Posts

yksittäisen tiedotteen tehon mittaaminen

Mistä tiedän, onko tiedotteeni tehokas?

Vielä nykyäänkin moni viestinnän ammattilainen tuskailee, miten voisi osoittaa työnsä arvon organisaation johdolle. PR ja viestintä ovat aiemmin olleet huonosti mitattavissa. Nykyään on toisin. Analytiikkaa on saatavilla paljon. Miten lehdistötiedotteen tehokkuutta ja toimivuutta ihan oikeasti voisi mitata ja miten kaikkea saatavilla olevaa statistiikkaa voisi parhaiten hyödyntää?  

Ennen kuin alat miettiä yksittäisen tiedotteen tehoa, pitäisi sinulla olla tiedossasi selkeä viestintäsuunnitelma ja organisaation viestinnälliset tavoitteet. Suunnitelman puuttuminen on yksi suurimmista viestintämokista, joihin yritykset syyllistyvät. Jokaisella tiedotteellasi tulisi olla tarkoitus tai tehtävä, joka tukee noiden tavoitteiden toteutumista. 

Määritä siis myös yksittäiselle tiedotteelle tavoite. Esimerkiksi brändin tunnettuuden lisääminen tai ehkä jopa uuden tuotteen myynnin kasvattaminen. 

Kun tiedotteellasi on tavoite, sen tehoa on helpompi mitata. Jos kaipaat ennen kaikkea tunnettuutta, toivot mahdollisimman monen toimittajan tarttuvan tiedotteeseen. Jos taas tavoitteena on kasvattaa myyntiä, mittaat ehkä mieluummin tiedotteen vaikutusta tuotteen kysyntään tai myyntiin. 

Ennen tiedotteen lähettämistä kannattaa varmistaa, että tiedote kiinnittää toimittajien huomion. Cisionin analyysityökalun avulla voit testata tiedotteen toimivuuden.

Mitä mittareita sitten kannattaa seurata? Tässä muutama tapa, jonka avulla voit mitata tiedotteesi tehokkuutta. 

Tiedotteen avausprosentti 

Tiedotteen avausprosentti antaa osviittaa siitä, miten kiinnostavaksi vastaanottajat ovat tiedotteen kokeneet. Jos avausprosentti on korkea, voi siitä päätellä ainakin sen, että tiedotteen otsikko on ollut kohdallaan ja että toimittajat ja vaikuttajat ovat kokeneet tiedotteen ensivaikutelman perusteella relevantiksi sisällöksi.  

Jos tiedotteesi avausprosentti on huono, se voi kertoa siitä, ettei tiedotteesi otsikko tai aihe onnistunut herättämään kohderyhmäsi mielenkiintoa. Jos tiedotteesi avausprosentti jää matalaksi, kannattaa tulevissa tiedotteissa testata erilaisia otsikoita ja uudenlaista kohdennusta. Halutessasi voit myös testata otsikkoasi lähettämälle osalle kontakteistasi erilaisen otsikkoversion samasta tiedotteestasi.  

Korkea avausprosentti on tietysti iloinen asia. Se tarkoittaa, että toimittajat ja vaikuttajat ovat huomanneet tiedotteen. Jos tavoittelet suurta mediahuomiota, ei pelkkä avausprosentti kuitenkaan riitä, vaikka se onkin jo hyvä alku. 

Mediaosumat 

Lehdistötiedottamisella tavoitellaan näkyvyyttä mediassa. Tiedotteen tehokkuutta onkin siis luonnollista mitata mediaosumilla. Kuinka monta uutista tai artikkelia tiedotteesi pohjalta on tehty? Sateleeko yritykselle haastattelupyyntöjä? Usein mediaosumat ovat tärkein mittari ja todiste onnistuneesta tiedotteesta. 

mediaseuranta

Osumia mediassa on helpoin seurata mediaseurantatyökalun avulla. Jos medialistasi oli rajallinen, voit myös yrittää seurata mediahuomiota manuaalisesti etsimällä tiedotteesi pohjalta kirjoitettuja uutisia kohdemedioistasi. 

Tiedotteen aiheesta riippuen kannattaa seurata mediaosumia pidemmältä ajanjaksolta, esimerkiksi viikon tai kahden ajalta tiedotteen lähettämisen jälkeen. Etenkin ajattomat tiedotteet saattavat löytää tiensä mediaan vasta muutaman päivän tai viikonkin kuluttua. 

Verkkosivujen kävijäliikenne 

Jos tavoitteena on esimerkiksi uuden tuotteen kysynnän lisääminen (kyllä, tiedotteita voi hyödyntää myös markkinoinnissa), eivät pelkät mediaosumat kuitenkaan riitä. Tiedotteen vaikutusta myyntiin voi olla hankala selvittää suoraan, mutta esimerkiksi verkkosivujen kävijäliikenteen kautta on mahdollista seurata, lisääntyykö liikenne tiedotteen myötä. 

Tärkeä perusasia on lisätä UTM-tageilla varustettu linkki jokaiseen tiedotteeseen. Näin tunnistat Google Analyticsin avulla tiedotteen kautta sivustolle löytäneen liikenteen. Myös tiedotteen aihetta tukeva laskeutumissivu voi olla hyvä tapa paitsi seurata kävijäliikennettä myös synnyttää konversioita tiedotteen avulla. 

Jotta asia ei olisi ihan näin yksinkertainen, ei kaikkea tiedotteen kautta tulevaa liikennettä ole mahdollista jäljittää UTM-tagien avulla. Mediat harvoin lisäävät juttuihinsa linkkejä ja vaikka lisäisivätkin, UTM-tagit usein poistetaan. Siksi viestinnän tuleekin seurata liikennettä muilla mittareilla. 

Lisääntyvätkö esimerkiksi hakukoneiden kautta tulleet kävijät heti tiedotteen julkaisun jälkeen? Entä saapuvatko kävijät tietylle, uutta tuotetta tai tiedotettavaa asiaa varten tehdylle sivulle? Näitä mittareita seuraamalla on mahdollista päätellä, onko viestinnällä ollut vaikutusta haluttuun asiaan. 

Markkinoinnista mallia tehokkuuden lisäämiseen 

Yksittäisten tiedotteiden pohjalta on vaikea tehdä analyysia yrityksen viestinnän toimivuudesta. Kun seuraat analytiikkaa pidemmältä aikaväliltä, on helppo myös huomata trendejä. Jääkö tiedotteesi avausprosentti usein alhaiseksi? Avaavatko toimittajat tiedotteesi, mutta mediaosumia ei vain tule? Kun tunnistat ongelmia, kannattaa niitä lähteä korjaamaan. 

Markkinoinnissa A/B-testaus on jo arkipäivää. Sama kannattaa ottaa osaksi myös viestinnän rutiineja. Jos tiedotat usein, voit kokeilla muuttaa yksittäisiä asioita tiedotteessasi ja testata niiden vaikutusta kokonaistuloksiin. Jos otsikkosi ovat usein pitkiä, kokeile välillä lyhyttä. Jos tiedotteesi ovat usein lyhyitä, kokeile lisätä niihin vähän sisältöä. Ehkä voisit testata uutta kohderyhmää? 

Toinen vaihtoehto on luoda useita eri versioita samasta tiedotteesta. Valitset sitten pienen ryhmän, jonka jaat kahteen (tai useampaan) osaan, joille lähetät eri versiot tiedotteestasi. Testin jälkeen seuraat avausprosenttia ja lähetät lopuille kohderyhmästäsi paremmin menestyneen tiedotteen. 

Moderni viestintä on pitkän tähtäimen prosessi 

Yksittäisestä tiedotteesta on mahdollista kerätä paljon dataa ja sen tehoa pystyy mittaamaan eri tavoilla. Kannattaa kuitenkin muistaa, että moderni viestintä on prosessi, jonka tehon näkee vasta pitkällä tähtäimellä. Yksittäinen lehtijuttu ei nosta brändin arvoa, mutta säännöllinen tiedottaminen ja esiintyminen mediassa saattavat hyvinkin niin tehdä. 

Hieman kliseisesti sanottuna ei ole olemassa epäonnistuneita tiedotteita, sillä huomiotta jääneet tiedotteet tarjoavat ainutlaatuisia oppimiskokemuksia. Kun analysoit säännöllisesti tiedotteitasi eri mittareilla, pystyt tarttumaan asioihin, jotka eivät toimi. Näin viestintää on mahdollista kehittää. 

Kun tiedotteiden onnistumisprosentit kasvavat ja viestintä tuottaa tulosta, on myös organisaation johdolle helpompi osoittaa viestinnän ja tiedottamisen arvo esimerkiksi parempana tunnettuutena tai kasvavina myyntilukuina. 

Tavoittaako tiedotteesi toimittajat? Testaa tiedotteesi tehokkuus ilmaiseksi

Tutkimuksemme mukaan suomalaistoimittajat saavat sähköposteihinsa jopa satoja lehdistötiedotteita viikottainTiedotetulvasta voikin olla hankala erottua. Uuden työkalumme avulla voit nyt testata, ovatko oman tiedotteesi elementit kohdallaan. 

Lehdistötiedotteen kuolemaa on povattu jo vuosia, mutta yhä vain tiedote on suosituin tapa tavoitella toimittajien ja median huomiota. Cisionin Toimittaja- ja viestijätutkimus 2019 kertoo, että toimittajatkin vastaanottavat yhä mielellään tiedotteita, vaikka ovatkin avoimia myös muunlaiselle sisällölle. 

Tee toimittajan työ mahdollisimman helpoksi 

Kuten muillakin ammattiryhmillä, myös toimittajilla on nykyään jatkuvasti kiire. Yksittäisellä toimittajalla on usein samaan aikaan useita juttuja työn alla ja uutisten kierto on nopeaa. Toimitukset metsästävät skuuppeja ja haluavat olla ensimmäisinä uutisoimassa uutisoimisen arvoisista asioista.  

Viestinnän ammattilaisena tai tiedottajana voit olla helpottamassa toimittajan työtä lähettämällä tiedotteita, joihin toimitusten on helppo tarttua. Hyvä tiedote muun muassa 

  • paljastaa jo otsikossa olennaisen 
  • on napakasti kirjoitettu 
  • sisältää vähintään yhden sitaatin 
  • sisältää yhteyshenkilöiden yhteystiedot lisätietojen kysymistä varten. 

Näillä yksinkertaisilla keinoilla tiedotteesi tarjoaa toimittajalle lähes kaiken tarpeellisen, mitä jutun tekemistä varten vaaditaan. Toimittaja voi kirjoittaa jutun tiedotteen pohjalta tai halutessaan soittaa ja kysyä lisätietoja. Tiedotteeseen kannattaa myös lisätä aiheeseen liittyvä kuva, jotta toimituksen ei tarvitse turvautua kuvapankkikuvaan tai lähettää valokuvaajaa paikan päälle. 

Täyttääkö oma tiedotteesi nämä vaatimukset? Voit testata asian ilmaiseksi uudella lehdistötiedotteiden analyysityökalullamme. Syötä koneeseen tiedotetekstisi ja analyysityökalumme pisteyttää tiedotteesi. Saat vastauksen välittömästä. Pääset testaamaan tiedotteesi tästä. 

Kohdennus ratkaisee 

Hyvin kirjoitettu tiedote ei kuitenkaan yksin takaa, että tiedotteesi tulisi huomatuksi. Vähintään yhtä tärkeää on tiedotteen oikeanlainen kohdentaminen. Ennen tiedotteen jakelua kannattaakin miettiä, kenelle tiedotteesi tarjoaa arvokasta ja kiinnostavaa tietoa. 

Toimittajat ovat vastuussa ennen kaikkea omalle yleisölleen. Ulota siis omakin ajattelusi toimittajia pidemmälle, suoraan uutisen lopullisiin lukijoihin. Kun löydät oman kohdeyleisösi, voit valita tiedotteen vastaanottajiksi ne toimittajat, toimitukset ja vaikuttajat, jotka ovat lopullisen kohdeyleisön kannalta tärkeitä. 

Jos kaipaat apua tiedotteesi kohdentamiseen tai jakeluun, autamme mielellämme. Voit ottaa meihin yhteyttä täältä. 

Kaipaatko apua tiedotteen kirjoittamiseen?  

Jos sinulla ei ole vielä lähetysvalmista tiedotetta tai jos sinulla on vaikeuksia päästä alkuun tiedotteen kirjoittamisessa, voit ladata ilmaisen oppaamme täältä. Opas tarjoaa sinulle konkreettisia vinkkejä tehokkaampien tiedotteiden kirjoittamiseen. 

Myös blogistamme löydät useita lehdistötiedottamista käsitteleviä tekstejä. Tutustu esimerkiksi näihin postauksiin

Tiedottamisen vuosikellolla suunnitelmallisuutta viestintään

Viestintä on tärkeä osa yrityksen toimintaa ja viestinnällä on mahdollista saavuttaa näkyvyyttä asiakkaiden, median ja muiden tärkeiden sidosryhmien keskuudessa. Tästä ovat varmasti kaikki viestinnän ammattilaiset yhtä mieltä. Toisinaan käytännön toteutus kuitenkin ontuu. Yksi syy tähän on viestinnän suunnittelemattomuus. Arkikiireiden keskellä tiedoteaiheiden keksiminen on joskus vaikeaa ja usein kiireessä tärkeätkin uutiset saattavat livahtaa ohitse.

Tiedottamista kannattaakin pyrkiä suunnittelemaan mahdollisimman pitkälle etukäteen. Hyvän suunnitelman toteuttaminen onnistuu muiden työkiireidenkin keskellä helpommin kuin tiedoteideoiden raapiminen kokoon tyhjästä. Viestintästrategian laatimisen tueksi kannattaakin ottaa tiedottamisen vuosikello.

Mikä on tiedottamisen vuosikello?

Tiedottamisen vuosikello on työkalu, joka tuo ryhtiä ja suunnitelmallisuutta viestintään. Ideaalitapauksessa seuraavan vuoden viestintää lähdetään suunnittelemaan jo ennen vuoden vaihdetta, jotta uuden vuoden alkaessa viestinnällä olisi olemassa jonkinlainen runko tiedottamisen tueksi.

Vuosikelloon merkataan kullekin kuukaudelle suunnitellut tiedotteet, uutisoinnin arvoiset asiat ja muut viestinnän kannalta tärkeät toimenpiteet. Esimerkiksi tulosjulkistukset, uudet tuotelanseeraukset ja yrityksen järjestämät tapahtumat ovat usein tiedossa jo hyvissä ajoin, joten viestintääkin on mahdollista suunnitella ennakolta.

Jos kalenteriin näyttää jäävän paljon aukkoja, kannattaa ideointia varten varata erikseen aikaa. Ideaalitilanteessa jokaiselle kuukaudelle tai vähintään jokaiselle kvartaalille olisi tiedossa jotakin tiedotettavaa tai viestittävää.

Esimerkki tiedottamisen vuosikellosta

Tässä on yhdenlainen esimerkki tiedottamisen vuosikellosta. Jos sinulla tai tiimilläsi on vaikeuksia keksiä ideoita tiedottamiseen, voit vapaasti hyödyntää alla kuvattuja aiheita oman viestintäsi tueksi. Linkeistä pääset katsomaan aidon esimerkin kyseisestä tiedotteesta.

Tammikuu: Tulosjulkistus

Helmikuu: Messut ja tapahtumat

Maaliskuu: Tutkimustulokset

Huhtikuu: Nimitysuutinen

Toukokuu: Yhteiskunnallinen kannanotto

Kesäkuu: Tuotejulkistus

Heinäkuu: Paikallistiedote

Elokuu: Yhteistyötiedote

Syyskuu: Kutsu lehdistötilaisuuteen

Lokakuu: Yritysjärjestelyt ja kaupat

Marraskuu: Palkinnot ja sertifikaatit

Joulukuu: Työnantajamielikuva

Suunnitelmalla strategisuutta viestintään

Ennen kuin alat täyttää viestinnän vuosikelloa oman yrityksenne osalta, on viestinnälle asetettava tavoitteita. Mitä haluatte saavuttaa viestinnässänne seuraavan vuoden aikana? Millaisia määrällisiä tavoitteita viestinnällä on ja miten viestinnän tavoitteita on tarkoitus mitata? Kun tavoitteet on määritetty, on viestintää myös helpompi suunnitella siten, että se aidosti tukisi tavoitteita. Suunnittelemalla ja mittaamalla viestintää strategisesti, sen tehokkuus ja arvostus yrityksissä kasvaa.

Jos haluat hallita yrityksenne viestintää entistä tehokkaammin yhdeltä alustalta, ota yhteyttä Cisionin asiantuntijoihin. Kauttamme saat käyttöösi paitsi räätälöidyt medialistat ja tiedotetyökalun myös kattavan tiedoteanalytiikan. Kysy lisää asiantuntijoiltamme.

kenelle tiedote kannattaa lähettää

Kenelle tiedote kannattaa lähettää?

Tiedottamisen keskiössä on tietysti aina itse tiedote. Hyvin kirjoitettu tiedote saa aina ansaitsemansa mediahuomion. Kuitenkin lähes yhtä tärkeää kuin itse tiedotteen kirjoittaminen on tietenkin tiedotteen lähettäminen. Ainoastaan yrityksen omilla kotisivuilla julkaistu tiedote ei juurikaan kerää näkyvyyttä tai yhteydenottoja. Sinne tänne sattumanvaraisesti lähetetty tiedote ei kuitenkaan sekään ole kaikista tehokkain vaihtoehto.

Kenelle tiedote sitten kannattaa lähettää? Monet yritykset tyytyvät lähettämään tiedotteensa suurimpien joukkoviestinten toimituksiin. Toiset taas käyttävät vuodesta toiseen samaa lähetyslistaa miettimättä, miten sitä kannattaisi optimoida tai päivittää paremman näkyvyyden takaamiseksi.

Jos mietit, kenelle tiedotteet oikeasti kannattaa lähettää, tässä muutama vinkki paremman lähetyslistan luomiseksi.

Toimituksille

Useimmat organisaatiot tietävätkin jo, että lehdistötiedotteet kannattaa lähettää vähintään suurimpien medioiden toimituksille. Useimmat sanomalehdet ja muut mediayhtiöt ottavatkin tiedotteita vastaan toimitusten yhteiseen sähköpostiin. Monessa mediassa toimituksen esimiehet käyvätkin kyseisen sähköpostin läpi useita kertoja päivässä uusien juttuideoiden toivossa.

Summamutikassa ei tiedotetta kannata toimituksiinkaan lähettää. Cisionin State of the Media 2020 -tutkimuksen mukaan toimitusten saamista tiedotteista ja pitchauksista alle neljännes on oikeasti relevantteja. Kannattaakin miettiä ennen tiedotteen lähettämistä, miksi organisaation tiedote kiinnostaisi median yleisöä. Paikalliset uutiset kannattaa valtakunnallisen median sijaan lähettää maakunta- tai paikallislehtien toimituksille. Tietyn niche-alan uutiset taas kiinnostavat usein alan aikakauslehden toimitusta.

kenelle tiedote kannattaa lähettää

Toimittajille

Toimitusten lisäksi tiedote kannattaa lähettää myös suoraan toimittajien henkilökohtaiseen sähköpostiin. Toimittajien sähköposteja ei kuitenkaan kannata täyttää spämmillä, vaan tiedote tulisi kohdentaa strategisesti tietyille toimittajille.

Voit esimerkiksi koota listan tietyn alan erikoistoimittajista tai toimittajista, joiden mielenkiinnon kohteisiin oma tiedotteesi näyttää kuuluvan. Voit myös harkita lähettäväsi tiedotteen lisäksi myös henkilökohtaisemman pitchauksen muutamalle toimittajalle, joiden haluaisit erityisesti tarttuvan aiheeseen. Voit esimerkiksi tarjota pitchauksessasi jotakin ylimääräistä tietoa tapauksesta.

Bloggaajille ja some-vaikuttajille

Tiedotteiden lähettäminen toimituksille ja toimittajillekin on useille organisaatioille niin sanotusti peruskauraa. Yllättävän harva organisaatio kuitenkaan hyödyntää bloggaajia ja vaikuttajia omassa viestintästrategiassaan. Tiedotteen voi hyvin lähettää myös esimerkiksi tietyn alan bloggaajille.

Bloggaajat eivät välttämättä tartu uutismaisiin tiedotteisiin yhtä hanakasti kuin vaikkapa sanomalehdet, mutta esimerkiksi uutuustuotteet, tapahtumat tai vaikka johonkin mielenkiintoiseen projektiin liittyvät tiedotteet saattavat kerätä näkyvyyttä myös blogeissa tai some-vaikuttajien postauksessa. Tätä näkyvyyttä ei kannata aliarvioida, sillä parhaimmillaan bloggaajilla ja some-vaikuttajilla on kymmeniä tuhansia erittäin sitoutuneita lukijoita tai katsojia.

Yhteiskunnallisille päättäjille

Yhteiskunnallinen viestintä ei ole kaikkien organisaatioiden tavoitteena, eikä esimerkiksi ministereitä ja kansanedustajia kannata lisätä tiedotteiden vastaanottajiksi pelkän huvin vuoksi. Jos organisaatio tekee kuitenkin yhteiskunnallisesti  merkittävää työtä tai ilmoittaa esimerkiksi uuden projektin lanseerauksesta, saattaa tieto kiinnostaa myös yhteiskunnallisia päättäjiä. Jos toivot tiedotteesi poikivan esimerkiksi yhteiskunnallisia kannanottoja tai kommentteja päättäjiltä, tiedotteen lähettäminen suoraan päättävien tahojen sähköpostiin voi olla hyvä idea näkyvyyden keräämiseksi.

Aseta tavoite ja toimi sen mukaan

Tärkeintä tiedotteen kohdentamisessa on kuitenkin strateginen toiminta. Jokaiselle tiedotteelle kannattaakin asettaa jokin tavoite tai haluttu lopputulos. Se voi olla esimerkiksi tietty näkyvyys valtakunnallisessa mediassa tai nuoren yleisön tavoittaminen some-vaikuttajien kautta. Kun tavoite on asetettu, on myös tiedotteen kohdentaminen helppoa: lähetä tiedote sellaisille henkilöille ja ryhmille, jotka palvelevat parhaiten omaa tavoitettasi.

maksimoi mediahuomio näillä viestintävinkeillä

Maksimoi mediahuomio – Cisionin parhaat vinkit toimittajien tavoittamiseen

Toimittajien tavoittaminen ja tiedotteiden näkyvyys ovat jatkuvasti viestinnän ammattilaisten mielessä. Hyvä uutinen on se, että Cisionin vuosittain julkaiseman State of the Media 2019 -tutkimuksen mukaan toimittajat kokevat hyvät suhteet viestinnän ammattilaisiin entistä tärkeämmiksi. Media siis lähtökohtaisesti toivoo viestijöiltä yhteydenottoja. Huono uutinen viestinnän kannalta on kuitenkin se, että toimittajat kokevat relevanteiksi alle 25 prosenttia pitchauksista.

Suomalaiset toimittajat saavat sähköpostiinsa päivittäin jopa 100 yhteydenottoa eri organisaatioiden viestintätiimeiltä. Tämä on tietysti huono uutinen viestinnän kannalta, sillä tiedotteiden paljous tekee erottumisesta vaikeaa. Toisaalta hyvä uutinen on pitchausten huono laatu. Suurin osa sähköposteista ja tiedotteista on toimittajien kannalta turhia. Jos siis onnistut tekemään toimittajalle relevantin juttuehdotuksen, ovat mahdollisuutesi näkyvyyden saavuttamiseen hyvät.

Kuinka toimittajat sitten tavoitetaan ja mediahuomio maksimoidaan? Tässä Cisionin parhaat vinkit.

Hyvin kirjoitettu tiedote on kaiken perusta

Lehdistötiedote on yhä viestinnän perusta. Suurin osa viestinnän ammattilaisista kirjoittaa lehdistötiedotteen rutiinilla, mutta toisinaan kokeneenkin tiedottajan kannattaa tarkistaa, että omat tiedotteet on optimaalisesti kirjoitettu. Tärkeitä asioita ovat etenkin uutiskoukun kirjoittaminen tekstin alkuun sekä muutaman sitaatin lisääminen tekstiä elävöittämään. Myös painokelpoiset kuvat ja spokespersonin yhteystiedot ovat tärkeitä asioita tehokkaan lehdistötiedotteen kirjoittamisessa.

Cision on laatinut kätevän vinkkilistan avuksi entistä parempien tiedotteiden kirjoittamiseen. Pääset lataamaan listan ilmaiseksi täältä.

Ajoita tiedote oikein

Tiedotteen ajoittamisen suhteen hyvä nyrkkisääntö on tämä: mitä tärkeämpi uutinen, sitä vähemmän merkitystä ajoituksella on. Toimittajat tarttuvat isoihin uutisiin, vaikka tiedote olisikin lähetetty perjantaina kello 15.30. Jos kyseessä on pienempi uutinen, kannattaa ajoituksellekin uhrata muutama ajatus. Aamu on usein paras aika tiedottamiselle, mutta toisaalta moni yritys ajoittaa tiedotteensa kello yhdeksäksi – erottuminen voi siis olla vaikeaa. Kannattaakin mahdollisuuksien mukaan ajastaa tiedote jo aikaisemmaksi tai vaihtoehtoisesti odottaa pahimman aamuruuhkan olevan ohi ja ajastaa tiedote lähtemään esimerkiksi kello 10.

Pidemmän tekstin tiedotteiden ajoittamisesta pääset lukemaan täältä.

maksimoi mediahuomio näillä viestintävinkeillä

Erityishuomio kohdentamiseen

Monesti yritys käyttää paljon aikaa ja vaivaa hyvän lehdistötiedotteen kirjoittamiseen, mutta tiedotteen jakamiselle ei välttämättä uhrata ajatustakaan. Sen sijaan, että pitchaisit oman yrityksesi uutisia ja omaa asiantuntijuuttasi kaikille Suomen toimittajille, mieti hetki omia tavoitteitasi.

Kenet oikeastaan haluat tavoittaa uutisellasi? Kenen haluat lukevan sitaattisi? Toimiiko yrityksesi kansainvälisellä, mutta kapealla toimialalla? Kiinnostaako tiedotteesi lähinnä paikallista yleisöä? Vai olisiko lausunnossasi ainesta valtakunnallisen lehden pääuutiseksi?

Kun olet miettinyt omia tavoitteitasi ja määritellyt kohdeyleisösi, käytä aikaa oikeiden kontaktien etsimiseen. Luo lista niistä toimittajista, vaikuttajista ja medioista, joiden kautta uskot tavoittavasi yleisösi parhaiten

Ole avulias ja helposti saavutettavissa

Kun sitten olet lähettänyt hyvin laaditun tiedotteen tarkkaan valitsemillesi toimittajille ja vielä oikeana ajankohtana, voit onnitella itseäsi. Työsi ei kuitenkaan vielä ole ohi. Nyt tehtäväsi on toivoa toimittajan yhteydenottoa. Lähes kaikki toimittajat haluavat juttuihinsa muutakin kuin vain valmiin tiedotteen. He toivovat haastattelua. Siksi on tärkeää lisätä tiedotteeseen mahdollisen haastateltavan yhteystiedot ja mielellään myös omat yhteystietosi. On tärkeää myös olla mahdollisimman hyvin toimittajan tavoitettavissa tiedotteen lähettämisen jälkeen. Kun autat toimittajaa jutunteossa parhaasi mukaan, hänelle jää hyvä kuva sinusta ja edustamastasi yrityksestä. Näin voit odottaa haastattelupyyntöjä myös tulevaisuudessa.

Vaali suhteitasi mediaan

Jos tahdot tehdä mediahuomion eteen vieläkin enemmän, voit itse pyrkiä aktiivisesti rakentamaan parempia suhteita toimittajiin ja mediaan. Siihen löydät enemmän vinkkejä tästä tekstistä.

Kuuntele alta myös päätoimittaja Saila-Mari Kohtalan vinkkejä viestinnän ammattilaisten ja toimittajien väliseen yhteistyöhön. Halutessasi voit myös lukea podcastista kirjoitetun tekstin täältä.

5 viestintämokaa

5 suurinta viestintämokaa, joihin yritykset syyllistyvät

Viestintää ei pääse pakoon yhdessäkään yrityksessä. Etenkin pörssiyhtiöissä viestintä ja avoin tiedottaminen asioista on laissa tarkasti säädetty. Muutkin kuin pörssiyhtiöt tuntevat kuitenkin viestinnän ja PR:än arvon ja viestivät toiminnastaan ulospäin ainakin jonkin verran. Viestintä ei kuitenkaan aina ole helppo laji. Aivan kuten missä tahansa muussakin asiassa, osa yrityksistä suoriutuu viestinnästä toisia paremmin. Jos viestintä tuntuu vieraalta ja hankalalta, kannattaa lukea tämä teksti. Selviät viestinnästä kunnialla, kun vältät nämä yleisimmät viestintämokat.

5 suurinta viestintämokaa – ja kuinka välttää ne

Yritys ei viesti mitään

Viestimättä jättäminen on aina pahin viestintämoka, johon yritys voi syyllistyä. Täysi radiohiljaisuus yrityksen suunnalta on aina huonoin vaihtoehto. Usein yritykset, jotka jättävät viestimättä, eivät ymmärrä viestinnän ja ansaitun median arvoa. Miksi edes pitäisi viestiä? Viestintä on kuitenkin hyvä keino:

  • Tuoda esiin yrityksen arvoja
  • Kertoa yrityksen tarina yleisölle
  • Rakentaa brändiä ja yrityksen tunnettavuutta
  • Kertoa kustannustehokkaasti yrityksen uusimmista saavutuksista ja kuulumisista

Ansaittu näkyvyys on helppo tapa kerätä yritykselle näkyvyyttä. Vaikka kaikki tiedotteet eivät menekään mediassa läpi tai kerää valtavaa määrää julkisuutta, on suuri moka jättää mahdollisuus käyttämättä. Kuluttajat pitävät mediassa kirjoitettua uutista selvästi yrityksen markkinointia luotettavampana. Siksi yksikin mediassa käsitelty tiedote voi parantaa sidosryhmien ja asiakkaiden mielipiteitä yrityksestä markkinointikampanjaa enemmän.

Viestintää ei suunnitella

Toinen suuri viestintämoka on viestinnän suunnittelemattomuus. Tavoitteiden puute on yksi yleisimmistä yritysviestinnän virheistä. Positiivista näissä tapauksissa on se, että yritys viestii jotakin. Viestinnän hyödyt jäävät kuitenkin saavuttamatta tai ainakin piiloon, jos viestintää ei suunnitella ja jos sille ei aseteta selkeitä tavoitteita.

Miksi viestintää sitten kannattaa tehdä suunnitelmallisesti?

  • Onnistumisen mittaaminen on helpompaa
  • Viestintätoimet voidaan suunnitella tavoitteiden mukaan – keskittyminen olennaiseen helpottuu
  • Resurssit on helpompi kohdistaa oikein, kun tiedetään haettava lopputulos

Viestinnälle kannattaa siis asettaa tavoitteet ainakin vuositasolla. Lisäksi on syytä varmistaa, että tavoitteita pystytään mittaamaan. Esimerkiksi Cisionin tiedotepalvelussa lehdistötiedotteiden mittaaminen on helppoa. Samalla kannattaa myös panostaa toimivaan mediaseurantaan.

viestintämokat

Hajuton ja mauton viestintä jättää kaikki kylmäksi

Harmittavan usein yritys- ja organisaatioviestintä on hajutonta ja mautonta. Yritykset pelkäävät ottaa kantaa asioihin ja tuoda aidosti esiin arvojaan, koska pelkäävät suututtavansa osan sidosryhmästään. Taustalla on ehkä luonnollinenkin pelko siitä, että osa yrityksen asiakkaista ja sitä myötä osa yrityksen kassavirrasta katoaa liian vahvojen mielipiteiden myötä. Pelosta seuraa harvoin mitään hyvää ja tämä pätee myös yritysviestinnässä. Pelko tekee yritysviestinnästä hajutonta ja mautonta, eikä sellainen viestintä yleensä onnistu kirvoittamaan niitä positiivisiakaan reaktioita.

Jos yrityksesi on määritellyt itselleen arvot, joiden mukaan sen on tarkoitus toimia, kannattaa ehdottomasti seistä näiden arvojen takana myös viestinnässä. Vaikka joku sitten loukkaantuisikin. Nykyään monet yritykset myös uskovat hyötyvänsä rohkeista kannanotoista ja esimerkiksi Helsinki Pride 2019 on kerännyt suuren joukon yrityksiä taakseen.

Kannattaakin siis miettiä, miten oma yrityksenne voisi rohkeasti viestiä arvoistaan sekä sanoin että teoin. Pelkät sanat eivät kuitenkaan riitä, vaan arvojen tulisi aidosti näkyä myös yrityksen toiminnassa.

Kaikki on positiivista ja virheistä vaietaan

Moni yritys tekee viestinnässään sen virheen, että tiedottaa kyllä positiivisista asioista ja liiketoiminnasta, kun luvut ovat hyvät. Kun alamäki alkaa tai virheitä sattuu, viestintä vaikenee. Pörssiyhtiöiden on lain mukaan raportoitava julkisuuteen myös huonot tulokset, mutta muut yritykset voivat pyrkiä häivyttämään huonot aikansa kokonaan yleisön nähtäviltä.

Kaikista virheistä ei tietenkään tarvitse huutaa julkisuuteen. Jos virheet tai hankaluudet vaikuttavat asiakkaisiin tai jos on pelkona, että uutiset leviävät organisaation ulkopuolelle joka tapauksessa, kannattaa valita avoimen tiedottamisen linja. Lehdistötiedote, jolla avataan reilusti tilannetta kaikille sidosryhmille antaa avoimen ja suoraselkäisen kuvan yrityksen toiminnasta. Hyvin hoidettu kriisiviestintä saattaa jopa kääntyä lopulta yrityksen voitoksi.

Kommentteihin ei vastata ja haastatteluja ei anneta

Pelkkä lehdistötiedotteiden lähettäminen ei vielä yksinään riitä tehokkaan näkyvyyden saavuttamiseen. Kuten Glorian ja Glorian Koti -lehtien päätoimittaja Saila-Mari Kohtala toteaa Mediavaikuttajat podcastissa, toimittajat usein soittavat yritysten yhteyshenkilöille ja kysyvät lisätietoja. Etenkin suurempien uutisten kohdalla pelkkä tiedote ei riitä täyttämään lukijoiden tiedonjanoa. Siksi onkin tärkeää, että yritys on nimennyt spoksepersonin, joka antaa tarvittaessa lausuntoja medialle.

Cisionin State of The Media 2019 -tutkimuksen mukaan suomalaistoimittajat pitävät yrityksen edustajaa luotettavimpana tietolähteenä, jopa lehdistötiedotetta luotettavampana. Siksi on tärkeää, että media saa tarvittaessa yhteyden myös aitoon ihmiseen yrityksen sisällä. Siksi hyvään lehdistötiedotteeseen kannattaa aina lisätä mukaan yhteyshenkilön puhelinnumero.

Kun onnistut viestinnässäsi välttämään nämä viisi virhettä, olet jo selvinnyt keskivertoa paremmin. Jos kaipaat lisää vinkkejä ja inspiraatiota viestintään, tilaa kuukausittain lähetettävä uutiskirjeemme täältä.

Näin saat tiedotteesi läpi mediassa

Kuinka tiedote läpi mediassa? 5 vinkkiä parempaan yhteistyöhön toimittajien kanssa

Tiedottajan ja viestijän tavoitteena on usein saada yritykselle tärkeä ja positiivinen uutinen leviämään mahdollisimman laajalle mediassa. Siksi asiasta halutaan tiedottaa. Monesti vaivalla tehty tiedote tuntuu kuitenkin jäävän noteeraamatta ja päätyvän suoraan toimittajan roskapostilaatikkoon.

Miten oman tiedotteen läpimenoa mediassa sitten voisi parantaa? Jos olet jo lukenut vinkkimme tehokkaan lehdistötiedotteen kirjoittamiseen ja olet ottanut selvää, mikä on paras aika lähettää lehdistötiedote, ei hätää. Tässä vielä viisi lisävinkkiä toimivampaan yhteistyöhön toimittajien kanssa.

Kohdenna, kohdenna ja kohdenna

Oikean kohderyhmän valintaa ei voi liikaa korostaa tiedottamisessa. Moni viestijä tekee kuitenkin kohdentamisessa sen virheen, että miettii toimittajia omana kohderyhmänään. Tässä kohtaa mennään pahasti metsään, sillä oikea kohderyhmä löytyy aina lukijoista. Kun toimittaja valitsee juttuaiheita, hän miettii aina omaa kohderyhmäänsä, yleisöään. Siksi myös viestijän täytyy miettiä uutisensa lopullista kohderyhmää, median lukijoita.

Toimittajien tai medioiden huolellinen tutkiminen ennen tiedotteen lähettämistä saattaa kuulostaa liian työläältä, mutta usein tämä ponnistelu tuottaa myös tulosta. Usein mediat kertovat omilla nettisivuillaan selvästi oman kohderyhmänsä. Myös yksittäisten toimittajien sosiaalisen median kanavista voit usein selvittää, mistä aiheista toimittaja tekee juttuja ja sitä kautta saat vihiä myös tämän yleisön kiinnostuksen kohteista. Voit myös hyödyntää Cisionin mediatietokantaa toimittajien tavoittamisessa ja viestisi kohdentamisessa. Kysy lisää asiantuntijoiltamme.

Kirjoita uutiskoukku esiin

Uutinen on rakenteeltaan kuin kärjellään seisova kolmio, painavin asia on aina ylimpänä, jotta lukijan on helppo löytää tärkein asia nopeasti. Lehdistötiedotteen kirjoittaminen ei tältä osin poikkea uutisen kirjoittamisesta. Sijoita tiedotteen painavin asia, uutiskoukku, aina ensimmäiseksi.

Toimitusten resurssit ovat vähentyneet ja toimittajia vaivaa usein jatkuva kiire. He eivät ehdi etsiä uutista huonosti kirjoitetusta tiedotteesta. Tee siis toimittajalle palvelus ja säästä hänet etsimisen vaivalta.

näin saat tiedotteen läpi mediassa

Helpota toimittajan työtä tarjoamalla ekstraa

Monet toimittajat työskentelevät useiden juttujen parissa päivittäin. Siksi yhteen uutiseen ei ehdi käyttää montaa tuntia. Tiedottajan kannattaakin tiedostaa tämä ja tarjota toimittajalle tiedotteessa kaikki materiaali, jota tämä saattaa jutunteon yhteydessä tarvita. Itse tiedote kannattaa pitää tiiviinä ja selkeänä. Tiedotteen lisäksi kannattaa kuitenkin lisätä esimerkiksi linkki aihetta täydentävään dataan tai tutkimukseen. Muista myös kirjoittaa tiedotteeseen muutama sitaatti, jotta toimittajan on helppo poimia yrityksen spokespersonin lausunto lyhyeenkin uutiseen.

Kuvat ovat toimituksille todella tärkeitä. Yksi kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa ja tämä pätee myös uutisjuttuihin. Kuva myös herättää lukijan kiinnostuksen. Siksi kannattaakin lisätä tiedotteeseen muutama kuva tai ainakin linkki yrityksen kuvapankkiin, josta toimittaja voi valita juttuunsa sopivan kuvan. Varmista, että kuvat ovat tarpeeksi hyvälaatuisia myös painoon.

Älä unohda haastateltavan yhteystietoja – ja ole tavoitettavissa!

Usein etenkin isompien uutisten kohdalla toimitukset haluavat haastatella yrityksen edustajaa saadakseen tältä juuri heidän edustamalleen medialle suunnatut kommentit. Siksi onkin tärkeää muistaa liittää tiedotteeseen sekä viestinnän että sopivan haastateltavan yhteystiedot.

Valmistaudu myös olemaan puhelimen päässä tiedotteen lähettämisen jälkeen ja kehota myös muita tiedotteeseen lisättyjä kontakteja tekemään samoin. Toimittaja turhautuu, jos juuri lähetettyä tiedotetta ei olla valmiita kommentoimaan.

Älä painosta tai sanele ehtoja

Vaikka tämän pitäisi olla itsestäänselvyys, kuulee toimittajilta toisinaan kauhutarinoita viestijöistä, jotka yrittävät vaikuttaa toimittajien päätöksentekoon. Totuus on kuitenkin se, että tiedotteen lähettämisen jälkeen et juurikaan voi vaikuttaa niihin näkökulmiin, joista käsin toimitukset tiedotetta käsittelevät. Et voi siis vaatia toimittajaa nostamaan esiin tiettyä asiaa tiedotteestasi tai vaatia lehdestä tiettyä julkaisupaikkaa.

Toimittajan ja viestijän kohtaamisessa on kyse kahden ammattilaisen välisestä yhteistyöstä. Viestijänä autat toimittajaa tekemään yleisöään kiinnostavaa journalismia. Toimittaja puolestaan vastaa työstään yleisölleen ja usein toimittaja tunteekin yleisönsä paremmin kuin viestijä. Luota siis toimittajan päätöksentekoon. Toisinaan tiedote ei mene läpi siinä muodossa kuin viestijä on halunnut, mutta tämä täytyy vain hyväksyä. Jos haluat tietää lisää median logiikasta, kannattaa tutustua journalistin ohjeisiin, jotka ovat käytössä lähes kaikissa suomalaisissa toimituksissa.

Toivottavasti nämä vinkit auttavat sinua lähettämään entistä tehokkaampia tiedotteita ja saavuttamaan viestinnällesi ansaittua näkyvyyttä. Jos kaipaat lisää vinkkejä parempaan tiedottamiseen, lue kuinka voit rakentaa paremman suhteet mediaan ja miten pitchata toimittajia sähköpostitse.

Mikä on paras aika lähettää lehdistötiedote?

Viestinnän ammattilaisena haluat maksimoida yrityksesi viestien keräämän medianäkyvyyden. Hyvien mediasuhteiden rakentaminen ja ylläpito on tärkeä osa ansaitun näkyvyyden hallintaa, mutta tärkein yksittäinen työkalu viestinnässä on edelleen lehdistötiedote.

Toimittajat haluavat saada sähköpostiinsa hyvin kirjoitettuja ja valmiiksi uutisen muotoon laadittuja lehdistötiedotteita. Pelkkä tehokkaan lehdistötiedotteen kirjoittaminen ei kuitenkaan riitä takaamaan sitä, että tiedote todella tulisi noteeratuksi mediassa. Myös tiedotteen lähetysajankohdalla on merkitystä.

On mahdotonta sanoa, että tiettyyn aikaan lähetetty tiedote nousisi varmasti otsikoihin. Mediatalot etsivät uutisia ja tarpeeksi kova uutinen nousee varmasti näkyviin mediassa tiedotteen lähetysajankohdasta riippumatta.

Jos tiedotteesi sisältö ei ole ihan etusivun arvoista uutisoitavaa, lähetysajankohtaan kannattaa kuitenkin kiinnittää huomiota.

Huomioi toimitusten työrytmi – aamu yleensä paras aika tiedotteelle

Useimmat toimitukset työskentelevät yhden tai maksimissaan kahden päivän sykleissä. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että toimitus kokoontuu aamuisin sopimaan päivän agendan ja esimerkiksi seuraavan päivän pääuutiset. Verkkoaika on toki muuttanut perinteistä julkaisurytmiä ja monesti etenkin lyhyemmät uutiset julkaistaan jo saman päivän aikana. Haastatteluja ja taustoitusta vaativat uutiset julkaistaan useimmiten kuitenkin vasta seuraavana päivänä.

Viestinnän ammattilaisen kannalta tämä on hyödyllistä tietoa. Jos toivot tiedotteestasi isompaa ja taustoittavampaa juttua, kannattaa viesti lähettää toimituksille jo aamulla, mielellään hieman ennen aamupalaverin alkua. Useimmissa toimituksissa tämä tarkoittaa ennen kello yhdeksää aamulla.

Jos et usko tiedotteesi olevan laajemman uutisoinnin tai taustoittavan haastattelun arvoinen, tiedotteen lähettämisajankohta ei ole yhtä kriittinen. Silti tiedote kannattaa mahdollisuuksien mukaan lähettää aamupäivän aikana, jotta toimituksilla on mahdollisimman paljon aikaa reagoida siihen.

Älä lähetä tiedotetta perjantaina iltapäivällä, sillä toimittajatkin ovat vain ihmisiä. Jollei tiedotteesi ole todella kovan luokan uutinen, kukaan tuskin tarttuu siihen juuri ennen viikonlopun viettoon lähtemistä.

Vuodenajallakin on väliä – hyödynnä heinäkuun uutispula

Tiedotetta ei yleensä voi lykätä kuukausikaupalla – eikä kannatakaan! Pidemmän tähtäimen suunnittelussa kannattaa kuitenkin miettiä myös vuodenaikoja. Jos havittelet suurta PR näkyvyyttä esimerkiksi yrityksessäsi toteutetuille tutkimuksille tai muille uutisille, joiden uutisointi ei ole niin päivän päälle, kannattaa tähdätä heinäkuulle.

Heinäkuussa Suomi on kiinni ja toimitukset kärsivät kroonisesta uutispulasta. Heinäkuussa toimitukset ottavat kiitollisina vastaan jokaisen uutisoinnin arvoisen tiedotteen, joten jos lomakausi ei paina liikaa päälle, kannattaa tiedotteita laittaa ulos heinäkuussa.

Tiedota omat tavoitteet edellä

Tiedotetta lähettäessä on tietenkin tärkeintä pitää omat tavoitteet kirkkaana mielessä. Jos yrityksesi potentiaaliset asiakkaat ja tärkeimmät sidosryhmät lomailevat heinäkuussa, ei tiedotteita välttämättä kannata julkaista heinäkuussa. Samoin jos yritykselläsi on jotakin kiireistä tiedotettavaa, ei viestinnän kanssa kannata odotella aamuun tai viikonlopun yli.

Todellisuudessa tiedotteen läpimenoon vaikuttaa tietysti moni muukin asia kuin lähetysajankohta. Toisinaan kiireinen uutispäivä ajaa toimituksissa kaiken muun ohi, joinakin päivinä toimituksessa on hiljaista iltapäivästä, jolloin tiedote on helppo saada läpi mediassa. Liikaa ei siis kannata laittaa pelkän lähetysajankohdan varaan. Tärkeintä on tietenkin se, että tiedote on hyvin ja selkeästi kirjoitettu ja että uutiskoukku on nostettu näkyville toimittajaa varten. Jos kaipaat lisää apuja tehokkaampien tiedotteiden kirjoittamiseen, lataa ilmainen oppaamme täältä. 

Lehdistötiedote on viestinnän kulmakivi. Tiedote kannattaa kohdentaa oikein.

Näin kirjoitat tehokkaan lehdistötiedotteen

Lehdistötiedote on yritysviestinnän ja tiedottamisen kulmakivi, josta hyötyvät parhaassa tapauksessa kaikki osapuolet. Toimittajat saavat tiedotteista juttuideoita suoraan sähköpostiinsa ja yritykset puolestaan keräävät näkyvyyttä projekteilleen ja omille uutisilleen.

Lehdistötiedotteen kirjoittaminen on rutiinia viestinnän ammattilaiselle. Toisinaan kannattaa kuitenkin kerrata tehokkaan lehdistötiedotteen resepti, sillä nopeasti muuttuva mediakenttä vaatii paljon myös viestijältä.

Toimittajat odottavat entistä näkyvämpiä uutiskoukkuja

Kuten Cisionin toimittaja- ja viestijätutkimus 2018 kertoo, toimittajat arvostavat yrityksen yhteydenotoista eniten juuri lehdistötiedotetta ja he pitävät sitä luotettavimpina yritysviestinnän lähteenä.

Vaikka toimittajat odottavat ja arvostavat lehdistötiedotetta, ei se kuitenkaan tarkoita, että näkyvyyttä olisi tarjolla myös huolimattomasti kokoon kyhätylle tiedotteelle. Toimittajien huomiosta kilpaillaan ja näkyvyyttä saavat ainoastaan tiedotteet, joihin toimittajan on helppo tarttua.

Mitä tämä sitten tarkoittaa tiedottajan tai viestinnän ammattilaisen kannalta? Ainakin sitä, että lehdistötiedotetta kirjoittaessaan viestijän kannattaa keskittyä etsimään ja nostamaan esiin uutiskoukku, joka kiinnostaisi toimittajaa ja tämän kohdeyleisöä. Muista siis miettiä jo ennen tiedotteen lähettämistä, mikä on viestisi ydinsanoma ja miksi se on julkisuuden arvoinen.

Jos haluat lisää vinkkejä tehokkaamman lehdistötiedotteen kirjoittamiseen, lataa ilmainen oppaamme tästä.

Lehdistötiedote on tärkeä osa viestintää. Tiedote kannattaa kohdentaa oikein.

Kohdenna lehdistötiedote oikein

Pelkkä hyvän tiedotteen kirjoittaminen ei kuitenkaan riitä. Se täytyy myös kohdentaa oikeille henkilöille. Hyväkään tiedote ei saa ansaitsemaansa näkyvyyttä, jos se ei päädy oikeiden toimittajien tai vaikuttajien näkyville.

Tiedotteen kirjoittamisen jälkeen kannattaa miettiä, kuka viestistä voisi kiinnostua. Kiinnostaako tiedote ennen kaikkea tietyllä toimialalla työskentelevilä ihmisiä? Onko kyseessä paikallisesti kiinnostava uutinen tai ilmiö vai jotain, joka kiinnostaisi medioita myös kansainvälisesti?

On tärkeää saada sanoma oikeiden toimittajien ja vaikuttajien eteen. Usein onkin tehokkaampaa lähettää tiedote suoraan tietyn alan erikoistoimittajalle tai aihetta käsittelevälle bloggaajalle kuin jakaa tiedotetta satunnaisten toimitusten sähköposteihin.

Meillä Cisionilla on markkinoiden kattavin toimittajatietokanta, niin Suomessa kuin maailmanlaajuisesti. Kasvatat haluamaasi näkyvyyttä myös tarjoamiemme lisäkanavien, kuten Cision Newsin, Kauppalehden ja Taloussanomien kautta. Myös automaattisesti päivittyvän kotisivuintegraation avulla tavoitat juuri oikeat toimittajat, vaikuttajat ja päättäjät.

Ota meihin yhteyttä, jos haluat lisätietoja Cisionin tarjoamista yritysviestinnän ratkaisuista.

Lataa tästä ilmainen oppaamme tehokkaampien lehdistötiedotteiden lähettämiseen.

Laadukkaan tiedotteen osa-alueet

Tiedotteiden laatiminen ja välittäminen eteenpäin mahdollistaa yritykselle ajankohtaisena pysymisen niin medialle kuin asiakkaille. Lehdistötiedote voi kuitenkin tehdä myös paljon muuta kuin vain kertoa yrityksestäsi toisille. Laadukkaan tiedotteen jokaisen osan tarkoitus on vaikuttaa lukijaan ja saada hänet toimimaan halutulla tavalla.

Tässä blogissa kerrotaan neljästä laadukkaan tiedotteen elementistä:

  • Kiinnostava aihe
  • Oikeat medialiitteet
  • Tasokkaat linkit
  • Ja sosiaalinen media

1. Tunnista selvä ja kiinnostava uutinen

Tiedotteen tarkoitus on muistuttaa mediaa, asiakkaita ja muita sidosryhmiä, että yrityksesi on ajankohtainen. Tämä tapahtuu uutisella, joka pitää kertoa heti tiedotteen alussa.

Mitä yritys on saavuttanut viime aikoina? Mitä uusia tuotteita tai palveluita tarjotaan? Onko yritys tunnistettu alan johtajaksi? Nämä kysymykset ohjaavat tiedotteen suuntaa ja selittävät kuinka yritys vaikuttaa alaan.

Voit myös aloittaa perusteista:

  • Keneen uutinen perustuu? Mikä organisaatio tai yksilö on uutisen lähteenä?
  • Mikä on uutinen? Mikä tapahtuma, virstanpylväs tai muutos tapahtuu? Tarjoatko neuvoja vai analyysia?
  • Missä uutinen tapahtuu? Jos kyseessä on tilaisuus, niin missä se sijaitsee? Jos kyseessä on uudet verkkosivut, niin miten ihmiset voivat löytää sinut verkosta?
  • Milloin uutinen tapahtuu? Tänään vai ensi viikolla? Jos se on tulevaa, niin miksi lukijoiden pitäisi välittää siitä nyt?
  • Miksi uutinen on tärkeää lukijalle? Kuinka se vaikuttaa heihin?

Tärkein asia uutista tehdessä on, että kyse ei ole vain sinusta tai edustamastasi yrityksestä. Yleisön pitää alusta asti ymmärtää tiedotteen tärkeys, joten kirjoita se heille.

2. Vältä yleisön pitkästyttämistä ja lisää mediaa

Elämme sisällön aikakautta, jossa verkkosivut hukkuvat potentiaalisiin linkkeihin. HubSpot raportoi 2016, että 43 prosenttia lukijoista vain vilkuilee verkkosisällön. Tämä tarkoittaa, että kaksi viidestä lukijasta ei välttämättä edes lue tiedotettasi kokonaan. Käyttämällä mediaa voit pitää lukijasi kiinnostuneina sisällöstä.

Tiedotteessa voi käyttää mediaa monessa eri muodossa:

  • Yrityslogot tarjoavat visuaalisen representaation yrityksestä.
  • Valokuvat eri tapahtumista antavat kasvot yritykselle.
  • Infografiikat havainnollistavat asiantuntemuksen.
  • Videot kertovat yleisölle visuaalisesti ja äänellisesti tärkeimmän uutisesta.

Sama HubSpotin raportti osoittaa myös, että käyttäjät kuluttavat videot kokonaan (55 %) enemmin kuin minkään muun verkkosisällön. Videon lisäys vahvistaa siis uutisen läpimenoprosenttia.

3. Optimoi tiedotteesi laadukkailla linkeillä.

Vaikka itse uutinen on tärkein osa tiedotetta, se ei välttämättä yksistään riitä vetämään toimittajia ja lukijoita yrityksesti pariin. Upotetut linkit ja pelkkänä tekstinä olevat URLit tarjoavat lisätietoa, joka ei mahdu tiedotteen tarjoamaan lyhyeen tilaan.

Call to Action (CTA)

CTA on tiedotteen sydän. Hyvää tiedotetta ei vain lueta, vaan sen pohjalta myös toimitaan. Sisällytä call-to-action-linkki, joka tekee seuraavat asiat:

  • Sijaitsee heti ensimmäisen kappaleen jälkeen. Älä hautaa linkkiä tiedotteen loppuun.
  • URL on pelkkää tekstiä. Käyttäjät luottavat verkossa enemmän pelkkää tekstiä sisältäviin linkkeihin, koska niistä näkee nopeasti linkin kohteen.
  • Pyytää lukijaa tekemään selkeän toiminnnan: jakamaan, twiittamaan, tilaamaan, liittymään jne. Kerro suoraan mitä haluat lukijoiden tekevän tiedotteen lukemisen jälkeen.

Lisätietoa tarjoavat linkit

Mahdollisia lisätietoa tarjoavat linkit verkkosivuille tai artikkeleihin kannattaa sijoittaa tiedotteen leipätekstiin. Pysyttele kuitenkin enintään kolmessa linkissä välttääksesi lukijan pommittamista linkeillä.

Boilerilinkki

Lisää tiedotteen lopussa olevaan boiler-tekstiin linkki yrityksesi verkkosivuille. Tämä kertoo mistä sinut voi löytää ja on toimiva pitkällä tähtäimellä, mutta ei pyydä lukijoita nyt tekemään tiettyä toimintaa. CTA-linkki on kehoitusta varten tiedotteen alussa.

4. Tiedotteen jakaminen sosiaaliseen mediaan lisää sen kattavuutta

Laadukas tiedote on kohdistettu luomaan huomiota toimittajilta ja muilta median edustajilta. Se on kuitenkin myös mahdollisuus pitää kuluttajat ja jo yritystä seuraavat toimittajat ajan tasalla.

Tiedotteen julkaiseminen eri sosiaalisen median kanavissa voi lisätä sen kattavuutta tykkäysten, jakojen ja uudelleentwiittausten muodossa, ja näin lisätä sen potentiaalista vaikutusta ja tiedotteen yleisöä.

Muista, että tiedotteen eri osat toimivat parhaiten eri tavoilla eri kanavissa:

  • Julkaise kuvat Facebookissa, Twitterissä ja Pinterestissä
  • Jaa YouTube-videot Facebookissa ja Twitterissä
  • Twiittaa infografiikka-linkit tarjotaksesi tietoa seuraajillesi

Hyvin muotoilulla uutisella, strategisesti sijoitetulla medialla ja linkeillä, ja sopivilla sosiaalisen median kanavilla tiedotteesi houkuttelee mediaa ja muita lukijoita. Tiedotteen laatiminen tällä tavalla tuo enemmän huomioita.

Käänteinen pyramidi: tehokas ja toimiva tapa kirjoittaa lehdistötiedote

Toimittajien ja bloggaajien huomion herättäminen tiedotteen avulla ei ole aivan yksinkertaista. Tiedotteen voi muotoilla monella tavalla ja sisältöä sijoittaa liuskan eri kohtiin. Toimittajat käyttävät usein uutisia kirjoittaessaan käänteinen pyramidi -nimistä tekniikkaa, joka soveltuu erinomaisesti myös tiedotteisiin. Tässä tekniikassa kaikista tärkein tieto sijoitetaan tekstin alkuun. Tällä tavoin tiedotteet kiireessä läpi kahlaavat saavat nopeasti selville mistä on kyse sekä houkutellaan lukijat lukemaan juttu loppuun.

Tärkeimmän tiedon lisäksi tiedotteessa pitää olla luova ja informatiivinen otsikko, joka johdattaa lukijan sisälle juttuun. Näiden kahden asian yhdistäminen on yksinkertainen ja tehokas tapa kirjoittaa tiedote, koska se tekee lukijalle helpoksi kerätä tietoa ja tehdä nopean päätöksen lukemisen jatkamisesta.

Mitä kirjoittaa tiedotteeseen tärkeimmän tiedon jälkeen? Lisää lukijoiden tarvitsemat lisätiedot aiheesta tai tapahtumasta. Sisällytä tekstiä, joka tuottaa aiheeseen taustatietoa. Tarjoile lukijalle lainauksia, tukevaa tietoa, lähteitä sekä yhteenveto, joka on helppo jakaa sosiaalisessa mediassa ja ei ole liian monimutkainen. Lisää viimeisimmäksi omat yhteystietosi ja yrityksesi boileri niitä varten, joita aihe kiinnostaa enemmän.

Muista: jos tiedotteestasi ei selviä otsikon ja ensimmäisen lauseen jälkeen mistä se kertoo, lukija luultavasti ei lue sitä loppuun.

Muista nämä asiat ennen tiedotteen lähettämistä

Tiedotteen kohdeyleisön tunnistaminen ennen sen kirjoittamista on tärkeää. Pelkkä tunnistaminen ei kuitenkaan tee tiedotteesta erinomaista. Kokosimme viisi kysymystä, joita pitää pohtia ennen tiedotteen lähettämistä. Ne auttavat sinua kirjoittamaan tekstin, joka herättää median, kuluttajien, ammattilaisten, sijoittajien ja asiantuntijoiden mielenkiinnon.

Kenelle viestisi on suunnattu?

Mieti tarkasti kenelle tiedote on tarkoitettu. Ketkä ovat keskeisiä lukijoitasi? Tämän pitäminen mielessä helpottaa tiedotteen hiomista. Kirjoita aina ensisijaisesti kohdeyleisöllesi. Vasta tämän jälkeen keskity tekstin hiomiseen selkeäksi. Kirjoita tärkeimmät kohdat heti alkuun ja jätä lisätiedot tekstin loppuun. Jos epäilet tekstisi rakennetta, googleta inverted pyramid ja käytä kyseistä mallia apunasi.

Jos kaipaat apua tiedotteesi kohdentamiseen ja oikean kohdeyleisön saavuttamiseen, ota yhteyttä asiantuntijoihimme tai lue lisää mediatietokannastamme.

Miten ja milloin lukijasi etsivät tietoa?

Tiedon pitää saavuttaa kohdeyleisösi. Mieti etukäteen haluatko tavoittaa tekstilläsi aamulla kännykkää näpräävät teinit vai illalla televisiota katselevat isovanhemmat. Tieto tulee tarjota silloin, kun kohdeyleisö on kiinnostunut siitä. Jos haluat saada tekstisi kännykällä luettavaan muotoon, muista että tekstin pitää olla riittävän lyhyt. Muuten sitä on hankala lukea pieneltä näytöltä. Lisätietoa tiedotteen oikeasta ajoituksesta voit lukea tästä artikkelista.

Minkälaista sisältöä kohdeyleisösi etsii?

Tarjoa tietosi sellaisessa muodossa, että kohdeyleisösi on helppo käyttää sitä. Etsivätkö he tekstiä, kuvia vai videoita vai kenties näiden yhdistelmää? Katsotuimmat lehdistötiedotteet sisältävät kuvia ja videoita. Mediaa sisältävät lehdistötiedotteet pitävät lukijat myös pidempään tiedotteen parissa. Täältä pääset lataamaan ilmaisen oppaan lehdistötiedotteen laatimisen tueksi.

Missä lukijasi ovat?

Pohdi kohdeyleisösi sijaintia ennen tiedotteen lähettämistä. Jaa sisältösi sinne, missä kohdeyleisösi on. On turhaa ja tehotonta jakaa sisältöä alueille, joissa se ei herätä mitään mielenkiintoa. Vaikka internetin avulla on mahdollista lähettää informaatiota minne tahansa, tiedote kannattaa lähettää sinne missä sillä on kysyntää. Cisionin kautta jakelet tiedotteesi Suomen lisäksi myös ulkomaille. Kysy lisätietoja asiantuntijoiltamme.

Millä kielellä kohdeyleisösi hankkii tietoa?

Ota selvää tästä etukäteen. On turhaa tarjota sisältöä suomeksi, jos kohdeyleisö haluaa tietoa englanniksi. Kun olet tunnistanut tavoitteesi ja kohdeyleisösi, pysähdy hetkeksi ja arvioi tilanne. Mikä on paras tapa viestiä juuri tässä tilanteessa? Miten tiedote kannattaa lähettää? Pyri maksimoimaan tiedotteesi näkyvyys ja löytämään kohdeyleisösi.

Jos kaipaat lisävinkkejä tehokkaampien lehdistötiedotteiden laatimiseen, kannattaa tutustua myös tähän blogipostaukseen.

Tiesithän, että Cisionin kautta onnistuu myös yksittäisten tiedotteiden kertajakelu? Sinun ei siis tarvitse sitoutua pitkäaikaiseen sopimukseen kanssamme. Lue lisää tiedotteiden kertajakelusta täältä tai pyydä esittely asiantuntjaltamme.

3 avaintekijää, joilla voit todistaa tiedotteen arvon johdolle

Tiedotteet ovat olleet viestintäammattilaisten päätyökalu useiden vuosien ajan. Niiden arvo on kuitenkin monelle viestijälle vielä kysymysmerkki.

Oikeanlaisella suunnitelmalla voit mitata tiedotteiden menestystä entistä tehokkaammin ja myös todistaa liiketoiminnalle kuinka arvokkaita ne ovat.

Tiedotteen arvon mittaamiseksi tarvitset kolme avaintekijää, jotka sinun pitää ottaa huomioon viestintästrategiassasi:

1) Tavoitteet

Mitä haluat saavuttaa tiedotteellasi? Tarvitset tavoiteltavan päämäärän jos haluat mitata menestystäsi.

Valitse täsmällinen ja mitattava tavoite, kuten verkkosivukävijämäärän kasvu tai tapahtumaan rekisteröityneiden ihmisten lukumäärä. Käytä aikaisempaa tietoa määrittääksesi tietty numero, jonka haluat saavuttaa.

Pidä huolta, että useat tiimisi ja organisaatiosi henkilöt antavat oman panoksensa tiedotteeseen. Tällä tavoin varmistat, että suunnitelmasi tavoittaa kaikkien tarpeet.

2) Mittarit

Keskittyminen oikeisiin mittareihin on avain menestykseen. Esimerkiksi sen sijaan, että katsoisit vain jakelun kattavuutta, mittaa tiedotteen avauskertoja. Kattavuus kertoo sinulle kuinka moni on nähnyt tiedotteesi ja avauskerrat kuinka moni on oikeasti lukenut sen.

Muista myös mitata tiedotteeseen sitoutumista.  Somejaoista voit löytää henkilöt, jotka puhuvat uutisestasi ja seurata kuinka moni klikkaa linkkejäsi. Tiedotteen lukeneiden reaktiot antavat sinulle hyvän indikaattorin tehokkuudesta ja vaikutuksesta liiketoimintaasi.

3) Analyysi

Avainluvuista koostetusta datasta voit löytää tiedotteesi oikean arvon. Pidä huolta, että seuraat numeroita jatkuvasti, sillä mittaaminen ei ole kerrasta poikki -prosessi.

Käytä datasta oppimaasi luodaksesi entistä tehokkaampia tiedotteita tulevaisuudessa. Esimerkiksi, jos huomaat tietyn toimintakehoituksen saavan enemmän klikkauksia kuin toisen, koita muotoilla tulevaisuudessa kehoitukset ensimmäisen kaltaisiksi.

Kun tiedät mikä toimii ja mikä ei, voit selkeästi määrittää menestyksesi ja todistaa tiedotteidesi arvon yrityksesi johtoportaalle.

Onko lehdistötiedottaminen kuollut?

Meiltä kysytään usein asiakastapaamisissa mielipidettä lehdistötiedottamisen roolista ja merkityksestä nykypäivän informaatioyhteiskunnassa. Osa on jopa muotoillut tämän kysymykseksi onko lehdistötiedottaminen kuollut?

Lukevatko toimittajat enää sähköpostiinsa saapuvaa lehdistötiedotetulvaa ja saavatko nämä tiedotteet loppujen lopuksi ansaitsemaansa medianäkyvyyttä? Journalistiliiton mukaan lähes 200 toimittajaa menetti vuoden 2014 aikana työpaikkansa. On selvää, että tuottavuus- ja julkaisupaine toimituksissa on kasvanut vuosi vuodelta ja tämä on vaikuttanut myös viestinnän ammattilaisten mahdollisuuksiin medianäkyvyyden kehittämisessä.

Olemme huomanneet, että esimerkiksi merkittävät nimitystiedotteet päätyvät uutisena verkkoon jopa muutamien minuuttien päästä tiedotteen julkaisemisesta. Toimitukselliselle näkökulmalle ei jää tässä vauhdissa aikaa ja toisaalta kilpailevat mediat eivät lähtökohtaisesti halua julkaista ns. vanhoja uutisia.

Uskomme mediakentän murroksesta huolimatta, että lehdistötiedottaminen on yhä merkittävä ansaitun median työkalu. Tutkimusten (mm. Aller Median markkinointibarometri 2015) mukaan ostettuun mediaan käytettävät panostukset vähenevät kun taas ansaittuun mediaan liittyvät investoinnit kasvavat.

Alla kolme syytä miksi lehdistötiedottaminen on yhä merkityksellinen ja tärkeä viestinnän väline.

1.  Tiedotteesta syntyvä uutinen luo uskottavuutta

Tämä perusasia ei ole muuttunut historian saatossa. Median julkaisema uutinen luo yhä sellaista uskottavuutta, jota puhtaasti markkinoinnillisilla keinoilla ei pystytä saavuttamaan. Uutta on se, että organisaatio ja sen työntekijälähettiläät pystyvät hyödyntämään toimituksellista sisältöä yhä paremmin jakamalla artikkelia eteenpäin mm. LinkedInissä ja muissa some-kanavissa.

2. Tiedotteet luovat jatkuvuutta

Lehdistötiedottaminen on pitkäjänteistä ja jatkuvaa tekemistä. Tiedotteilla pystytään luomaan jatkuvaa uutisvirtaa ja pitämään organisaatio toimittajien ja sidosryhmien mielessä. Jokaiselta organisaatiolta löytyy vuoden varrelta vähintään yksi sellainen aihe jolle olisi ehdottoman tärkeää saada medianäkyvyyttä. Tässä tilanteessa on oleellista, että toimittaja on kuullut ja tutustunut yritykseen jo entuudestaan vaikka varsinaista juttua ei olisi silloin syntynytkään.

3. Tiedotteita ei tehdä pelkästään median edustajille

Lehdistötiedottamisen nyrkkisäännöt median suuntaan eivät ole juuri muuttuneet viimeisen kymmenen vuoden aikana. Sosiaalinen media ja verkkonäkyvyyden merkitys ovat kuitenkin laajentaneet tiedottamisen roolia ja tehtäväkenttää. Tiedotteita ei siis laadita pelkästään toimittajia varten vaan niillä halutaan saavuttaa myös kaikki organisaation tärkeimmät sidosryhmät. Tiedotteet julkaistaan nykyisin sähköpostin lisäksi samanaikaisesti myös omilla verkkosivuilla, yrityksen some-kanavissa ja erilaisissa uutishuonepalveluissa (mm. Cision News, Mynewsdesk, Nasdaq GlobeNewswire). Omissa verkkokanavissa julkaistuja tiedotteita jaetaan ahkerasti eteenpäin huolimatta siitä onko tiedotteesta kirjoitettu uutisartikkelia vai ei. Monet asiakkaamme jakelevat tiedotteet sähköpostilla median lisäksi myös ns. sidosryhmälistoille.

Lehdistötiedottaminen ei ole siis kuollut vaan sen merkitys ja rooli on pikemminkin laajentunut. Jos kaipaat vinkkejä tehokkaampien lehdistötiedotteiden luomiseen, kurkkaa ohjeemme täältä.

Mitä mieltä olet? Ota yhteyttä niin keskustellaan tarkemmin!

Osaatko hyödyntää tiedotteissasi call-to-actionia?

Ilman kohdeyleisöä aktivoivaa call-to-actionia hyvänkin sisällön konkreettiset tulokset saattavat jäädä vaatimattomiksi. Vastaavasti vahvalla call-to-actionilla on mahdollista ohjata lukijoiden toimintaa ja seurata viestinnän keskeisiä mittareita.

Mikä on call-to-action ja voiko sitä käyttää tiedotteessa?


Call-to-actionin idea on varsin yksinkertainen. Jos esimerkiksi  julkaiset tiedotteen uutuustuotteesi lanseerauksesta, sisältää se yleensä linkin tuotteen esittelysivuille. Lisäämällä tiedotteeseen suoran kehotuksen lukea lisätietoja linkin kautta ohjaat lukijoita toivomaasi toimintaan call-to-actionin avulla.

Tiedotteelle asetetut  tavoitteet liittyvät usein näkyvyyden kasvattamiseen, hakukoneoptimointiin ja kävijämääriin. Koska tiedote on yksi keskeisiä sisältömarkkinoinnin valineitä, kannattaa sitä muiden tavoitteiden ohella hyödyntää myös kohdeyleisön toiminnan konkreettiseen ohjaamiseen.

Tiedotteen call-to-actionin laadinnassa kannattaa huomioida seuraavat vinkit:

Luo vahva ja selkeä call-to-action


Parhaat call-to-actionit ovat selkeitä ja yksinkertaisia. Kannattaa myös valita käyttöön yksi ja ainoa – tavoitteidesi kannalta tärkein – call-to-action, sillä niin vältyt hämmentämästä lukijoita ja sekoittamasta oman analytiikkasi seurantaa. Uutuustuotteen lanseeraustiedotteen yhteydessä toimivat mm. seuraavat call-to-actionit:

  • Ennakkotilaa tuote klikkaamalla tästä
  • Tilaa uutiskirje
  • Klikkaa tästä lukeaksesi lisätietoja tuotteesta

Puhuttele kohdeyleisöäsi napakasti

Käytä lyhyitä ja täsmällisiä toimintaan ohjaavia sanoja saadaksesi kohdeyleisösi keskuudessa aikaan haluamaasi toimintaa. Vältä passiivimuotoja sekä kuvailevia ja yleisluonteisia tekstejä call-to-actionin yhteydessä. Linkin tai tilausnapin viereen kannattaa siis sijoittaa esimeriksi kehottava ”Tilaa tästä!” -teksti.

Luo kiireellisyyden tuntu

Lähtökohtaisesti toimivan call-to-actionin tulisi ohjata kohdeyleisö toimimaan välittömästi. Vaikkei sisällössäsi tarjottu hyöty olisikaan rajallinen, on siis hyvä antaa mielikuva rajoituksista ja kiireellisyydestä. Käytä esimerkiksi seuraavia sanamuotoja:

  • Tänään
  • Heti
  • Rajoitetun ajan

Lue alkuperäinen englanninkielinen postaus Ciison US:n blogista.