Poikkeuksellinen ja epävarma tilanne jatkuu Suomessa edelleen. Itse sairauden ja sen hillitsemisen lisäksi keskustelu käy kuumana myös tilanteen talousvaikutuksista. Keräsimme tähän blogipostaukseen lisää vinkkejä poikkeusolojen viestintään.
Olemme aiemmin julkaisseet asiantuntijoiden haastatteluja kriisiviestinnästä ja IR-viestinnästä poikkeusolojen aikaan. Pääset lukemaan tekstit alla olevista linkeistä.
Juhana Harjun haastattelu kriisiviestinnästä
Riitta Laineen haastattelu kriisiviestinnästä
Sari Lounasmeren haastattelu IR-viestinnästä poikkeusoloissa.
Mutta sitten itse asiaan. Tässä muutamia vinkkejä viestintään koronaviruksen aikaan.
1. Keskusteluun ei tarvitse osallistua väkisin, jos se ei istu brändiin.
Mediakeskustelu tuntuu pyörivän pelkän koronaviruksen ympärillä ja ymmärrettävästi se vaikuttaa myös yritysten viestintään. Jos sinulla on aiheesta sanottavaa ja jos se sopii yrityksesi brändiin, voit toki hyödyntää poikkeustilannetta näkyvyyden kasvattamiseen esimerkiksi tiedotteiden avulla. Älä kuitenkaan yritä väkisin. Keskusteluun ei tarvitse eikä kannata osallistua, jos mitään oikeaa sanottavaa ei ole.
2. Viesti toiminnan jatkumisesta positiiviseen sävyyn.
Sekä asiakkaat että yritykset ovat tällä hetkellä hankalassa tilanteessa, mutta julistamalla suureen ääneen ja näkyvästi, että yritys on isoissa vaikeuksissa, karkotat loputkin sidosryhmät entistä kauemmaksi. Pidä viestinnän sävy positiivisena ja ilmaise selkeästi, että toiminta jatkuu. Tämä ei tarkoita, etteikö vaikeistakin asioista saisi puhua, mutta viestinnän sävyä kannattaa miettiä tarkkaan.
3. Ole avoin ja inhimillinen.
Viestinnän sävy kannattaa pitää positiivisena, mutta yleisesti ottaen viestintää kannattaa lisätä. Viesti avoimesti organisaation toiminnasta ja sopeutumisesta uuteen tilanteeseen. Epävarmana aikana asiakkaat ja muut sidosryhmät kaipaavat ennen kaikkea tietoa. Inhimillisyys on myös tärkeää, pidä viestintäsi sävy empaattisena, äläkä ainakaan väheksy kriisin vaikutuksia tai asetu sen yläpuolelle.
4. Toimittajat kaipaavat faktoja ja aitoutta.
Juuri nyt tiedotteita voi olla normaalia vaikeampi saada läpi mediassa, etenkin jos aiheet eivät liity millään tavalla käsillä olevaan kriisiin. Toki merkittävistä asioista kannattaa kuitenkin tiedottaa. Huhujen ja valeuutisten aikana toimittajat kaipaavat nyt ennen kaikkea tarkistettuja faktoja ja aitoutta. Jos osallistut koronakeskusteluun, muista tarjota toimittajille jotakin konkreettista: aitoja tarinoita, tutkimustuloksia, käynnistettyjä hankkeita.
5. Harkitse tarkkaan viestintäsi sävyä
Jokaisella brändillä on oma sävynsä viestiä asioista ja sen säilyttäminen on tärkeää. Tästä huolimatta sävyä kannattaa nyt miettiä kahdesti etenkin toimittajia lähestyttäessä. Liian kevyt tai humoristinen sävy ei vakavan asian yhteydessä toimi, vaikka olisitkin muuten tottunut viestimään siten. Nyt kannattaakin etsiä tasapainoa, jotta et viestinnälläsi loukkaisi muita.
6. Toimitusjohtaja ei ole aina paras viestinviejä.
Kriisitilanteessa kannattaa miettiä tapauskohtaisesti, kenen välitettäväksi viesti kannattaa antaa. Toimitusjohtaja ei nimittäin aina ole oikea henkilö tähän. Etenkin empaattisuutta korostavassa viestinnässä kannattaa miettiä myös muita vaihtoehtoja, kuten henkilöstöjohtajaa tai vaikka yrityksen pitkäaikaisinta työntekijää. Henkilö kannattaa valita tavoiteltavan yleisön mukaan.
7. Ole empaattinen, avoin ja huomioi kaikki osapuolet
Moni yritys joutuu nyt lomauttamaan henkilöstöään ja sekä työntekijät että työnantajat joutuvat sopeutumaan nopeasti muuttuvaan epävarmaan tilanteeseen. Etenkin sisäisessä viestinnässä kannattaakin muistaa empaattisuus ja avoimuus. Mitään ryhmää ei myöskään saa jättää viestinnän ulkopuolelle. Jos mahdollista, kerro mahdollisimman rehellisesti yrityksen tilanteesta myös työntekijöille ja muille sidosryhmille – ketään unohtamatta.
8. Kaikkien ei tarvitse päästä ääneen – älä käytä pandemiaa keinona haalia lisää julkisuutta.
Juuri nyt ei ole välttämätöntä päästä median, vaan on ihan sallittua keskittyä omille sidosryhmille, työntekijöille ja asiakkaille viestimiseen. Pandemiaa ei kannata yrittää hyödyntää näkyvyyden haalimiseen, ellei organisaationne jollakin tavalla ole mukana virusta torjumassa.
9. Valmistaudu tulevaan.
Juuri nyt on hyvä aika pitää yhteyttä asiakkaisiin ja työntekijöihin. Säännöllinen ja vahva viestintä sidosryhmille auttaa pitämään brändisi arvoa yllä. Ole kuitenkin valmis myös tulevaan ja laadi suunnitelma tai strategia, jonka otatte käyttöön tilanteen palautuessa normaaliksi.
10. Mitä personoidumpi kampanja, sen parempi.
Nyt ei kannata lähettää lehdistölle tiedotteita yleisistä aiheista, kuten uuden myymälän avaamisesta tai käyttämästänne teknologiasta (ellei se liity koronaan). Pitchausten pitää olla laadukkaita ja personoituja juuri niihin julkaisuihin, joista tavoittelet näkyvyyttä. Esimerkiksi sopiviin erikoisalojen lehtiin kannattaa nyt lähettää personoituja pitchauksia ja vastaavasti unohtaa suurimmat päivälehdet.
