Toimittaja- ja medialistat ovat yksi tärkeimmistä viestinnän työkaluista näkyvyyden hankkimiseksi. Viestinnässä työskentely on usein hektistä ja hyvien listojen rakentaminen on aikaa vievä projekti, joka usein tippuu prioriteettilistalla alaspäin. Käyttämällä hetken aikaa hyvän ja kattavan listan rakentamiseen on mahdollista saada paremmat mediasuhteet ja tulokset ansaitussa mediassa.
Suurin osa toimittajista ärsyyntyy massapitcheistä, jotka pahimmassa tapauksissa eivät edes liity heidän kirjoittamiin aiheisiin. Päivittämällä toimittajalista ajan tasalle ja kohdistamalla viestit kampanjoiden kattavuus nousee. Tämä säästää sekä viestijän että toimittajan aikaa.
Tässä kolme vinkkiä toimittaja- ja medialistojen käyttöön
Käytä toimittajalistoja paremmin, älä enemmän
Media- ja vaikuttajatietokannat ovat nykyään paljon enemmän kuin vain sähköpostiosoitevarastoja. Niistä löytyvät muun muassa yhteystietojen viimeisimmät artikkelit, Twitter-fiidit ja ehdotukset samankaltaisista toimittajista. Kattavilla tiedoilla oikeat mediat ja toimittajat löytyvät nopeammin ja helpommin.
Ennen toimittajalistan rakentamista kannattaa luoda lista tärkeimmistä aiheen termeistä, jotka auttavat löytämään aiheesta kirjoittavat toimittajat. Osa mediatietokannoista mahdollistaa myös ”talking about” -filtterin kautta toimittajien etsimisen.
Tämän lisäksi avainsanojen etsiminen suoraan eri medioiden sivuilta on kannattavaa. Tätä kautta on löydettävissä oleellisia artikkeleita samanlaisista aiheista ja uusia kirjoittajia. Toinen vaihtoehto on käänteinen haku, jossa toimittajien sijaan etsitään medioita. Nämä onnistuvat myös käsin, mutta viestinnän työkalujen käyttäminen tekee työstä helpompaa ja varmempaa.
Hyvä medialista on kattava ja valmis pitchausta varten
Taustatyö on tärkein osa onnistunutta toimittajalistan rakentamista. Se ei ainoastaan auta luomaan personalisoitua pitchiä, mutta luo myös uskottavuutta vastaanottajissa. Listan luomisessa on tärkeää muistaa tärkeimmät asiat, kuten yhteystietojen nimet, sähköpostiosoitteet, aihealueet ja niin edelleen, mutta myös toimittajan viimeisimmät kyseisestä aiheesta kirjoitetut jutut, puhelinnumero ja Twitter-tunnus.
Vaikka sähköposti on suosituin yhteydenottokeino, kattavammat tiedot mahdollistavat myös muut kontaktointitavat tarpeen vaatiessa. Listaa tehdessä on hyvä myös seurata toimittajia Twitterissä ja silloin tällöin kommentoida, jakaa tai tykätä heidän twiiteistään. Tällä tavoin viestijä jää positiivisella tavalla mieleen. Mitä enemmän yhteystietoihin rakentaa suhteita, sitä todennäköisemmin pitchein tulee vastauksia.
Personoi viestisi
Suurin virhe, jonka viestijät tekevät toimittajalistojen kanssa, on saman viestin lähettäminen piilokopiokentässä oleville toimittajille. Tämä voi tietenkin tuoda tuloksia, mutta osumisprosentti on harvoin kummoinen ja se ei ole pidemmän päälle kannattavaa.
Jokainen voi miettiä miten reagoi esimerkiksi kylmäsoittoihin, joissa yhteydenottaja ei ole tehnyt kotitöitään. Toimittajatkin pystyvät erottamaan laiskasti ja hyvin tehdyt viestit toisistaan. Toimittajilta saakin todennäköisemmin vastauksen (vaikka sitten kielteisen) yksilöityyn viestiin, joka korostaa aikaisempia artikkeleita ja töitä. Kattavalla ja yksityiskohtaisella toimittajalistalla personalisointi vie vain hetken.
Toimittajan vastauksen jälkeen seuraavana tehtävälistalla on muistiinpanojen tekeminen ja tuloksien seuraaminen. Tärkeintä on ylläpitää jatkuvaa keskustelua toimittajien kanssa. Kiitos ei maksa mitään, kuten ei myöskään artikkelin jako somessa. Vaikka toimittaja passaa tällä kertaa juttuaiheen, et menetä mitään vaikka kysyisit meneillä olevista töistä ja tarjoat apuasi myös tulevaisuudessa.
Kunnon toimittajalistojen rakentaminen ja perusteellinen käyttäminen tuo ansaitun median tuloksia ja uskottavuutta yhtiön viestintään median silmissä. Käyttämällä hetken aikaa toimittajalistan kanssa parantaa mediasuhteita, säästää aikaa ja varmistaa medianäkyvyyden.