kriisit ovat samalla liikesalaisuuksia. 

Keskeistä on ymmärtää, että kriisiviestintä on koko yrityksen yhteinen asia, johon kaikkien tulee sitoutua. 

Sana on vapaa, jos haluat nostaa jonkun tietyn näkökulman tai ajatuksen esiin aiheeseen liittyen. 

Viestintäsi kohderyhmä voi muodostua nykyisistä tai potentiaalisista asiakkaista, henkilökunnasta, muista yrityksistä tai laajasta yleisöstä. Kaikissa tilanteissa vastaanottajana on ihminen. Kriisissä tulee osata puhutella ihmistä tunteineen, huolineen, pelkoineen – ja kyetä ottamaan vastaan hänen reaktionsa niin hyvässä kuin pahassa. Empatia ja herkkyys syövät järkiargumentit aamupalaksi. 

Jos tarvitset lisää vinkkejä koronaviruksesta viestimiseen, kannattaa lukaista tämä Juhana Harjun ja Sourcen laatima opas aiheesta. Pääset lukemaan sen tästä.

vaikuttava viestintä

5 vinkkiä vaikuttavampaan viestintään

Vaikuttajat ja vaikuttavuus ovat olleet markkinoinnin ja viestinnän kuumin puheenaihe viime vuosina, eikä loppua näy. Vaikuttajat eivät kuitenkaan ole uusi ilmiö, sillä jo ennen sosiaalisen median vaikuttajia ihmiset ovat seuranneet perinteisen median kautta kuuluisuuksien kulutusvalintoja ja elämäntapoja pyrkien kopioimaan niitä omaan elämäänsä. Samasta ilmiöstä on kyse myös somevaikuttajien kohdalla, nykyään vaikuttajien kenttä vain on monipuolistunut. 

Kun puhutaan vaikuttajamarkkinoinnista tai vaikuttavasta viestinnästä, moni puhuu ainoastaan vaikuttajayhteistyöstä. Me Cisionilla uskomme kuitenkin vaikuttavan viestinnän olevan laajempi ilmiö kuin vain somevaikuttajat. Vaikuttavuudessa kyse on ennen kaikkea oikean viestin kertomisesta oikeassa paikassa oikeaan aikaan halutun vaikutuksen saamiseksi. 

Kiinnostaako vaikuttava viestintä? Lataa täältä oppaamme vaikuttavuuden perusteisita viestijöille. 

Miten viestinnästä sitten saa vaikuttavampaa? Tässä 5 vinkkiä 

Aseta aina tavoite viestinnällesi 

Jotta viestintäsi voisi olla vaikuttavaa, sinun on ensin tiedettävä, miten haluat viestisi vaikuttavan vastaanottajaan. Aseta siis viestinnällesi tavoite. On tärkeää asettaa tavoitteita vuositasolla ja sitoa viestintä osaksi liiketoimintaa. Viestinnän vaikuttavuuden kannalta on kuitenkin tärkeää asettaa tavoitteita myös yksittäisille viestintäkampanjoille. Mieti siis jo ennen viestin lähettämistä, millaisen vaikutuksen haluat vastaanottajaan tehdä. Haluatko saada hänet ostamaan tuotteen? Klikkaamaan linkkiä? Tai jakamaan kuvan somessa? Kun tavoite on asetettu, on helpompi toimia. 

Ajattele vaikuttajia laajemmin 

Vaikuttajat mielletään usein kymmeniä tuhansia seuraajia omaavaksi Instagram-tiliksi tai suosituksi tubettajaksi. Vaikuttajia he varmasti ovatkin, mutta vaikuttajan käsite on todellisuudessa tätä laajempi. Vaikuttaja on henkilö, joka saa toiminnallaan vaikutettua muiden ihmisten käytökseen. Suuri, mutta huonosti sitoutunut seuraajajoukko ei siis välttämättä takaa vaikuttavuutta, vaan vähemmän seuraajia omaavilla mikrovaikuttajilla saattaa olla uskollisempi ja ennen kaikkea sitoutuneempi yleisö. Myös perinteisen median toimittajat ovat vaikuttajia. Journalistit vaikuttavat monen ihmisen mielipiteisiin ja ostopäätöksiin. Älä siis tyydy vaikuttavuutta miettiessäsi ajattelemaan ainoastaan suosituimpia somevaikuttajia. 

Valitse oikeat vaikuttajat 

Kun lähdet tekemään yhteistyötä vaikuttajien kanssa, älä sokaistu suosituimpien vaikuttajien seuraajamääristä tai kilpailijasi tekemästä kampanjasta alan suosituimman tubettajan kanssa. Mieti sen sijaan omaa kampanjaasi tai projektiasi. Millainen vaikuttaja auttaa sinua saavuttamaan tavoitteesi? Onko vaikuttajan oltava kuuluisa sometähti? Ajaisiko lehdistötiedote saman asian? Entä voisiko mikrovaikuttajien joukko toimia suurta vaikuttajaa paremmin ja kustannustehokkaammin? Peilaa valintaasi aina omiin tavoitteisiisi ja tee päätös niiden pohjalta. 

Tarkista taustat 

Ennen kuin otat yhteyttä vaikuttajiin, tarkista heidän taustansa. Oli kyseessä sitten perinteisen median toimittaja tai somevaikuttaja, et halua joutua keskelle itse aiheuttamaasi kriisitilannetta vain siksi, että unohdit turvata selustasi. Onko toimittajalla negatiivinen suhtautuminen toimialaanne? Entä jakaako vaikuttaja somessa mielipiteitä, joiden et halua tulla liitetyksi brändiinne? Tarkista tämä jo etukäteen, niin et joudu myöhemmin selittelemään tekojasi. 

Viesti myös itse 

Brändi tai organisaation henkilöstö voi viestiä vaikuttavasti myös itse. Et siis välttämättä tarvitse vaikuttajayhteistyötä onnistuneisiin viestintäkampanjoihin. Pyri myös omassa viestinnässänne sitouttamaan yleisöjä tiettyyn toimintaan, rakenna henkilöstön asiantuntija-asemaa omissa kanavissanne ja toteuta viestintää strategisesti.  

Kaipaatko lisää tietoa vaikuttavasta viestinnästä ja vaikuttajayhteistyöstä? Lataa oppaamme vaikuttavasta viestinnästä täältä. 


Millaista sisältöä toimittajille kannattaa lähettää?

Lehdistötiedote on perinteisin tapa lähettää yrityksen uutisia toimittajille ja tavoitella sitä kautta medianäkyvyyttä. Perinteinen tiedote toimii edelleen melko hyvin ja toimittajat kokevatkin yrityksen lehdistötiedotteet luotettaviksi lähteiksi. Tarpeeksi uutismaiseen muotoon kirjoitettu tiedote kelpaa monelle toimitukselle sellaisenaan, etenkin jos mukaan on liitetty muutama sitaatti ja korkearesoluutioinen kuva. Mutta onko tiedote ainoa tapa tavoitella toimittajien huomiota? 

Vastaus on ei. Cisionin vuonna 2019 laatiman globaalin State of the Media –tutkimuksen mukaan valtaosa suomalaistoimittajista haluaa edelleen vastaanottaa ennen kaikkea lehdistötiedotteita. Mutta myös muunlainen sisältö on tervetullutta. 

Millaista muuta sisältöä viestijän siis kannattaa toimittajalle lähettää? 

Pitchauksia ja juttuideoita 

53 prosenttia kyselyyn vastanneista suomalaistoimittajista toivoi viestijöiltä myös suoria juttuideoita ja pitchauksia sopivista aiheista. Tämä eroaa lehdistötiedottamisesta siten, että viestijän täytyy miettiä vain aihe, näkökulma ja perustelu sille, miksi juttu sopisi hyvin kyseiseen mediaan. Varsinainen kirjoitustyö ja pidemmän tekstin laatiminen jätetään toimittajalle. 

Vaikka viestijä säästyykin kirjoittamisen vaivalta, ei pitchaamista kannata tehdä hutiloiden. Ennen kuin lähdet ehdottamaan toimittajalle sopivaa, mieluiten organisaationne toimintaan jollakin tavalla liittyvää aihetta, mieti valmiiksi ainakin nämä asiat: 

Jutun aihe ja näkökulma. Tämä pitäisi pystyä kiteyttämään muutamaan lauseeseen. Huomaa, että esimerkiksi metsäteollisuus tai kestävä kehitys eivät ole jutun aiheita, vaan rajauksen on oltava tiukempi. Rajaus voi olla esimerkiksi kierrätysmuovin käyttö suomalaisyrityksissä tai lajien monimuotoisuuteen tähtäävä, mutta tehokas metsänhoito.  

Kohdennus ja kohdeyleisö. Kun lähdet pitchaamaan juttua, mieti myös tarkkaan oma kohdeyleisösi. Kenet haluat jutulla tavoittaa ja millainen on kohdeyleisösi. Miksi kohdeyleisösi kiinnostuisi jutusta? Millaista hyötyä kohdeyleisön kiinnostus voisi yrityksellenne tai organisaatiollenne tuottaa? Kun kohdeyleisö on mietitty, ajattele mediaa ja toimittajia. Mikä media tavoittaa kohdeyleisösi parhaiten? Entä kuka toimittaja olisi sopiva henkilö kirjoittamaan jutun? Muista myös tutustua median konseptiin ennen yhteydenottoa. Paras tilanne on silloin, jos onnistut myymään ideasi jollekin tietylle, selkeälle juttupaikalle mediassa. 

Kun pitchaat juttuideaa, kannattaa medioita lähestyä yksi kerrallaan. Lehdet eivät tartu uutiseen tai juttuun, jos joku toinen media on jo laatimassa aiheesta juttua. Lähesty siis kerrallaan vain muutamaa toimittajaa ja siirry seuraavaan, jos vastausta ei kuulu muutaman päivän sisällä. 

Juttuideaa pitchatessa kannattaa myös kaikin tavoin korostaa olevansa käytettävissä kuvien tai haastateltavien etsimisessä. Muista kuitenkin, että toimittajan tarttuessa juttuideaan, et enää voi kontrolloida jutun sisältöä tai mahdollisesti muuttuvaakin näkökulmaa. Valitse siis näkökulma ja aihe tarkkaan jo ennen yhteydenottoa. 

Lisää käytännöllisiä vinkkejä pitchaamiseen ja toimittajan tavoittamiseen löydät täältä. 

Tapahtumakutsuja 

Hieman yllättäen jopa 47 prosenttia kyselyymme vastanneista suomalaistoimittajista kaipaa kutsuja tapahtumiin. Tämä siitäkin huolimatta, että toimittajilla on entistä vähemmän resursseja käytössään ja myös entistäkin kovempi kiire. Jos siis järjestätte erilaisia seminaareja tai aamiaistilaisuuksia, kannattaa kutsu lähettää myös toimittajille.  

Lehdistötilaisuudet ovat tietysti melko perinteinen tapa tavata toimittajia. Niiden järjestämistä kannattaakin harkita, jos kyseessä on joku yrityksenne tai organisaationne kannalta suuri uutinen tai muuten vain uutinen, joka kiinnostaa yleisöä laajasti. Kaikista aiheista ei kuitenkaan kannata lähteä järjestämään aikaa vievää lehdistötilaisuutta. 

Miten tapahtumia sitten kannattaisi hyödyntää mediasuhteiden hoidossa? Jos tapahtumat ovat osa muuta markkinointi- tai viestintästrategiaanne, kutsukaa relevantteja toimittajia mukaan aina kuin mahdollista. Vaikka varsinaista juttuaihetta ei tapahtumassa olisikaan, paikalle tulleiden toimittajien kanssa on mahdollista verkostoitua ja sitä kautta luoda tiiviimpiä suhteita kyseisiin medioihin

Tutkimuksia ja dataa 

Jos organisaationne kerää dataa esimerkiksi tietyltä toimialalta, kannattaa siitä laadittuja raportteja lähettää myös toimittajille, edellyttäen tietysti, että kyseinen data on julkaisukelpoista, eikä sisällä salaista tietoa. Tutkimukseemme osallistuneista suomalaistoimittajista yli 40 prosenttia kertoo vastaanottavansa viestijöiltä mielellään tutkimuksia, trendejä ja toimialaan liittyvää dataa. 

Moni organisaatio tuottaa vastaavia tutkimuksia tai whitepapereita markkinoinnin tai asiakkaidensa käyttöön. Seuraavan kerran, kun laaditte dataan perustuvia tutkimuksia, kannattaa valmis tiedosto lähettää luettavaksi myös medialle. Tällaisista tutkimuksista nousseet mediauutiset auttavat organisaatiotanne rakentamaan asemaa toimialan ajatusjohtajana. 

Mutta mitenkäs se lehdistötiedote? 

Lehdistötiedote pitää pintansa, mutta vuonna 2020 kannattaa sekin päivittää. Lataa tästä oppaamme lehdistötiedotteen päivittämiseen uudelle vuosikymmenelle.

Miksi viestinnän ammattilaisen tulisi kiinnostua hakukoneoptimoinnista?

Hakukoneoptimointi eli SEO on perinteisesti mielletty digitaalisen markkinoinnin työkaluksi. Käytännössä hakukoneoptimoinnilla tarkoitetaan yrityksen verkkosivujen sijoitusta esimerkiksi Googlen hakutuloksissa. Yrityksen kannalta on tärkeää, että verkkosivut sijoittuvat strategisesti valittujen avainsanojen osalta orgaanisissa hakutuloksissa mahdollisimman ylös. Saattaa kuulostaa hankalalta kikkailulta, mutta todellisuudessa kyse on vain hyvin tehdystä sisällöstä. Ja viestijänä sinä olet sisältöjen asiantuntija. 

Miksi viestijän sitten tulisi kiinnostua SEOsta? Koska se on yksi konkreettinen keino, jolla voit lisätä viestinnän arvostusta organisaatiossa ja parhaimmillaan edistää myös yrityksen liiketoimintaa. Kun yrityksesi sisällöt ovat laadukkaita ja yrityksesi verkkosivuille päädytään myös muiden sivustojen kautta, sijoitus hakukoneissa nousee. Tämä puolestaan lisää verkkosivujenne orgaanista kävijäliikennettä ja johtaa parempiin liideihin ja sitä kautta edistää myyntiä. 

Mutta mitä viestinnän ammattilaisen sitten tulisi tietää hakukoneoptimoinnista? Kattavat tiedot tähän saat myös englanninkielisestä PR & SEO –oppaastamme, jonka voit ladata täältä. 

SEO tarjoaa sisällölle mittareita 

Viestinnän ammattilaiset joutuvat palvelemaan monia yleisöjä. Toimittajilla, johtoryhmällä, kollegoilla ja asiakkailla on kaikilla oma mielipiteensä siitä, mihin viestijän kannattaa aikaansa käyttää ja millaista sisältöä organisaatio tarvitsee. 

Hakukoneoptimointi tekee sisällöstä “teknisempää” ja mitattavampaa. Laadukas sisältö on varmasti kaikkien tavoitteena, mutta SEO tarjoaa selkeät ja objektiiviset mittarit, joiden avulla sisällön laatua on mahdollista mitata. Kun siis seuraavan kerran viestit, kiinnitä huomiota ainakin seuraaviin asioihin: 

Sitoutumisen mittaaminen 

Hakukoneet etsivät “pitkää klikkiä”, eli lyhykäisyydessään tavoite on saada henkilö pysymään sivustolla mahdollisimman pitkään ja sitoutumaan siihen. Kun henkilö hakee sisältöä tietyllä hakutermillä, klikkaa jotakin linkeistä ja viihtyy sisällön parissa kauan, tämä on hakukoneelle viesti siitä, että sisältö on vastannut hakua ja tällöin sivuston sijoitus nousee. 

Olet ehkä joskus kuullut, että viljelemällä mahdollisimman paljon tiettyä avainsanaa tekstissäsi, sijoituksesi hakutuloksissa nousee. Tämä ei pidä paikkaansa. Avainsanoja kannattaa toki käyttää, mutta niiden kanssa liioitteleminen tekee tekstistä vaikeasti luettavan. Jos lukija ei viihdy tekstin parissa, sen sijoitus laskee. Panosta siis ennen kaikkea laatuun. 

Unohda kikkakolmoset 

Google hyödyntää jatkuvasti tekoälyä ja koneoppimista kehittääkseen algoritmiaan. Tarkoitus on minimoida inhimillinen vaikutus hakukoneiden sijoituksiin niin, että erilaiset SEO-taktiikat eivät enää toimi. Älä siis täytä tekstiäsi turhilla avainsanoilla tai hyödynnä muitakaan kikkakolmosia, vaan keskity ennen kaikkea laadukkaaseen viestimiseen. 

Haali linkkejä ulkopuolisilta sivustoilta 

Kun joku linkittää omalta sivustoltasi tuottamaasi sisältöön, hakukoneet pitävät tätä laadun takeena. Siksi viestijän kannattaakin pyrkiä haalimaan sisältöönsä linkkejä ulkopuolisilta sivustoilta. Laadukas sisältö kerää toki luonnostaan jonkin verran linkkejä, mutta niitä voi pyytää myös itse. Toimittajat eivät välttämättä ole halukkaita lisäämään teksteihinsä linkkiä sivustollesi, mutta aina kannattaa kysyä. Lisäksi esimerkiksi yhteistyökumppaneita, vieraskirjoittajia ja kollegoita kannattaa pyytää linkkaamaan sisältöösi aina kuin mahdollista. 

Yhteenveto 

Hakukoneoptimoinnista on monenlaista hyötyä myös viestinnän ammattilaiselle. Lisäksi se tarjoaa kosketuspinnan digimarkkinoinnin ja viestinnän välille ja auttaa siten markkinointia ja viestintää löytämään yhteisen kielen (yksi tärkeimmistä PR-trendeistä juuri nyt!).  

Jos haluat oppia hakukoneoptimoinnin perusteet viestijän näkökulmasta, pääset lataamaan englanninkielisen PR & SEO –oppaamme täältä. Opas on kirjoitettu sellaisesta näkökulmasta, että aiempaa SEO-osaamista ei tarvita. 

Päivitä lehdistötiedotteesi uudelle vuosikymmenelle

Vaikka viestintä onkin viime vuosina ollut kovassa muutoksessa ja teknologia on kehittynyt kovaa vauhtia, pitää lehdistötiedote edelleen pintansa. Ja vaikka viestijältä vaaditaankin vuonna 2020 paljon uusia taitoja, kuten ymmärrystä datasta ja markkinoinnista, ovat perinteiset viestintätaidot edelleen onnistuneen viestinnän edellytys. 

Vaikka lehdistötiedote onkin edelleen tärkeässä osassa yritysten viestintää, kannattaa tiedote kuitenkin päivittää uudelle vuosikymmenelle. Toimittajat ovat aiempaa kiireisempiä ja toivovat viestijöiltä entistä valmiimpaa materiaalia. Lisäksi tiedote jaetaan yhä useammin lehdistön lisäksi myös bloggaajille ja vaikuttajille. 

Millainen lehdistötiedote sitten toimii vuonna 2020? Tässä Cisionin vinkit. 

Kirjoita uutisteksti mahdollisimman valmiiksi 

Toimittajilla on kiire. Verkkomedioiden maailmassa yksi toimittaja joutuu tuottamaan päivässä yhä useampia uutisia ja juttuja. Hyvä tapa erottua ja parantaa oman tiedotteen mahdollisuuksia tulla huomatuksi on kirjoittaa tiedote mahdollisimman julkaisuvalmiiksi. 

Kirjoita tiedote siis valmiin uutisen muotoon. Sijoita tiedotteesi “pihvi” uutiskärjeksi heti tiedotteen alkuun. Lisää tiedotteeseesi myös valmiita sitaatteja yrityksesi avainhenkilöiltä. Valmiin uutisen malliin kirjoitettu tiedote toimii etenkin silloin, kun tiedotettava asia on selkeästi uutinen. 

Aikakauslehdet ja feature-tyyliset jutut voivat olla haastavampia. Sitaatit, kuvat ja selkeä uutismuoto toimivat toki niissäkin, mutta aikakausmediat harvoin julkaisevat tiedotteita sellaisenaan. Jos sinulla on selkeä ajatus aikakauslehden jutuksi, älä yritä kirjoittaa juttua valmiiksi itse.  

Kokeile henkilökohtaisempaa pitchausta 

Jos sinulla on mielessäsi pidempi juttu esimerkiksi aikakauslehteen, kannattaa ottaa yhteyttä valikoituihin toimittajiin sähköpostitse. Kuvaile viestissäsi oma juttuideasi ja kerro, miksi aihe sopisi juuri valitsemaasi mediaan. 

Jotta pitchaus toimisi, täytyy taustatyö tehdä hyvin. Ota selvää kyseisen median kohdeyleisöstä ja konsepteista. Parhaat mahdollisuudet idean hyväksymiselle saat, jos pystyt ehdottamaan aihettasi tietylle juttupaikalle.  

Henkilökohtainen pitchaus voi olla todella toimiva tapa saada tietylle aiheelle medianäkyvyyttä. Pidä kuitenkin mielessä, että kyseessä on journalistinen juttu. Kun juttuaihe on hyväksytty, älä enää sanele toimittajalle ehtoja, vaan anna toimittajan hoitaa työnsä. 

Testaa rohkeasti uusia aiheita 

Moni yritys suhtautuu lehdistötiedotteeseen yhä liian konservatiivisesti. Tiedotteita voi laatia muustakin kuin tuotteiden lanseerauksesta, uusien myymälöiden avaamisesta tai yrityksen taloudellisista uutisista. Kokeile rohkeasti tiedotteen lähettämistä myös muunlaisista aiheista. 

Lataa tästä Cisionin vinkkilista, joka tarjoaa sinulle ideoita luovemmasta tiedottamisesta.

Kokeile uusia formaatteja, kuten videota 

Media on nykyään muutakin kuin kuvia ja tekstejä. Monet verkkomediat ovat alkaneet tuottaa myös erillistä videomateriaalia. Myös viestinnän ammattilaisten kannattaa ottaa videoformaatti haltuun. Toimittajille ja medioille voi hyvin lähettää tiedotteen myös videomuodossa.  

Kun lähetät medioille videoita, pidä huoli siitä, että video on sellaisenaan valmis julkaistavaksi. Toimittaja ei halua ryhtyä monimutkaisiin editointihommiin ennen videon julkaisemista. Siksi video tulee myös pitää informatiivisena – mainosmaista sisältöä kannattaa siis ehdottomasti välttää. Pidä video myös selkeänä: käsittele ainoastaan yhtä asiaa tai selkeää kokonaisuutta. Pituudeltaan ihanteellinen videojuttu on vain muutaman minuutin mittainen. 

Älä unohda multimediaa 

Yllättävän moni viestinnän ammattilainen lähettää tiedotteensa ilman kuvia. Tämä on virhe. Liitä tiedotteen mukaan aina vähintään yksi julkaisukelpoinen kuva. Lisäksi kannattaa mahdollisuuksien mukaan hyödyntää myös muuta multimediaa, kuten infografiikkaa, videoita ja gifejä. 

Kun lähetät tiedotetta, kannattaa ennen kaikkea testata erilaisia näkökulmia ja lähestymistapoja. Muista myös räätälöidä viestisi aina kohderyhmällesi sopivaksi. Konservatiivinen talousmedia ei ehkä innostu gifeistä, mutta sosiaalisen median vaikuttajiin ne saattavat hyvinkin toimia. 

Varmista viestisi näkyvyys – Cisionin vinkit sisältöjen optimointiin

Kun tuotat sisältöä, oli se sitten blogiteksti, sosiaalisen median päivitys tai lehdistötiedote, itse sisältö on aina tärkein. Haluat viestiä laadukkaasti valitsemallesi kohderyhmälle. Parhaassa tapauksessa sisältösi on relevanttia ja ratkaisee jonkun kohdeyleisön tarpeen tai ongelman. Kun olet tuottanut laadukasta sisältöä, haluat tietenkin sen tulevan nähdyksi. Tässä vaiheessa optimointi astuu mukaan kuvioon. 

Kun kiinnität laadun lisäksi huomiota myös viestisi oikeaan muotoon, viestin näkyvyys paranee. Sisällön optimointi on helppoa. Muutamalla pienellä kikalla varmistat, että viestisi tulee nähdyksi. 

Lataa tästä ohjeet sisältöjen optimointiin PDF-muodossa. 

Kun haluat optimoida viestinnän sisältöjä, 

Tee näin: 

Räätälöi sisältösi 

Mieti tarkkaan omaa kohderyhmääsi. Kenelle haluat kohdentaa viestisi? Tarkemmin kohdentamisesta voit lukea Ansaitun median johtaminen –oppaastamme. Tärkeintä on kuitenkin se, että räätälöit sanomasi kohderyhmäsi mukaan. Pyri sanomaan jotakin arvokasta kohdeyleisöllesi, älä kirjoita liian geneeristä sisältöä tai tyydy latelemaan itsestäänselvyyksiä. Räätälöi sisältösi oman kohderyhmäsi tarpeisiin. 

Mieti otsikkosi tarkkaan 

Otsikon tehtävä on onnistua kiinnittämään yleisön huomio. Sen tulisikin olla tarpeeksi kiinnostava kerätäkseen klikkauksia, mutta samalla sen tulisi kuvata sisältöä totuudenmukaisesti. Mikään ei ole pahempaa kuin klikkiotsikot, jotka johtavat lukijaa harhaan. Pidä siis huoli, että otsikko herättää lukijan kiinnostuksen, mutta lunastaa samalla lupaukset tarjoamalla laadukasta sisältöä. 

Otsikon pituudellakin on väliä. Ensimmäiset 55-70 merkkiä näkyvät hakukoneiden asettelussa. Pidä siis huoli siitä, että lisäät tärkeimmät asiat otsikkosi alkuun. 

Ripottele avainsanoja eri puolille tiedotetta – äläkä unohda otsikkoa 

Hakukoneiden aikana avainsanat ovat olennainen osa kaikenlaisia sisältöjä. Siksi etenkin tekstejä luodessa on tärkeää miettiä niitä sanoja tai lauseita, joilla haluat tekstisi löytyvän hakukoneiden tuloksista. Ripottele näitä sanoja ja niiden synonyymeja eri puolille tekstiäsi. Muista lisätä avainsana myös otsikkoon. 

Älä kuitenkaan liioittele. Tekstin tulee olla ensisijaisesti luettavaa. Jos avainsanoja on liikaa, hakukoneet tunnistavat sen spämmiksi. Jos tekstisi vaikuttaa spämmiltä, sen sijoitus hakutuloksissa laskee. Käytä siis avainsanoja, mutta älä liikaa. 

Cisionin lehdistötiedotetyökalu tunnistaa tiedotteesi tärkeimmät avainsanat. Pääset testaamaan tiedoteluonnoksesi tehokkuuden täältä. 

Ohjaa lukija hyödyllisen informaation äärelle 

Käytä relevantteja linkkejä sisällöissäsi ja ohjaa lukija sivustoille, joissa hän pääsee halutessaan syventämään tietojaan aiheesta. Linkit voivat ohjata lukijan oman sivustosi muihin resursseihin, kuten blogiteksteihin, tiedotteisiin tai tutkimuksiin. Älä kuitenkaan pelkää lisätä linkkejä myös ulkopuolisten tahojen verkkosivuille. Pidä mielessä, että tavoitteesi on auttaa yleisöäsi ja saavuttaa lukijan luottamus. Joskus tämä tarkoittaa lukijan ohjaamista ulkopuolisen tiedon äärelle. 

Tee sisällöstä helposti sulateltavaa 

Valitettavasti tällä älypuhelinten ja meemien aikakaudella keskittymiskyky on katoava luonnonvara. Pitkä, yhtenäinen teksti ei välttämättä houkuttele lukemaan. Tee sisällöstä siis helposti luettavaa pilkkomalla se väliotsikoiden avulla lyhyemmiksi kappaleiksi, lisäämällä erilaisia listoja tai hyödyntämällä multimediaa, kuten infograafeja, gifejä, kuvia ja videoita. 

Tee sisällöstäsi myös helposti jaettavaa 

Sosiaalinen media on hyvä tapa saada viestillesi lisää näkyvyyttä. Siksi kannattaa varmistaa, että sisältösi on myös helposti jaettavaa. Lisää esimerkiksi twiitattavia lainauksia ja jaettavia infograafeja ja videoita sisältöihisi. Näin myös lukijasi voivat helposti jakaa tuottamaasi sisältöä omissa kanavissaan. 

Näin saat tiedotteesi läpi mediassa

On olemassa myös asioita, joita kannattaa välttää, kun haluat viestillesi mahdollisimman paljon näkyvyyttä. 

Älä siis… 

…käytä ammattijargonia tai hankalaa kieltä 

Teksti kannattaa kirjoittaa siistillä yleiskielellä. Vaikka yleisösi työskentelisikin tietyllä alalla, älä luota siihen, että he tuntevat alan termistön. Kukaan ei halua tuntea itseään tyhmäksi. Etenkin lehdistötiedotetta julkaistaessa kannattaa varmistaa, että teksti on yleiskieltä. State of the media 2019 –tutkimuksessa toimittajat toivoivat viestijöiden kirjoittavan selkeästi ja välttävän ammattitermejä. 

…unohda väliotsikoita 

Kuten jo ylempänä todettu, tekstin tulisi olla helposti luettavaa. Jaa siis teksti väliotsikoiden avulla tiiviimmiksi kokonaisuuksiksi. Etenkin pidempien tekstien kohdalla tämä on suositeltavaa, koska pitkät tekstit ilman hengähdystaukoja tarjoavia väliotsikoita eivät houkuttele lukemaan. 

…liioittele linkkien kanssa 

Linkkejä relevanteille sivustoille kannattaa ripotella tekstiin, mutta ei liikaa. Kun linkkaat lukijan esimerkiksi jonkin toisen resurssin pariin omalla sivustollasi, kannattaa keskittyä ohjaamaan lukijaa yhteen tai kahteen paikkaan. Älä siis täytä tekstiäsi linkeillä, jotka johtavat sinne sun tänne oman sivustosi sisällä. Tämä tekee tekstistä sekavan. 

…hautaa call-to-actionia tekstin pohjalle 

Jos haluat yleisösi toimivan tietyllä tavalla lukiessaan sisältöjäsi, laita toimintakehotus, CTA tarpeeksi ylhäälle tekstissä. Usein sopiva paikka on ensimmäisen tai toisen tekstikappaleen jälkeen. Voit toistaa toimintakehotuksen myös tekstin lopussa. Jos CTA-painike tai linkki löytyy ainoastaan tekstin lopusta, suuri osa lukijoista ei koskaan näe sitä. 

…julkaise sisältöä ruuhkaisimpaan aikaan 

Jos sisältösi tai esimerkiksi tiedotteesi voi odottaa, kannattaa välttää sen julkaisemista ruuhkaisimpiin aikoihin, kuten esimerkiksi maanantaiaamuna kello 8. Kun julkaiset tiedotteen strategisesti esimerkiksi muita aiemmin tai hieman ruuhkaisinta hetkeä myöhemmin, parannat mahdollisuuksiasi tulla nähdyksi.  

Jos julkaiset sisältöjä omilla kotisivuillasi tai esimerkiksi sosiaalisessa mediassa, kannattaa tietenkin julkaista sisältö silloin, kun ihmiset ovat sisältöjen ääressä. Somessakin kannattaa kuitenkin testata eri ajankohtia, sillä ruuhkaisimpaan some-aikaan myös kilpailijasi saattavat julkaista sisältöä. 

Milloin on oikea aika lähettää lehdistötiedote? Lue blogiteksti aiheesta täältä. 

…unohda multimediaa 

Lisää aina tekstiisi relevanttia multimediaa, kuten kuvia, grafiikkaa, gifejä, videoita, ynnä muuta sellaista, joka auttaa lukijaa tarttumaan sisältöön. Tiesitkö, että kuvat ja erilaiset multimediaelementit parantavat sisältösi sijoittumista hakukoneiden tuloksissa? 

Sisällön tulee olla ennen kaikkea relevanttia ja laadukasta. Optimointi kuitenkin parantaa mahdollisuuksiasi saada viestille näkyvyyttä. Tästä pääset lataamaan Cisionin vinkkilistan sisältöjen optimointiin helposti luettavassa PDF-muodossa. 

viestintätaidot vuonna 2020

Millaisia taitoja viestijä tarvitsee vuonna 2020?

Ainoa varma asia on muutos. Näin se on myös viestinnässä. Uuden vuosikymmenen kynnyksellä viestinnän kehitys ei ainakaan näytä pysähtyvän. Päinvastoin, muutos vain kiihtyy. Uudet teknologiat tekevät viestinnästä entistä mitattavampaa, viestijöiden on omaksuttava uusia ajattelutapoja ja mietittävä aiempaa enemmän toimintansa vaikutusta liiketoimintaan. 

Viimeisen vuosikymmenen aikana viestintä on kokenut valtavasti erilaisia muutoksia. Uudet teknologiat ovat kiihdyttäneet viestinnän tahtia ja nykyään viestintä on paljon muutakin kuin vain lehdistötiedotteiden lähettämistä vakiintuneelle toimittajalistalle. Yhä useammin viestintä pääsee puhuttelemaan myös suoraan omaa kohderyhmäänsä – ilman viestinviejinä toimivia toimittajia. 

Mitä viestinnälle on luvassa vuonna 2020? Kokosimme parhaat PR-trendit tulevalle vuodelle whitepaperiimme, jonka pääset lataamaan tästä. 

Mutta mitä konkreettisia taitoja viestijä tarvitsee selviytyäkseen menestyksekkäästi uudella vuosikymmenellä? 

viestintätaidot vuonna 2020

Liiketoiminnallinen ajattelu osaksi viestintää

Markkinoinnin tuloksellisuus ja vaikutus myyntiin ovat viime vuosina nousseet tapetille. Sama tulee tapahtumaan myös viestinnälle. Mittareiden parantuessa myös viestinnältä aletaan edellyttää konkreettisia tuloksia. Tiedotteita ei jatkossa lähetetäkään enää siksi, että näin kuuluu tehdä (pois lukien IR!), vaan toiminnalta aletaan edellyttää aitoa tarkoitusta. Jokainen tiedote, viestintäkampanja tai lehdistötilaisuus sidotaan osaksi yrityksen liiketoimintaa.

Viestinnän kannattaakin aloittaa valmistautuminen tähän jo nyt ja ottaa liiketoiminnallinen ajattelu osaksi omaa viestintästrategiaansa.

Ota teknologia haltuun 

Viimeistään nyt on aika vihdoin ottaa tarvittava viestintäteknologia haltuun. Toivottavasti hyödynnät jo sosiaalista mediaa ja ymmärrät viestinnän mittaamisen tarpeellisuuden. Viestintä ei ole perinteisesti joutunut pelaamaan numeroiden kanssa yhtä paljon kuin esimerkiksi markkinointi, mutta asiat muuttuvat. Yhä useampi viestijä joutuu tulevaisuudessa osoittamaan työnsä arvon numeroiden avulla. Älä turhaan pelkää tätä muutosta, sillä nyt sinulla on mahdollisuus osoittaa konkreettisesti oman työsi arvo.  

Opettele yhteinen kieli markkinoinnin kanssa 

Rajat viestinnän ja markkinoinnin välillä ovat viime aikoina hämärtyneet. Yhä useammin markkinointikampanjoissa hyödynnetään myös ansaittua mediaa, mikä edellyttää viestinnän ja markkinoinnin yhteistyötä. Viestinnän kannalta onkin hyödyllistä opetella osittain yhteinen kieli markkinoinnin kanssa. Tämä liittyy osittain myös edelliseen kohtaan, sillä markkinoinnin kieli perustuu paljolti numeroihin ja tulosten mittaamiseen. 

Muita hyödyllisiä opeteltavia asioita ovat esimerkiksi hakukoneoptimoinnin perusteiden ymmärtäminen ja maksettujen kanavien perustuntemus. Myös sosiaalisen median vaikuttajat kuuluvat osittain sekä viestinnän että markkinoinnin tontille, samoin brändin rakentaminen.  

Yhteistyöhön markkinoinnin kanssa kannattaa siis panostaa opettelemalla edes perusteet konversioista, optimoinnista ja mittaamisesta. 

Älä unohda perusteita 

Mittaaminen, teknologiat ja yhteistyö markkinoinnin kanssa auttavat sinua nostamaan organisaatiosi viestinnän uudelle tasolle. Näistä ei kuitenkaan ole paljon iloa, jos perustaidoissasi on puutteita. Pidä siis huolta siitä, että hallitset erinomaisesti tarinankerronnan, lehdistötiedotteiden kirjoittamisen ja muun sisällöntuottamisen.   

Opettele rakentamaan vahvoja suhteita mediaan, kirjoittamaan hyviä lehdistötiedotteita ja pysy kärryillä siitä, mitä toimittajat todella odottavat viestijöiltä. Uudet teknologiat ja menetelmät eivät tuo viestinnällesi lisäarvoa, jos perusta ei ole vahvalla pohjalla.  

ansaittu media osaksi kampanjoita

Ota ansaittu media osaksi markkinointikampanjoita

Voiko ansaitun median yhdistää osaksi yrityksen markkinointikampanjoita? Perinteisesti viestintä ja markkinointi on pidetty tiukasti erillään, omissa siiloissaan. Usein myös eri viestintäkanavat jaetaan ansaittuihin, maksettuihin ja omistettuihin. Näistä maksetut on koettu tiukasti markkinointiin kuuluviksi, ansaitut osaksi viestintää ja omistetut on jaettu markkinoinnin ja viestinnän kesken.   

Tällainen jaottelu ei ole enää nykypäivää. Ansaittu media ja viestintä kannattaakin pyrkiä ottamaan osaksi yrityksen markkinointikampanjoita aina kun mahdollista. Tässä muutama vinkki ansaitun median hyödyntämiseen. 

Milloin ansaittua mediaa kannattaa hyödyntää markkinoinnissa?

Kaikkiin kampanjoihin ansaittu media ei sovi. Esimerkiksi puhtaasti tuotteen myymiseen keskittyneet markkinointikampanjat eivät yleensä kiinnosta mediaa. Tosin tämäkään raja ei ole enää yhtä tiukka kuin aiemmin. Medioita tuotteiden alekampanjat eivät ehkä kiinnosta, mutta sosiaalisen median vaikuttajia kannattaa tavoitella myös tuotteisiin keskittyvillä kampanjoilla. 

ansaittu media osaksi kampanjoita

Mitkä aiheet sitten kiinnostavat mediaa ja vaikuttajia? Periaatteessa yksiselitteistä vastausta on mahdotonta antaa. Kannattaakin testata ansaitun median hyödyntämistä rohkeasti erilaisissa kampanjoissa.  Mikään aihe ei siis ole poissuljettu, kun vain osaat sitoa kampanjan johonkin mediaa tai vaikuttajia kiinnostavaan aiheeseen. 

Etsi oikea näkökulma

Kun hyödynnät viestintää ja mediaa kampanjoinnissa, muista ettei lehdistötiedote saa olla myyvä. Viestintä ja markkinointi ovat tyyliltään erilaisia ja samanlaiset tekstit eivät toimi maksetussa ja ansaitussa mediassa. 

Tämä ei tarkoita sitä, ettet voisi kirjoittaa lehdistötiedotetta uuden tuotteen lanseeraamisesta. Toimittajien huomiota tavoitellessasi sinun on kuitenkin etsittävä aiheesta jokin kiinnostava näkökulma, joka kiinnostaa toimittajia ja vaikuttajia. Tällainen voi olla esimerkiksi uusi innovaatio, jota tuotteeseen on käytetty tai tuotteen tai palvelun yhteiskunnallinen ulottuvuus. 

Mieti tarkkaan kohderyhmääsi 

Näkökulman lisäksi myös kohdennus on tärkeää. Kenet haluat oikeasti tavoittaa ansaitun median avulla? Kannattaa myös miettiä ansaitun median tavoite tarkemmin. Haluatko edistää lehtijutuilla tai somehuomiolla tuotteen myyntiä? Vai kasvattaa brändisi arvoa tai tunnettuutta? Kohdenna sitten tiedotteesi ja viestintäsi sellaisella tavalla, joka auttaa tavoitteesi toteutumista. 

Kohderyhmäsi ei välttämättä tarvitse olla suoraan oma asiakkaasi. Jos organisaatiosi tuotteet tai palvelut on kohdennettu pääosin nuorille, et välttämättä tavoita asiakkaitasi sanomalehtien sivuilla. Mutta saatat tavoittaa sanomalehdessä muita kohderyhmiä, jotka vaikuttavat asiakkaidesi päätöksiin. Esimerkiksi nuorten vanhemmat, opettajat tai valmentajat saattavat hyvinkin selata uutisiaan sanomalehdestä. Heillä on myös usein suuri päätösvalta nuorten päätöksiin. 

Esimerkiksi Supercell tavoitteli perinteisellä medialla opettajia, vanhempia ja opinto-ohjaajia lanseeratessaan Hive-koodikoulua.  

Yhteenveto 

Testaa rohkeasti ansaitun median ottamista osaksi markkinoinnin kampanjoita. Ansaitun median keinoilla voit herättää keskustelua yrityksesi kampanjoista laajemmin kuin pelkän mainonnan keinoin. Ansaitun median avulla voit myös tavoittaa aivan uusia, toimintasi kannalta tärkeitä kohderyhmiä. 

Usein ansaittu media vakiintuu osaksi kampanjoita yrityksen ja erehdyksen kautta. Kokeile rohkeasti, analysoi tuloksia ja optimoi viestintäprosessiasi. Jos kaipaat apua viestintäsi tehokkuuden mittaamiseen, voit lukea aiheesta lisää tästä blogipostauksesta. 

yksittäisen tiedotteen tehon mittaaminen

Mistä tiedän, onko tiedotteeni tehokas?

Vielä nykyäänkin moni viestinnän ammattilainen tuskailee, miten voisi osoittaa työnsä arvon organisaation johdolle. PR ja viestintä ovat aiemmin olleet huonosti mitattavissa. Nykyään on toisin. Analytiikkaa on saatavilla paljon. Miten lehdistötiedotteen tehokkuutta ja toimivuutta ihan oikeasti voisi mitata ja miten kaikkea saatavilla olevaa statistiikkaa voisi parhaiten hyödyntää?  

Ennen kuin alat miettiä yksittäisen tiedotteen tehoa, pitäisi sinulla olla tiedossasi selkeä viestintäsuunnitelma ja organisaation viestinnälliset tavoitteet. Suunnitelman puuttuminen on yksi suurimmista viestintämokista, joihin yritykset syyllistyvät. Jokaisella tiedotteellasi tulisi olla tarkoitus tai tehtävä, joka tukee noiden tavoitteiden toteutumista. 

Määritä siis myös yksittäiselle tiedotteelle tavoite. Esimerkiksi brändin tunnettuuden lisääminen tai ehkä jopa uuden tuotteen myynnin kasvattaminen. 

Kun tiedotteellasi on tavoite, sen tehoa on helpompi mitata. Jos kaipaat ennen kaikkea tunnettuutta, toivot mahdollisimman monen toimittajan tarttuvan tiedotteeseen. Jos taas tavoitteena on kasvattaa myyntiä, mittaat ehkä mieluummin tiedotteen vaikutusta tuotteen kysyntään tai myyntiin. 

Ennen tiedotteen lähettämistä kannattaa varmistaa, että tiedote kiinnittää toimittajien huomion. Cisionin analyysityökalun avulla voit testata tiedotteen toimivuuden.

Mitä mittareita sitten kannattaa seurata? Tässä muutama tapa, jonka avulla voit mitata tiedotteesi tehokkuutta. 

Tiedotteen avausprosentti 

Tiedotteen avausprosentti antaa osviittaa siitä, miten kiinnostavaksi vastaanottajat ovat tiedotteen kokeneet. Jos avausprosentti on korkea, voi siitä päätellä ainakin sen, että tiedotteen otsikko on ollut kohdallaan ja että toimittajat ja vaikuttajat ovat kokeneet tiedotteen ensivaikutelman perusteella relevantiksi sisällöksi.  

Jos tiedotteesi avausprosentti on huono, se voi kertoa siitä, ettei tiedotteesi otsikko tai aihe onnistunut herättämään kohderyhmäsi mielenkiintoa. Jos tiedotteesi avausprosentti jää matalaksi, kannattaa tulevissa tiedotteissa testata erilaisia otsikoita ja uudenlaista kohdennusta. Halutessasi voit myös testata otsikkoasi lähettämälle osalle kontakteistasi erilaisen otsikkoversion samasta tiedotteestasi.  

Korkea avausprosentti on tietysti iloinen asia. Se tarkoittaa, että toimittajat ja vaikuttajat ovat huomanneet tiedotteen. Jos tavoittelet suurta mediahuomiota, ei pelkkä avausprosentti kuitenkaan riitä, vaikka se onkin jo hyvä alku. 

Mediaosumat 

Lehdistötiedottamisella tavoitellaan näkyvyyttä mediassa. Tiedotteen tehokkuutta onkin siis luonnollista mitata mediaosumilla. Kuinka monta uutista tai artikkelia tiedotteesi pohjalta on tehty? Sateleeko yritykselle haastattelupyyntöjä? Usein mediaosumat ovat tärkein mittari ja todiste onnistuneesta tiedotteesta. 

mediaseuranta

Osumia mediassa on helpoin seurata mediaseurantatyökalun avulla. Jos medialistasi oli rajallinen, voit myös yrittää seurata mediahuomiota manuaalisesti etsimällä tiedotteesi pohjalta kirjoitettuja uutisia kohdemedioistasi. 

Tiedotteen aiheesta riippuen kannattaa seurata mediaosumia pidemmältä ajanjaksolta, esimerkiksi viikon tai kahden ajalta tiedotteen lähettämisen jälkeen. Etenkin ajattomat tiedotteet saattavat löytää tiensä mediaan vasta muutaman päivän tai viikonkin kuluttua. 

Verkkosivujen kävijäliikenne 

Jos tavoitteena on esimerkiksi uuden tuotteen kysynnän lisääminen (kyllä, tiedotteita voi hyödyntää myös markkinoinnissa), eivät pelkät mediaosumat kuitenkaan riitä. Tiedotteen vaikutusta myyntiin voi olla hankala selvittää suoraan, mutta esimerkiksi verkkosivujen kävijäliikenteen kautta on mahdollista seurata, lisääntyykö liikenne tiedotteen myötä. 

Tärkeä perusasia on lisätä UTM-tageilla varustettu linkki jokaiseen tiedotteeseen. Näin tunnistat Google Analyticsin avulla tiedotteen kautta sivustolle löytäneen liikenteen. Myös tiedotteen aihetta tukeva laskeutumissivu voi olla hyvä tapa paitsi seurata kävijäliikennettä myös synnyttää konversioita tiedotteen avulla. 

Jotta asia ei olisi ihan näin yksinkertainen, ei kaikkea tiedotteen kautta tulevaa liikennettä ole mahdollista jäljittää UTM-tagien avulla. Mediat harvoin lisäävät juttuihinsa linkkejä ja vaikka lisäisivätkin, UTM-tagit usein poistetaan. Siksi viestinnän tuleekin seurata liikennettä muilla mittareilla. 

Lisääntyvätkö esimerkiksi hakukoneiden kautta tulleet kävijät heti tiedotteen julkaisun jälkeen? Entä saapuvatko kävijät tietylle, uutta tuotetta tai tiedotettavaa asiaa varten tehdylle sivulle? Näitä mittareita seuraamalla on mahdollista päätellä, onko viestinnällä ollut vaikutusta haluttuun asiaan. 

Markkinoinnista mallia tehokkuuden lisäämiseen 

Yksittäisten tiedotteiden pohjalta on vaikea tehdä analyysia yrityksen viestinnän toimivuudesta. Kun seuraat analytiikkaa pidemmältä aikaväliltä, on helppo myös huomata trendejä. Jääkö tiedotteesi avausprosentti usein alhaiseksi? Avaavatko toimittajat tiedotteesi, mutta mediaosumia ei vain tule? Kun tunnistat ongelmia, kannattaa niitä lähteä korjaamaan. 

Markkinoinnissa A/B-testaus on jo arkipäivää. Sama kannattaa ottaa osaksi myös viestinnän rutiineja. Jos tiedotat usein, voit kokeilla muuttaa yksittäisiä asioita tiedotteessasi ja testata niiden vaikutusta kokonaistuloksiin. Jos otsikkosi ovat usein pitkiä, kokeile välillä lyhyttä. Jos tiedotteesi ovat usein lyhyitä, kokeile lisätä niihin vähän sisältöä. Ehkä voisit testata uutta kohderyhmää? 

Toinen vaihtoehto on luoda useita eri versioita samasta tiedotteesta. Valitset sitten pienen ryhmän, jonka jaat kahteen (tai useampaan) osaan, joille lähetät eri versiot tiedotteestasi. Testin jälkeen seuraat avausprosenttia ja lähetät lopuille kohderyhmästäsi paremmin menestyneen tiedotteen. 

Moderni viestintä on pitkän tähtäimen prosessi 

Yksittäisestä tiedotteesta on mahdollista kerätä paljon dataa ja sen tehoa pystyy mittaamaan eri tavoilla. Kannattaa kuitenkin muistaa, että moderni viestintä on prosessi, jonka tehon näkee vasta pitkällä tähtäimellä. Yksittäinen lehtijuttu ei nosta brändin arvoa, mutta säännöllinen tiedottaminen ja esiintyminen mediassa saattavat hyvinkin niin tehdä. 

Hieman kliseisesti sanottuna ei ole olemassa epäonnistuneita tiedotteita, sillä huomiotta jääneet tiedotteet tarjoavat ainutlaatuisia oppimiskokemuksia. Kun analysoit säännöllisesti tiedotteitasi eri mittareilla, pystyt tarttumaan asioihin, jotka eivät toimi. Näin viestintää on mahdollista kehittää. 

Kun tiedotteiden onnistumisprosentit kasvavat ja viestintä tuottaa tulosta, on myös organisaation johdolle helpompi osoittaa viestinnän ja tiedottamisen arvo esimerkiksi parempana tunnettuutena tai kasvavina myyntilukuina. 

Moderni viestintäprosessi – mitä kannattaa mitata?

Viestintä ja PR ovat perinteisesti olleet huonosti mitattavissa. Vielä muutama vuosikymmen sitten viestinnän arvoa olikin käytännössä mahdotonta mitata. Toimittajille lähetettiin tiedotteita, mutta tuloksia ja avausprosentteja oli vaikea arvioida ja viestinnän arvon osoittaminen esimerkiksi ylimmälle johdolle ei ollut mahdollista. 

Nykypäivän viestintäprosessi perustuu mitattaville tavoitteille ja käytössä olevaan dataan. Prosessissa on kolme vaihetta, jotka auttavat viestijää saavuttamaan tavoitteensa. 

Ymmärrä – kaikki lähtee ymmärryksestä. Viestijän on ensinnäkin ymmärrettävä, mitä hän omalla toiminnallaan tavoittelee. Viestinnän tavoitteet ja rooli organisaatiossa kannattaakin pitää kirkkaana mielessä kaikessa toiminnassa. Toisekseen on tärkeää ymmärtää yleisöä ja viestin kohderyhmää. Mitä haluat yleisön tekevän viestin nähdessään? Entä millainen viesti saa aikaan halutun lopputuloksen? 

Aluksi yleisön ymmärtäminen on vaikeaa. Esimerkiksi uuden organisaation on usein turvauduttava puhtaisiin arvauksiin. Jostakin on lähdettävä liikkeelle, mutta hiljalleen opit näkemään, miten yleisö reagoi mihinkin viestiin ja pystyt sen perusteella kasvattamaan ymmärrystäsi ja parantamaan viestintäsi tehoa. 

Sitouta – Kun uskot ymmärtäväsi yleisösi käyttäytymistä, on tuotettava sisältöä, joka sitouttaa toimittajat ja muut sidosryhmät viestiisi. Tämä tapahtuu julkaisemalla ja jakamalla kiinnostavaa sisältöä sellaisissa kanavissa, joita kohdeyleisösi kuluttaa. 

Nykypäivän monikanavaisessa mediaympäristössä kannattaa viesti julkaista useissa eri kanavissa – tietenkin kuhunkin kanavaan sopivaksi räätälöitynä. Ymmärrys yleisön toiveista auttaa oikeiden kanavien ja sisältöjen valinnassa. Uusia asioita kannattaa testata rohkeasti ja eri kanavia hyödyntää luovasti ja matalalla kynnyksellä. 

Analysoi ja optimoi – Valitettavan usein viimeinen kohta viestinnän prosessissa jää yhä monelta tekemättä. Sisältöjen luomisen ja julkaisemisen lisäksi jokaisen viestijän tulisi myös analysoida viestintänsä tuloksia ja tehdä sitten tuloksiin perustuvia muutoksia optimoidakseen viestintäänsä. 

Erilaista dataa on nykyään saatavilla loputtomasti, mutta ongelma onkin usein mittareiden valinnassa. Jotta tietäisit, mitä mitata, on ensin asetettava tavoitteet ja määritettävä viestinnän rooli. Usein viestijän kannattaa hyödyntää ainakin näitä mittareita: 

  • Määrä – lukijoiden ja seuraajien määrä, verkkosivukävijät – määrä ei korvaa laatua, mutta määrällisilläkin mittareilla on paikkansa. Suuri yleisö tarkoittaa myös parempaa mahdollisuutta kohderyhmän tavoittamiseen. Yksinään määrällisiä mittareita ei kuitenkaan kannata liikaa tuijottaa. 
  • Sitoutumiset – määrällisten mittareiden lisäksi kannattaa mitata yleisön reaktioita ja sitoutumista sisältöön. Suuri avausprosentti tiedotteelle ei yksinään riitä, mutta jos toimittajat tarttuvat tiedotteeseen ja julkaisevat sen mediassa, on tiedotteen kohdennus ja sisältö osunut maaliin. 
  • Vaikutus liiketoimintaanviestinnän tehtävänä on edistää yrityksen liiketoimintaa. Tätä on kuitenkin vaikea mitata suoraan. Mutta mahdotonta se ei ole. Voit esimerkiksi mitata viestintäkampanjasi vaikutusta myyntiin seuraavan kvartaalin aikana tai toteuttaa esimerkiksi brändikyselyjä vuosittain mitataksesi brändisi tunnettuuden kasvua. Etenkin brändiin liittyvissä mittauksissa kannattaa kuitenkin olla kärsivällinen. Brändin kasvattamiseen tähtäävien toimien on todettu näkyvän käytännössä vasta noin kolmen vuoden kuluttua. Älä siis odota pikavoittoja, vaan katso tuloksia pitkäjänteisesti. 

Modernissa viestintäprosessissa yllä mainitut kolme askelta muodostavat ympyrän. Prosessin ei ole koskaan tarkoitus valmistua, vaan muodostaa viitekehys viestintätiimin työlle. Viestinnän ammattilaisen tulisikin pyrkiä jatkuvasti kasvattamaan ymmärrystään yleisön käyttäytymisestä, testata rohkeasti uusia viestintästrategioita ja analysoida viestintänsä tuloksia sekä soveltaa tuloksia uusien viestintäkampanjoiden suunnittelussa. 

Sosiaalisen median merkitys viestinnässä

Sosiaalinen media on viime vuosien aikana vakiinnuttanut asemansa osana markkinointia ja viestintää. Vaikuttajamarkkinointi on arkipäivää monessa yrityksessä ja lähes jokainen yritys on jossakin määrin aktiivinen sosiaalisessa mediassa. Ja syytä on ollakin, sillä maailmanlaajuisesti sosiaalista mediaa käyttää jo noin 3,2 miljardia ihmistä ja somessa aikaa vietetään keskimäärin 2,5 tuntia päivässä. 

Sosiaalisen median merkityksestä huolimatta harva viestinnän ammattilainen hyödyntää sosiaalisen median koko potentiaalia. PR-ammattilaiset ovat perinteisesti keskittyneet huomion keräämiseen ansaitun median ja joukkoviestinnän keinoin. Sosiaalinen media tarjoaa kuitenkin hyvän lisän viestinnän työkalupakkiin. 

Lue tästä, miksi sosiaalinen media on tärkeää työssäsi viestijänä. 

Sosiaalinen media auttaa sinua saavuttamaan viestinnälliset tavoitteesi 

Nykypäivän monikanavainen viestintä vaatii alan ammattilaisilta muutakin kuin yksittäisten lehdistötiedotteiden lähettämistä median edustajille. Lehdistötiedotteiden lähettäminen on yhä avainasemassa, mutta niiden lisäksi tiedotteet kannattaa jakaa sosiaalisessa mediassa juuri kyseiseen kanavaan sopivassa muodossa. Voit hyödyntää esimerkiksi Facebookin tai Instagramin live-toimintoja kertoaksesi yleisöllesi lisää tiedotteesta.  

Sosiaalisessa mediassa voit myös olla yhteydessä suoraan kohdeyleisöösi päivittäin omien kanaviesi kautta, mutta myös osallistumalla toimialaanne liittyvään keskusteluun. Vaikuttajien avulla organisaation tiedotteet puolestaan leviävät esimerkiksi nuoremman kohderyhmän tietoisuuteen. 

Sosiaalinen media häivyttää rajat brändin ja julkisuuden väliltä 

Sosiaalisen median avulla voit käydä viestijänä keskustelua suoraan oman kohderyhmäsi kanssa. Lehdistötiedottaminen ja yrityksen tiedotteiden näkyminen perinteisten joukkoviestinten sivuilla on hyvä keino rakentaa yrityksesi asemaa thought-leaderina ja se tarjoaa verrattoman keinon näkyä suurelle yleisölle. Ansaitun median “ongelmana” on kuitenkin kommunikaation yksisuuntaisuus ja se, että tarvitset viestisi välittämiseen välikäsiä, toimittajia ja vaikuttajia. 

Sosiaalisessa mediassa voit julkaista viestisi suoraan omalle kohdeyleisöllesi. Kun julkaiset tiedotteen omissa somekanavissasi, on yleisölläsi mahdollisuus lukea se välittömästi ja suoraan oikeasta lähteestä. Somejulkisuudella ei siis ole portinvartijoita. Sosiaalisessa mediassa on myös mahdollisuus käydä aitoa keskustelua yleisösi kanssa. Kaikki eivät tästä ominaisuudesta pidä, sillä se mahdollistaa kriisien nopean kehittymisen, mutta toisaalta aidot keskustelut yleisön ja brändin välillä voivat myös rakentaa luottamusta ja parantaa brändin imagoa. 

Sosiaalinen media auttaa suojelemaan brändisi mainetta 

Vaikka sosiaalinen media on surullisen kuuluisa kyvystään nostattaa kriisejä ja myrskyjä näennäisesti pieniltäkin näyttävistä aiheista, auttaa sosiaalinen media brändejä myös suojelemaan mainettaan. 

Sen sijaan, että joutuisit puolustautumaan yritykseesi kohdistuvilta syytöksiltä toimittajille lähetettävillä vastineilla, voit osallistua keskusteluun suoraan ja reaaliaikaisesti sosiaalisessa mediassa. Some mahdollistaa kriiseihin vastaamisen nopeasti ja esimerkiksi mediaseurannan avulla voit ennustaa kriisit ja reagoida niihin somessa jo ennen kuin mitään vahinkoa on ehtinyt tapahtua. 

Yhteenveto 

Sosiaalinen media on nykyään tärkeä osa jokaisen viestinnän ammattilaisen työtä. Se tarjoaa monia mahdollisuuksia kommunikoida kohdeyleisön kanssa, osallistua keskusteluihin ja rakentaa yrityksesi mainetta. Näiden lisäksi sosiaalinen media tarjoaa yritykselle paljon mahdollisuuksia myös vaikuttajamarkkinoinnin parissa. 

Miten viestintä tukee yrityksen liiketoimintaa?

Vuoden 2019 Toimittaja- ja viestijätutkimuksessa kysyimme viestinnän ammattilaisilta, millaisia mittareita he käyttävät oman työnsä ja menestyksensä mittaamiseen. Hieman yllättäen viestijät keskittyivät arvioimaan työtään sen kautta, kuinka hyvin yleisö sitoutui sisältöihin. Tällaisia mittareita ovat esimerkiksi uutiskirjeen tilaukset ja linkkien klikkaukset. Harva viestijä mittasi oman työnsä vaikutusta suoraan myyntituloihin. 

Myynti on kuitenkin se, mikä ratkaisee. Tätä painotti Kaisu Karvala Hatch Entertainmentilta Cisionin syyskuisessa aamiaisseminaarissa. Paneelikeskustelussa Karvala totesi, että viestintä tulisi nähdä ennen kaikkea myynnin tukitoimena, ainakin yrityksissä. Kansalaisjärjestöissä ja julkisella sektorilla viestinnän tehtävä on toinen. 

Perinteisesti markkinointi on nähty myynnin tukena ja viestintä puolestaan näistä erillisenä toimena. Nykypäivänä viestinnän ja markkinoinnin raja on kuitenkin häilyvä ja monipuolisemman mittariston avulla on mahdollista mitata myös viestinnän vaikutusta brändin arvoon ja liiketoimintaan. Siksi viestijöidenkin kannattaa tulevaisuudessa miettiä työtään myös myynnin kannalta. 

Lisää arvostusta viestinnälle

Viestinnän ammattilaisen saattaa olla vaikeaa nähdä työnsä vaikutusta myyntiin. Monesti viestinnän tehtävät on nähty puhtaasti tiedottamisena, johon kuuluu esimerkiksi informaation välittämistä asiakkaille ja lehdistölle. Tämän informaation arvoa liiketoiminnalle ei välttämättä ole mietitty, vaan se on nähty esimerkiksi pörssiyhtiöissä lain vaatimana toimena ja PR-puolellakin vain välttämättömänä asiakastyytyväisyyttä ylläpitävänä tekijänä. Viestintää ei välttämättä ole ajateltu strategisesti, eikä sille ole asetettu suuria tavoitteita. 

Kaisu Karvalan mukaan juuri tästä syystä viestinnän arvostus organisaatioissa ei ole perinteisesti ollut korkealla tasolla. Esimerkiksi pienemmistä yrityksistä viestinnän ammattilainen saattaa puuttua kokonaan, koska viestinnän ei koeta tuottavan lisäarvoa. Viestintä on ehkä ulkoistettu markkinoinnille tai johdolle, joka tekee sitä muiden kiireidensä ohessa. Viestintää ei siis nähdä liiketoiminnan kannalta hyödyllisenä. 

Jos viestijät haluavat parantaa arvostustaan, kannattaakin siirtyä mittaamaan ennen kaikkea viestinnän tuottamaa arvoa yrityksille. Esimerkiksi medianäkyvyys ja rohkeat keskustelunavaukset auttavat yritystä profiloitumaan oman toimialansa johtavaksi asiantuntijaksi ja sitä kautta lisäävät brändin arvoa ja myyntiä. Hyvin tehdyllä viestinnällä on vaikutusta. 

Viestintä korkeammalle organisaatiossa

Jotta viestintä voisi aidosti tuottaa arvoa yritykselle, tulisi se sijoittaa mahdollisimman lähelle toimitusjohtajaa ja johtoryhmää. Karvalan mukaan viestintä unohtuu usein jonnekin HR:n kanssa samalle kentälle, kauas varsinaisesta päätöksenteosta. Jos viestintä on kaukana päätöksenteosta, on sen avulla vaikea saada aikaan oikeasti konkreettisia tuloksia yrityksen myynnissä. 

Yrityksen visio ja arvot luodaan useimmiten johtoryhmässä ja ne ovat olennainen osa yrityksen brändiä. Jotta nämä arvot ja visiot tulisivat mahdollisimman hyvin esiin, täytyy niistä kommunikoida jatkuvasti ja luontevasti. Tähän tarvitaan tietenkin vahvaa yhteistyötä viestinnän ja johtoryhmän kanssa. Siksi viestintä kannattaakin sijoittaa lähelle toimitusjohtajaa ja yrityksen muita spokespersoneita. 

Mitä viestijän siis kannattaa tehdä?

Viestinnän kannalta tärkeää on asettaa toiminnalleen sellaisia mittareita, jotka tukevat organisaation liiketoiminnallisia tavoitteita. Vaikka viestintä nähtäisiinkin organisaatiossa myynnin tukitoimena, ei ainoana mittarina kannata tuijottaa viestinnän aikaansaamaa myyntiä. Tämä on usein huono mittari, sillä viestinnän toimet harvoin johtavat suoraan ostopäätökseen ja vaikka johtaisivatkin, viestinnän kautta tullut liidi on usein hankala kohdentaa juuri viestinnälle.

Mitä sitten kannattaa mitata? Määrällisten mittareiden rinnalle kannattaa ottaa laadullisia mittareita. Viestintä saattaa esimerkiksi parantaa liidien laatua, sillä viestinnän avulla yrityksen visioita ja arvoja on mahdollista välittää laadukkaammin ja näin yritykseen ottavat yhteyttä paremmin profiiliin sopivat asiakkaat.

Moni yritys myös pyrkii viestinnällään rakentamaan omaa asiantuntija-asemaansa alalla. Voit siis viestijänä pyrkiä mittaamaan esimerkiksi tällaisia asiantuntija-asemaa rakentavien viestien määrää ja niiden keräämää huomiota mediassa ja muissa kanavissa.

Brändin arvoon viestinnällä on myös suuri merkitys ja sen mittaaminen kannattaa ehdottomasti ottaa tavaksi myös viestinnässä. Brändin arvon mittaamisesta käytännössä voit lukea lisää täältä. Brändipääoman mittaaminen kannattaa ottaa tavaksi esimerkiksi kerran vuodessa tai puolivuosittain. Yksittäisten toimien vaikutusta brändin arvoon on vaikea mitata, mutta toistamalla mittausta esimerkiksi vuosittain, voit seurata brändin kehitystä ja nähdä, kehittyykö se oikeaan suuntaan.

Tavoittaako tiedotteesi toimittajat? Testaa tiedotteesi tehokkuus ilmaiseksi

Tutkimuksemme mukaan suomalaistoimittajat saavat sähköposteihinsa jopa satoja lehdistötiedotteita viikottainTiedotetulvasta voikin olla hankala erottua. Uuden työkalumme avulla voit nyt testata, ovatko oman tiedotteesi elementit kohdallaan. 

Lehdistötiedotteen kuolemaa on povattu jo vuosia, mutta yhä vain tiedote on suosituin tapa tavoitella toimittajien ja median huomiota. Cisionin Toimittaja- ja viestijätutkimus 2019 kertoo, että toimittajatkin vastaanottavat yhä mielellään tiedotteita, vaikka ovatkin avoimia myös muunlaiselle sisällölle. 

Tee toimittajan työ mahdollisimman helpoksi 

Kuten muillakin ammattiryhmillä, myös toimittajilla on nykyään jatkuvasti kiire. Yksittäisellä toimittajalla on usein samaan aikaan useita juttuja työn alla ja uutisten kierto on nopeaa. Toimitukset metsästävät skuuppeja ja haluavat olla ensimmäisinä uutisoimassa uutisoimisen arvoisista asioista.  

Viestinnän ammattilaisena tai tiedottajana voit olla helpottamassa toimittajan työtä lähettämällä tiedotteita, joihin toimitusten on helppo tarttua. Hyvä tiedote muun muassa 

  • paljastaa jo otsikossa olennaisen 
  • on napakasti kirjoitettu 
  • sisältää vähintään yhden sitaatin 
  • sisältää yhteyshenkilöiden yhteystiedot lisätietojen kysymistä varten. 

Näillä yksinkertaisilla keinoilla tiedotteesi tarjoaa toimittajalle lähes kaiken tarpeellisen, mitä jutun tekemistä varten vaaditaan. Toimittaja voi kirjoittaa jutun tiedotteen pohjalta tai halutessaan soittaa ja kysyä lisätietoja. Tiedotteeseen kannattaa myös lisätä aiheeseen liittyvä kuva, jotta toimituksen ei tarvitse turvautua kuvapankkikuvaan tai lähettää valokuvaajaa paikan päälle. 

Täyttääkö oma tiedotteesi nämä vaatimukset? Voit testata asian ilmaiseksi uudella lehdistötiedotteiden analyysityökalullamme. Syötä koneeseen tiedotetekstisi ja analyysityökalumme pisteyttää tiedotteesi. Saat vastauksen välittömästä. Pääset testaamaan tiedotteesi tästä. 

Kohdennus ratkaisee 

Hyvin kirjoitettu tiedote ei kuitenkaan yksin takaa, että tiedotteesi tulisi huomatuksi. Vähintään yhtä tärkeää on tiedotteen oikeanlainen kohdentaminen. Ennen tiedotteen jakelua kannattaakin miettiä, kenelle tiedotteesi tarjoaa arvokasta ja kiinnostavaa tietoa. 

Toimittajat ovat vastuussa ennen kaikkea omalle yleisölleen. Ulota siis omakin ajattelusi toimittajia pidemmälle, suoraan uutisen lopullisiin lukijoihin. Kun löydät oman kohdeyleisösi, voit valita tiedotteen vastaanottajiksi ne toimittajat, toimitukset ja vaikuttajat, jotka ovat lopullisen kohdeyleisön kannalta tärkeitä. 

Jos kaipaat apua tiedotteesi kohdentamiseen tai jakeluun, autamme mielellämme. Voit ottaa meihin yhteyttä täältä. 

Kaipaatko apua tiedotteen kirjoittamiseen?  

Jos sinulla ei ole vielä lähetysvalmista tiedotetta tai jos sinulla on vaikeuksia päästä alkuun tiedotteen kirjoittamisessa, voit ladata ilmaisen oppaamme täältä. Opas tarjoaa sinulle konkreettisia vinkkejä tehokkaampien tiedotteiden kirjoittamiseen. 

Myös blogistamme löydät useita lehdistötiedottamista käsitteleviä tekstejä. Tutustu esimerkiksi näihin postauksiin

Tiedottamisen vuosikellolla suunnitelmallisuutta viestintään

Viestintä on tärkeä osa yrityksen toimintaa ja viestinnällä on mahdollista saavuttaa näkyvyyttä asiakkaiden, median ja muiden tärkeiden sidosryhmien keskuudessa. Tästä ovat varmasti kaikki viestinnän ammattilaiset yhtä mieltä. Toisinaan käytännön toteutus kuitenkin ontuu. Yksi syy tähän on viestinnän suunnittelemattomuus. Arkikiireiden keskellä tiedoteaiheiden keksiminen on joskus vaikeaa ja usein kiireessä tärkeätkin uutiset saattavat livahtaa ohitse.

Tiedottamista kannattaakin pyrkiä suunnittelemaan mahdollisimman pitkälle etukäteen. Hyvän suunnitelman toteuttaminen onnistuu muiden työkiireidenkin keskellä helpommin kuin tiedoteideoiden raapiminen kokoon tyhjästä. Viestintästrategian laatimisen tueksi kannattaakin ottaa tiedottamisen vuosikello.

Mikä on tiedottamisen vuosikello?

Tiedottamisen vuosikello on työkalu, joka tuo ryhtiä ja suunnitelmallisuutta viestintään. Ideaalitapauksessa seuraavan vuoden viestintää lähdetään suunnittelemaan jo ennen vuoden vaihdetta, jotta uuden vuoden alkaessa viestinnällä olisi olemassa jonkinlainen runko tiedottamisen tueksi.

Vuosikelloon merkataan kullekin kuukaudelle suunnitellut tiedotteet, uutisoinnin arvoiset asiat ja muut viestinnän kannalta tärkeät toimenpiteet. Esimerkiksi tulosjulkistukset, uudet tuotelanseeraukset ja yrityksen järjestämät tapahtumat ovat usein tiedossa jo hyvissä ajoin, joten viestintääkin on mahdollista suunnitella ennakolta.

Jos kalenteriin näyttää jäävän paljon aukkoja, kannattaa ideointia varten varata erikseen aikaa. Ideaalitilanteessa jokaiselle kuukaudelle tai vähintään jokaiselle kvartaalille olisi tiedossa jotakin tiedotettavaa tai viestittävää.

Esimerkki tiedottamisen vuosikellosta

Tässä on yhdenlainen esimerkki tiedottamisen vuosikellosta. Jos sinulla tai tiimilläsi on vaikeuksia keksiä ideoita tiedottamiseen, voit vapaasti hyödyntää alla kuvattuja aiheita oman viestintäsi tueksi. Linkeistä pääset katsomaan aidon esimerkin kyseisestä tiedotteesta.

Tammikuu: Tulosjulkistus

Helmikuu: Messut ja tapahtumat

Maaliskuu: Tutkimustulokset

Huhtikuu: Nimitysuutinen

Toukokuu: Yhteiskunnallinen kannanotto

Kesäkuu: Tuotejulkistus

Heinäkuu: Paikallistiedote

Elokuu: Yhteistyötiedote

Syyskuu: Kutsu lehdistötilaisuuteen

Lokakuu: Yritysjärjestelyt ja kaupat

Marraskuu: Palkinnot ja sertifikaatit

Joulukuu: Työnantajamielikuva

Suunnitelmalla strategisuutta viestintään

Ennen kuin alat täyttää viestinnän vuosikelloa oman yrityksenne osalta, on viestinnälle asetettava tavoitteita. Mitä haluatte saavuttaa viestinnässänne seuraavan vuoden aikana? Millaisia määrällisiä tavoitteita viestinnällä on ja miten viestinnän tavoitteita on tarkoitus mitata? Kun tavoitteet on määritetty, on viestintää myös helpompi suunnitella siten, että se aidosti tukisi tavoitteita. Suunnittelemalla ja mittaamalla viestintää strategisesti, sen tehokkuus ja arvostus yrityksissä kasvaa.

Jos haluat hallita yrityksenne viestintää entistä tehokkaammin yhdeltä alustalta, ota yhteyttä Cisionin asiantuntijoihin. Kauttamme saat käyttöösi paitsi räätälöidyt medialistat ja tiedotetyökalun myös kattavan tiedoteanalytiikan. Kysy lisää asiantuntijoiltamme.