Posts

pitchaaminen vai lehdistötiedote

Pitchaaminen vai tiedote – kumpaa kannattaa suosia?

Monelle viestinnän ammattilaiselle lehdistötiedotteen kirjoittaminen ja jakelu räätälöidyille toimittajalistoille sujuu jo rutiinilla. Toisaalta henkilökohtaisempi lähestyminen, eli pitchaaminen saattaa tuntua edelleen vieraammalta lähestymistavalta, kun halutaan saada näkyvyyttä mediassa. Henkilökohtaiset suhteet ja pitchaaminen ovat kuitenkin yleistyneet etenkin kansainvälisellä PR-kentällä ja käytäntö on rantautunut myös Suomeen.

Jos kaipaat apua pitchaamiseen, täältä pääset lataamaan 10 pitchausvinkkiämme.

Mistä sitten tietää, milloin suosia lehdistötiedotetta ja milloin henkilökohtaisempaa pitchausta? Tässä muutama vinkki.

Suosi lehdistötiedotetta, kun…

…organisaatiollanne on selkeä uutinen jaettavaksi

Kun jotain tärkeää tapahtuu ja organisaatio haluaa tiedottaa siitä näkyvästi ulospäin, kannattaa suosia lehdistötiedotetta. Lehdistötiedote on selkeä formaatti, jonka avulla yrityksen on helppo jakaa uutiset sekä omille sidosryhmilleen että medialle. Kun on tapahtunut jotakin spesifiä, jonka haluat jakaa samalla kertaa suurelle yleisölle, suosi lehdistötiedotetta.

…haluat pitää uutisoinnin tiukemmin omissa käsissänne

Ensinnäkin kannattaa muistaa, että toimituksen valitsemaan uutisoinnin sävyyn tai näkökulmaan ei juurikaan pysty vaikuttamaan. Parhaat mahdollisuudet tähän on kuitenkin lehdistötiedotteen avulla. Kun laadit aiheesta valmiiksi uutismaiseen muotoon kirjoitetun lehdistötiedotteen sitaatteineen, on uutisella hyvät mahdollisuudet tulla julkaistuksi jopa sellaisenaan. Varmista lehdistötiedotteesi oikea rakenne lehdistötiedotetyökalullamme.

…toimittajat ovat vain yksi tavoittelemanne yleisö

Jos haluat uutiselle tai aiheelle lukijoita ja näkyvyyttä myös omissa kanavissanne, kuten blogissanne tai sosiaalisessa mediassa, on lehdistötiedote edelleen toimivin formaatti. Lehdistötiedote on helppo julkaista monessa kanavassa ja formaatissa. Hyvä lehdistötiedote on sellainen, jonka lukeminen on miellyttävää myös lopulliselle kohdeyleisölle, ei pelkästään toimittajalle tai omille sidosryhmillenne.

Suosi henkilökohtaista pitchausta, kun…

…sinulla on mielessäsi laajempi juttuaihe tai kokonaisuus

Jos mielessäsi on jokin laajempi, ei ainoastaan omaa organisaatiotanne koskeva (mutta kuitenkin siihen liittyvä) aihe, kannattaa oikeaa mediaa tai toimittajaa lähestyä henkilökohtaisemmalla viestillä ja ehdottaa jutun tekemistä tästä aiheesta. Tällöin toimittaja valitsee itse, miten aihetta lähestyy ja itse ideakin saattaa hieman muuttua matkalla. Luultavasti aiheen ehdottajana organisaationne pääsee kuitenkin mukaan juttuun esimerkiksi haastateltavana.

…haluat tarjota organisaationne asiantuntemusta toimittajan käyttöön

Organisaatioonne tai yritykseenne mahtuu monenlaista asiantuntemusta, josta myös toimittajat voivat hyötyä. Kannattaa myös muistaa, ettei asiantuntemuksella aina tarkoiteta toimitusjohtajaa tai muuta johtoryhmän jäsentä. Myös toimihenkilöiden tai niin sanottujen rivityöntekijöiden keskuudesta löytyy varmasti monenlaista asiantuntemusta.

Jos haluat tarjota toimittajalle henkilöstönne asiantuntemusta, kannattaa taustatyö tehdä huolella. Etsi toimittaja tai media, joka kirjoittaa esimerkiksi toimialanne asioista tai muista juuri teidän asiantuntemustanne läheltä liippaavista aiheista. Lähesty sitten toimittajaa henkilökohtaisella viestillä, jossa esittelet asiantuntijanne ja kerrot, että annatte mielellänne kommentteja ja tietämystä toimittajan käyttöön. Tällaisella sisällöllä rakennatte organisaationne asemaa ajatusjohtajana.

…haluat rakentaa henkilökohtaisemmat suhteet toimittajaan

Kun lähestyt toimittajaa henkilökohtaisilla pitchauksilla säännöllisesti, jäät paremmin mieleen. Jos vielä onnistut toimittamaan kohdennettuja ideoita ja tarjoamaan konkreettista ja luotettavaa asiantuntemusta toimittajan käyttöön, saat varmasti rakennettua henkilökohtaisen suhteen kyseiseen toimittajaan. Tällöin toimittaja kääntyy puoleesi luultavasti myös tulevaisuudessa työstäessään organisaatioonne tai sen toimialaan liittyvää juttua.

Tästä syystä omien ideoiden ja asiantuntemuksen pitchaaminen sinnikkäästi on tärkeää. Et ehkä saa jokaista ideaasi läpi mediaan tai toimittaja ei juuri sillä hetkellä kaipaa alaasi liittyvää asiantuntemusta, mutta sinnikkäällä ja laadukkaalla pitchaamisella kova työ varmasti palkitaan pitkällä tähtäimellä.

Kaipaatko apua ja vinkkejä juttuideoiden pitchaamiseen? Lataa täältä 10 kohdan vinkkilistamme parempaan pitchaamiseen.

Millaista sisältöä toimittajille kannattaa lähettää?

Lehdistötiedote on perinteisin tapa lähettää yrityksen uutisia toimittajille ja tavoitella sitä kautta medianäkyvyyttä. Perinteinen tiedote toimii edelleen melko hyvin ja toimittajat kokevatkin yrityksen lehdistötiedotteet luotettaviksi lähteiksi. Tarpeeksi uutismaiseen muotoon kirjoitettu tiedote kelpaa monelle toimitukselle sellaisenaan, etenkin jos mukaan on liitetty muutama sitaatti ja korkearesoluutioinen kuva. Mutta onko tiedote ainoa tapa tavoitella toimittajien huomiota? 

Vastaus on ei. Cisionin vuonna 2019 laatiman globaalin State of the Media –tutkimuksen mukaan valtaosa suomalaistoimittajista haluaa edelleen vastaanottaa ennen kaikkea lehdistötiedotteita. Mutta myös muunlainen sisältö on tervetullutta. 

Millaista muuta sisältöä viestijän siis kannattaa toimittajalle lähettää? 

Pitchauksia ja juttuideoita 

53 prosenttia kyselyyn vastanneista suomalaistoimittajista toivoi viestijöiltä myös suoria juttuideoita ja pitchauksia sopivista aiheista. Tämä eroaa lehdistötiedottamisesta siten, että viestijän täytyy miettiä vain aihe, näkökulma ja perustelu sille, miksi juttu sopisi hyvin kyseiseen mediaan. Varsinainen kirjoitustyö ja pidemmän tekstin laatiminen jätetään toimittajalle. 

Vaikka viestijä säästyykin kirjoittamisen vaivalta, ei pitchaamista kannata tehdä hutiloiden. Ennen kuin lähdet ehdottamaan toimittajalle sopivaa, mieluiten organisaationne toimintaan jollakin tavalla liittyvää aihetta, mieti valmiiksi ainakin nämä asiat: 

Jutun aihe ja näkökulma. Tämä pitäisi pystyä kiteyttämään muutamaan lauseeseen. Huomaa, että esimerkiksi metsäteollisuus tai kestävä kehitys eivät ole jutun aiheita, vaan rajauksen on oltava tiukempi. Rajaus voi olla esimerkiksi kierrätysmuovin käyttö suomalaisyrityksissä tai lajien monimuotoisuuteen tähtäävä, mutta tehokas metsänhoito.  

Kohdennus ja kohdeyleisö. Kun lähdet pitchaamaan juttua, mieti myös tarkkaan oma kohdeyleisösi. Kenet haluat jutulla tavoittaa ja millainen on kohdeyleisösi. Miksi kohdeyleisösi kiinnostuisi jutusta? Millaista hyötyä kohdeyleisön kiinnostus voisi yrityksellenne tai organisaatiollenne tuottaa? Kun kohdeyleisö on mietitty, ajattele mediaa ja toimittajia. Mikä media tavoittaa kohdeyleisösi parhaiten? Entä kuka toimittaja olisi sopiva henkilö kirjoittamaan jutun? Muista myös tutustua median konseptiin ennen yhteydenottoa. Paras tilanne on silloin, jos onnistut myymään ideasi jollekin tietylle, selkeälle juttupaikalle mediassa. 

Kun pitchaat juttuideaa, kannattaa medioita lähestyä yksi kerrallaan. Lehdet eivät tartu uutiseen tai juttuun, jos joku toinen media on jo laatimassa aiheesta juttua. Lähesty siis kerrallaan vain muutamaa toimittajaa ja siirry seuraavaan, jos vastausta ei kuulu muutaman päivän sisällä. 

Juttuideaa pitchatessa kannattaa myös kaikin tavoin korostaa olevansa käytettävissä kuvien tai haastateltavien etsimisessä. Muista kuitenkin, että toimittajan tarttuessa juttuideaan, et enää voi kontrolloida jutun sisältöä tai mahdollisesti muuttuvaakin näkökulmaa. Valitse siis näkökulma ja aihe tarkkaan jo ennen yhteydenottoa. 

Lisää käytännöllisiä vinkkejä pitchaamiseen ja toimittajan tavoittamiseen löydät täältä. 

Tapahtumakutsuja 

Hieman yllättäen jopa 47 prosenttia kyselyymme vastanneista suomalaistoimittajista kaipaa kutsuja tapahtumiin. Tämä siitäkin huolimatta, että toimittajilla on entistä vähemmän resursseja käytössään ja myös entistäkin kovempi kiire. Jos siis järjestätte erilaisia seminaareja tai aamiaistilaisuuksia, kannattaa kutsu lähettää myös toimittajille.  

Lehdistötilaisuudet ovat tietysti melko perinteinen tapa tavata toimittajia. Niiden järjestämistä kannattaakin harkita, jos kyseessä on joku yrityksenne tai organisaationne kannalta suuri uutinen tai muuten vain uutinen, joka kiinnostaa yleisöä laajasti. Kaikista aiheista ei kuitenkaan kannata lähteä järjestämään aikaa vievää lehdistötilaisuutta. 

Miten tapahtumia sitten kannattaisi hyödyntää mediasuhteiden hoidossa? Jos tapahtumat ovat osa muuta markkinointi- tai viestintästrategiaanne, kutsukaa relevantteja toimittajia mukaan aina kuin mahdollista. Vaikka varsinaista juttuaihetta ei tapahtumassa olisikaan, paikalle tulleiden toimittajien kanssa on mahdollista verkostoitua ja sitä kautta luoda tiiviimpiä suhteita kyseisiin medioihin

Tutkimuksia ja dataa 

Jos organisaationne kerää dataa esimerkiksi tietyltä toimialalta, kannattaa siitä laadittuja raportteja lähettää myös toimittajille, edellyttäen tietysti, että kyseinen data on julkaisukelpoista, eikä sisällä salaista tietoa. Tutkimukseemme osallistuneista suomalaistoimittajista yli 40 prosenttia kertoo vastaanottavansa viestijöiltä mielellään tutkimuksia, trendejä ja toimialaan liittyvää dataa. 

Moni organisaatio tuottaa vastaavia tutkimuksia tai whitepapereita markkinoinnin tai asiakkaidensa käyttöön. Seuraavan kerran, kun laaditte dataan perustuvia tutkimuksia, kannattaa valmis tiedosto lähettää luettavaksi myös medialle. Tällaisista tutkimuksista nousseet mediauutiset auttavat organisaatiotanne rakentamaan asemaa toimialan ajatusjohtajana. 

Mutta mitenkäs se lehdistötiedote? 

Lehdistötiedote pitää pintansa, mutta vuonna 2020 kannattaa sekin päivittää. Lataa tästä oppaamme lehdistötiedotteen päivittämiseen uudelle vuosikymmenelle.

Päivitä lehdistötiedotteesi uudelle vuosikymmenelle

Vaikka viestintä onkin viime vuosina ollut kovassa muutoksessa ja teknologia on kehittynyt kovaa vauhtia, pitää lehdistötiedote edelleen pintansa. Ja vaikka viestijältä vaaditaankin vuonna 2020 paljon uusia taitoja, kuten ymmärrystä datasta ja markkinoinnista, ovat perinteiset viestintätaidot edelleen onnistuneen viestinnän edellytys. 

Vaikka lehdistötiedote onkin edelleen tärkeässä osassa yritysten viestintää, kannattaa tiedote kuitenkin päivittää uudelle vuosikymmenelle. Toimittajat ovat aiempaa kiireisempiä ja toivovat viestijöiltä entistä valmiimpaa materiaalia. Lisäksi tiedote jaetaan yhä useammin lehdistön lisäksi myös bloggaajille ja vaikuttajille. 

Millainen lehdistötiedote sitten toimii vuonna 2020? Tässä Cisionin vinkit. 

Kirjoita uutisteksti mahdollisimman valmiiksi 

Toimittajilla on kiire. Verkkomedioiden maailmassa yksi toimittaja joutuu tuottamaan päivässä yhä useampia uutisia ja juttuja. Hyvä tapa erottua ja parantaa oman tiedotteen mahdollisuuksia tulla huomatuksi on kirjoittaa tiedote mahdollisimman julkaisuvalmiiksi. 

Kirjoita tiedote siis valmiin uutisen muotoon. Sijoita tiedotteesi “pihvi” uutiskärjeksi heti tiedotteen alkuun. Lisää tiedotteeseesi myös valmiita sitaatteja yrityksesi avainhenkilöiltä. Valmiin uutisen malliin kirjoitettu tiedote toimii etenkin silloin, kun tiedotettava asia on selkeästi uutinen. 

Aikakauslehdet ja feature-tyyliset jutut voivat olla haastavampia. Sitaatit, kuvat ja selkeä uutismuoto toimivat toki niissäkin, mutta aikakausmediat harvoin julkaisevat tiedotteita sellaisenaan. Jos sinulla on selkeä ajatus aikakauslehden jutuksi, älä yritä kirjoittaa juttua valmiiksi itse.  

Kokeile henkilökohtaisempaa pitchausta 

Jos sinulla on mielessäsi pidempi juttu esimerkiksi aikakauslehteen, kannattaa ottaa yhteyttä valikoituihin toimittajiin sähköpostitse. Kuvaile viestissäsi oma juttuideasi ja kerro, miksi aihe sopisi juuri valitsemaasi mediaan. 

Jotta pitchaus toimisi, täytyy taustatyö tehdä hyvin. Ota selvää kyseisen median kohdeyleisöstä ja konsepteista. Parhaat mahdollisuudet idean hyväksymiselle saat, jos pystyt ehdottamaan aihettasi tietylle juttupaikalle.  

Henkilökohtainen pitchaus voi olla todella toimiva tapa saada tietylle aiheelle medianäkyvyyttä. Pidä kuitenkin mielessä, että kyseessä on journalistinen juttu. Kun juttuaihe on hyväksytty, älä enää sanele toimittajalle ehtoja, vaan anna toimittajan hoitaa työnsä. 

Testaa rohkeasti uusia aiheita 

Moni yritys suhtautuu lehdistötiedotteeseen yhä liian konservatiivisesti. Tiedotteita voi laatia muustakin kuin tuotteiden lanseerauksesta, uusien myymälöiden avaamisesta tai yrityksen taloudellisista uutisista. Kokeile rohkeasti tiedotteen lähettämistä myös muunlaisista aiheista. 

Lataa tästä Cisionin vinkkilista, joka tarjoaa sinulle ideoita luovemmasta tiedottamisesta.

Kokeile uusia formaatteja, kuten videota 

Media on nykyään muutakin kuin kuvia ja tekstejä. Monet verkkomediat ovat alkaneet tuottaa myös erillistä videomateriaalia. Myös viestinnän ammattilaisten kannattaa ottaa videoformaatti haltuun. Toimittajille ja medioille voi hyvin lähettää tiedotteen myös videomuodossa.  

Kun lähetät medioille videoita, pidä huoli siitä, että video on sellaisenaan valmis julkaistavaksi. Toimittaja ei halua ryhtyä monimutkaisiin editointihommiin ennen videon julkaisemista. Siksi video tulee myös pitää informatiivisena – mainosmaista sisältöä kannattaa siis ehdottomasti välttää. Pidä video myös selkeänä: käsittele ainoastaan yhtä asiaa tai selkeää kokonaisuutta. Pituudeltaan ihanteellinen videojuttu on vain muutaman minuutin mittainen. 

Älä unohda multimediaa 

Yllättävän moni viestinnän ammattilainen lähettää tiedotteensa ilman kuvia. Tämä on virhe. Liitä tiedotteen mukaan aina vähintään yksi julkaisukelpoinen kuva. Lisäksi kannattaa mahdollisuuksien mukaan hyödyntää myös muuta multimediaa, kuten infografiikkaa, videoita ja gifejä. 

Kun lähetät tiedotetta, kannattaa ennen kaikkea testata erilaisia näkökulmia ja lähestymistapoja. Muista myös räätälöidä viestisi aina kohderyhmällesi sopivaksi. Konservatiivinen talousmedia ei ehkä innostu gifeistä, mutta sosiaalisen median vaikuttajiin ne saattavat hyvinkin toimia. 

yksittäisen tiedotteen tehon mittaaminen

Mistä tiedän, onko tiedotteeni tehokas?

Vielä nykyäänkin moni viestinnän ammattilainen tuskailee, miten voisi osoittaa työnsä arvon organisaation johdolle. PR ja viestintä ovat aiemmin olleet huonosti mitattavissa. Nykyään on toisin. Analytiikkaa on saatavilla paljon. Miten lehdistötiedotteen tehokkuutta ja toimivuutta ihan oikeasti voisi mitata ja miten kaikkea saatavilla olevaa statistiikkaa voisi parhaiten hyödyntää?  

Ennen kuin alat miettiä yksittäisen tiedotteen tehoa, pitäisi sinulla olla tiedossasi selkeä viestintäsuunnitelma ja organisaation viestinnälliset tavoitteet. Suunnitelman puuttuminen on yksi suurimmista viestintämokista, joihin yritykset syyllistyvät. Jokaisella tiedotteellasi tulisi olla tarkoitus tai tehtävä, joka tukee noiden tavoitteiden toteutumista. 

Määritä siis myös yksittäiselle tiedotteelle tavoite. Esimerkiksi brändin tunnettuuden lisääminen tai ehkä jopa uuden tuotteen myynnin kasvattaminen. 

Kun tiedotteellasi on tavoite, sen tehoa on helpompi mitata. Jos kaipaat ennen kaikkea tunnettuutta, toivot mahdollisimman monen toimittajan tarttuvan tiedotteeseen. Jos taas tavoitteena on kasvattaa myyntiä, mittaat ehkä mieluummin tiedotteen vaikutusta tuotteen kysyntään tai myyntiin. 

Ennen tiedotteen lähettämistä kannattaa varmistaa, että tiedote kiinnittää toimittajien huomion. Cisionin analyysityökalun avulla voit testata tiedotteen toimivuuden.

Mitä mittareita sitten kannattaa seurata? Tässä muutama tapa, jonka avulla voit mitata tiedotteesi tehokkuutta. 

Tiedotteen avausprosentti 

Tiedotteen avausprosentti antaa osviittaa siitä, miten kiinnostavaksi vastaanottajat ovat tiedotteen kokeneet. Jos avausprosentti on korkea, voi siitä päätellä ainakin sen, että tiedotteen otsikko on ollut kohdallaan ja että toimittajat ja vaikuttajat ovat kokeneet tiedotteen ensivaikutelman perusteella relevantiksi sisällöksi.  

Jos tiedotteesi avausprosentti on huono, se voi kertoa siitä, ettei tiedotteesi otsikko tai aihe onnistunut herättämään kohderyhmäsi mielenkiintoa. Jos tiedotteesi avausprosentti jää matalaksi, kannattaa tulevissa tiedotteissa testata erilaisia otsikoita ja uudenlaista kohdennusta. Halutessasi voit myös testata otsikkoasi lähettämälle osalle kontakteistasi erilaisen otsikkoversion samasta tiedotteestasi.  

Korkea avausprosentti on tietysti iloinen asia. Se tarkoittaa, että toimittajat ja vaikuttajat ovat huomanneet tiedotteen. Jos tavoittelet suurta mediahuomiota, ei pelkkä avausprosentti kuitenkaan riitä, vaikka se onkin jo hyvä alku. 

Mediaosumat 

Lehdistötiedottamisella tavoitellaan näkyvyyttä mediassa. Tiedotteen tehokkuutta onkin siis luonnollista mitata mediaosumilla. Kuinka monta uutista tai artikkelia tiedotteesi pohjalta on tehty? Sateleeko yritykselle haastattelupyyntöjä? Usein mediaosumat ovat tärkein mittari ja todiste onnistuneesta tiedotteesta. 

mediaseuranta

Osumia mediassa on helpoin seurata mediaseurantatyökalun avulla. Jos medialistasi oli rajallinen, voit myös yrittää seurata mediahuomiota manuaalisesti etsimällä tiedotteesi pohjalta kirjoitettuja uutisia kohdemedioistasi. 

Tiedotteen aiheesta riippuen kannattaa seurata mediaosumia pidemmältä ajanjaksolta, esimerkiksi viikon tai kahden ajalta tiedotteen lähettämisen jälkeen. Etenkin ajattomat tiedotteet saattavat löytää tiensä mediaan vasta muutaman päivän tai viikonkin kuluttua. 

Verkkosivujen kävijäliikenne 

Jos tavoitteena on esimerkiksi uuden tuotteen kysynnän lisääminen (kyllä, tiedotteita voi hyödyntää myös markkinoinnissa), eivät pelkät mediaosumat kuitenkaan riitä. Tiedotteen vaikutusta myyntiin voi olla hankala selvittää suoraan, mutta esimerkiksi verkkosivujen kävijäliikenteen kautta on mahdollista seurata, lisääntyykö liikenne tiedotteen myötä. 

Tärkeä perusasia on lisätä UTM-tageilla varustettu linkki jokaiseen tiedotteeseen. Näin tunnistat Google Analyticsin avulla tiedotteen kautta sivustolle löytäneen liikenteen. Myös tiedotteen aihetta tukeva laskeutumissivu voi olla hyvä tapa paitsi seurata kävijäliikennettä myös synnyttää konversioita tiedotteen avulla. 

Jotta asia ei olisi ihan näin yksinkertainen, ei kaikkea tiedotteen kautta tulevaa liikennettä ole mahdollista jäljittää UTM-tagien avulla. Mediat harvoin lisäävät juttuihinsa linkkejä ja vaikka lisäisivätkin, UTM-tagit usein poistetaan. Siksi viestinnän tuleekin seurata liikennettä muilla mittareilla. 

Lisääntyvätkö esimerkiksi hakukoneiden kautta tulleet kävijät heti tiedotteen julkaisun jälkeen? Entä saapuvatko kävijät tietylle, uutta tuotetta tai tiedotettavaa asiaa varten tehdylle sivulle? Näitä mittareita seuraamalla on mahdollista päätellä, onko viestinnällä ollut vaikutusta haluttuun asiaan. 

Markkinoinnista mallia tehokkuuden lisäämiseen 

Yksittäisten tiedotteiden pohjalta on vaikea tehdä analyysia yrityksen viestinnän toimivuudesta. Kun seuraat analytiikkaa pidemmältä aikaväliltä, on helppo myös huomata trendejä. Jääkö tiedotteesi avausprosentti usein alhaiseksi? Avaavatko toimittajat tiedotteesi, mutta mediaosumia ei vain tule? Kun tunnistat ongelmia, kannattaa niitä lähteä korjaamaan. 

Markkinoinnissa A/B-testaus on jo arkipäivää. Sama kannattaa ottaa osaksi myös viestinnän rutiineja. Jos tiedotat usein, voit kokeilla muuttaa yksittäisiä asioita tiedotteessasi ja testata niiden vaikutusta kokonaistuloksiin. Jos otsikkosi ovat usein pitkiä, kokeile välillä lyhyttä. Jos tiedotteesi ovat usein lyhyitä, kokeile lisätä niihin vähän sisältöä. Ehkä voisit testata uutta kohderyhmää? 

Toinen vaihtoehto on luoda useita eri versioita samasta tiedotteesta. Valitset sitten pienen ryhmän, jonka jaat kahteen (tai useampaan) osaan, joille lähetät eri versiot tiedotteestasi. Testin jälkeen seuraat avausprosenttia ja lähetät lopuille kohderyhmästäsi paremmin menestyneen tiedotteen. 

Moderni viestintä on pitkän tähtäimen prosessi 

Yksittäisestä tiedotteesta on mahdollista kerätä paljon dataa ja sen tehoa pystyy mittaamaan eri tavoilla. Kannattaa kuitenkin muistaa, että moderni viestintä on prosessi, jonka tehon näkee vasta pitkällä tähtäimellä. Yksittäinen lehtijuttu ei nosta brändin arvoa, mutta säännöllinen tiedottaminen ja esiintyminen mediassa saattavat hyvinkin niin tehdä. 

Hieman kliseisesti sanottuna ei ole olemassa epäonnistuneita tiedotteita, sillä huomiotta jääneet tiedotteet tarjoavat ainutlaatuisia oppimiskokemuksia. Kun analysoit säännöllisesti tiedotteitasi eri mittareilla, pystyt tarttumaan asioihin, jotka eivät toimi. Näin viestintää on mahdollista kehittää. 

Kun tiedotteiden onnistumisprosentit kasvavat ja viestintä tuottaa tulosta, on myös organisaation johdolle helpompi osoittaa viestinnän ja tiedottamisen arvo esimerkiksi parempana tunnettuutena tai kasvavina myyntilukuina. 

Tavoittaako tiedotteesi toimittajat? Testaa tiedotteesi tehokkuus ilmaiseksi

Tutkimuksemme mukaan suomalaistoimittajat saavat sähköposteihinsa jopa satoja lehdistötiedotteita viikottainTiedotetulvasta voikin olla hankala erottua. Uuden työkalumme avulla voit nyt testata, ovatko oman tiedotteesi elementit kohdallaan. 

Lehdistötiedotteen kuolemaa on povattu jo vuosia, mutta yhä vain tiedote on suosituin tapa tavoitella toimittajien ja median huomiota. Cisionin Toimittaja- ja viestijätutkimus 2019 kertoo, että toimittajatkin vastaanottavat yhä mielellään tiedotteita, vaikka ovatkin avoimia myös muunlaiselle sisällölle. 

Tee toimittajan työ mahdollisimman helpoksi 

Kuten muillakin ammattiryhmillä, myös toimittajilla on nykyään jatkuvasti kiire. Yksittäisellä toimittajalla on usein samaan aikaan useita juttuja työn alla ja uutisten kierto on nopeaa. Toimitukset metsästävät skuuppeja ja haluavat olla ensimmäisinä uutisoimassa uutisoimisen arvoisista asioista.  

Viestinnän ammattilaisena tai tiedottajana voit olla helpottamassa toimittajan työtä lähettämällä tiedotteita, joihin toimitusten on helppo tarttua. Hyvä tiedote muun muassa 

  • paljastaa jo otsikossa olennaisen 
  • on napakasti kirjoitettu 
  • sisältää vähintään yhden sitaatin 
  • sisältää yhteyshenkilöiden yhteystiedot lisätietojen kysymistä varten. 

Näillä yksinkertaisilla keinoilla tiedotteesi tarjoaa toimittajalle lähes kaiken tarpeellisen, mitä jutun tekemistä varten vaaditaan. Toimittaja voi kirjoittaa jutun tiedotteen pohjalta tai halutessaan soittaa ja kysyä lisätietoja. Tiedotteeseen kannattaa myös lisätä aiheeseen liittyvä kuva, jotta toimituksen ei tarvitse turvautua kuvapankkikuvaan tai lähettää valokuvaajaa paikan päälle. 

Täyttääkö oma tiedotteesi nämä vaatimukset? Voit testata asian ilmaiseksi uudella lehdistötiedotteiden analyysityökalullamme. Syötä koneeseen tiedotetekstisi ja analyysityökalumme pisteyttää tiedotteesi. Saat vastauksen välittömästä. Pääset testaamaan tiedotteesi tästä. 

Kohdennus ratkaisee 

Hyvin kirjoitettu tiedote ei kuitenkaan yksin takaa, että tiedotteesi tulisi huomatuksi. Vähintään yhtä tärkeää on tiedotteen oikeanlainen kohdentaminen. Ennen tiedotteen jakelua kannattaakin miettiä, kenelle tiedotteesi tarjoaa arvokasta ja kiinnostavaa tietoa. 

Toimittajat ovat vastuussa ennen kaikkea omalle yleisölleen. Ulota siis omakin ajattelusi toimittajia pidemmälle, suoraan uutisen lopullisiin lukijoihin. Kun löydät oman kohdeyleisösi, voit valita tiedotteen vastaanottajiksi ne toimittajat, toimitukset ja vaikuttajat, jotka ovat lopullisen kohdeyleisön kannalta tärkeitä. 

Jos kaipaat apua tiedotteesi kohdentamiseen tai jakeluun, autamme mielellämme. Voit ottaa meihin yhteyttä täältä. 

Kaipaatko apua tiedotteen kirjoittamiseen?  

Jos sinulla ei ole vielä lähetysvalmista tiedotetta tai jos sinulla on vaikeuksia päästä alkuun tiedotteen kirjoittamisessa, voit ladata ilmaisen oppaamme täältä. Opas tarjoaa sinulle konkreettisia vinkkejä tehokkaampien tiedotteiden kirjoittamiseen. 

Myös blogistamme löydät useita lehdistötiedottamista käsitteleviä tekstejä. Tutustu esimerkiksi näihin postauksiin

Paneelikeskustelu: viestijät ja journalistit – dynaaminen duo?  

Syyskuun lopussa järjestetyssä aamiaisseminaarissamme julkaisimme Cisionin vuosittaisen Toimittaja- ja viestijätutkimuksen. Pääset lataamaan tutkimuksen ilmaiseksi täältä. Kutsuimme seminaariin myös kolme nimekästä panelistia keskustelemaan tutkimustuloksista ja pohtimaan journalismin ja viestinnän tulevaisuutta ja yhteistyötä. Keskustelussa nousi esiin monia kiinnostavia pointteja, jotka tarjoavat varmasti konkreettisia vinkkejä ja ideoita myös omaan työhösi viestinnän parissa. 

Paneelikeskustelussamme olivat mukana: 

  • Arno Ahosniemi, vastaava päätoimittaja, Kauppalehti 
  • Ville Blåfield, ansaitun median johtaja, Miltton 
  • Kaisu Karvalamanaging partner & senior advisorHatch Entertainment 

Trollit, vihapuhe ja rohkeus keskustella

Tutkimuksessa nousi esiin muun muassa se, että suomalaistoimittajat kokivat sananvapauden kaventuneen viimeisen vuoden aikana. He uskoivat myös yleisön luottamuksen mediaa kohtaan laskeneen ja nimesivät syyksi muun muassa valeuutiset. 

Kuinka suuri uhka valeuutiset sitten ovat toimittajan työssä? 

Arno: On luontevaa, että valeuutiset ja informaatiovaikuttaminen nousivat esiin tutkimuksessa. Itse ajattelisin, että sananvapauden kaventumisella tarkoitetaan jotakin institutionaaliselta taholta tulevaa vaikuttamista tai sensurointia ja sitähän ongelmaa meillä Suomessa ei ole. Vihapuhe ja disinformaation leviäminen ovat sen sijaan yleistyneet. Tässä korostaisin työnantajan roolia, eli työnantajan on oltava toimittajan tukena ja luotava prosessit esimerkiksi somehyökkäysten torjuntaan. Vihapuhe on ihan selvä uhka toimittajan työssä, onko se sitten sananvapauden rajoittamista, on sitten toinen kysymys. Jos toimittaja tekee työnsä huolellisesti, ei sananvapautta mikään rajoita.  

Ville: On totta, että vallanpitäjien puolelta mikään ei rajoita sananvapautta. Tietysti tuossa muutama vuosi sitten oli Sipilän ja Ylen kohdalla puhetta tästäkin, mutta isommassa määrin valtio ei puutu lehdistönvapauteen. Toisaalta toimin itse toimittajana joitakin vuosia sitten ja muistan jo niiltä ajoilta, että trollaaminen ja vihapuhe uhkasivat johtaa joidenkin aihepiirien osalta siihen, että toimittajat sensuroivat itseään. Vaikka kuinka järjen tasolla päätätä, ettet anna minkään vaikuttaa journalistisiin valintoihin, on se henkilökohtaisesti vaikea paikka, kun saat sen masinoidun tai osittain masinoidun trolliarmeijan ja somehyökkäyksen niskaasi. Ainakin itsessäni tunnistin tämän itsesensuurin riskin, koska inhimillisesti trollaamisen uhriksi joutuminen on niin raskasta. 

Somekohut ja trollaaminen vaativat kaikilta toimijoilta rohkeutta – Ville Blåfield, Miltton

Arno: Riski on tietysti olemassa ja olen nähnyt tätä tapahtuvan. Kannattaa kuitenkin muistaa, että trollien ja vihapuheen tavoite on juuri se, että uhkaillaan mediaa luopumaan aiheesta. Näissä tilanteissa työyhteisön tuki on todella tärkeää. 

Kaisu: Näen, että tämä on uhka myös yrityksissä. Yrityksen johto ei halua päätyä klikkiotsikoihin ja somekohun keskelle. Korkein johto on nykyään entistä kiinnostuneempi viestinnästä ja sitä mitataan, mutta samalla kasvavat paineet siitä, mitä viestitään. Aina on se pelko, että viesti vaihtuu matkan varrella. 

Arno: Niin kuin se aina vaihtuu. 

Ville: Somekohut ja trollaaminen vaativat kaikilta toimijoilta rohkeutta. Toimittajilta vaaditaan integriteettiä, mutta myös viestijöiltä ja muilta keskusteluun osallistuvilta vaaditaan selkärankaa. Ilmiöön ei saisi vastata vetäytymällä. Kaikkien toimijoiden pitäisi tukea toisiaan ja käydä rohkeasti julkista keskustelua. 

Arno: Ville on asian ytimessä. Jos et ole itse keskustelussa mukana, siellä on muita hörhöjä, jotka kyllä keskustelevat. Kannattaisi siis olla mukana ja edes yrittää johtaa keskustelua. Vetäytyminen ei läheskään aina toimi. 

Mikä on viestinnän perimmäinen tehtävä?

Rohkeutta keskusteluun osallistumiseen siis vaaditaan. Keskustelijat miettivät myös sitä, mikä on viestinnän todellinen rooli yrityksissä ja missä kohtaa organisaatiota sen kuuluisi sijaita. 

Kaisu: Yllätyin itse siitä, että viestijät kokevat joukkoviestinnän laskevana kanavana. Fakta on se, että kun toimitusjohtaja näkee itsensä Option kannessa, se on viestinnälle mahtava saavutus. Mitä ylemmäs yrityksen hierarkiassa kivutaan, sitä traditionaalisemmat viestintävälineet ja niiden arvostus. Ikävä kyllä narratiivin perässä juokseminen on Suomessa vielä iso ongelma. Johtoa on vaikea saada ymmärtämään viestinnän strategista arvoa ja sitä, että viestintä on myynnin tukitoimi. 

Täysin järkyttävää on myös se, että vain 3 prosenttia viestijöistä pitää viestintää myynnin tukena. Liikeyrityksessä viestinnällä ei mielestäni ole edes muuta tarkoitusta. Kansalaisjärjestöt ja ministeriöt ovat sitten eri asia. Ongelma on se, että viestintä on usein sijoitettu väärään paikkaan, kun sen oikeasti pitäisi olla lähellä toimitusjohtajaa. Mitä korkeammalla, sen parempi. Lisäksi olisi tärkeää, että viestinnässä pyrittäisiin johtamaan keskustelua ja asettamaan agendaa ilman, että toimitusjohtaja on hengittämässä niskaan ja huutamassa “Vaihda tämä otsikko, vaihda otsikko, soita niille, että vaihtaa tämän otsikon!” Sen sijaan viestinnän pitäisi tarjota tietoa ja luoda keskustelua, saada esimiehet heittäytymään ja lopettamaan p*skan puhumisen. Toimittajat kuitenkin löytävät sen tiedon jostakin ja kommentoimattomuus ei johda mihinkään. 

Täysin järkyttävää on myös se, että vain 3 prosenttia viestijöistä pitää viestintää myynnin tukena. – Kaisu Karvala, Hatch Entertainment

Ville: Olen samaa mieltä tuosta aktiivisuudesta. Se on tehokkaampaa kuin pelkkä reagointi. Mutta mikä on viestinnän tehtävä? Nyt on paljon käyty keskustelua yritysten tehtävästä ja siitä, että tuloksen rinnalla pitäisi olla jokin muukin tarkoitus. Juuri tätä yrityksen strategiaa ja tavoitettahan viestintä välittää. Viestintä kertoo muille yrityksen laajemman tarkoituksen. 

Kaisu: Nykyään tilanne on se, että pienissä firmoissa koko viestintä puuttuu, koska sitä ei nähdä myyntiä edistävänä. Totuus on siis se, että monelle yritykselle voitto on tärkein. Ongelma on se, että viestintä on nähty pehmeänä arvona. HR ja viestintä ovat naisten aloja, jotka vain isketään johonkin. Tämä on ongelma. 

Ville: Jos yrityksen ymmärtäisivät tehtävänsä laajemmin, viestinnällä on monia muitakin tehtäviä. 

Mittaaminen osa kaikkea viestintää

Yksi tutkimuksen keskeisistä tuloksista oli mittaamisen yleistyminen sekä viestijöiden että toimittajien keskuudessa. Tutkimuksen mukaan viestijät mittaavat ennen kaikkea yleisön sitoutumista sisältöihin, kun taas toimittajat keskittyvät enemmän määrällisiin mittareihin. 

Ville: Minua jäi mietityttämään tuo tulos, että toimittajat mittaisivat esimerkiksi artikkelin klikkausmääriä. Oma kuva tutuista toimituksista ja toimittajista on päinvastoin se, että mittaaminen on todella tarkkaa ja monipuolista. 

Arno: Minusta tuo kuulostaa aivan luontevalta. Mekin mittaamme ennen kaikkea tilausten määrää ja se on kaikista keskeisin mittari. Volyymin mittaaminen on luontevaa, koska osa voitoista tulee volyymista, siksi tämä on vain tervettä. Volyymista lähtee kaikki ja juuri suuret määrät tuovat mukanaan sen sitoutumisen. 

Kaisu: Nykyään mittarit ovat todella tarkkoja ja mittaustyökalut helppoja käyttää. Tämä on tehnyt meidän työstämme vaikeaa. Enää ei voi tehdä viestintää vain fiilispohjalta. 

Ville: Totta. Muistan, kun Helsingin Sanomissa otettiin käyttöön lukemista mittaavia digimittareita ja se johti jopa kiusallisiin keskusteluihin. Ihan kuin joku olisi laittanut valot päälle. Että hei, tässä on tämä sun merkittävä juttu merkittävästä aiheesta ja sen on lukenut kolme ihmistä. 

Arno: Mittareiden yleistyttyä kymmenisen vuotta toimitukset tosiaan ampuivat vähän yli. Alkoi klikkiotsikoiden aika, joka ei ollut kaunis. Ei se ole vieläkään täysin ohi, mutta nyt laadun korostaminen on taas noussut uudestaan esiin valeuutisten myötä. 

Tehdäänkö toimituksissa nykyään sisältöjä vain aiheista, jotka keräävät klikkejä?

Arno: Missään ei ole lakisääteisesti sanottu, että tietyistä asioista pitäisi aina uutisoida. Toisaalta toimittajan ammattitaitoa on arvioida, mikä on relevanttia uutisoitavaa, vaikka se ei keräisikään klikkejä. Uutisvoitto ajaa meitä eteenpäin. Tavoitteemme on ennen kaikkea saada tieto ennen muita ja julkaista se ennen muita. Ei siis miettiä sisältöä klikit edellä. 

Tavoitteemme on ennen kaikkea saada tieto ennen muita ja julkaista se ennen muita – Arno Ahosniemi, Kauppalehti

Kaisu: Itse hyödynnän tuota viestinnässä myös. Vuodan juttuja strategisesti tietyille medioille. Tietysti pörssiyhtiöissä tätä keinoa ei aina voida hyödyntää. 

Voiko mittaaminen mennä liian pitkälle? Tappaako se luovuuden? 

Ville: Itse olen havainnut, että esimerkiksi juttujen muodot ja näkökulmat ovat yhdenmukaistuneet. Toimittajat ja viestijät ovat huomanneet, mitkä näkökulmat ja tyylit toimivat ja näitä sitten monistetaan aiheesta toiseen. Kyllähän se syö luovuutta, jos mittaamisen takia karsitaan tapoja käsitellä asioita. 

Kaisu: Itse sanoisin, että suomalainen media on kyllä ryhdistäytynyt muun hälyn keskellä. Yrityksissä mittaaminen riippuu yrityksestä ja siitä, osataanko valita oikeat mittarit. Tiedotteen kohdalla avausprosentilla ei ole hirveästi väliä, jos yksikään media ei ole sitä julkaissut. 

Täytyykö kaikissa kanavissa näkyä?

Tutkimuksesta kävi ilmi myös se, että viestijät aikovat tulevan vuoden aikana lisätä panostuksiaan moniin kanaviin, etenkin Instagramiin, LinkedIniin ja Twitteriin. Mistään kanavasta ei silti oltu halukkaita luopumaan. Lähes kaikkien tutkimukseen osallistuneiden viestijöiden mukaan viestinnän keskiössä on silti oma verkkosivu. 

Miltä tämä kuulostaa? 

Kaisu: Kyllä jostakin pitäisi myös pihistää. On hullua olla joka paikassa vain siksi, että kanavia on monta. Vähän oudoksun myös tuota, että omat kotisivut nähdään jonakin dynaamisena viestintäkanavana. En ymmärrä. Nyt olisi viestijöillä herätyksen paikka. Monikanavaisuuden sijaan panostaisin henkilökohtaisiin suhteisiin ihmisten kanssa, ne ovat tärkeitä, kun oikeasti halutaan saada asioita aikaan. 

Ville: Tutkimuksessa oli myös yksityiskohta, jonka mukaan tiedotustilaisuudet ovat nykyään laskeva tapa vaikuttaa. Toimittajilla ja viestijöillä on nykyään kiire, halutaan tehokkaampia tapoja etsiä ja tarjota tietoa. 

Arno: Moni ajattelee, että pitäisi olla joka paikassa mukana, vaikka oikeasti kannattaa miettiä sitä omaa kohderyhmää. Fokusoi niihin kanaviin, jotka ovat oman tekemisen kannalta tärkeitä. Olen myös huomannut, että monet nuoret toimittajat eivät jaksaisi osallistua tiedotustilaisuuksiin, mutta itse kannustan käymään niissä. Noista tilaisuuksista tarttuu aina hihaan muutakin kuin tiedotteesta. 

Kaisu: Viestijöitäkin kyllä kannustaisin näitä järjestämään. Kohtaamaan toimittajat ja johtamaan keskustelua. 

Arno: Mekin olemme saaneet ihan kilpailuetua siitä, että on noissa käyty. Absurdia, miten yksinkertaiset asiat usein toimivat. Henkilökohtaiset suhteet ovat tavattoman tärkeitä, googlaamalla ei kuitenkaan ihan kaikkea löydä. 

Ajatuksia journalismin tulevaisuudesta ja viestinnän ja journalismin suhteesta

Arno: Vahvat brändit pärjäävät journalismissa. Hyvä suhde asiakkaisiin korostuu tulevaisuudessa, koska journalismia ei enää voi pyörittää pelkän mainosmarkkinan varassa. Siitä pitävät huolen Google ja Facebook. Printtilehdestä sanoisin sen verran, että se on hyvä tuote ja on mahdotonta sanoa, kuoleeko se kokonaan. Printtilehden levikki laskee koko ajan. Sanoisin myös, että journalismissa muutamat pärjäävät ja keräävät voitot. Juuri tuli uutinen, jonka mukaan maakuntalehdet Ilkka ja Pohjalainen yhdistyvät. Maakunnissa kehitys ei olekaan ollut myönteistä ja moni pieni brändi on heikossa hapessa. 

Ville: Sanoisin itsekin, että muutamat pärjäävät ja muutamat keräävät voitot. Tämä liittyy juuri valeuutisiin ja vastaavan möykän vastareaktioon. Ihmiset ovat palanneet maksamaan laatujournalismista ja tämä ilmiö vaatii suuria majakoita. Tämä sataa isojen toimijoiden laariin, ei välttämättä Kalajokilaakso-lehden laariin. 

Kaisu: Tutkimuksen mukaan viestijät ovat nykyään toimittajille arvokkaampia kuin ennen. Uskon sen johtuvan siitä, että meistä on tullut parempia. Olemme lähempänä johtoa, tiedämme, mitä tapahtuu. Ylin johto on myös ymmärtänyt narraation hallinnan tärkeyden. Meillä on siksi relevantteja viestejä. Emme aina ole olleet hyviä työssämme, mutta ammattitaitomme on kasvanut. 

Viestijät ovat nykyään toimittajille arvokkaampia kuin ennen. Uskon sen johtuvan siitä, että meistä on tullut parempia – Kaisu Karvala, Hatch Entertainment

Ville: Uskon, että toimittajatkin näkevät viestinnän merkityksen yrityksissä kasvaneen. Viestintä on se taho, joka saa yrityksen aktivoitumaan ja ottamaan osaa keskusteluun. Toimittajille viestintä toimii apuna tai ovena yritykseen. Kyse ei ole enää pelkistä tiedotteista, vaan yrityksen päässä toimivasta ammattilaisesta, joka auttaa toimittajaa. 

Lataa Cisionin Toimittaja- ja viestijätutkimus 2019 täältä

toimittaja soittaa

Toimittaja soittaa – oletko valmis?

Moni viestinnän ammattilainen tavoittelee medianäkyvyyttä organisaationsa uutisille lehdistötiedotteiden avulla. Aina pelkkä tiedote ei kuitenkaan riitä, vaan etenkin isompien uutisten kohdalla toimittajat haluavat kuulla lisätietoja aiheesta tai saada yrityksen edustajilta kommenttia aiheesta. Toisinaan tiedote poikii toimituksessa ihan uusia juttuideoita ja tiedotteesta saatetaan tehdä uutinen erilaisella kulmalla kuin tiedottaja alun perin osasi odottaa.

Miten toimittajan soittoon sitten voisi etukäteen varautua? Tässä muutama vinkki.

Nimeä avainhenkilöt, jotka edustavat organisaatiota mediassa

Yrityksen kannattaa nimetä etukäteen ne avainhenkilöt, jotka voivat kommentoida yrityksen tai organisaation asioita medialle. Usein yksi avainhenkilöistä on toimitusjohtaja, toinen yleinen valinta on talousjohtaja. Myös muille henkilöille kannattaa antaa kommentointilupa tiettyihin aiheisiin. Henkilöstöjohtaja osaa parhaiten vastata henkilöstön lisäkoulutuksesta tehtäviin kysymyksiin.

Avainhenkilön ei aina tarvitse olla osa johtoryhmää, eikä kommentteja kannata pyytää aina samalta henkilöltä. Jo ennen lehdistötiedotteen lähettämistä viestinnän kannattaa miettiä, kuka olisi paras henkilö kommentoimaan juuri kyseistä aihetta. Jopa ns. rivityöntekijät tai harjoittelijat voivat toisinaan olla parhaita avainhenkilöitä kommentoimaan, jos tiedote tai uutinen koskee heitä.

Jos haastattelupyyntö tulee yllättäen, on viestinnän tehtävä miettiä, kuka missäkin tilanteessa olisi paras henkilö kommentoimaan aihetta medialle.

toimittaja soittaa

Toimi linkkinä toimittajan ja yrityksen välillä

Usein tiedotteeseen kannattaa lisätä ainakin viestintäjohtajan tai muun viestinnästä vastaavan henkilön numero. Näin viestintä pystyy harkitsemaan haastattelupyyntöjä ja esimerkiksi sopivia avainhenkilöitä. Toimittajien kanssa toimiminen on viestinnän työtä, joten heillä on usein eniten aikaa myös auttaa mediaa ja tarjota toimittajille esimerkiksi lisämateriaalia tai kuvia juttuja varten.

Yrityksen nettisivuille kannattaa myös lisätä osio, josta median edustajat löytävät helposti viestinnän yhteystiedot. Kannattaa kuitenkin varautua myös siihen, että toimittajat usein pyrkivät suoraan haluamansa henkilön puheille. Tämän takia esimerkiksi toimitusjohtajaa kannattaa opastaa median kanssa toimimiseen. Lisäksi yrityksen muita työntekijöitä kannattaa neuvoa ohjaamaan toimittajien yhteydenotot viestinnälle.

Ole avulias, älä painosta

Hyvät suhteet toimittajiin ovat viestinnälle tärkeitä. Toimittajat muistavat kyllä avuliaat henkilöt ja haastattelevat heitä mielellään myös tulevissa jutuissaan. Pyri siis auttamaan toimittajaa työssään kaikin mahdollisin tavoin. Tarjoa lisätietoja, lähetä valokuvia ja etsi tälle oikeat haastateltavat. Avuliaisuudesta on varmasti hyötyä myöhemmin.

Toisinaan kuulee tarinoita viestinnän ammattilaisista, jotka painostavat journalisteja käsittelemään juttuja tietystä näkökulmasta. Älä itse syyllisty tähän. Journalistien ohjeet kieltävät toimittajaa luovuttamasta päätösvaltaa toimituksen ulkopuolelle. Älä siis loukkaannu, jos toimittaja ei suostu vaihtamaan näkökulmaa pyynnöstäsi.

Pidä kiinni oikeuksistasi, mutta kunnioita toimittajan aikatauluja

Journalistin ohjeiden mukaan haastateltavalla on oikeus tarkistaa sitaattinsa ennen jutun julkaisemista. Toimittajan velvollisuus on siis näyttää sitaattisi sinulle, jos niin pyydät. Voit siis korjata sitaateissasi olevat virheet. Et voi kuitenkaan muuttaa sanojasi päinvastaisiksi tai puuttua leipätekstiin, ellei siitä löydy selvää asiavirhettä. Lopulliseen juttuun lipsahtanut virhe toimittajan on korjattava oikaisulla ja sellaista kannattaakin vaatia, jos jutussa on selvä virhe.

Muista kuitenkin kunnioittaa toimittajan kiireistä aikataulua. Jos juttu on tulossa seuraavan päivän lehteen, et voi käyttää sitaattiesi tarkistamiseen kahta päivää. Pyri aina toimimaan mahdollisimman ripeästi ja tekemään toimittajan työ mahdollisimman helpoksi.

Apua – juttuaihe ei olekaan positiivinen

Aina toimittajat eivät soita mukavissa merkeissä. Toisinaan yrityksen taloudella menee huonosti tai yrityksestä on päätynyt julkisuuteen jotakin muuta ikävää, josta toimittajat haluavat esittää lisäkysymyksiä. Haastattelusta kieltäytyminen saattaa tuntua parhaalta vaihtoehdolta, mutta aina se ei ole järkevää. Negatiiviselta kalskahtavaa juttuaihettakin on luultavasti hyvä kommentoida. Haastattelun avulla omaa näkökulmaa saa tuotua esiin ja se osoittaa myös vastuunkantoa yritykseltä. Jos kysymys on kuitenkin ilkeistä huhuista tai et usko toimittajan käsittelevän aihetta puolueettomasti, vaikeneminen saattaa olla kultaa. Tällaisia tilanteita varten kannattaa kuitenkin laatia kriisiviestintäsuunnitelma.

Yhteenvetona voisi todeta, että toimittajan soittaessa:

  1. Valitse sopivat avainhenkilöt kommentoimaan asiaa ja välitä toimittajalle henkilöiden yhteystiedot.
  2. Tarjoa toimittajalle lisätietoja, kuvia yms. materiaalia aiheesta.
  3. Ole avulias, äläkä painosta toimittajaa tiettyyn näkökulmaan
  4. Tarkista juttu ja omat sitaattisi virheiden varalta – tarvittaessa pyydä oikaisua
  5. Toimi nopeasti ja kunnioita toimittajan deadlineja
  6. Turvaudu tarvittaessa yrityksen kriisiviestintäsuunnitelmaan
kenelle tiedote kannattaa lähettää

Kenelle tiedote kannattaa lähettää?

Tiedottamisen keskiössä on tietysti aina itse tiedote. Hyvin kirjoitettu tiedote saa aina ansaitsemansa mediahuomion. Kuitenkin lähes yhtä tärkeää kuin itse tiedotteen kirjoittaminen on tietenkin tiedotteen lähettäminen. Ainoastaan yrityksen omilla kotisivuilla julkaistu tiedote ei juurikaan kerää näkyvyyttä tai yhteydenottoja. Sinne tänne sattumanvaraisesti lähetetty tiedote ei kuitenkaan sekään ole kaikista tehokkain vaihtoehto.

Kenelle tiedote sitten kannattaa lähettää? Monet yritykset tyytyvät lähettämään tiedotteensa suurimpien joukkoviestinten toimituksiin. Toiset taas käyttävät vuodesta toiseen samaa lähetyslistaa miettimättä, miten sitä kannattaisi optimoida tai päivittää paremman näkyvyyden takaamiseksi.

Jos mietit, kenelle tiedotteet oikeasti kannattaa lähettää, tässä muutama vinkki paremman lähetyslistan luomiseksi.

Toimituksille

Useimmat organisaatiot tietävätkin jo, että lehdistötiedotteet kannattaa lähettää vähintään suurimpien medioiden toimituksille. Useimmat sanomalehdet ja muut mediayhtiöt ottavatkin tiedotteita vastaan toimitusten yhteiseen sähköpostiin. Monessa mediassa toimituksen esimiehet käyvätkin kyseisen sähköpostin läpi useita kertoja päivässä uusien juttuideoiden toivossa.

Summamutikassa ei tiedotetta kannata toimituksiinkaan lähettää. Cisionin State of the Media 2020 -tutkimuksen mukaan toimitusten saamista tiedotteista ja pitchauksista alle neljännes on oikeasti relevantteja. Kannattaakin miettiä ennen tiedotteen lähettämistä, miksi organisaation tiedote kiinnostaisi median yleisöä. Paikalliset uutiset kannattaa valtakunnallisen median sijaan lähettää maakunta- tai paikallislehtien toimituksille. Tietyn niche-alan uutiset taas kiinnostavat usein alan aikakauslehden toimitusta.

kenelle tiedote kannattaa lähettää

Toimittajille

Toimitusten lisäksi tiedote kannattaa lähettää myös suoraan toimittajien henkilökohtaiseen sähköpostiin. Toimittajien sähköposteja ei kuitenkaan kannata täyttää spämmillä, vaan tiedote tulisi kohdentaa strategisesti tietyille toimittajille.

Voit esimerkiksi koota listan tietyn alan erikoistoimittajista tai toimittajista, joiden mielenkiinnon kohteisiin oma tiedotteesi näyttää kuuluvan. Voit myös harkita lähettäväsi tiedotteen lisäksi myös henkilökohtaisemman pitchauksen muutamalle toimittajalle, joiden haluaisit erityisesti tarttuvan aiheeseen. Voit esimerkiksi tarjota pitchauksessasi jotakin ylimääräistä tietoa tapauksesta.

Bloggaajille ja some-vaikuttajille

Tiedotteiden lähettäminen toimituksille ja toimittajillekin on useille organisaatioille niin sanotusti peruskauraa. Yllättävän harva organisaatio kuitenkaan hyödyntää bloggaajia ja vaikuttajia omassa viestintästrategiassaan. Tiedotteen voi hyvin lähettää myös esimerkiksi tietyn alan bloggaajille.

Bloggaajat eivät välttämättä tartu uutismaisiin tiedotteisiin yhtä hanakasti kuin vaikkapa sanomalehdet, mutta esimerkiksi uutuustuotteet, tapahtumat tai vaikka johonkin mielenkiintoiseen projektiin liittyvät tiedotteet saattavat kerätä näkyvyyttä myös blogeissa tai some-vaikuttajien postauksessa. Tätä näkyvyyttä ei kannata aliarvioida, sillä parhaimmillaan bloggaajilla ja some-vaikuttajilla on kymmeniä tuhansia erittäin sitoutuneita lukijoita tai katsojia.

Yhteiskunnallisille päättäjille

Yhteiskunnallinen viestintä ei ole kaikkien organisaatioiden tavoitteena, eikä esimerkiksi ministereitä ja kansanedustajia kannata lisätä tiedotteiden vastaanottajiksi pelkän huvin vuoksi. Jos organisaatio tekee kuitenkin yhteiskunnallisesti  merkittävää työtä tai ilmoittaa esimerkiksi uuden projektin lanseerauksesta, saattaa tieto kiinnostaa myös yhteiskunnallisia päättäjiä. Jos toivot tiedotteesi poikivan esimerkiksi yhteiskunnallisia kannanottoja tai kommentteja päättäjiltä, tiedotteen lähettäminen suoraan päättävien tahojen sähköpostiin voi olla hyvä idea näkyvyyden keräämiseksi.

Aseta tavoite ja toimi sen mukaan

Tärkeintä tiedotteen kohdentamisessa on kuitenkin strateginen toiminta. Jokaiselle tiedotteelle kannattaakin asettaa jokin tavoite tai haluttu lopputulos. Se voi olla esimerkiksi tietty näkyvyys valtakunnallisessa mediassa tai nuoren yleisön tavoittaminen some-vaikuttajien kautta. Kun tavoite on asetettu, on myös tiedotteen kohdentaminen helppoa: lähetä tiedote sellaisille henkilöille ja ryhmille, jotka palvelevat parhaiten omaa tavoitettasi.

maksimoi mediahuomio näillä viestintävinkeillä

Maksimoi mediahuomio – Cisionin parhaat vinkit toimittajien tavoittamiseen

Toimittajien tavoittaminen ja tiedotteiden näkyvyys ovat jatkuvasti viestinnän ammattilaisten mielessä. Hyvä uutinen on se, että Cisionin vuosittain julkaiseman State of the Media 2019 -tutkimuksen mukaan toimittajat kokevat hyvät suhteet viestinnän ammattilaisiin entistä tärkeämmiksi. Media siis lähtökohtaisesti toivoo viestijöiltä yhteydenottoja. Huono uutinen viestinnän kannalta on kuitenkin se, että toimittajat kokevat relevanteiksi alle 25 prosenttia pitchauksista.

Suomalaiset toimittajat saavat sähköpostiinsa päivittäin jopa 100 yhteydenottoa eri organisaatioiden viestintätiimeiltä. Tämä on tietysti huono uutinen viestinnän kannalta, sillä tiedotteiden paljous tekee erottumisesta vaikeaa. Toisaalta hyvä uutinen on pitchausten huono laatu. Suurin osa sähköposteista ja tiedotteista on toimittajien kannalta turhia. Jos siis onnistut tekemään toimittajalle relevantin juttuehdotuksen, ovat mahdollisuutesi näkyvyyden saavuttamiseen hyvät.

Kuinka toimittajat sitten tavoitetaan ja mediahuomio maksimoidaan? Tässä Cisionin parhaat vinkit.

Hyvin kirjoitettu tiedote on kaiken perusta

Lehdistötiedote on yhä viestinnän perusta. Suurin osa viestinnän ammattilaisista kirjoittaa lehdistötiedotteen rutiinilla, mutta toisinaan kokeneenkin tiedottajan kannattaa tarkistaa, että omat tiedotteet on optimaalisesti kirjoitettu. Tärkeitä asioita ovat etenkin uutiskoukun kirjoittaminen tekstin alkuun sekä muutaman sitaatin lisääminen tekstiä elävöittämään. Myös painokelpoiset kuvat ja spokespersonin yhteystiedot ovat tärkeitä asioita tehokkaan lehdistötiedotteen kirjoittamisessa.

Cision on laatinut kätevän vinkkilistan avuksi entistä parempien tiedotteiden kirjoittamiseen. Pääset lataamaan listan ilmaiseksi täältä.

Ajoita tiedote oikein

Tiedotteen ajoittamisen suhteen hyvä nyrkkisääntö on tämä: mitä tärkeämpi uutinen, sitä vähemmän merkitystä ajoituksella on. Toimittajat tarttuvat isoihin uutisiin, vaikka tiedote olisikin lähetetty perjantaina kello 15.30. Jos kyseessä on pienempi uutinen, kannattaa ajoituksellekin uhrata muutama ajatus. Aamu on usein paras aika tiedottamiselle, mutta toisaalta moni yritys ajoittaa tiedotteensa kello yhdeksäksi – erottuminen voi siis olla vaikeaa. Kannattaakin mahdollisuuksien mukaan ajastaa tiedote jo aikaisemmaksi tai vaihtoehtoisesti odottaa pahimman aamuruuhkan olevan ohi ja ajastaa tiedote lähtemään esimerkiksi kello 10.

Pidemmän tekstin tiedotteiden ajoittamisesta pääset lukemaan täältä.

maksimoi mediahuomio näillä viestintävinkeillä

Erityishuomio kohdentamiseen

Monesti yritys käyttää paljon aikaa ja vaivaa hyvän lehdistötiedotteen kirjoittamiseen, mutta tiedotteen jakamiselle ei välttämättä uhrata ajatustakaan. Sen sijaan, että pitchaisit oman yrityksesi uutisia ja omaa asiantuntijuuttasi kaikille Suomen toimittajille, mieti hetki omia tavoitteitasi.

Kenet oikeastaan haluat tavoittaa uutisellasi? Kenen haluat lukevan sitaattisi? Toimiiko yrityksesi kansainvälisellä, mutta kapealla toimialalla? Kiinnostaako tiedotteesi lähinnä paikallista yleisöä? Vai olisiko lausunnossasi ainesta valtakunnallisen lehden pääuutiseksi?

Kun olet miettinyt omia tavoitteitasi ja määritellyt kohdeyleisösi, käytä aikaa oikeiden kontaktien etsimiseen. Luo lista niistä toimittajista, vaikuttajista ja medioista, joiden kautta uskot tavoittavasi yleisösi parhaiten

Ole avulias ja helposti saavutettavissa

Kun sitten olet lähettänyt hyvin laaditun tiedotteen tarkkaan valitsemillesi toimittajille ja vielä oikeana ajankohtana, voit onnitella itseäsi. Työsi ei kuitenkaan vielä ole ohi. Nyt tehtäväsi on toivoa toimittajan yhteydenottoa. Lähes kaikki toimittajat haluavat juttuihinsa muutakin kuin vain valmiin tiedotteen. He toivovat haastattelua. Siksi on tärkeää lisätä tiedotteeseen mahdollisen haastateltavan yhteystiedot ja mielellään myös omat yhteystietosi. On tärkeää myös olla mahdollisimman hyvin toimittajan tavoitettavissa tiedotteen lähettämisen jälkeen. Kun autat toimittajaa jutunteossa parhaasi mukaan, hänelle jää hyvä kuva sinusta ja edustamastasi yrityksestä. Näin voit odottaa haastattelupyyntöjä myös tulevaisuudessa.

Vaali suhteitasi mediaan

Jos tahdot tehdä mediahuomion eteen vieläkin enemmän, voit itse pyrkiä aktiivisesti rakentamaan parempia suhteita toimittajiin ja mediaan. Siihen löydät enemmän vinkkejä tästä tekstistä.

Kuuntele alta myös päätoimittaja Saila-Mari Kohtalan vinkkejä viestinnän ammattilaisten ja toimittajien väliseen yhteistyöhön. Halutessasi voit myös lukea podcastista kirjoitetun tekstin täältä.

Tavoita oikeat journalistit

Tavoita oikeat journalistit ja saavuta viestillesi näkyvyyttä

Kun lähetät lehdistötiedotetta, kenelle ensisijaisesti kohdennat tiedotteesi? Perinteisesti tiedotteet on kohdennettu suurimmille sanomalehdille, tietyn alan erikoisjulkaisuille tai paikallislehdille. Toki tiedotteet kannattaa edelleen suunnata perinteisten medioiden toimituksille, mutta samalla kannattaa muistaa, että tie näkyvyyteen käy yhä useammin vaikuttajien kautta.

Mitä tämä sitten tarkoittaa lehdistötiedottamisen maailmassa? Harva tulee ajatelleeksi, että myös monet journalistit ovat vaikuttajia. Etenkin freelancerit ovat usein erikoistuneet kirjoittamaan tietyn alan tai aihepiirin juttuja ja he tekevät samanaikaisesti töitä useille mediataloille. Freelancereiden lisäksi myös vakituisessa työsuhteessa olevat toimittajat saattavat työskennellä useissa julkaisuissa yhden konsernin sisällä. Työpaikkaa myös vaihdetaan entistä useammin ja nykyään toimittajan valttikortti onkin usein tämän erikoistumisala, ei niinkään media, jolle hän työskentelee.

Lehdistötiedotteet kannattaakin yhä useammin kohdentaa suoraan oman viestin kannalta relevanteille journalisteille. Kuinka tämä sitten onnistuu?

Tavoita oikeat journalistit

Hyödynnä ajantasaista mediatietokantaa

Suomessakin toimittajia on niin paljon, että on varsin aikaa vievää kahlata läpi kaikkien toimittajien kirjoittamat jutut ja heidän sosiaalisen median tilinsä. Onneksi on helpompikin tapa selvittää kunkin toimittajan kiinnostuksen kohteet ja erikoistumisalat. Voit nimittäin hyödyntää valmiiksi laadittua mediatietokantaa, josta löytyvät toimittajien ajantasaiset yhteystiedot, tiedot heidän työpaikastaan ja lisäksi aihepiirit, joista kyseinen journalisti mieluiten kirjoittaa. Esimerkiksi Cisionin mediatietokannasta löytyvät myös freelancereiden ja bloggaajien yhteystiedot ja lisäksi tietokanta ei rajoitu ainoastaan Suomeen, vaan tavoitat sen kautta myös ulkomaalaiset toimittajat ja tiedotusvälineet.

Päivitä kontaktilistasi ja kokeile rohkeasti uutta

Oletko hyödyntänyt samoja vanhoja kontaktilistoja tiedotteidesi jakelussa jo pitkään? Jos tulos ei ole ihan toivotunlainen, kannattaa ehdottomasti päivittää omat lähetyslistat. Varmista, että listoiltasi löytyvät toimittajat ovat yhä kiinnostuneita yrityksesi edustamasta aihepiiristä. Etsi myös uusia toimittajia ja freelancereita, jotka saattaisivat olla kiinnostuneita tiedotteistasi.

Toisinaan kannattaa kokeilla rohkeasti myös uusia lähestymistapoja. Voit esimerkiksi sisällyttää lähetyslistoillesi alasta kirjoittavat bloggaajat tai valita tiedotteesi vastaanottajiksi myös pienempiä paikallislehtiä, joita tiedote saattaa kiinnostaa.

Analysoi tulokset ja ota opiksi

Kun lähetät lehdistötiedotetta ja tahdot saada mahdollisimman paljon näkyvyyttä viestillesi, kannattaa ehdottomasti ottaa huomioon aiemmista kampanjoista saadut opit. Tarkista esimerkiksi se, missä medioissa edellinen tiedotteesi meni läpi, kuinka suuri avausprosentti tiedotteellasi oli ja miten moni klikkasi tiedotteessasi ollutta linkkiä. Cision Communications Cloudista näet lisäksi, ketkä journalisteista ovat viestisi avanneet ja ketkä puolestaan eivät.

Uuden kampanjan kohdalla kannattaa aina pyrkiä uusintamaan hyvät tulokset. Epäonnistuneista kampanjoista kannattaa puolestaan ottaa opiksi. Jos tiedotteen sisällä olevat linkit eivät kerää klikkauksia, kannattaa tärkeimmät tiedot esimerkiksi sisällyttää jo itse tiedotteeseen. Toimittajat, jotka eivät ikinä avaa viestejäsi, kannattaa jättää listalta pois tai vaihtoehtoisesti heihin voi koittaa ottaa yhteyttä henkilökohtaisella sähköpostilla tai esimerkiksi sosiaalisessa mediassa.

Mieti myös muita strategioita näkyvyyden parantamiseen. Ylläpidä hyviä suhteita toimittajiin, paranna lehdistötiedotteesi tehokkuutta tai pitchaa juttuideoita toimittajille suoraan sähköpostitse. Älä tyydy yhteen strategiaan, vaan pyri aina löytämään ja testaamaan uusia keinoja viestisi paremman näkyvyyden saavuttamiseksi.

5 viestintämokaa

5 suurinta viestintämokaa, joihin yritykset syyllistyvät

Viestintää ei pääse pakoon yhdessäkään yrityksessä. Etenkin pörssiyhtiöissä viestintä ja avoin tiedottaminen asioista on laissa tarkasti säädetty. Muutkin kuin pörssiyhtiöt tuntevat kuitenkin viestinnän ja PR:än arvon ja viestivät toiminnastaan ulospäin ainakin jonkin verran. Viestintä ei kuitenkaan aina ole helppo laji. Aivan kuten missä tahansa muussakin asiassa, osa yrityksistä suoriutuu viestinnästä toisia paremmin. Jos viestintä tuntuu vieraalta ja hankalalta, kannattaa lukea tämä teksti. Selviät viestinnästä kunnialla, kun vältät nämä yleisimmät viestintämokat.

5 suurinta viestintämokaa – ja kuinka välttää ne

Yritys ei viesti mitään

Viestimättä jättäminen on aina pahin viestintämoka, johon yritys voi syyllistyä. Täysi radiohiljaisuus yrityksen suunnalta on aina huonoin vaihtoehto. Usein yritykset, jotka jättävät viestimättä, eivät ymmärrä viestinnän ja ansaitun median arvoa. Miksi edes pitäisi viestiä? Viestintä on kuitenkin hyvä keino:

  • Tuoda esiin yrityksen arvoja
  • Kertoa yrityksen tarina yleisölle
  • Rakentaa brändiä ja yrityksen tunnettavuutta
  • Kertoa kustannustehokkaasti yrityksen uusimmista saavutuksista ja kuulumisista

Ansaittu näkyvyys on helppo tapa kerätä yritykselle näkyvyyttä. Vaikka kaikki tiedotteet eivät menekään mediassa läpi tai kerää valtavaa määrää julkisuutta, on suuri moka jättää mahdollisuus käyttämättä. Kuluttajat pitävät mediassa kirjoitettua uutista selvästi yrityksen markkinointia luotettavampana. Siksi yksikin mediassa käsitelty tiedote voi parantaa sidosryhmien ja asiakkaiden mielipiteitä yrityksestä markkinointikampanjaa enemmän.

Viestintää ei suunnitella

Toinen suuri viestintämoka on viestinnän suunnittelemattomuus. Tavoitteiden puute on yksi yleisimmistä yritysviestinnän virheistä. Positiivista näissä tapauksissa on se, että yritys viestii jotakin. Viestinnän hyödyt jäävät kuitenkin saavuttamatta tai ainakin piiloon, jos viestintää ei suunnitella ja jos sille ei aseteta selkeitä tavoitteita.

Miksi viestintää sitten kannattaa tehdä suunnitelmallisesti?

  • Onnistumisen mittaaminen on helpompaa
  • Viestintätoimet voidaan suunnitella tavoitteiden mukaan – keskittyminen olennaiseen helpottuu
  • Resurssit on helpompi kohdistaa oikein, kun tiedetään haettava lopputulos

Viestinnälle kannattaa siis asettaa tavoitteet ainakin vuositasolla. Lisäksi on syytä varmistaa, että tavoitteita pystytään mittaamaan. Esimerkiksi Cisionin tiedotepalvelussa lehdistötiedotteiden mittaaminen on helppoa. Samalla kannattaa myös panostaa toimivaan mediaseurantaan.

viestintämokat

Hajuton ja mauton viestintä jättää kaikki kylmäksi

Harmittavan usein yritys- ja organisaatioviestintä on hajutonta ja mautonta. Yritykset pelkäävät ottaa kantaa asioihin ja tuoda aidosti esiin arvojaan, koska pelkäävät suututtavansa osan sidosryhmästään. Taustalla on ehkä luonnollinenkin pelko siitä, että osa yrityksen asiakkaista ja sitä myötä osa yrityksen kassavirrasta katoaa liian vahvojen mielipiteiden myötä. Pelosta seuraa harvoin mitään hyvää ja tämä pätee myös yritysviestinnässä. Pelko tekee yritysviestinnästä hajutonta ja mautonta, eikä sellainen viestintä yleensä onnistu kirvoittamaan niitä positiivisiakaan reaktioita.

Jos yrityksesi on määritellyt itselleen arvot, joiden mukaan sen on tarkoitus toimia, kannattaa ehdottomasti seistä näiden arvojen takana myös viestinnässä. Vaikka joku sitten loukkaantuisikin. Nykyään monet yritykset myös uskovat hyötyvänsä rohkeista kannanotoista ja esimerkiksi Helsinki Pride 2019 on kerännyt suuren joukon yrityksiä taakseen.

Kannattaakin siis miettiä, miten oma yrityksenne voisi rohkeasti viestiä arvoistaan sekä sanoin että teoin. Pelkät sanat eivät kuitenkaan riitä, vaan arvojen tulisi aidosti näkyä myös yrityksen toiminnassa.

Kaikki on positiivista ja virheistä vaietaan

Moni yritys tekee viestinnässään sen virheen, että tiedottaa kyllä positiivisista asioista ja liiketoiminnasta, kun luvut ovat hyvät. Kun alamäki alkaa tai virheitä sattuu, viestintä vaikenee. Pörssiyhtiöiden on lain mukaan raportoitava julkisuuteen myös huonot tulokset, mutta muut yritykset voivat pyrkiä häivyttämään huonot aikansa kokonaan yleisön nähtäviltä.

Kaikista virheistä ei tietenkään tarvitse huutaa julkisuuteen. Jos virheet tai hankaluudet vaikuttavat asiakkaisiin tai jos on pelkona, että uutiset leviävät organisaation ulkopuolelle joka tapauksessa, kannattaa valita avoimen tiedottamisen linja. Lehdistötiedote, jolla avataan reilusti tilannetta kaikille sidosryhmille antaa avoimen ja suoraselkäisen kuvan yrityksen toiminnasta. Hyvin hoidettu kriisiviestintä saattaa jopa kääntyä lopulta yrityksen voitoksi.

Kommentteihin ei vastata ja haastatteluja ei anneta

Pelkkä lehdistötiedotteiden lähettäminen ei vielä yksinään riitä tehokkaan näkyvyyden saavuttamiseen. Kuten Glorian ja Glorian Koti -lehtien päätoimittaja Saila-Mari Kohtala toteaa Mediavaikuttajat podcastissa, toimittajat usein soittavat yritysten yhteyshenkilöille ja kysyvät lisätietoja. Etenkin suurempien uutisten kohdalla pelkkä tiedote ei riitä täyttämään lukijoiden tiedonjanoa. Siksi onkin tärkeää, että yritys on nimennyt spoksepersonin, joka antaa tarvittaessa lausuntoja medialle.

Cisionin State of The Media 2019 -tutkimuksen mukaan suomalaistoimittajat pitävät yrityksen edustajaa luotettavimpana tietolähteenä, jopa lehdistötiedotetta luotettavampana. Siksi on tärkeää, että media saa tarvittaessa yhteyden myös aitoon ihmiseen yrityksen sisällä. Siksi hyvään lehdistötiedotteeseen kannattaa aina lisätä mukaan yhteyshenkilön puhelinnumero.

Kun onnistut viestinnässäsi välttämään nämä viisi virhettä, olet jo selvinnyt keskivertoa paremmin. Jos kaipaat lisää vinkkejä ja inspiraatiota viestintään, tilaa kuukausittain lähetettävä uutiskirjeemme täältä.

mitä journalistit odottavat viestijöliltä

Mitä journalistit odottavat viestijöiltä?

Toimittajien ja viestinnän ammattilaisten välinen yhteistyö on parhaimmillaan molempia osapuolia hyödyttävää. Viestinnän ammattilaiset tarjoavat toimittajille juttuaiheita ja sisältöideoita sekä asiantuntijalausuntoja ja dataa. Journalistien avulla yritykset puolestaan saavuttavat näkyvyyttä ansaitussa mediassa. Valitettavasti aina yhteistyö ei toimi näin hyvin.

Cisionin julkaisemasta State of the Media 2019 -tutkimuksesta käy ilmi, että toimittajien ja viestijöiden välit ovat viimeisen vuoden aikana kehittyneet pääasiassa positiiviseen suuntaan. Kyselyyn vastanneista suomalaisjournalisteista 76 prosenttia arvioi, että PR-ammattilaiset olivat tulleet viimeisen vuoden aikana heille entistä tärkeämmiksi. Tämä on viestinnän kannalta hyvä uutinen, vaikka hyödyllisyyden kasvu saattaakin johtua ikävästä asiasta, nimittäin toimittajien resurssipulasta.

Toisaalta tutkimus paljastaa myös, mitkä ovat toimittajien mielestä viestinnän heikkoja kohtia. Kiinnitä huomiota ainakin näihin seikkoihin, jos haluat parantaa omaa yhteistyötäsi toimittajien kanssa.

Toimittaja janoaa oikeaa ihmiskontaktia

Kun aiemmin toimittajat ovat nimenneet yritysviestinnän luotettavimmaksi lähteeksi lehdistötiedotteen, on tähän tullut nyt Suomessa muutos. Lehdistötiedotetta arvostetaan edelleen, mutta sen ohitse luotetuimpana tietolähteenä on noussut yrityksen ”spokesperson” eli yrityksen edustaja, jolta voi tarvittaessa pyytää asiantuntijalausuntoja. 50 prosenttia tutkimukseen osallistuneista suomalaistoimittajista nimeää spokespersonin yrityksen luotettavimmaksi lähteeksi. Vastaava luku lehdistötiedotteen kohdalla on 25 prosenttia.

Hyvän tiedotteen osuessa kohdalle toimittajat soittavatkin usein lisätietoja tiedotteeseen kirjatulta yhteyshenkilöltä. Kannattaa muistaa, että toimittajan kannalta viestintäjohtaja tai tiedottaja on harvoin se henkilö, jolta tämä kommentteja kaipaa. Siksi kannattaa jo ennen tiedotteen lähettämistä miettiä, kuka yrityksessä olisi paras henkilö kommentoimaan tiedotetta ja lisätä tämän yhteystiedot suoraan tiedotteeseen.

miten viestintä voisi auttaa toimittajia työssään

Viestijä tarjoaa tietoja, kun toimittaja niitä tarvitsee

Kyselyssä selvitettiin myös sitä, mitä toimittajat konkreettisesti viestijältä odottavat. 60 prosenttia vastanneista suomalaistoimittajista toivoi, että viestinnän ammattilaiset tarjoaisivat heille dataa ja asiantuntijalähteitä silloin, kun he itse niitä tarvitsevat. Paras tapa auttaa journalistia työssään on siis olla tämän tavoitettavissa silloin, kun on tarpeellista.

Jos toimittaja siis ottaa yritykseen yhteyttä asiantuntijalausuntojen tai tilastojen toivossa, kannattaa aina parhaansa mukaan pyrkiä tarjoamaan apujaan. Tästä on hyötyä myös parempien mediasuhteiden rakentamisessa. Kun toimittaja on saanut apua yrityksestänne aiemmin, suhtautuminen omiin pitchauksiinne ja tiedotteisiinne luultavasti muuttuu positiivisemmaksi.

Toimittajan harmina epäolennaiset pitchaukset ja spämmi

Suurin osa (47%) suomalaistoimittajista saa sähköpostitse alle sata pitchausta viikossa. Kuitenkin 41 prosenttia vastasi, että sähköpostiin kilahtaa viikossa 101-300 tiedotetta tai pitchausta yrityksiltä. Viestijältä vaaditaan siis kykyä erottautua suuren tiedotemäärän joukosta.

Samalla toimittajat kertovat, että alle neljännes heidän vastaanottamistaan tiedotteista on relevantteja. Toimittajien sähköposti täyttyy siis suurelta osin turhasta tiedosta, minkä vuoksi jopa 8 prosenttia suomalaistoimittajista totesikin, että parasta mitä viestinnän ammattilainen voi heidän auttamisekseen tehdä on spämmäämisen lopettaminen.

Tämä kuulostaa ehkä hieman masentavalta, mutta viestijän kannalta tässä piilee myös opetus: lähetä toimittajille vain hyvin laadittuja ja kohdennettuja lehdistötiedotteita. Vältä myös turhien sähköpostien lähettämistä toimittajille – heidän työpäivänsä ovat usein kiireisiä. Yksi yhteydenotto tiedotetta kohden siis riittää.

Tee kotiläksysi ja kohdenna oikein

Koska toimittajien saamista tiedotteista ja pitchauksista suurin osa on epäolennaisia, on sinulla ja yritykselläsi parhaat mahdollisuudet näkyvyyden saavuttamisessa, jos teet kotiläksysi kunnolla. Tämä tarkoittaa sitä, että ennen tiedotteen lähettämistä mietit, kenelle tiedote todella on suunnattu ja millaisen median kohdeyleisöä uutinen kiinnostaisi.

Lähes 30 prosenttia tutkimukseen osallistuneista suomalaistoimittajista olikin sitä mieltä, että median kohdeyleisön tunteminen on tärkeintä, mitä viestinnän ammattilainen voi heidän puolestaan tehdä. Tunne siis pitchattavan median kohdeyleisö ja kohdenna tiedotteesi oikeisiin medioihin ja oikeille toimittajille.

Jos haluat lukea koko State of the Media 2019 -tutkimuksen, pääset lataamaan sen täältä.  

Näin saat tiedotteesi läpi mediassa

Kuinka tiedote läpi mediassa? 5 vinkkiä parempaan yhteistyöhön toimittajien kanssa

Tiedottajan ja viestijän tavoitteena on usein saada yritykselle tärkeä ja positiivinen uutinen leviämään mahdollisimman laajalle mediassa. Siksi asiasta halutaan tiedottaa. Monesti vaivalla tehty tiedote tuntuu kuitenkin jäävän noteeraamatta ja päätyvän suoraan toimittajan roskapostilaatikkoon.

Miten oman tiedotteen läpimenoa mediassa sitten voisi parantaa? Jos olet jo lukenut vinkkimme tehokkaan lehdistötiedotteen kirjoittamiseen ja olet ottanut selvää, mikä on paras aika lähettää lehdistötiedote, ei hätää. Tässä vielä viisi lisävinkkiä toimivampaan yhteistyöhön toimittajien kanssa.

Kohdenna, kohdenna ja kohdenna

Oikean kohderyhmän valintaa ei voi liikaa korostaa tiedottamisessa. Moni viestijä tekee kuitenkin kohdentamisessa sen virheen, että miettii toimittajia omana kohderyhmänään. Tässä kohtaa mennään pahasti metsään, sillä oikea kohderyhmä löytyy aina lukijoista. Kun toimittaja valitsee juttuaiheita, hän miettii aina omaa kohderyhmäänsä, yleisöään. Siksi myös viestijän täytyy miettiä uutisensa lopullista kohderyhmää, median lukijoita.

Toimittajien tai medioiden huolellinen tutkiminen ennen tiedotteen lähettämistä saattaa kuulostaa liian työläältä, mutta usein tämä ponnistelu tuottaa myös tulosta. Usein mediat kertovat omilla nettisivuillaan selvästi oman kohderyhmänsä. Myös yksittäisten toimittajien sosiaalisen median kanavista voit usein selvittää, mistä aiheista toimittaja tekee juttuja ja sitä kautta saat vihiä myös tämän yleisön kiinnostuksen kohteista. Voit myös hyödyntää Cisionin mediatietokantaa toimittajien tavoittamisessa ja viestisi kohdentamisessa. Kysy lisää asiantuntijoiltamme.

Kirjoita uutiskoukku esiin

Uutinen on rakenteeltaan kuin kärjellään seisova kolmio, painavin asia on aina ylimpänä, jotta lukijan on helppo löytää tärkein asia nopeasti. Lehdistötiedotteen kirjoittaminen ei tältä osin poikkea uutisen kirjoittamisesta. Sijoita tiedotteen painavin asia, uutiskoukku, aina ensimmäiseksi.

Toimitusten resurssit ovat vähentyneet ja toimittajia vaivaa usein jatkuva kiire. He eivät ehdi etsiä uutista huonosti kirjoitetusta tiedotteesta. Tee siis toimittajalle palvelus ja säästä hänet etsimisen vaivalta.

näin saat tiedotteen läpi mediassa

Helpota toimittajan työtä tarjoamalla ekstraa

Monet toimittajat työskentelevät useiden juttujen parissa päivittäin. Siksi yhteen uutiseen ei ehdi käyttää montaa tuntia. Tiedottajan kannattaakin tiedostaa tämä ja tarjota toimittajalle tiedotteessa kaikki materiaali, jota tämä saattaa jutunteon yhteydessä tarvita. Itse tiedote kannattaa pitää tiiviinä ja selkeänä. Tiedotteen lisäksi kannattaa kuitenkin lisätä esimerkiksi linkki aihetta täydentävään dataan tai tutkimukseen. Muista myös kirjoittaa tiedotteeseen muutama sitaatti, jotta toimittajan on helppo poimia yrityksen spokespersonin lausunto lyhyeenkin uutiseen.

Kuvat ovat toimituksille todella tärkeitä. Yksi kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa ja tämä pätee myös uutisjuttuihin. Kuva myös herättää lukijan kiinnostuksen. Siksi kannattaakin lisätä tiedotteeseen muutama kuva tai ainakin linkki yrityksen kuvapankkiin, josta toimittaja voi valita juttuunsa sopivan kuvan. Varmista, että kuvat ovat tarpeeksi hyvälaatuisia myös painoon.

Älä unohda haastateltavan yhteystietoja – ja ole tavoitettavissa!

Usein etenkin isompien uutisten kohdalla toimitukset haluavat haastatella yrityksen edustajaa saadakseen tältä juuri heidän edustamalleen medialle suunnatut kommentit. Siksi onkin tärkeää muistaa liittää tiedotteeseen sekä viestinnän että sopivan haastateltavan yhteystiedot.

Valmistaudu myös olemaan puhelimen päässä tiedotteen lähettämisen jälkeen ja kehota myös muita tiedotteeseen lisättyjä kontakteja tekemään samoin. Toimittaja turhautuu, jos juuri lähetettyä tiedotetta ei olla valmiita kommentoimaan.

Älä painosta tai sanele ehtoja

Vaikka tämän pitäisi olla itsestäänselvyys, kuulee toimittajilta toisinaan kauhutarinoita viestijöistä, jotka yrittävät vaikuttaa toimittajien päätöksentekoon. Totuus on kuitenkin se, että tiedotteen lähettämisen jälkeen et juurikaan voi vaikuttaa niihin näkökulmiin, joista käsin toimitukset tiedotetta käsittelevät. Et voi siis vaatia toimittajaa nostamaan esiin tiettyä asiaa tiedotteestasi tai vaatia lehdestä tiettyä julkaisupaikkaa.

Toimittajan ja viestijän kohtaamisessa on kyse kahden ammattilaisen välisestä yhteistyöstä. Viestijänä autat toimittajaa tekemään yleisöään kiinnostavaa journalismia. Toimittaja puolestaan vastaa työstään yleisölleen ja usein toimittaja tunteekin yleisönsä paremmin kuin viestijä. Luota siis toimittajan päätöksentekoon. Toisinaan tiedote ei mene läpi siinä muodossa kuin viestijä on halunnut, mutta tämä täytyy vain hyväksyä. Jos haluat tietää lisää median logiikasta, kannattaa tutustua journalistin ohjeisiin, jotka ovat käytössä lähes kaikissa suomalaisissa toimituksissa.

Toivottavasti nämä vinkit auttavat sinua lähettämään entistä tehokkaampia tiedotteita ja saavuttamaan viestinnällesi ansaittua näkyvyyttä. Jos kaipaat lisää vinkkejä parempaan tiedottamiseen, lue kuinka voit rakentaa paremman suhteet mediaan ja miten pitchata toimittajia sähköpostitse.

Pienen yrityksen viestintä - miten tehdä viestintää rajallisilla resursseilla?

Pienen yrityksen viestintä – kuinka viestiä tehokkaasti rajallisilla resursseilla?

Laajat viestintästrategiat, tiedottamisen vuosikello ja sisältömarkkinointitiimi. Kun puhutaan yritysviestinnästä, oletetaan usein yrityksen käytössä olevan vähintään kokonaisen viestintätiimin verran henkilöstöä vastaamassa PR:ästä ja tiedottamisesta. Monella pienellä ja keskisuurella, vasta kasvuvaiheessa olevalla yrityksellä todellisuus on usein toinen. Viestinnästä vastaa usein yksi tehtävään nimitetty henkilö tai vaihtoehtoisesti toimitusjohtaja itse.

Jos resurssit ovat tiukoilla, ei ensimmäisenä mielessä ole välttämättä tiedotusstrategian laatiminen seuraavalle 12 kuukaudelle. Viestintää ei kuitenkaan kannata kokonaan unohtaa, sillä tehokas viestintä tukee yrityksen kasvutavoitteita monella tapaa.

Miksi pienenkin yrityksen kannattaa viestiä?

Vaikka viestintä ei olekaan kasvavan yrityksen ykkösprioriteetti, on tehokkaasta viestinnästä hyötyä myös yrityksen liiketoiminnalle. Viestinnän avulla saat rakennettua esimerkiksi tietoisuutta yrityksestäsi laajemmassa yleisössä. Myös brändin rakentaminen vaatii viestintää yrityksesi toiminnasta, kulttuurista ja arvoista. Vahvan brändin avulla kasvatat asiakkaiden ja muiden sidosryhmien luottamusta yritykseesi ja tällä on suuri vaikutus esimerkiksi asiakashankinnalle ja myynnille. Sillä mitä yritys ulospäin viestii, on myös suuri vaikutus työnantajamielikuvaan. Jos olet onnistunut rakentamaan vahvan brändin, myös osaavan ja sitoutuneen työvoiman palkkaaminen helpottuu.

Vinkit pienen yrityksen viestintään

Viestintä on siis tärkeää kasvavalle yritykselle, mutta sen hoitaminen saattaa tuntua vaikealta, jos resurssit ovat pienet. Cision kokosi muutaman vinkin, jotka auttavat pientäkin yritystä viestimään tehokkaasti.

Suunnittele etukäteen

Vaikka resurssit eivät riittäisikään 12 kuukauden viestintästrategian luomiseen, kannattaa muutama asia suunnitella etukäteen. Merkkaa itsellesi kalenteriin esimerkiksi

  • tulevat tuotelanseeraukset
  • tapahtumat ja messut, joille yritys on osallistumassa
  • uusien myymälöiden avaukset
  • muut uutisoimisen arvoiset asiat, kuten nimitykset (jos etukäteen tiedossa), laajentamiset, muutot, mainoskampanjat yms.

Kun tärkeimmät asiat on valmiiksi merkitty kalenteriin, ne eivät tule yllätyksenä, vaan voit valmiiksi varautua ja suunnitella näistä asioista viestimistä.

Myös jonkinlaista julkaisuaikataulua on hyvä suunnitella. Jos yrityksesi on aktiivinen esimerkiksi sosiaalisessa mediassa, YouTubessa tai omassa blogissa, mieti etukäteen, kuinka usein julkaiset uutta sisältöä kanaviisi. Ole realistinen, jos et ehdi julkaista uutta sisältöä viikottain, sitten julkaiset sitä kuukausittain. Julkaisujen tiheydellä ei niinkään ole merkitystä, kunhan vain julkaiset uutta sisältöä säännöllisesti. Jos mahdollista, kannattaa myös miettiä sisältöaiheet kuukaudeksi tai pariksi etukäteen, jotta itse sisällön tuottaminen kävisi helpommin.

Satsaa omiin viestintäkanaviin

Sosiaalinen media, yrityksen kotisivut ja yrityksen blogi ovat tärkeässä osassa kasvavan yrityksen viestintää. Omissa kanavissaan yritys voi julkaista erilaista sisältöä matalalla kynnyksellä. Esimerkiksi kaikki yrityksen tapahtumat, kampanjat ja lanseeraukset kannattaa ehdottomasti julkaista omien kotisivujen uutisosiossa. Kotisivuilla kannattaa julkaista myös muuta viestintään liittyvää sisältöä, jolla ei ehkä ole varsinaista uutisarvoa, mutta joka on yrityksen toiminnan kannalta tärkeää. Tällaisia voisivat olla esimerkiksi uudet työpaikkailmoitukset tai vaikka työntekijätarinat, jotka auttavat rakentamaan työnantajamielikuvaa.

Omia blogitekstejä ja yrityksen uutisia kannattaa jakaa myös yrityksen some-tileillä. Somessa kannattaa jakaa myös muuta yrityksen arvoja ja brändiä tukevaa sisältöä, kuten valokuvia toimiston arjesta, kuvia uutuustuotteista tai vaikka asiakastarinoita.

kuinka pienen yrityksen kannattaa hoitaa viestintää ja tiedottamista

Kun jotain tapahtuu, lehdistötiedote on paikallaan

Pienikin yritys hyötyy medianäkyvyydestä. Median kautta omalle yritykselle saa huomattavasti enemmän näkyvyyttä kuin esimerkiksi uutisen jakamisella omissa kanavissa. Onnistuneesti mediassa läpi mennyt tiedote saattaa tulla kymmenien tai satojen tuhansien ihmisten tietoon ja poikia useita yhteydenottoja esimerkiksi potentiaalisilta asiakkailta. Siksi kaikista uutisoimisen arvoisista asioista kannattaa laatia myös lehdistötiedote. Ohjeita hyvän lehdistötiedotteen kirjoittamiseen ja lehdistötiedotteen oikeaan ajoitukseen löydät täältä.

Tiedotteen jakeluun kannattaa myös kiinnittää huomiota. Hyvinkin kirjoitettu tiedote voi mennä hukkaan, jos se ei koskaan päädy oikeiden vastaanottajien näkyville. Kannattaakin kerätä itselleen lista relevanttien medioiden toimituksista ja toimittajien yhteystiedoista, jotta voit lähettää tiedotteen suoraan oikean henkilön sähköpostiin.

Vaihtoehtoisesti voit turvautua lehdistötiedotteiden osalta ammattilaisen apuun. Esimerkiksi me Cisionilla hoidamme myös tiedotteiden kertajakelua. Kun haluat varmistaa, että tiedotteesi päätyy oikeaan osoitteeseen ja saa maksimaalisen määrän näkyvyyttä, tutustu kertajakelupalveluumme.

Pitchaa juttuaihetta toimittajalle

Yrityksen ei tarvitse olla satoja henkilöitä työllistävä konserni, jotta toimittajat voisivat kiinnostua siitä. Etenkin paikalliset ja alakohtaiset mediat julkaisevat mielellään uutisia ja artikkeleita myös pienemmistä, kasvavista toimijoista. Toimittajat arvostavat yhteydenpidon tapana eniten juuri lehdistötiedotetta, mutta juttuideoita on mahdollista pitchata myös suoraan toimittajille.

Avainasemassa juttuaiheen pitchaamiseen ovat hyvät mediasuhteet, joita myös pienen yrityksen kannattaa rakentaa, omien resurssiensa mukaan. Ohjeita hyvien mediasuhteiden rakentamiseen voit lukea täältä. Lisäksi aiemmasta blogipostauksestamme voit lukea vinkkejä myös juttuaiheiden pitchaamiseen sähköpostin avulla.

Kannattaa kuitenkin muistaa kohtuus myös pitchaamisessa. Jos oma aikataulusi on kiireinen, niin on myös toimittajan. Älä siis pommita journalistia jatkuvasti uusilla juttutarjouksilla, vaan mieti etukäteen muutama kiinnostava juttuaihe ja lähetä ne toimittajalle yhdessä viestissä.

Lopuksi

Vaikka yrityksellä ei olisikaan mahdollisuutta panostaa viestintään suuria summia, on viestintää mahdollista hoitaa hyvin ja yrityksen eduksi myös pienellä satsauksella. Suunnittele etukäteen, hyödynnä yrityksen omia kanavia ja ole yhteydessä mediaan joko tiedotteiden tai henkilökohtaisempien pitchausten avulla aina tärkeämpien uutisten osuessa kohdalle. Viestinnän avulla rakennat brändiäsi ja herätät luottamusta sidosryhmissäsi. Näin viestintä avittaa myös yrityksesi kasvua.

Jos kaipaat apua tiedotteiden jakelussa, ota yhteyttä asiantuntijoihimme. Meiltä saat myös yksittäisten tiedotteiden kertajakelun niin Suomessa kuin kansainvälisestikin. Lue lisää kertajakelusta täältä.

Mikä on paras aika lähettää lehdistötiedote?

Viestinnän ammattilaisena haluat maksimoida yrityksesi viestien keräämän medianäkyvyyden. Hyvien mediasuhteiden rakentaminen ja ylläpito on tärkeä osa ansaitun näkyvyyden hallintaa, mutta tärkein yksittäinen työkalu viestinnässä on edelleen lehdistötiedote.

Toimittajat haluavat saada sähköpostiinsa hyvin kirjoitettuja ja valmiiksi uutisen muotoon laadittuja lehdistötiedotteita. Pelkkä tehokkaan lehdistötiedotteen kirjoittaminen ei kuitenkaan riitä takaamaan sitä, että tiedote todella tulisi noteeratuksi mediassa. Myös tiedotteen lähetysajankohdalla on merkitystä.

On mahdotonta sanoa, että tiettyyn aikaan lähetetty tiedote nousisi varmasti otsikoihin. Mediatalot etsivät uutisia ja tarpeeksi kova uutinen nousee varmasti näkyviin mediassa tiedotteen lähetysajankohdasta riippumatta.

Jos tiedotteesi sisältö ei ole ihan etusivun arvoista uutisoitavaa, lähetysajankohtaan kannattaa kuitenkin kiinnittää huomiota.

Huomioi toimitusten työrytmi – aamu yleensä paras aika tiedotteelle

Useimmat toimitukset työskentelevät yhden tai maksimissaan kahden päivän sykleissä. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että toimitus kokoontuu aamuisin sopimaan päivän agendan ja esimerkiksi seuraavan päivän pääuutiset. Verkkoaika on toki muuttanut perinteistä julkaisurytmiä ja monesti etenkin lyhyemmät uutiset julkaistaan jo saman päivän aikana. Haastatteluja ja taustoitusta vaativat uutiset julkaistaan useimmiten kuitenkin vasta seuraavana päivänä.

Viestinnän ammattilaisen kannalta tämä on hyödyllistä tietoa. Jos toivot tiedotteestasi isompaa ja taustoittavampaa juttua, kannattaa viesti lähettää toimituksille jo aamulla, mielellään hieman ennen aamupalaverin alkua. Useimmissa toimituksissa tämä tarkoittaa ennen kello yhdeksää aamulla.

Jos et usko tiedotteesi olevan laajemman uutisoinnin tai taustoittavan haastattelun arvoinen, tiedotteen lähettämisajankohta ei ole yhtä kriittinen. Silti tiedote kannattaa mahdollisuuksien mukaan lähettää aamupäivän aikana, jotta toimituksilla on mahdollisimman paljon aikaa reagoida siihen.

Älä lähetä tiedotetta perjantaina iltapäivällä, sillä toimittajatkin ovat vain ihmisiä. Jollei tiedotteesi ole todella kovan luokan uutinen, kukaan tuskin tarttuu siihen juuri ennen viikonlopun viettoon lähtemistä.

Vuodenajallakin on väliä – hyödynnä heinäkuun uutispula

Tiedotetta ei yleensä voi lykätä kuukausikaupalla – eikä kannatakaan! Pidemmän tähtäimen suunnittelussa kannattaa kuitenkin miettiä myös vuodenaikoja. Jos havittelet suurta PR näkyvyyttä esimerkiksi yrityksessäsi toteutetuille tutkimuksille tai muille uutisille, joiden uutisointi ei ole niin päivän päälle, kannattaa tähdätä heinäkuulle.

Heinäkuussa Suomi on kiinni ja toimitukset kärsivät kroonisesta uutispulasta. Heinäkuussa toimitukset ottavat kiitollisina vastaan jokaisen uutisoinnin arvoisen tiedotteen, joten jos lomakausi ei paina liikaa päälle, kannattaa tiedotteita laittaa ulos heinäkuussa.

Tiedota omat tavoitteet edellä

Tiedotetta lähettäessä on tietenkin tärkeintä pitää omat tavoitteet kirkkaana mielessä. Jos yrityksesi potentiaaliset asiakkaat ja tärkeimmät sidosryhmät lomailevat heinäkuussa, ei tiedotteita välttämättä kannata julkaista heinäkuussa. Samoin jos yritykselläsi on jotakin kiireistä tiedotettavaa, ei viestinnän kanssa kannata odotella aamuun tai viikonlopun yli.

Todellisuudessa tiedotteen läpimenoon vaikuttaa tietysti moni muukin asia kuin lähetysajankohta. Toisinaan kiireinen uutispäivä ajaa toimituksissa kaiken muun ohi, joinakin päivinä toimituksessa on hiljaista iltapäivästä, jolloin tiedote on helppo saada läpi mediassa. Liikaa ei siis kannata laittaa pelkän lähetysajankohdan varaan. Tärkeintä on tietenkin se, että tiedote on hyvin ja selkeästi kirjoitettu ja että uutiskoukku on nostettu näkyville toimittajaa varten. Jos kaipaat lisää apuja tehokkaampien tiedotteiden kirjoittamiseen, lataa ilmainen oppaamme täältä. 

Lehdistötiedote on viestinnän kulmakivi. Tiedote kannattaa kohdentaa oikein.

Näin kirjoitat tehokkaan lehdistötiedotteen

Lehdistötiedote on yritysviestinnän ja tiedottamisen kulmakivi, josta hyötyvät parhaassa tapauksessa kaikki osapuolet. Toimittajat saavat tiedotteista juttuideoita suoraan sähköpostiinsa ja yritykset puolestaan keräävät näkyvyyttä projekteilleen ja omille uutisilleen.

Lehdistötiedotteen kirjoittaminen on rutiinia viestinnän ammattilaiselle. Toisinaan kannattaa kuitenkin kerrata tehokkaan lehdistötiedotteen resepti, sillä nopeasti muuttuva mediakenttä vaatii paljon myös viestijältä.

Toimittajat odottavat entistä näkyvämpiä uutiskoukkuja

Kuten Cisionin toimittaja- ja viestijätutkimus 2018 kertoo, toimittajat arvostavat yrityksen yhteydenotoista eniten juuri lehdistötiedotetta ja he pitävät sitä luotettavimpina yritysviestinnän lähteenä.

Vaikka toimittajat odottavat ja arvostavat lehdistötiedotetta, ei se kuitenkaan tarkoita, että näkyvyyttä olisi tarjolla myös huolimattomasti kokoon kyhätylle tiedotteelle. Toimittajien huomiosta kilpaillaan ja näkyvyyttä saavat ainoastaan tiedotteet, joihin toimittajan on helppo tarttua.

Mitä tämä sitten tarkoittaa tiedottajan tai viestinnän ammattilaisen kannalta? Ainakin sitä, että lehdistötiedotetta kirjoittaessaan viestijän kannattaa keskittyä etsimään ja nostamaan esiin uutiskoukku, joka kiinnostaisi toimittajaa ja tämän kohdeyleisöä. Muista siis miettiä jo ennen tiedotteen lähettämistä, mikä on viestisi ydinsanoma ja miksi se on julkisuuden arvoinen.

Jos haluat lisää vinkkejä tehokkaamman lehdistötiedotteen kirjoittamiseen, lataa ilmainen oppaamme tästä.

Lehdistötiedote on tärkeä osa viestintää. Tiedote kannattaa kohdentaa oikein.

Kohdenna lehdistötiedote oikein

Pelkkä hyvän tiedotteen kirjoittaminen ei kuitenkaan riitä. Se täytyy myös kohdentaa oikeille henkilöille. Hyväkään tiedote ei saa ansaitsemaansa näkyvyyttä, jos se ei päädy oikeiden toimittajien tai vaikuttajien näkyville.

Tiedotteen kirjoittamisen jälkeen kannattaa miettiä, kuka viestistä voisi kiinnostua. Kiinnostaako tiedote ennen kaikkea tietyllä toimialalla työskentelevilä ihmisiä? Onko kyseessä paikallisesti kiinnostava uutinen tai ilmiö vai jotain, joka kiinnostaisi medioita myös kansainvälisesti?

On tärkeää saada sanoma oikeiden toimittajien ja vaikuttajien eteen. Usein onkin tehokkaampaa lähettää tiedote suoraan tietyn alan erikoistoimittajalle tai aihetta käsittelevälle bloggaajalle kuin jakaa tiedotetta satunnaisten toimitusten sähköposteihin.

Meillä Cisionilla on markkinoiden kattavin toimittajatietokanta, niin Suomessa kuin maailmanlaajuisesti. Kasvatat haluamaasi näkyvyyttä myös tarjoamiemme lisäkanavien, kuten Cision Newsin, Kauppalehden ja Taloussanomien kautta. Myös automaattisesti päivittyvän kotisivuintegraation avulla tavoitat juuri oikeat toimittajat, vaikuttajat ja päättäjät.

Ota meihin yhteyttä, jos haluat lisätietoja Cisionin tarjoamista yritysviestinnän ratkaisuista.

Lataa tästä ilmainen oppaamme tehokkaampien lehdistötiedotteiden lähettämiseen.

toimittajasuhteet

Lehdistötiedote pitää pintansa

Lehdistötiedotteen kuolema on toistuvasti esiin tuleva teema. Onko lehdistötiedote sitten kuollut vai vieläkö se on tehokas tapa välittää viesti medialle ja saada ansaitun median kattavuutta? Cisionin toimittaja- ja viestijätutkimuksen mukaan toimittajat vastaanottavat eri sisällöistä mieluiten juuri lehdistötiedotteita. Toimittajat rankkasivat myös lehdistötiedotteet luotettavimmaksi yrityksen lähteeksi ennen yrityksen tiedottajia ja verkkosivuja.

Suomalaisten toimittajien itsensä mukaan resurssien ja lisääminen auttaisi heitä työskentelemään paremmin. Miltei puolet toimittajista (44 %) kertoi toivovansa lisää henkilöstöä ja muita resursseja toimituksiin. Vähemmän odotetaan tuottavan yhä enemmän.

Toimittajan ja viestijän välisessä vuorovaikutuksessa jälkimäisen tehtävänä on sovittaa viestinsä vastaanottajan ehtojen mukaisesti. Mikä on toimittajan tilanne, minkälaista sisältöä hän haluaa vastaanottaa ja mihin aikaan sekä mitä yrityksiä toimittaja pitää luotettavina lähteinä?

lehdistötiedote

 

 

 

 

 

 

Lähde: Cisionin toimittaja- ja viestijätutkimus 2018
Miten viestijät sitten voivat auttaa toimittajia tehokkaammin ja tehdä parempia lehdistötiedotteita? Vastaanottajan ollessa tiukoilla työajoilla ja rajoitetuilla resursseilla varustettu toimittaja viestijän pitää tarjota apuaan oikeaan aikaan. Samalla viestijän pitää toimittajien mukaan ilmoittaa tiedotteessa uutiskoukku selkeästi, jotta toimittajan ei tarvitse itse alkaa etsimään sitä.

mediasuhteet

 

 

 

 

 

 

 

Haluatko tietää lisää toimittajien ja viestijöiden suhteista ja työskentelytavoista?

Lataa Cisionin toimittaja- ja viestijätutkimus 2018.

Laadukkaan tiedotteen osa-alueet

Tiedotteiden laatiminen ja välittäminen eteenpäin mahdollistaa yritykselle ajankohtaisena pysymisen niin medialle kuin asiakkaille. Lehdistötiedote voi kuitenkin tehdä myös paljon muuta kuin vain kertoa yrityksestäsi toisille. Laadukkaan tiedotteen jokaisen osan tarkoitus on vaikuttaa lukijaan ja saada hänet toimimaan halutulla tavalla.

Tässä blogissa kerrotaan neljästä laadukkaan tiedotteen elementistä:

  • Kiinnostava aihe
  • Oikeat medialiitteet
  • Tasokkaat linkit
  • Ja sosiaalinen media

1. Tunnista selvä ja kiinnostava uutinen

Tiedotteen tarkoitus on muistuttaa mediaa, asiakkaita ja muita sidosryhmiä, että yrityksesi on ajankohtainen. Tämä tapahtuu uutisella, joka pitää kertoa heti tiedotteen alussa.

Mitä yritys on saavuttanut viime aikoina? Mitä uusia tuotteita tai palveluita tarjotaan? Onko yritys tunnistettu alan johtajaksi? Nämä kysymykset ohjaavat tiedotteen suuntaa ja selittävät kuinka yritys vaikuttaa alaan.

Voit myös aloittaa perusteista:

  • Keneen uutinen perustuu? Mikä organisaatio tai yksilö on uutisen lähteenä?
  • Mikä on uutinen? Mikä tapahtuma, virstanpylväs tai muutos tapahtuu? Tarjoatko neuvoja vai analyysia?
  • Missä uutinen tapahtuu? Jos kyseessä on tilaisuus, niin missä se sijaitsee? Jos kyseessä on uudet verkkosivut, niin miten ihmiset voivat löytää sinut verkosta?
  • Milloin uutinen tapahtuu? Tänään vai ensi viikolla? Jos se on tulevaa, niin miksi lukijoiden pitäisi välittää siitä nyt?
  • Miksi uutinen on tärkeää lukijalle? Kuinka se vaikuttaa heihin?

Tärkein asia uutista tehdessä on, että kyse ei ole vain sinusta tai edustamastasi yrityksestä. Yleisön pitää alusta asti ymmärtää tiedotteen tärkeys, joten kirjoita se heille.

2. Vältä yleisön pitkästyttämistä ja lisää mediaa

Elämme sisällön aikakautta, jossa verkkosivut hukkuvat potentiaalisiin linkkeihin. HubSpot raportoi 2016, että 43 prosenttia lukijoista vain vilkuilee verkkosisällön. Tämä tarkoittaa, että kaksi viidestä lukijasta ei välttämättä edes lue tiedotettasi kokonaan. Käyttämällä mediaa voit pitää lukijasi kiinnostuneina sisällöstä.

Tiedotteessa voi käyttää mediaa monessa eri muodossa:

  • Yrityslogot tarjoavat visuaalisen representaation yrityksestä.
  • Valokuvat eri tapahtumista antavat kasvot yritykselle.
  • Infografiikat havainnollistavat asiantuntemuksen.
  • Videot kertovat yleisölle visuaalisesti ja äänellisesti tärkeimmän uutisesta.

Sama HubSpotin raportti osoittaa myös, että käyttäjät kuluttavat videot kokonaan (55 %) enemmin kuin minkään muun verkkosisällön. Videon lisäys vahvistaa siis uutisen läpimenoprosenttia.

3. Optimoi tiedotteesi laadukkailla linkeillä.

Vaikka itse uutinen on tärkein osa tiedotetta, se ei välttämättä yksistään riitä vetämään toimittajia ja lukijoita yrityksesti pariin. Upotetut linkit ja pelkkänä tekstinä olevat URLit tarjoavat lisätietoa, joka ei mahdu tiedotteen tarjoamaan lyhyeen tilaan.

Call to Action (CTA)

CTA on tiedotteen sydän. Hyvää tiedotetta ei vain lueta, vaan sen pohjalta myös toimitaan. Sisällytä call-to-action-linkki, joka tekee seuraavat asiat:

  • Sijaitsee heti ensimmäisen kappaleen jälkeen. Älä hautaa linkkiä tiedotteen loppuun.
  • URL on pelkkää tekstiä. Käyttäjät luottavat verkossa enemmän pelkkää tekstiä sisältäviin linkkeihin, koska niistä näkee nopeasti linkin kohteen.
  • Pyytää lukijaa tekemään selkeän toiminnnan: jakamaan, twiittamaan, tilaamaan, liittymään jne. Kerro suoraan mitä haluat lukijoiden tekevän tiedotteen lukemisen jälkeen.

Lisätietoa tarjoavat linkit

Mahdollisia lisätietoa tarjoavat linkit verkkosivuille tai artikkeleihin kannattaa sijoittaa tiedotteen leipätekstiin. Pysyttele kuitenkin enintään kolmessa linkissä välttääksesi lukijan pommittamista linkeillä.

Boilerilinkki

Lisää tiedotteen lopussa olevaan boiler-tekstiin linkki yrityksesi verkkosivuille. Tämä kertoo mistä sinut voi löytää ja on toimiva pitkällä tähtäimellä, mutta ei pyydä lukijoita nyt tekemään tiettyä toimintaa. CTA-linkki on kehoitusta varten tiedotteen alussa.

4. Tiedotteen jakaminen sosiaaliseen mediaan lisää sen kattavuutta

Laadukas tiedote on kohdistettu luomaan huomiota toimittajilta ja muilta median edustajilta. Se on kuitenkin myös mahdollisuus pitää kuluttajat ja jo yritystä seuraavat toimittajat ajan tasalla.

Tiedotteen julkaiseminen eri sosiaalisen median kanavissa voi lisätä sen kattavuutta tykkäysten, jakojen ja uudelleentwiittausten muodossa, ja näin lisätä sen potentiaalista vaikutusta ja tiedotteen yleisöä.

Muista, että tiedotteen eri osat toimivat parhaiten eri tavoilla eri kanavissa:

  • Julkaise kuvat Facebookissa, Twitterissä ja Pinterestissä
  • Jaa YouTube-videot Facebookissa ja Twitterissä
  • Twiittaa infografiikka-linkit tarjotaksesi tietoa seuraajillesi

Hyvin muotoilulla uutisella, strategisesti sijoitetulla medialla ja linkeillä, ja sopivilla sosiaalisen median kanavilla tiedotteesi houkuttelee mediaa ja muita lukijoita. Tiedotteen laatiminen tällä tavalla tuo enemmän huomioita.

Mitä analytiikka oikeasti kertoo viestinnästäsi?

Lehdistötiedotteen hyödystä liikkuu erilaisia vinoutuneita käsityksiä. Ajatellaan, että julkaisemalla tiedotteen parhaat toimittajat näkevät sen ja haluavat heti tehdä siitä syvääluotaavan artikkelin. Tai että tiedotteen julkaisun jälkeen miljoonat ihmiset ostavat juuri tiedotettuja tuotteita.

Tiedoteanalytiikasta on helppo tehdä tiettyjä olettamuksia sen tehosta, mutta tässä on muutama kohta, jotka usein menevät sekaisin:

Näyttökerrat eivät ole yhtä kuinka klikit sivullesi.

Tämä on yleinen väärinymmärrys. “Otsikon näyttökerrat” eivät tarkoita sitä, kuinka monta kertaa tiedotteesi on luettu tai edes sitä kuinka monta kertaa otsikkoasi on klikattu tiedotteen näkemiseksi.

Tuhansilla verkkosivuilla löytyy uutisaggregaattoreita ja RSS-syötteitä, jotka näyttävät tiedotteiden otsikot. Jos tiedotteesi otsikko ilmaantuu tänne, se lasketaan mukaan. Korkeampi otsikon näyttökerta tarkoittaa, että useammalla ihmisellä on mahdollisuus nähdä, mutta se ei välttämättä osoita sitä kuinka moni on lukenut tiedotteesi.

Lukukerrat eivät myöskään ole yhtä kuin klikit

Vaikka tiedotteesi luetaan se ei tarkoita, että linkkiä sivullesi klikataan. Kävijöiden saanti verkkosivullesi vaati työtä.

Miten tämä sitten tapahtuu? Tarjoa jotain muutakin “Lisätietoa”-kohdan linkin lisäksi, kuten esimerkiksi:

“Ladataksesi kopion tästä erikoisraportista, tilaa uutiskirjeemme.”

Tämän jälkeen linkkaa kävijät oikealle landing-sivulle, josta he löytävät haluamansa helposti. Ihmiset siirtyvät todennäköisemmin tiedotteestasi kotisivuillesi jos tarjoat heille jotain mehukasta.

Jaot mediassa eivät aina näy kattavuudessa

Analytiikassa löytyy “Jaot mediassa” tai vastaava termi, joka listaa toimitukset ja verkkosivut, jotka vastaanottivat tiedotteen. Osa näistä julkaisee automaattisesti tiedotteen, varsinkin jos kyseessä on uutisaggregaattorivirta. Osa toimituksista kuitenkin kieltäytyy. Osalla toimituksista on ihmisiä toimittajina, jotka katsovat tiedotteet läpi ja valitsevat ainoastaan heidän yleisölleen kaikista oleellisimmat julkaistavaksi.

Tätä ei kannata lannistua. Haluat tiedotteesi tulevaan siellä missä se on kaikista relevanteita ja missä lukijat saavat siitä eniten irti. Keskity siis määrän sijasta laatuun verkkotiedottamisessa.

Mitä tahansa analytiikka kertoo sinulle, muista että sinun pitää silti tehdä tiedotteen sisällöstä sitouttavaa ja houkuttelevaa, jotta ihmiset lukevat sen, jakavat sen, ja klikkaavat linkkejäsi.

Käänteinen pyramidi: tehokas ja toimiva tapa kirjoittaa lehdistötiedote

Toimittajien ja bloggaajien huomion herättäminen tiedotteen avulla ei ole aivan yksinkertaista. Tiedotteen voi muotoilla monella tavalla ja sisältöä sijoittaa liuskan eri kohtiin. Toimittajat käyttävät usein uutisia kirjoittaessaan käänteinen pyramidi -nimistä tekniikkaa, joka soveltuu erinomaisesti myös tiedotteisiin. Tässä tekniikassa kaikista tärkein tieto sijoitetaan tekstin alkuun. Tällä tavoin tiedotteet kiireessä läpi kahlaavat saavat nopeasti selville mistä on kyse sekä houkutellaan lukijat lukemaan juttu loppuun.

Tärkeimmän tiedon lisäksi tiedotteessa pitää olla luova ja informatiivinen otsikko, joka johdattaa lukijan sisälle juttuun. Näiden kahden asian yhdistäminen on yksinkertainen ja tehokas tapa kirjoittaa tiedote, koska se tekee lukijalle helpoksi kerätä tietoa ja tehdä nopean päätöksen lukemisen jatkamisesta.

Mitä kirjoittaa tiedotteeseen tärkeimmän tiedon jälkeen? Lisää lukijoiden tarvitsemat lisätiedot aiheesta tai tapahtumasta. Sisällytä tekstiä, joka tuottaa aiheeseen taustatietoa. Tarjoile lukijalle lainauksia, tukevaa tietoa, lähteitä sekä yhteenveto, joka on helppo jakaa sosiaalisessa mediassa ja ei ole liian monimutkainen. Lisää viimeisimmäksi omat yhteystietosi ja yrityksesi boileri niitä varten, joita aihe kiinnostaa enemmän.

Muista: jos tiedotteestasi ei selviä otsikon ja ensimmäisen lauseen jälkeen mistä se kertoo, lukija luultavasti ei lue sitä loppuun.