Viestintä on tärkeä osa yrityksen toimintaa ja viestinnällä on mahdollista saavuttaa näkyvyyttä asiakkaiden, median ja muiden tärkeiden sidosryhmien keskuudessa. Tästä ovat varmasti kaikki viestinnän ammattilaiset yhtä mieltä. Toisinaan käytännön toteutus kuitenkin ontuu. Yksi syy tähän on viestinnän suunnittelemattomuus. Arkikiireiden keskellä tiedoteaiheiden keksiminen on joskus vaikeaa ja usein kiireessä tärkeätkin uutiset saattavat livahtaa ohitse.
Tiedottamista kannattaakin pyrkiä suunnittelemaan mahdollisimman pitkälle etukäteen. Hyvän suunnitelman toteuttaminen onnistuu muiden työkiireidenkin keskellä helpommin kuin tiedoteideoiden raapiminen kokoon tyhjästä. Viestintästrategian laatimisen tueksi kannattaakin ottaa tiedottamisen vuosikello.
Mikä on tiedottamisen vuosikello?
Tiedottamisen vuosikello on työkalu, joka tuo ryhtiä ja suunnitelmallisuutta viestintään. Ideaalitapauksessa seuraavan vuoden viestintää lähdetään suunnittelemaan jo ennen vuoden vaihdetta, jotta uuden vuoden alkaessa viestinnällä olisi olemassa jonkinlainen runko tiedottamisen tueksi.
Vuosikelloon merkataan kullekin kuukaudelle suunnitellut tiedotteet, uutisoinnin arvoiset asiat ja muut viestinnän kannalta tärkeät toimenpiteet. Esimerkiksi tulosjulkistukset, uudet tuotelanseeraukset ja yrityksen järjestämät tapahtumat ovat usein tiedossa jo hyvissä ajoin, joten viestintääkin on mahdollista suunnitella ennakolta.
Jos kalenteriin näyttää jäävän paljon aukkoja, kannattaa ideointia varten varata erikseen aikaa. Ideaalitilanteessa jokaiselle kuukaudelle tai vähintään jokaiselle kvartaalille olisi tiedossa jotakin tiedotettavaa tai viestittävää.
Esimerkki tiedottamisen vuosikellosta
Tässä on yhdenlainen esimerkki tiedottamisen vuosikellosta. Jos sinulla tai tiimilläsi on vaikeuksia keksiä ideoita tiedottamiseen, voit vapaasti hyödyntää alla kuvattuja aiheita oman viestintäsi tueksi. Linkeistä pääset katsomaan aidon esimerkin kyseisestä tiedotteesta.
Tammikuu: Tulosjulkistus
Helmikuu: Messut ja tapahtumat
Maaliskuu: Tutkimustulokset
Huhtikuu: Nimitysuutinen
Toukokuu: Yhteiskunnallinen kannanotto
Kesäkuu: Tuotejulkistus
Heinäkuu: Paikallistiedote
Elokuu: Yhteistyötiedote
Syyskuu: Kutsu lehdistötilaisuuteen
Lokakuu: Yritysjärjestelyt ja kaupat
Marraskuu: Palkinnot ja sertifikaatit
Joulukuu: Työnantajamielikuva
Suunnitelmalla strategisuutta viestintään
Ennen kuin alat täyttää viestinnän vuosikelloa oman yrityksenne osalta, on viestinnälle asetettava tavoitteita. Mitä haluatte saavuttaa viestinnässänne seuraavan vuoden aikana? Millaisia määrällisiä tavoitteita viestinnällä on ja miten viestinnän tavoitteita on tarkoitus mitata? Kun tavoitteet on määritetty, on viestintää myös helpompi suunnitella siten, että se aidosti tukisi tavoitteita. Suunnittelemalla ja mittaamalla viestintää strategisesti, sen tehokkuus ja arvostus yrityksissä kasvaa.
Jos haluat hallita yrityksenne viestintää entistä tehokkaammin yhdeltä alustalta, ota yhteyttä Cisionin asiantuntijoihin. Kauttamme saat käyttöösi paitsi räätälöidyt medialistat ja tiedotetyökalun myös kattavan tiedoteanalytiikan. Kysy lisää asiantuntijoiltamme.
