Tiedottamisen keskiössä on tietysti aina itse tiedote. Hyvin kirjoitettu tiedote saa aina ansaitsemansa mediahuomion. Kuitenkin lähes yhtä tärkeää kuin itse tiedotteen kirjoittaminen on tietenkin tiedotteen lähettäminen. Ainoastaan yrityksen omilla kotisivuilla julkaistu tiedote ei juurikaan kerää näkyvyyttä tai yhteydenottoja. Sinne tänne sattumanvaraisesti lähetetty tiedote ei kuitenkaan sekään ole kaikista tehokkain vaihtoehto.
Kenelle tiedote sitten kannattaa lähettää? Monet yritykset tyytyvät lähettämään tiedotteensa suurimpien joukkoviestinten toimituksiin. Toiset taas käyttävät vuodesta toiseen samaa lähetyslistaa miettimättä, miten sitä kannattaisi optimoida tai päivittää paremman näkyvyyden takaamiseksi.
Jos mietit, kenelle tiedotteet oikeasti kannattaa lähettää, tässä muutama vinkki paremman lähetyslistan luomiseksi.
Toimituksille
Useimmat organisaatiot tietävätkin jo, että lehdistötiedotteet kannattaa lähettää vähintään suurimpien medioiden toimituksille. Useimmat sanomalehdet ja muut mediayhtiöt ottavatkin tiedotteita vastaan toimitusten yhteiseen sähköpostiin. Monessa mediassa toimituksen esimiehet käyvätkin kyseisen sähköpostin läpi useita kertoja päivässä uusien juttuideoiden toivossa.
Summamutikassa ei tiedotetta kannata toimituksiinkaan lähettää. Cisionin State of the Media 2020 -tutkimuksen mukaan toimitusten saamista tiedotteista ja pitchauksista alle neljännes on oikeasti relevantteja. Kannattaakin miettiä ennen tiedotteen lähettämistä, miksi organisaation tiedote kiinnostaisi median yleisöä. Paikalliset uutiset kannattaa valtakunnallisen median sijaan lähettää maakunta- tai paikallislehtien toimituksille. Tietyn niche-alan uutiset taas kiinnostavat usein alan aikakauslehden toimitusta.
Toimittajille
Toimitusten lisäksi tiedote kannattaa lähettää myös suoraan toimittajien henkilökohtaiseen sähköpostiin. Toimittajien sähköposteja ei kuitenkaan kannata täyttää spämmillä, vaan tiedote tulisi kohdentaa strategisesti tietyille toimittajille.
Voit esimerkiksi koota listan tietyn alan erikoistoimittajista tai toimittajista, joiden mielenkiinnon kohteisiin oma tiedotteesi näyttää kuuluvan. Voit myös harkita lähettäväsi tiedotteen lisäksi myös henkilökohtaisemman pitchauksen muutamalle toimittajalle, joiden haluaisit erityisesti tarttuvan aiheeseen. Voit esimerkiksi tarjota pitchauksessasi jotakin ylimääräistä tietoa tapauksesta.
Bloggaajille ja some-vaikuttajille
Tiedotteiden lähettäminen toimituksille ja toimittajillekin on useille organisaatioille niin sanotusti peruskauraa. Yllättävän harva organisaatio kuitenkaan hyödyntää bloggaajia ja vaikuttajia omassa viestintästrategiassaan. Tiedotteen voi hyvin lähettää myös esimerkiksi tietyn alan bloggaajille.
Bloggaajat eivät välttämättä tartu uutismaisiin tiedotteisiin yhtä hanakasti kuin vaikkapa sanomalehdet, mutta esimerkiksi uutuustuotteet, tapahtumat tai vaikka johonkin mielenkiintoiseen projektiin liittyvät tiedotteet saattavat kerätä näkyvyyttä myös blogeissa tai some-vaikuttajien postauksessa. Tätä näkyvyyttä ei kannata aliarvioida, sillä parhaimmillaan bloggaajilla ja some-vaikuttajilla on kymmeniä tuhansia erittäin sitoutuneita lukijoita tai katsojia.
Yhteiskunnallisille päättäjille
Yhteiskunnallinen viestintä ei ole kaikkien organisaatioiden tavoitteena, eikä esimerkiksi ministereitä ja kansanedustajia kannata lisätä tiedotteiden vastaanottajiksi pelkän huvin vuoksi. Jos organisaatio tekee kuitenkin yhteiskunnallisesti merkittävää työtä tai ilmoittaa esimerkiksi uuden projektin lanseerauksesta, saattaa tieto kiinnostaa myös yhteiskunnallisia päättäjiä. Jos toivot tiedotteesi poikivan esimerkiksi yhteiskunnallisia kannanottoja tai kommentteja päättäjiltä, tiedotteen lähettäminen suoraan päättävien tahojen sähköpostiin voi olla hyvä idea näkyvyyden keräämiseksi.
Aseta tavoite ja toimi sen mukaan
Tärkeintä tiedotteen kohdentamisessa on kuitenkin strateginen toiminta. Jokaiselle tiedotteelle kannattaakin asettaa jokin tavoite tai haluttu lopputulos. Se voi olla esimerkiksi tietty näkyvyys valtakunnallisessa mediassa tai nuoren yleisön tavoittaminen some-vaikuttajien kautta. Kun tavoite on asetettu, on myös tiedotteen kohdentaminen helppoa: lähetä tiedote sellaisille henkilöille ja ryhmille, jotka palvelevat parhaiten omaa tavoitettasi.
