Posts

kriisiviestintä

Viestijä, syyllistytkö näihin virheisiin?

Cisionin vuosittaisessa State of the Media -tutkimuksessa nousi jälleen tänä vuonna esiin muutamia asioita, joita toimittajat viestijöiltä toivoisivat. Etenkin juttuaiheita pitchatessaan moni viestijä voisi parantaa mahdollisuuksiaan näkyvyyteen melko pienilläkin muutoksilla.

Ennen kuin lähestyt toimittajaa seuraavan kerran, varmista ettet syyllisty ainakaan näihin yleisiin virheisiin.

Otat yhteyttä puhelimella

Vuodesta toiseen toimittajat kertovat sähköpostin olevan heille mieluisin yhteydenottoväline. Sähköpostin avulla ajanhallinta on helpompaa, sillä toimittajat voivat itse päättää, milloin käyvät saamiaan juttuaiheita läpi. Lisäksi sähköpostissa tarvittavat tiedot säilyvät tallessa paremmin kuin puhelimitse kuullut tiedot. Puhelimitse tulleet lähestymiset koettiin häiritsevinä, sillä puhelut saattavat tulla huonolla hetkellä.

Kun siis seuraavan kerran pitchaat aihettasi toimittajalle, lähesty häntä soittamisen sijaan sähköpostitse.

Et tee taustatutkimusta

Tänä vuonna globaali State of the Media -tutkimuksemme paljasti, että vain 1 prosentti toimittajista on sitä mieltä, että suurin osa pitchauksista sisältää heille relevanttia tietoa. Toimittajien sähköpostit siis täyttyvät tiedotteista ja pitchauksista, jotka eivät ole heille hyödyksi.

Ennen kuin lähestyt toimittajaa, ota selvää julkaisusta, jossa hän työskentelee sekä kyseisen median kohdeyleisöstä. Pyri sitten miettimään objektiivisesti, miksi aiheesi pitäisi kiinnostaa juuri tätä yleisöä. Muista, että pitchaamisessa laatu korvaa määrän.

Et perustele, miksi aiheesi kiinnostaisi toimittajan yleisöä

Tutkimuksemme mukaan toimittajat toivovat, että viestijät ymmärtäisivät paremmin heidän kohdeyleisöään. Yllä mainittu taustatutkimus onkin yksi keino parantaa suhteita toimittajiin. Pelkkä taustatutkimus ei kuitenkaan riitä. Muista myös selkeästi kertoa viestissäsi tai tiedotteessasi, miksi toimittajan ja tämän kohdeyleisön tulisi kiinnostua uutisestasi. Kyselyymme vastanneet toimittajat kertoivat monen viestijän kuitenkin kertovan viestissään lähinnä se, miten uutisen julkaiseminen tarkoittaisi heidän organisaatiolleen.

Jos tavoittelet toimittajan huomiota, muista kertoa, miten toimittaja hyötyy jutun julkaisusta.

Mitä juttuaiheiden pitchaamisessa sitten tulisi ottaa huomioon?

Tässä muutama vinkki:

  • Kirjoita uutiskoukku mielellään jo viestin aihekenttään
  • Pidä viestisi tiiviinä
  • Laita viestiisi mukaan linkkejä ja lisätietoja tarjoavia liitteitä
  • Lähetä viesti vain tarkkaan valituille medioille, joiden aihepiireihin oma uutisesi sopii
  • Muista myös kertoa, miksi aiheesi on kiinnostava toimittajan yleisön kannalta

Tarvitsetko lisää vinkkejä parempaan pitchaukseen tai haluatko tietää, mitä toimittajat todella odottavat viestijöiltä vuonna 2020, koronakevään keskellä? Lataa tästä vuoden 2020 State of the Media -tutkimuksemme.

Päivitä lehdistötiedotteesi uudelle vuosikymmenelle

Vaikka viestintä onkin viime vuosina ollut kovassa muutoksessa ja teknologia on kehittynyt kovaa vauhtia, pitää lehdistötiedote edelleen pintansa. Ja vaikka viestijältä vaaditaankin vuonna 2020 paljon uusia taitoja, kuten ymmärrystä datasta ja markkinoinnista, ovat perinteiset viestintätaidot edelleen onnistuneen viestinnän edellytys. 

Vaikka lehdistötiedote onkin edelleen tärkeässä osassa yritysten viestintää, kannattaa tiedote kuitenkin päivittää uudelle vuosikymmenelle. Toimittajat ovat aiempaa kiireisempiä ja toivovat viestijöiltä entistä valmiimpaa materiaalia. Lisäksi tiedote jaetaan yhä useammin lehdistön lisäksi myös bloggaajille ja vaikuttajille. 

Millainen lehdistötiedote sitten toimii vuonna 2020? Tässä Cisionin vinkit. 

Kirjoita uutisteksti mahdollisimman valmiiksi 

Toimittajilla on kiire. Verkkomedioiden maailmassa yksi toimittaja joutuu tuottamaan päivässä yhä useampia uutisia ja juttuja. Hyvä tapa erottua ja parantaa oman tiedotteen mahdollisuuksia tulla huomatuksi on kirjoittaa tiedote mahdollisimman julkaisuvalmiiksi. 

Kirjoita tiedote siis valmiin uutisen muotoon. Sijoita tiedotteesi “pihvi” uutiskärjeksi heti tiedotteen alkuun. Lisää tiedotteeseesi myös valmiita sitaatteja yrityksesi avainhenkilöiltä. Valmiin uutisen malliin kirjoitettu tiedote toimii etenkin silloin, kun tiedotettava asia on selkeästi uutinen. 

Aikakauslehdet ja feature-tyyliset jutut voivat olla haastavampia. Sitaatit, kuvat ja selkeä uutismuoto toimivat toki niissäkin, mutta aikakausmediat harvoin julkaisevat tiedotteita sellaisenaan. Jos sinulla on selkeä ajatus aikakauslehden jutuksi, älä yritä kirjoittaa juttua valmiiksi itse.  

Kokeile henkilökohtaisempaa pitchausta 

Jos sinulla on mielessäsi pidempi juttu esimerkiksi aikakauslehteen, kannattaa ottaa yhteyttä valikoituihin toimittajiin sähköpostitse. Kuvaile viestissäsi oma juttuideasi ja kerro, miksi aihe sopisi juuri valitsemaasi mediaan. 

Jotta pitchaus toimisi, täytyy taustatyö tehdä hyvin. Ota selvää kyseisen median kohdeyleisöstä ja konsepteista. Parhaat mahdollisuudet idean hyväksymiselle saat, jos pystyt ehdottamaan aihettasi tietylle juttupaikalle.  

Henkilökohtainen pitchaus voi olla todella toimiva tapa saada tietylle aiheelle medianäkyvyyttä. Pidä kuitenkin mielessä, että kyseessä on journalistinen juttu. Kun juttuaihe on hyväksytty, älä enää sanele toimittajalle ehtoja, vaan anna toimittajan hoitaa työnsä. 

Testaa rohkeasti uusia aiheita 

Moni yritys suhtautuu lehdistötiedotteeseen yhä liian konservatiivisesti. Tiedotteita voi laatia muustakin kuin tuotteiden lanseerauksesta, uusien myymälöiden avaamisesta tai yrityksen taloudellisista uutisista. Kokeile rohkeasti tiedotteen lähettämistä myös muunlaisista aiheista. 

Lataa tästä Cisionin vinkkilista, joka tarjoaa sinulle ideoita luovemmasta tiedottamisesta.

Kokeile uusia formaatteja, kuten videota 

Media on nykyään muutakin kuin kuvia ja tekstejä. Monet verkkomediat ovat alkaneet tuottaa myös erillistä videomateriaalia. Myös viestinnän ammattilaisten kannattaa ottaa videoformaatti haltuun. Toimittajille ja medioille voi hyvin lähettää tiedotteen myös videomuodossa.  

Kun lähetät medioille videoita, pidä huoli siitä, että video on sellaisenaan valmis julkaistavaksi. Toimittaja ei halua ryhtyä monimutkaisiin editointihommiin ennen videon julkaisemista. Siksi video tulee myös pitää informatiivisena – mainosmaista sisältöä kannattaa siis ehdottomasti välttää. Pidä video myös selkeänä: käsittele ainoastaan yhtä asiaa tai selkeää kokonaisuutta. Pituudeltaan ihanteellinen videojuttu on vain muutaman minuutin mittainen. 

Älä unohda multimediaa 

Yllättävän moni viestinnän ammattilainen lähettää tiedotteensa ilman kuvia. Tämä on virhe. Liitä tiedotteen mukaan aina vähintään yksi julkaisukelpoinen kuva. Lisäksi kannattaa mahdollisuuksien mukaan hyödyntää myös muuta multimediaa, kuten infografiikkaa, videoita ja gifejä. 

Kun lähetät tiedotetta, kannattaa ennen kaikkea testata erilaisia näkökulmia ja lähestymistapoja. Muista myös räätälöidä viestisi aina kohderyhmällesi sopivaksi. Konservatiivinen talousmedia ei ehkä innostu gifeistä, mutta sosiaalisen median vaikuttajiin ne saattavat hyvinkin toimia. 

Varmista viestisi näkyvyys – Cisionin vinkit sisältöjen optimointiin

Kun tuotat sisältöä, oli se sitten blogiteksti, sosiaalisen median päivitys tai lehdistötiedote, itse sisältö on aina tärkein. Haluat viestiä laadukkaasti valitsemallesi kohderyhmälle. Parhaassa tapauksessa sisältösi on relevanttia ja ratkaisee jonkun kohdeyleisön tarpeen tai ongelman. Kun olet tuottanut laadukasta sisältöä, haluat tietenkin sen tulevan nähdyksi. Tässä vaiheessa optimointi astuu mukaan kuvioon. 

Kun kiinnität laadun lisäksi huomiota myös viestisi oikeaan muotoon, viestin näkyvyys paranee. Sisällön optimointi on helppoa. Muutamalla pienellä kikalla varmistat, että viestisi tulee nähdyksi. 

Lataa tästä ohjeet sisältöjen optimointiin PDF-muodossa. 

Kun haluat optimoida viestinnän sisältöjä, 

Tee näin: 

Räätälöi sisältösi 

Mieti tarkkaan omaa kohderyhmääsi. Kenelle haluat kohdentaa viestisi? Tarkemmin kohdentamisesta voit lukea Ansaitun median johtaminen –oppaastamme. Tärkeintä on kuitenkin se, että räätälöit sanomasi kohderyhmäsi mukaan. Pyri sanomaan jotakin arvokasta kohdeyleisöllesi, älä kirjoita liian geneeristä sisältöä tai tyydy latelemaan itsestäänselvyyksiä. Räätälöi sisältösi oman kohderyhmäsi tarpeisiin. 

Mieti otsikkosi tarkkaan 

Otsikon tehtävä on onnistua kiinnittämään yleisön huomio. Sen tulisikin olla tarpeeksi kiinnostava kerätäkseen klikkauksia, mutta samalla sen tulisi kuvata sisältöä totuudenmukaisesti. Mikään ei ole pahempaa kuin klikkiotsikot, jotka johtavat lukijaa harhaan. Pidä siis huoli, että otsikko herättää lukijan kiinnostuksen, mutta lunastaa samalla lupaukset tarjoamalla laadukasta sisältöä. 

Otsikon pituudellakin on väliä. Ensimmäiset 55-70 merkkiä näkyvät hakukoneiden asettelussa. Pidä siis huoli siitä, että lisäät tärkeimmät asiat otsikkosi alkuun. 

Ripottele avainsanoja eri puolille tiedotetta – äläkä unohda otsikkoa 

Hakukoneiden aikana avainsanat ovat olennainen osa kaikenlaisia sisältöjä. Siksi etenkin tekstejä luodessa on tärkeää miettiä niitä sanoja tai lauseita, joilla haluat tekstisi löytyvän hakukoneiden tuloksista. Ripottele näitä sanoja ja niiden synonyymeja eri puolille tekstiäsi. Muista lisätä avainsana myös otsikkoon. 

Älä kuitenkaan liioittele. Tekstin tulee olla ensisijaisesti luettavaa. Jos avainsanoja on liikaa, hakukoneet tunnistavat sen spämmiksi. Jos tekstisi vaikuttaa spämmiltä, sen sijoitus hakutuloksissa laskee. Käytä siis avainsanoja, mutta älä liikaa. 

Cisionin lehdistötiedotetyökalu tunnistaa tiedotteesi tärkeimmät avainsanat. Pääset testaamaan tiedoteluonnoksesi tehokkuuden täältä. 

Ohjaa lukija hyödyllisen informaation äärelle 

Käytä relevantteja linkkejä sisällöissäsi ja ohjaa lukija sivustoille, joissa hän pääsee halutessaan syventämään tietojaan aiheesta. Linkit voivat ohjata lukijan oman sivustosi muihin resursseihin, kuten blogiteksteihin, tiedotteisiin tai tutkimuksiin. Älä kuitenkaan pelkää lisätä linkkejä myös ulkopuolisten tahojen verkkosivuille. Pidä mielessä, että tavoitteesi on auttaa yleisöäsi ja saavuttaa lukijan luottamus. Joskus tämä tarkoittaa lukijan ohjaamista ulkopuolisen tiedon äärelle. 

Tee sisällöstä helposti sulateltavaa 

Valitettavasti tällä älypuhelinten ja meemien aikakaudella keskittymiskyky on katoava luonnonvara. Pitkä, yhtenäinen teksti ei välttämättä houkuttele lukemaan. Tee sisällöstä siis helposti luettavaa pilkkomalla se väliotsikoiden avulla lyhyemmiksi kappaleiksi, lisäämällä erilaisia listoja tai hyödyntämällä multimediaa, kuten infograafeja, gifejä, kuvia ja videoita. 

Tee sisällöstäsi myös helposti jaettavaa 

Sosiaalinen media on hyvä tapa saada viestillesi lisää näkyvyyttä. Siksi kannattaa varmistaa, että sisältösi on myös helposti jaettavaa. Lisää esimerkiksi twiitattavia lainauksia ja jaettavia infograafeja ja videoita sisältöihisi. Näin myös lukijasi voivat helposti jakaa tuottamaasi sisältöä omissa kanavissaan. 

Näin saat tiedotteesi läpi mediassa

On olemassa myös asioita, joita kannattaa välttää, kun haluat viestillesi mahdollisimman paljon näkyvyyttä. 

Älä siis… 

…käytä ammattijargonia tai hankalaa kieltä 

Teksti kannattaa kirjoittaa siistillä yleiskielellä. Vaikka yleisösi työskentelisikin tietyllä alalla, älä luota siihen, että he tuntevat alan termistön. Kukaan ei halua tuntea itseään tyhmäksi. Etenkin lehdistötiedotetta julkaistaessa kannattaa varmistaa, että teksti on yleiskieltä. State of the media 2019 –tutkimuksessa toimittajat toivoivat viestijöiden kirjoittavan selkeästi ja välttävän ammattitermejä. 

…unohda väliotsikoita 

Kuten jo ylempänä todettu, tekstin tulisi olla helposti luettavaa. Jaa siis teksti väliotsikoiden avulla tiiviimmiksi kokonaisuuksiksi. Etenkin pidempien tekstien kohdalla tämä on suositeltavaa, koska pitkät tekstit ilman hengähdystaukoja tarjoavia väliotsikoita eivät houkuttele lukemaan. 

…liioittele linkkien kanssa 

Linkkejä relevanteille sivustoille kannattaa ripotella tekstiin, mutta ei liikaa. Kun linkkaat lukijan esimerkiksi jonkin toisen resurssin pariin omalla sivustollasi, kannattaa keskittyä ohjaamaan lukijaa yhteen tai kahteen paikkaan. Älä siis täytä tekstiäsi linkeillä, jotka johtavat sinne sun tänne oman sivustosi sisällä. Tämä tekee tekstistä sekavan. 

…hautaa call-to-actionia tekstin pohjalle 

Jos haluat yleisösi toimivan tietyllä tavalla lukiessaan sisältöjäsi, laita toimintakehotus, CTA tarpeeksi ylhäälle tekstissä. Usein sopiva paikka on ensimmäisen tai toisen tekstikappaleen jälkeen. Voit toistaa toimintakehotuksen myös tekstin lopussa. Jos CTA-painike tai linkki löytyy ainoastaan tekstin lopusta, suuri osa lukijoista ei koskaan näe sitä. 

…julkaise sisältöä ruuhkaisimpaan aikaan 

Jos sisältösi tai esimerkiksi tiedotteesi voi odottaa, kannattaa välttää sen julkaisemista ruuhkaisimpiin aikoihin, kuten esimerkiksi maanantaiaamuna kello 8. Kun julkaiset tiedotteen strategisesti esimerkiksi muita aiemmin tai hieman ruuhkaisinta hetkeä myöhemmin, parannat mahdollisuuksiasi tulla nähdyksi.  

Jos julkaiset sisältöjä omilla kotisivuillasi tai esimerkiksi sosiaalisessa mediassa, kannattaa tietenkin julkaista sisältö silloin, kun ihmiset ovat sisältöjen ääressä. Somessakin kannattaa kuitenkin testata eri ajankohtia, sillä ruuhkaisimpaan some-aikaan myös kilpailijasi saattavat julkaista sisältöä. 

Milloin on oikea aika lähettää lehdistötiedote? Lue blogiteksti aiheesta täältä. 

…unohda multimediaa 

Lisää aina tekstiisi relevanttia multimediaa, kuten kuvia, grafiikkaa, gifejä, videoita, ynnä muuta sellaista, joka auttaa lukijaa tarttumaan sisältöön. Tiesitkö, että kuvat ja erilaiset multimediaelementit parantavat sisältösi sijoittumista hakukoneiden tuloksissa? 

Sisällön tulee olla ennen kaikkea relevanttia ja laadukasta. Optimointi kuitenkin parantaa mahdollisuuksiasi saada viestille näkyvyyttä. Tästä pääset lataamaan Cisionin vinkkilistan sisältöjen optimointiin helposti luettavassa PDF-muodossa. 

viestintätaidot vuonna 2020

Millaisia taitoja viestijä tarvitsee vuonna 2020?

Ainoa varma asia on muutos. Näin se on myös viestinnässä. Uuden vuosikymmenen kynnyksellä viestinnän kehitys ei ainakaan näytä pysähtyvän. Päinvastoin, muutos vain kiihtyy. Uudet teknologiat tekevät viestinnästä entistä mitattavampaa, viestijöiden on omaksuttava uusia ajattelutapoja ja mietittävä aiempaa enemmän toimintansa vaikutusta liiketoimintaan. 

Viimeisen vuosikymmenen aikana viestintä on kokenut valtavasti erilaisia muutoksia. Uudet teknologiat ovat kiihdyttäneet viestinnän tahtia ja nykyään viestintä on paljon muutakin kuin vain lehdistötiedotteiden lähettämistä vakiintuneelle toimittajalistalle. Yhä useammin viestintä pääsee puhuttelemaan myös suoraan omaa kohderyhmäänsä – ilman viestinviejinä toimivia toimittajia. 

Mitä viestinnälle on luvassa vuonna 2020? Kokosimme parhaat PR-trendit tulevalle vuodelle whitepaperiimme, jonka pääset lataamaan tästä. 

Mutta mitä konkreettisia taitoja viestijä tarvitsee selviytyäkseen menestyksekkäästi uudella vuosikymmenellä? 

viestintätaidot vuonna 2020

Liiketoiminnallinen ajattelu osaksi viestintää

Markkinoinnin tuloksellisuus ja vaikutus myyntiin ovat viime vuosina nousseet tapetille. Sama tulee tapahtumaan myös viestinnälle. Mittareiden parantuessa myös viestinnältä aletaan edellyttää konkreettisia tuloksia. Tiedotteita ei jatkossa lähetetäkään enää siksi, että näin kuuluu tehdä (pois lukien IR!), vaan toiminnalta aletaan edellyttää aitoa tarkoitusta. Jokainen tiedote, viestintäkampanja tai lehdistötilaisuus sidotaan osaksi yrityksen liiketoimintaa.

Viestinnän kannattaakin aloittaa valmistautuminen tähän jo nyt ja ottaa liiketoiminnallinen ajattelu osaksi omaa viestintästrategiaansa.

Ota teknologia haltuun 

Viimeistään nyt on aika vihdoin ottaa tarvittava viestintäteknologia haltuun. Toivottavasti hyödynnät jo sosiaalista mediaa ja ymmärrät viestinnän mittaamisen tarpeellisuuden. Viestintä ei ole perinteisesti joutunut pelaamaan numeroiden kanssa yhtä paljon kuin esimerkiksi markkinointi, mutta asiat muuttuvat. Yhä useampi viestijä joutuu tulevaisuudessa osoittamaan työnsä arvon numeroiden avulla. Älä turhaan pelkää tätä muutosta, sillä nyt sinulla on mahdollisuus osoittaa konkreettisesti oman työsi arvo.  

Opettele yhteinen kieli markkinoinnin kanssa 

Rajat viestinnän ja markkinoinnin välillä ovat viime aikoina hämärtyneet. Yhä useammin markkinointikampanjoissa hyödynnetään myös ansaittua mediaa, mikä edellyttää viestinnän ja markkinoinnin yhteistyötä. Viestinnän kannalta onkin hyödyllistä opetella osittain yhteinen kieli markkinoinnin kanssa. Tämä liittyy osittain myös edelliseen kohtaan, sillä markkinoinnin kieli perustuu paljolti numeroihin ja tulosten mittaamiseen. 

Muita hyödyllisiä opeteltavia asioita ovat esimerkiksi hakukoneoptimoinnin perusteiden ymmärtäminen ja maksettujen kanavien perustuntemus. Myös sosiaalisen median vaikuttajat kuuluvat osittain sekä viestinnän että markkinoinnin tontille, samoin brändin rakentaminen.  

Yhteistyöhön markkinoinnin kanssa kannattaa siis panostaa opettelemalla edes perusteet konversioista, optimoinnista ja mittaamisesta. 

Älä unohda perusteita 

Mittaaminen, teknologiat ja yhteistyö markkinoinnin kanssa auttavat sinua nostamaan organisaatiosi viestinnän uudelle tasolle. Näistä ei kuitenkaan ole paljon iloa, jos perustaidoissasi on puutteita. Pidä siis huolta siitä, että hallitset erinomaisesti tarinankerronnan, lehdistötiedotteiden kirjoittamisen ja muun sisällöntuottamisen.   

Opettele rakentamaan vahvoja suhteita mediaan, kirjoittamaan hyviä lehdistötiedotteita ja pysy kärryillä siitä, mitä toimittajat todella odottavat viestijöiltä. Uudet teknologiat ja menetelmät eivät tuo viestinnällesi lisäarvoa, jos perusta ei ole vahvalla pohjalla.  

ansaittu media osaksi kampanjoita

Ota ansaittu media osaksi markkinointikampanjoita

Voiko ansaitun median yhdistää osaksi yrityksen markkinointikampanjoita? Perinteisesti viestintä ja markkinointi on pidetty tiukasti erillään, omissa siiloissaan. Usein myös eri viestintäkanavat jaetaan ansaittuihin, maksettuihin ja omistettuihin. Näistä maksetut on koettu tiukasti markkinointiin kuuluviksi, ansaitut osaksi viestintää ja omistetut on jaettu markkinoinnin ja viestinnän kesken.   

Tällainen jaottelu ei ole enää nykypäivää. Ansaittu media ja viestintä kannattaakin pyrkiä ottamaan osaksi yrityksen markkinointikampanjoita aina kun mahdollista. Tässä muutama vinkki ansaitun median hyödyntämiseen. 

Milloin ansaittua mediaa kannattaa hyödyntää markkinoinnissa?

Kaikkiin kampanjoihin ansaittu media ei sovi. Esimerkiksi puhtaasti tuotteen myymiseen keskittyneet markkinointikampanjat eivät yleensä kiinnosta mediaa. Tosin tämäkään raja ei ole enää yhtä tiukka kuin aiemmin. Medioita tuotteiden alekampanjat eivät ehkä kiinnosta, mutta sosiaalisen median vaikuttajia kannattaa tavoitella myös tuotteisiin keskittyvillä kampanjoilla. 

ansaittu media osaksi kampanjoita

Mitkä aiheet sitten kiinnostavat mediaa ja vaikuttajia? Periaatteessa yksiselitteistä vastausta on mahdotonta antaa. Kannattaakin testata ansaitun median hyödyntämistä rohkeasti erilaisissa kampanjoissa.  Mikään aihe ei siis ole poissuljettu, kun vain osaat sitoa kampanjan johonkin mediaa tai vaikuttajia kiinnostavaan aiheeseen. 

Etsi oikea näkökulma

Kun hyödynnät viestintää ja mediaa kampanjoinnissa, muista ettei lehdistötiedote saa olla myyvä. Viestintä ja markkinointi ovat tyyliltään erilaisia ja samanlaiset tekstit eivät toimi maksetussa ja ansaitussa mediassa. 

Tämä ei tarkoita sitä, ettet voisi kirjoittaa lehdistötiedotetta uuden tuotteen lanseeraamisesta. Toimittajien huomiota tavoitellessasi sinun on kuitenkin etsittävä aiheesta jokin kiinnostava näkökulma, joka kiinnostaa toimittajia ja vaikuttajia. Tällainen voi olla esimerkiksi uusi innovaatio, jota tuotteeseen on käytetty tai tuotteen tai palvelun yhteiskunnallinen ulottuvuus. 

Mieti tarkkaan kohderyhmääsi 

Näkökulman lisäksi myös kohdennus on tärkeää. Kenet haluat oikeasti tavoittaa ansaitun median avulla? Kannattaa myös miettiä ansaitun median tavoite tarkemmin. Haluatko edistää lehtijutuilla tai somehuomiolla tuotteen myyntiä? Vai kasvattaa brändisi arvoa tai tunnettuutta? Kohdenna sitten tiedotteesi ja viestintäsi sellaisella tavalla, joka auttaa tavoitteesi toteutumista. 

Kohderyhmäsi ei välttämättä tarvitse olla suoraan oma asiakkaasi. Jos organisaatiosi tuotteet tai palvelut on kohdennettu pääosin nuorille, et välttämättä tavoita asiakkaitasi sanomalehtien sivuilla. Mutta saatat tavoittaa sanomalehdessä muita kohderyhmiä, jotka vaikuttavat asiakkaidesi päätöksiin. Esimerkiksi nuorten vanhemmat, opettajat tai valmentajat saattavat hyvinkin selata uutisiaan sanomalehdestä. Heillä on myös usein suuri päätösvalta nuorten päätöksiin. 

Esimerkiksi Supercell tavoitteli perinteisellä medialla opettajia, vanhempia ja opinto-ohjaajia lanseeratessaan Hive-koodikoulua.  

Yhteenveto 

Testaa rohkeasti ansaitun median ottamista osaksi markkinoinnin kampanjoita. Ansaitun median keinoilla voit herättää keskustelua yrityksesi kampanjoista laajemmin kuin pelkän mainonnan keinoin. Ansaitun median avulla voit myös tavoittaa aivan uusia, toimintasi kannalta tärkeitä kohderyhmiä. 

Usein ansaittu media vakiintuu osaksi kampanjoita yrityksen ja erehdyksen kautta. Kokeile rohkeasti, analysoi tuloksia ja optimoi viestintäprosessiasi. Jos kaipaat apua viestintäsi tehokkuuden mittaamiseen, voit lukea aiheesta lisää tästä blogipostauksesta. 

Moderni viestintäprosessi – mitä kannattaa mitata?

Viestintä ja PR ovat perinteisesti olleet huonosti mitattavissa. Vielä muutama vuosikymmen sitten viestinnän arvoa olikin käytännössä mahdotonta mitata. Toimittajille lähetettiin tiedotteita, mutta tuloksia ja avausprosentteja oli vaikea arvioida ja viestinnän arvon osoittaminen esimerkiksi ylimmälle johdolle ei ollut mahdollista. 

Nykypäivän viestintäprosessi perustuu mitattaville tavoitteille ja käytössä olevaan dataan. Prosessissa on kolme vaihetta, jotka auttavat viestijää saavuttamaan tavoitteensa. 

Ymmärrä – kaikki lähtee ymmärryksestä. Viestijän on ensinnäkin ymmärrettävä, mitä hän omalla toiminnallaan tavoittelee. Viestinnän tavoitteet ja rooli organisaatiossa kannattaakin pitää kirkkaana mielessä kaikessa toiminnassa. Toisekseen on tärkeää ymmärtää yleisöä ja viestin kohderyhmää. Mitä haluat yleisön tekevän viestin nähdessään? Entä millainen viesti saa aikaan halutun lopputuloksen? 

Aluksi yleisön ymmärtäminen on vaikeaa. Esimerkiksi uuden organisaation on usein turvauduttava puhtaisiin arvauksiin. Jostakin on lähdettävä liikkeelle, mutta hiljalleen opit näkemään, miten yleisö reagoi mihinkin viestiin ja pystyt sen perusteella kasvattamaan ymmärrystäsi ja parantamaan viestintäsi tehoa. 

Sitouta – Kun uskot ymmärtäväsi yleisösi käyttäytymistä, on tuotettava sisältöä, joka sitouttaa toimittajat ja muut sidosryhmät viestiisi. Tämä tapahtuu julkaisemalla ja jakamalla kiinnostavaa sisältöä sellaisissa kanavissa, joita kohdeyleisösi kuluttaa. 

Nykypäivän monikanavaisessa mediaympäristössä kannattaa viesti julkaista useissa eri kanavissa – tietenkin kuhunkin kanavaan sopivaksi räätälöitynä. Ymmärrys yleisön toiveista auttaa oikeiden kanavien ja sisältöjen valinnassa. Uusia asioita kannattaa testata rohkeasti ja eri kanavia hyödyntää luovasti ja matalalla kynnyksellä. 

Analysoi ja optimoi – Valitettavan usein viimeinen kohta viestinnän prosessissa jää yhä monelta tekemättä. Sisältöjen luomisen ja julkaisemisen lisäksi jokaisen viestijän tulisi myös analysoida viestintänsä tuloksia ja tehdä sitten tuloksiin perustuvia muutoksia optimoidakseen viestintäänsä. 

Erilaista dataa on nykyään saatavilla loputtomasti, mutta ongelma onkin usein mittareiden valinnassa. Jotta tietäisit, mitä mitata, on ensin asetettava tavoitteet ja määritettävä viestinnän rooli. Usein viestijän kannattaa hyödyntää ainakin näitä mittareita: 

  • Määrä – lukijoiden ja seuraajien määrä, verkkosivukävijät – määrä ei korvaa laatua, mutta määrällisilläkin mittareilla on paikkansa. Suuri yleisö tarkoittaa myös parempaa mahdollisuutta kohderyhmän tavoittamiseen. Yksinään määrällisiä mittareita ei kuitenkaan kannata liikaa tuijottaa. 
  • Sitoutumiset – määrällisten mittareiden lisäksi kannattaa mitata yleisön reaktioita ja sitoutumista sisältöön. Suuri avausprosentti tiedotteelle ei yksinään riitä, mutta jos toimittajat tarttuvat tiedotteeseen ja julkaisevat sen mediassa, on tiedotteen kohdennus ja sisältö osunut maaliin. 
  • Vaikutus liiketoimintaanviestinnän tehtävänä on edistää yrityksen liiketoimintaa. Tätä on kuitenkin vaikea mitata suoraan. Mutta mahdotonta se ei ole. Voit esimerkiksi mitata viestintäkampanjasi vaikutusta myyntiin seuraavan kvartaalin aikana tai toteuttaa esimerkiksi brändikyselyjä vuosittain mitataksesi brändisi tunnettuuden kasvua. Etenkin brändiin liittyvissä mittauksissa kannattaa kuitenkin olla kärsivällinen. Brändin kasvattamiseen tähtäävien toimien on todettu näkyvän käytännössä vasta noin kolmen vuoden kuluttua. Älä siis odota pikavoittoja, vaan katso tuloksia pitkäjänteisesti. 

Modernissa viestintäprosessissa yllä mainitut kolme askelta muodostavat ympyrän. Prosessin ei ole koskaan tarkoitus valmistua, vaan muodostaa viitekehys viestintätiimin työlle. Viestinnän ammattilaisen tulisikin pyrkiä jatkuvasti kasvattamaan ymmärrystään yleisön käyttäytymisestä, testata rohkeasti uusia viestintästrategioita ja analysoida viestintänsä tuloksia sekä soveltaa tuloksia uusien viestintäkampanjoiden suunnittelussa. 

Sosiaalisen median merkitys viestinnässä

Sosiaalinen media on viime vuosien aikana vakiinnuttanut asemansa osana markkinointia ja viestintää. Vaikuttajamarkkinointi on arkipäivää monessa yrityksessä ja lähes jokainen yritys on jossakin määrin aktiivinen sosiaalisessa mediassa. Ja syytä on ollakin, sillä maailmanlaajuisesti sosiaalista mediaa käyttää jo noin 3,2 miljardia ihmistä ja somessa aikaa vietetään keskimäärin 2,5 tuntia päivässä. 

Sosiaalisen median merkityksestä huolimatta harva viestinnän ammattilainen hyödyntää sosiaalisen median koko potentiaalia. PR-ammattilaiset ovat perinteisesti keskittyneet huomion keräämiseen ansaitun median ja joukkoviestinnän keinoin. Sosiaalinen media tarjoaa kuitenkin hyvän lisän viestinnän työkalupakkiin. 

Lue tästä, miksi sosiaalinen media on tärkeää työssäsi viestijänä. 

Sosiaalinen media auttaa sinua saavuttamaan viestinnälliset tavoitteesi 

Nykypäivän monikanavainen viestintä vaatii alan ammattilaisilta muutakin kuin yksittäisten lehdistötiedotteiden lähettämistä median edustajille. Lehdistötiedotteiden lähettäminen on yhä avainasemassa, mutta niiden lisäksi tiedotteet kannattaa jakaa sosiaalisessa mediassa juuri kyseiseen kanavaan sopivassa muodossa. Voit hyödyntää esimerkiksi Facebookin tai Instagramin live-toimintoja kertoaksesi yleisöllesi lisää tiedotteesta.  

Sosiaalisessa mediassa voit myös olla yhteydessä suoraan kohdeyleisöösi päivittäin omien kanaviesi kautta, mutta myös osallistumalla toimialaanne liittyvään keskusteluun. Vaikuttajien avulla organisaation tiedotteet puolestaan leviävät esimerkiksi nuoremman kohderyhmän tietoisuuteen. 

Sosiaalinen media häivyttää rajat brändin ja julkisuuden väliltä 

Sosiaalisen median avulla voit käydä viestijänä keskustelua suoraan oman kohderyhmäsi kanssa. Lehdistötiedottaminen ja yrityksen tiedotteiden näkyminen perinteisten joukkoviestinten sivuilla on hyvä keino rakentaa yrityksesi asemaa thought-leaderina ja se tarjoaa verrattoman keinon näkyä suurelle yleisölle. Ansaitun median “ongelmana” on kuitenkin kommunikaation yksisuuntaisuus ja se, että tarvitset viestisi välittämiseen välikäsiä, toimittajia ja vaikuttajia. 

Sosiaalisessa mediassa voit julkaista viestisi suoraan omalle kohdeyleisöllesi. Kun julkaiset tiedotteen omissa somekanavissasi, on yleisölläsi mahdollisuus lukea se välittömästi ja suoraan oikeasta lähteestä. Somejulkisuudella ei siis ole portinvartijoita. Sosiaalisessa mediassa on myös mahdollisuus käydä aitoa keskustelua yleisösi kanssa. Kaikki eivät tästä ominaisuudesta pidä, sillä se mahdollistaa kriisien nopean kehittymisen, mutta toisaalta aidot keskustelut yleisön ja brändin välillä voivat myös rakentaa luottamusta ja parantaa brändin imagoa. 

Sosiaalinen media auttaa suojelemaan brändisi mainetta 

Vaikka sosiaalinen media on surullisen kuuluisa kyvystään nostattaa kriisejä ja myrskyjä näennäisesti pieniltäkin näyttävistä aiheista, auttaa sosiaalinen media brändejä myös suojelemaan mainettaan. 

Sen sijaan, että joutuisit puolustautumaan yritykseesi kohdistuvilta syytöksiltä toimittajille lähetettävillä vastineilla, voit osallistua keskusteluun suoraan ja reaaliaikaisesti sosiaalisessa mediassa. Some mahdollistaa kriiseihin vastaamisen nopeasti ja esimerkiksi mediaseurannan avulla voit ennustaa kriisit ja reagoida niihin somessa jo ennen kuin mitään vahinkoa on ehtinyt tapahtua. 

Yhteenveto 

Sosiaalinen media on nykyään tärkeä osa jokaisen viestinnän ammattilaisen työtä. Se tarjoaa monia mahdollisuuksia kommunikoida kohdeyleisön kanssa, osallistua keskusteluihin ja rakentaa yrityksesi mainetta. Näiden lisäksi sosiaalinen media tarjoaa yritykselle paljon mahdollisuuksia myös vaikuttajamarkkinoinnin parissa. 

Miten viestintä tukee yrityksen liiketoimintaa?

Vuoden 2019 Toimittaja- ja viestijätutkimuksessa kysyimme viestinnän ammattilaisilta, millaisia mittareita he käyttävät oman työnsä ja menestyksensä mittaamiseen. Hieman yllättäen viestijät keskittyivät arvioimaan työtään sen kautta, kuinka hyvin yleisö sitoutui sisältöihin. Tällaisia mittareita ovat esimerkiksi uutiskirjeen tilaukset ja linkkien klikkaukset. Harva viestijä mittasi oman työnsä vaikutusta suoraan myyntituloihin. 

Myynti on kuitenkin se, mikä ratkaisee. Tätä painotti Kaisu Karvala Hatch Entertainmentilta Cisionin syyskuisessa aamiaisseminaarissa. Paneelikeskustelussa Karvala totesi, että viestintä tulisi nähdä ennen kaikkea myynnin tukitoimena, ainakin yrityksissä. Kansalaisjärjestöissä ja julkisella sektorilla viestinnän tehtävä on toinen. 

Perinteisesti markkinointi on nähty myynnin tukena ja viestintä puolestaan näistä erillisenä toimena. Nykypäivänä viestinnän ja markkinoinnin raja on kuitenkin häilyvä ja monipuolisemman mittariston avulla on mahdollista mitata myös viestinnän vaikutusta brändin arvoon ja liiketoimintaan. Siksi viestijöidenkin kannattaa tulevaisuudessa miettiä työtään myös myynnin kannalta. 

Lisää arvostusta viestinnälle

Viestinnän ammattilaisen saattaa olla vaikeaa nähdä työnsä vaikutusta myyntiin. Monesti viestinnän tehtävät on nähty puhtaasti tiedottamisena, johon kuuluu esimerkiksi informaation välittämistä asiakkaille ja lehdistölle. Tämän informaation arvoa liiketoiminnalle ei välttämättä ole mietitty, vaan se on nähty esimerkiksi pörssiyhtiöissä lain vaatimana toimena ja PR-puolellakin vain välttämättömänä asiakastyytyväisyyttä ylläpitävänä tekijänä. Viestintää ei välttämättä ole ajateltu strategisesti, eikä sille ole asetettu suuria tavoitteita. 

Kaisu Karvalan mukaan juuri tästä syystä viestinnän arvostus organisaatioissa ei ole perinteisesti ollut korkealla tasolla. Esimerkiksi pienemmistä yrityksistä viestinnän ammattilainen saattaa puuttua kokonaan, koska viestinnän ei koeta tuottavan lisäarvoa. Viestintä on ehkä ulkoistettu markkinoinnille tai johdolle, joka tekee sitä muiden kiireidensä ohessa. Viestintää ei siis nähdä liiketoiminnan kannalta hyödyllisenä. 

Jos viestijät haluavat parantaa arvostustaan, kannattaakin siirtyä mittaamaan ennen kaikkea viestinnän tuottamaa arvoa yrityksille. Esimerkiksi medianäkyvyys ja rohkeat keskustelunavaukset auttavat yritystä profiloitumaan oman toimialansa johtavaksi asiantuntijaksi ja sitä kautta lisäävät brändin arvoa ja myyntiä. Hyvin tehdyllä viestinnällä on vaikutusta. 

Viestintä korkeammalle organisaatiossa

Jotta viestintä voisi aidosti tuottaa arvoa yritykselle, tulisi se sijoittaa mahdollisimman lähelle toimitusjohtajaa ja johtoryhmää. Karvalan mukaan viestintä unohtuu usein jonnekin HR:n kanssa samalle kentälle, kauas varsinaisesta päätöksenteosta. Jos viestintä on kaukana päätöksenteosta, on sen avulla vaikea saada aikaan oikeasti konkreettisia tuloksia yrityksen myynnissä. 

Yrityksen visio ja arvot luodaan useimmiten johtoryhmässä ja ne ovat olennainen osa yrityksen brändiä. Jotta nämä arvot ja visiot tulisivat mahdollisimman hyvin esiin, täytyy niistä kommunikoida jatkuvasti ja luontevasti. Tähän tarvitaan tietenkin vahvaa yhteistyötä viestinnän ja johtoryhmän kanssa. Siksi viestintä kannattaakin sijoittaa lähelle toimitusjohtajaa ja yrityksen muita spokespersoneita. 

Mitä viestijän siis kannattaa tehdä?

Viestinnän kannalta tärkeää on asettaa toiminnalleen sellaisia mittareita, jotka tukevat organisaation liiketoiminnallisia tavoitteita. Vaikka viestintä nähtäisiinkin organisaatiossa myynnin tukitoimena, ei ainoana mittarina kannata tuijottaa viestinnän aikaansaamaa myyntiä. Tämä on usein huono mittari, sillä viestinnän toimet harvoin johtavat suoraan ostopäätökseen ja vaikka johtaisivatkin, viestinnän kautta tullut liidi on usein hankala kohdentaa juuri viestinnälle.

Mitä sitten kannattaa mitata? Määrällisten mittareiden rinnalle kannattaa ottaa laadullisia mittareita. Viestintä saattaa esimerkiksi parantaa liidien laatua, sillä viestinnän avulla yrityksen visioita ja arvoja on mahdollista välittää laadukkaammin ja näin yritykseen ottavat yhteyttä paremmin profiiliin sopivat asiakkaat.

Moni yritys myös pyrkii viestinnällään rakentamaan omaa asiantuntija-asemaansa alalla. Voit siis viestijänä pyrkiä mittaamaan esimerkiksi tällaisia asiantuntija-asemaa rakentavien viestien määrää ja niiden keräämää huomiota mediassa ja muissa kanavissa.

Brändin arvoon viestinnällä on myös suuri merkitys ja sen mittaaminen kannattaa ehdottomasti ottaa tavaksi myös viestinnässä. Brändin arvon mittaamisesta käytännössä voit lukea lisää täältä. Brändipääoman mittaaminen kannattaa ottaa tavaksi esimerkiksi kerran vuodessa tai puolivuosittain. Yksittäisten toimien vaikutusta brändin arvoon on vaikea mitata, mutta toistamalla mittausta esimerkiksi vuosittain, voit seurata brändin kehitystä ja nähdä, kehittyykö se oikeaan suuntaan.

Tavoittaako tiedotteesi toimittajat? Testaa tiedotteesi tehokkuus ilmaiseksi

Tutkimuksemme mukaan suomalaistoimittajat saavat sähköposteihinsa jopa satoja lehdistötiedotteita viikottainTiedotetulvasta voikin olla hankala erottua. Uuden työkalumme avulla voit nyt testata, ovatko oman tiedotteesi elementit kohdallaan. 

Lehdistötiedotteen kuolemaa on povattu jo vuosia, mutta yhä vain tiedote on suosituin tapa tavoitella toimittajien ja median huomiota. Cisionin Toimittaja- ja viestijätutkimus 2019 kertoo, että toimittajatkin vastaanottavat yhä mielellään tiedotteita, vaikka ovatkin avoimia myös muunlaiselle sisällölle. 

Tee toimittajan työ mahdollisimman helpoksi 

Kuten muillakin ammattiryhmillä, myös toimittajilla on nykyään jatkuvasti kiire. Yksittäisellä toimittajalla on usein samaan aikaan useita juttuja työn alla ja uutisten kierto on nopeaa. Toimitukset metsästävät skuuppeja ja haluavat olla ensimmäisinä uutisoimassa uutisoimisen arvoisista asioista.  

Viestinnän ammattilaisena tai tiedottajana voit olla helpottamassa toimittajan työtä lähettämällä tiedotteita, joihin toimitusten on helppo tarttua. Hyvä tiedote muun muassa 

  • paljastaa jo otsikossa olennaisen 
  • on napakasti kirjoitettu 
  • sisältää vähintään yhden sitaatin 
  • sisältää yhteyshenkilöiden yhteystiedot lisätietojen kysymistä varten. 

Näillä yksinkertaisilla keinoilla tiedotteesi tarjoaa toimittajalle lähes kaiken tarpeellisen, mitä jutun tekemistä varten vaaditaan. Toimittaja voi kirjoittaa jutun tiedotteen pohjalta tai halutessaan soittaa ja kysyä lisätietoja. Tiedotteeseen kannattaa myös lisätä aiheeseen liittyvä kuva, jotta toimituksen ei tarvitse turvautua kuvapankkikuvaan tai lähettää valokuvaajaa paikan päälle. 

Täyttääkö oma tiedotteesi nämä vaatimukset? Voit testata asian ilmaiseksi uudella lehdistötiedotteiden analyysityökalullamme. Syötä koneeseen tiedotetekstisi ja analyysityökalumme pisteyttää tiedotteesi. Saat vastauksen välittömästä. Pääset testaamaan tiedotteesi tästä. 

Kohdennus ratkaisee 

Hyvin kirjoitettu tiedote ei kuitenkaan yksin takaa, että tiedotteesi tulisi huomatuksi. Vähintään yhtä tärkeää on tiedotteen oikeanlainen kohdentaminen. Ennen tiedotteen jakelua kannattaakin miettiä, kenelle tiedotteesi tarjoaa arvokasta ja kiinnostavaa tietoa. 

Toimittajat ovat vastuussa ennen kaikkea omalle yleisölleen. Ulota siis omakin ajattelusi toimittajia pidemmälle, suoraan uutisen lopullisiin lukijoihin. Kun löydät oman kohdeyleisösi, voit valita tiedotteen vastaanottajiksi ne toimittajat, toimitukset ja vaikuttajat, jotka ovat lopullisen kohdeyleisön kannalta tärkeitä. 

Jos kaipaat apua tiedotteesi kohdentamiseen tai jakeluun, autamme mielellämme. Voit ottaa meihin yhteyttä täältä. 

Kaipaatko apua tiedotteen kirjoittamiseen?  

Jos sinulla ei ole vielä lähetysvalmista tiedotetta tai jos sinulla on vaikeuksia päästä alkuun tiedotteen kirjoittamisessa, voit ladata ilmaisen oppaamme täältä. Opas tarjoaa sinulle konkreettisia vinkkejä tehokkaampien tiedotteiden kirjoittamiseen. 

Myös blogistamme löydät useita lehdistötiedottamista käsitteleviä tekstejä. Tutustu esimerkiksi näihin postauksiin

Sananvapaus uhattuna – mitä tämä tarkoittaa viestijän kannalta?

Cisionin vuosittainen toimittaja- ja viestijätutkimus paljasti, että myös suomalaistoimittajat ovat huolissaan sananvapauden tilanteesta ja moni kokeekin lehdistönvapauden kaventuneen viimeisen vuoden aikana myös Suomessa. Keskustelu sananvapaudesta koskee myös viestinnän ammattilaisia.

Suomalaiset toimittajat kokevat sananvapauden kaventuneen, mutta kokevat sen johtuvan ennen kaikkea vihapuheesta ja somehyökkäyksistä. Suomessa valtiolliset instituutiot tai päättäjät eivät pyri rajoittamaan toimittajien tai viestijöiden sananvapautta. Mikään virallinen taho ei siis estä toimittajaa uutisoimasta tietyistä aiheista. Vuonna 2019 Suomi myös sijoittui toiseksi Toimittajat ilman rajoja -järjestön sananvapausindeksissä. Kansainvälisesti vertailtuna sananvapaus on siis Suomessa huippuluokkaa.

Miksi toimittajat sitten kokevat sananvapauden kaventuneen? Cisionin paneelikeskustelussa ansaitun median johtaja Ville Blåfield Milttonilta kertoi havainneensa toimittajana työskennellessään, että toimittajia uhkaa ennen kaikkea itsesensuuri. Henkilökohtaisuuksiin menevä masinoitu somehyökkäys on yksittäiselle toimittajalle niin kova paikka, että toimittaja saattaa tietoisesti pyrkiä välttämään someraivon synnyttämistä. Tämä saattaa johtaa siihen, että toimittaja välttelee tietyistä, herkistä aiheista kirjoittamista täysin.

– Olen itse seurannut sivusta tällaista tilannetta, että toimittaja alkaa sensuroida itseään. Tämähän on se tilanne, johon trollaajat ja someraivoajat pyrkivät, Kauppalehden vastaava päätoimittaja Arno Ahosniemi totesi Cisionin aamiaisseminaarissa.

Ahosniemi myös peräänkuulutti keskustelussa työnantajan roolia. On tärkeää, että toimitus tukee mahdollisen hyökkäyksen kohteeksi joutunutta toimittajaa.

Viestijöiltäkin vaaditaan rohkeutta

Toimittajien kokemus vihapuheen lisääntymisestä ja sitä kautta sananvapauden kaventumisesta ei koske ainoastaan journalisteja. Myös viestijöiltä vaaditaan rohkeutta. Nykyään mikä tahansa yhteiskunnalliseen keskusteluun osallistuva taho voi saada somessa vastaansa trollien hyökkäyksen. Viestijöitä ja yritysten edustajia tällainen negatiivinen huomio saattaa pelottaa ja monet yritykset saattavatkin vetäytyä julkisesta keskustelusta ja muuttaa viestintäänsä hajuttomaksi ja mauttomaksi.

Kaikki paneelikeskustelijat olivat sitä mieltä, että tällainen vetäytyminen julkisesta keskustelusta ei nykypäivän viestintämaailmassa toimi. Sen sijaan myös viestijöiden täytyisi pyrkiä osallistumaan keskusteluun rohkeasti, vaikka se aiheuttaisikin reaktioita.

– Jos yritys ei itse osallistu keskusteluun tai ota kantaa, maailmasta löytyy kyllä kaikenlaisia hörhöjä, jotka mielellään ohjaavat keskustelua, Arno Ahosniemi totesi.

Myös Kaisu Karvala Hatch Entertainmentilta totesi, että yritysten tulisi rohkeammin pyrkiä johtamaan keskustelua ja rakentamaan narratiivia, sen sijaan että ne jättäytyisivät ainoastaan reagoimaan niitä itseään koskeviin uutisiin ja kommentteihin.

Yhteenveto

Kaventuvan sananvapauden ja lisääntyvän vihapuheen keskellä myös viestijöiltä vaaditaan paljon. Tärkeintä on ymmärtää, että kaikkia ei ole mahdollista miellyttää, mutta toisaalta rohkea viestintästrategia ja kannanotot ajankohtaisiin asioihin usein palkitsevat yrityksen suuremmalla medianäkyvyydellä ja paremmalla tunnettuudella, jotka molemmat ovat myös yhteydessä korkeampaan brändiarvoon ja myyntilukuihin.

Paneelikeskustelu: viestijät ja journalistit – dynaaminen duo?  

Syyskuun lopussa järjestetyssä aamiaisseminaarissamme julkaisimme Cisionin vuosittaisen Toimittaja- ja viestijätutkimuksen. Pääset lataamaan tutkimuksen ilmaiseksi täältä. Kutsuimme seminaariin myös kolme nimekästä panelistia keskustelemaan tutkimustuloksista ja pohtimaan journalismin ja viestinnän tulevaisuutta ja yhteistyötä. Keskustelussa nousi esiin monia kiinnostavia pointteja, jotka tarjoavat varmasti konkreettisia vinkkejä ja ideoita myös omaan työhösi viestinnän parissa. 

Paneelikeskustelussamme olivat mukana: 

  • Arno Ahosniemi, vastaava päätoimittaja, Kauppalehti 
  • Ville Blåfield, ansaitun median johtaja, Miltton 
  • Kaisu Karvalamanaging partner & senior advisorHatch Entertainment 

Trollit, vihapuhe ja rohkeus keskustella

Tutkimuksessa nousi esiin muun muassa se, että suomalaistoimittajat kokivat sananvapauden kaventuneen viimeisen vuoden aikana. He uskoivat myös yleisön luottamuksen mediaa kohtaan laskeneen ja nimesivät syyksi muun muassa valeuutiset. 

Kuinka suuri uhka valeuutiset sitten ovat toimittajan työssä? 

Arno: On luontevaa, että valeuutiset ja informaatiovaikuttaminen nousivat esiin tutkimuksessa. Itse ajattelisin, että sananvapauden kaventumisella tarkoitetaan jotakin institutionaaliselta taholta tulevaa vaikuttamista tai sensurointia ja sitähän ongelmaa meillä Suomessa ei ole. Vihapuhe ja disinformaation leviäminen ovat sen sijaan yleistyneet. Tässä korostaisin työnantajan roolia, eli työnantajan on oltava toimittajan tukena ja luotava prosessit esimerkiksi somehyökkäysten torjuntaan. Vihapuhe on ihan selvä uhka toimittajan työssä, onko se sitten sananvapauden rajoittamista, on sitten toinen kysymys. Jos toimittaja tekee työnsä huolellisesti, ei sananvapautta mikään rajoita.  

Ville: On totta, että vallanpitäjien puolelta mikään ei rajoita sananvapautta. Tietysti tuossa muutama vuosi sitten oli Sipilän ja Ylen kohdalla puhetta tästäkin, mutta isommassa määrin valtio ei puutu lehdistönvapauteen. Toisaalta toimin itse toimittajana joitakin vuosia sitten ja muistan jo niiltä ajoilta, että trollaaminen ja vihapuhe uhkasivat johtaa joidenkin aihepiirien osalta siihen, että toimittajat sensuroivat itseään. Vaikka kuinka järjen tasolla päätätä, ettet anna minkään vaikuttaa journalistisiin valintoihin, on se henkilökohtaisesti vaikea paikka, kun saat sen masinoidun tai osittain masinoidun trolliarmeijan ja somehyökkäyksen niskaasi. Ainakin itsessäni tunnistin tämän itsesensuurin riskin, koska inhimillisesti trollaamisen uhriksi joutuminen on niin raskasta. 

Somekohut ja trollaaminen vaativat kaikilta toimijoilta rohkeutta – Ville Blåfield, Miltton

Arno: Riski on tietysti olemassa ja olen nähnyt tätä tapahtuvan. Kannattaa kuitenkin muistaa, että trollien ja vihapuheen tavoite on juuri se, että uhkaillaan mediaa luopumaan aiheesta. Näissä tilanteissa työyhteisön tuki on todella tärkeää. 

Kaisu: Näen, että tämä on uhka myös yrityksissä. Yrityksen johto ei halua päätyä klikkiotsikoihin ja somekohun keskelle. Korkein johto on nykyään entistä kiinnostuneempi viestinnästä ja sitä mitataan, mutta samalla kasvavat paineet siitä, mitä viestitään. Aina on se pelko, että viesti vaihtuu matkan varrella. 

Arno: Niin kuin se aina vaihtuu. 

Ville: Somekohut ja trollaaminen vaativat kaikilta toimijoilta rohkeutta. Toimittajilta vaaditaan integriteettiä, mutta myös viestijöiltä ja muilta keskusteluun osallistuvilta vaaditaan selkärankaa. Ilmiöön ei saisi vastata vetäytymällä. Kaikkien toimijoiden pitäisi tukea toisiaan ja käydä rohkeasti julkista keskustelua. 

Arno: Ville on asian ytimessä. Jos et ole itse keskustelussa mukana, siellä on muita hörhöjä, jotka kyllä keskustelevat. Kannattaisi siis olla mukana ja edes yrittää johtaa keskustelua. Vetäytyminen ei läheskään aina toimi. 

Mikä on viestinnän perimmäinen tehtävä?

Rohkeutta keskusteluun osallistumiseen siis vaaditaan. Keskustelijat miettivät myös sitä, mikä on viestinnän todellinen rooli yrityksissä ja missä kohtaa organisaatiota sen kuuluisi sijaita. 

Kaisu: Yllätyin itse siitä, että viestijät kokevat joukkoviestinnän laskevana kanavana. Fakta on se, että kun toimitusjohtaja näkee itsensä Option kannessa, se on viestinnälle mahtava saavutus. Mitä ylemmäs yrityksen hierarkiassa kivutaan, sitä traditionaalisemmat viestintävälineet ja niiden arvostus. Ikävä kyllä narratiivin perässä juokseminen on Suomessa vielä iso ongelma. Johtoa on vaikea saada ymmärtämään viestinnän strategista arvoa ja sitä, että viestintä on myynnin tukitoimi. 

Täysin järkyttävää on myös se, että vain 3 prosenttia viestijöistä pitää viestintää myynnin tukena. Liikeyrityksessä viestinnällä ei mielestäni ole edes muuta tarkoitusta. Kansalaisjärjestöt ja ministeriöt ovat sitten eri asia. Ongelma on se, että viestintä on usein sijoitettu väärään paikkaan, kun sen oikeasti pitäisi olla lähellä toimitusjohtajaa. Mitä korkeammalla, sen parempi. Lisäksi olisi tärkeää, että viestinnässä pyrittäisiin johtamaan keskustelua ja asettamaan agendaa ilman, että toimitusjohtaja on hengittämässä niskaan ja huutamassa “Vaihda tämä otsikko, vaihda otsikko, soita niille, että vaihtaa tämän otsikon!” Sen sijaan viestinnän pitäisi tarjota tietoa ja luoda keskustelua, saada esimiehet heittäytymään ja lopettamaan p*skan puhumisen. Toimittajat kuitenkin löytävät sen tiedon jostakin ja kommentoimattomuus ei johda mihinkään. 

Täysin järkyttävää on myös se, että vain 3 prosenttia viestijöistä pitää viestintää myynnin tukena. – Kaisu Karvala, Hatch Entertainment

Ville: Olen samaa mieltä tuosta aktiivisuudesta. Se on tehokkaampaa kuin pelkkä reagointi. Mutta mikä on viestinnän tehtävä? Nyt on paljon käyty keskustelua yritysten tehtävästä ja siitä, että tuloksen rinnalla pitäisi olla jokin muukin tarkoitus. Juuri tätä yrityksen strategiaa ja tavoitettahan viestintä välittää. Viestintä kertoo muille yrityksen laajemman tarkoituksen. 

Kaisu: Nykyään tilanne on se, että pienissä firmoissa koko viestintä puuttuu, koska sitä ei nähdä myyntiä edistävänä. Totuus on siis se, että monelle yritykselle voitto on tärkein. Ongelma on se, että viestintä on nähty pehmeänä arvona. HR ja viestintä ovat naisten aloja, jotka vain isketään johonkin. Tämä on ongelma. 

Ville: Jos yrityksen ymmärtäisivät tehtävänsä laajemmin, viestinnällä on monia muitakin tehtäviä. 

Mittaaminen osa kaikkea viestintää

Yksi tutkimuksen keskeisistä tuloksista oli mittaamisen yleistyminen sekä viestijöiden että toimittajien keskuudessa. Tutkimuksen mukaan viestijät mittaavat ennen kaikkea yleisön sitoutumista sisältöihin, kun taas toimittajat keskittyvät enemmän määrällisiin mittareihin. 

Ville: Minua jäi mietityttämään tuo tulos, että toimittajat mittaisivat esimerkiksi artikkelin klikkausmääriä. Oma kuva tutuista toimituksista ja toimittajista on päinvastoin se, että mittaaminen on todella tarkkaa ja monipuolista. 

Arno: Minusta tuo kuulostaa aivan luontevalta. Mekin mittaamme ennen kaikkea tilausten määrää ja se on kaikista keskeisin mittari. Volyymin mittaaminen on luontevaa, koska osa voitoista tulee volyymista, siksi tämä on vain tervettä. Volyymista lähtee kaikki ja juuri suuret määrät tuovat mukanaan sen sitoutumisen. 

Kaisu: Nykyään mittarit ovat todella tarkkoja ja mittaustyökalut helppoja käyttää. Tämä on tehnyt meidän työstämme vaikeaa. Enää ei voi tehdä viestintää vain fiilispohjalta. 

Ville: Totta. Muistan, kun Helsingin Sanomissa otettiin käyttöön lukemista mittaavia digimittareita ja se johti jopa kiusallisiin keskusteluihin. Ihan kuin joku olisi laittanut valot päälle. Että hei, tässä on tämä sun merkittävä juttu merkittävästä aiheesta ja sen on lukenut kolme ihmistä. 

Arno: Mittareiden yleistyttyä kymmenisen vuotta toimitukset tosiaan ampuivat vähän yli. Alkoi klikkiotsikoiden aika, joka ei ollut kaunis. Ei se ole vieläkään täysin ohi, mutta nyt laadun korostaminen on taas noussut uudestaan esiin valeuutisten myötä. 

Tehdäänkö toimituksissa nykyään sisältöjä vain aiheista, jotka keräävät klikkejä?

Arno: Missään ei ole lakisääteisesti sanottu, että tietyistä asioista pitäisi aina uutisoida. Toisaalta toimittajan ammattitaitoa on arvioida, mikä on relevanttia uutisoitavaa, vaikka se ei keräisikään klikkejä. Uutisvoitto ajaa meitä eteenpäin. Tavoitteemme on ennen kaikkea saada tieto ennen muita ja julkaista se ennen muita. Ei siis miettiä sisältöä klikit edellä. 

Tavoitteemme on ennen kaikkea saada tieto ennen muita ja julkaista se ennen muita – Arno Ahosniemi, Kauppalehti

Kaisu: Itse hyödynnän tuota viestinnässä myös. Vuodan juttuja strategisesti tietyille medioille. Tietysti pörssiyhtiöissä tätä keinoa ei aina voida hyödyntää. 

Voiko mittaaminen mennä liian pitkälle? Tappaako se luovuuden? 

Ville: Itse olen havainnut, että esimerkiksi juttujen muodot ja näkökulmat ovat yhdenmukaistuneet. Toimittajat ja viestijät ovat huomanneet, mitkä näkökulmat ja tyylit toimivat ja näitä sitten monistetaan aiheesta toiseen. Kyllähän se syö luovuutta, jos mittaamisen takia karsitaan tapoja käsitellä asioita. 

Kaisu: Itse sanoisin, että suomalainen media on kyllä ryhdistäytynyt muun hälyn keskellä. Yrityksissä mittaaminen riippuu yrityksestä ja siitä, osataanko valita oikeat mittarit. Tiedotteen kohdalla avausprosentilla ei ole hirveästi väliä, jos yksikään media ei ole sitä julkaissut. 

Täytyykö kaikissa kanavissa näkyä?

Tutkimuksesta kävi ilmi myös se, että viestijät aikovat tulevan vuoden aikana lisätä panostuksiaan moniin kanaviin, etenkin Instagramiin, LinkedIniin ja Twitteriin. Mistään kanavasta ei silti oltu halukkaita luopumaan. Lähes kaikkien tutkimukseen osallistuneiden viestijöiden mukaan viestinnän keskiössä on silti oma verkkosivu. 

Miltä tämä kuulostaa? 

Kaisu: Kyllä jostakin pitäisi myös pihistää. On hullua olla joka paikassa vain siksi, että kanavia on monta. Vähän oudoksun myös tuota, että omat kotisivut nähdään jonakin dynaamisena viestintäkanavana. En ymmärrä. Nyt olisi viestijöillä herätyksen paikka. Monikanavaisuuden sijaan panostaisin henkilökohtaisiin suhteisiin ihmisten kanssa, ne ovat tärkeitä, kun oikeasti halutaan saada asioita aikaan. 

Ville: Tutkimuksessa oli myös yksityiskohta, jonka mukaan tiedotustilaisuudet ovat nykyään laskeva tapa vaikuttaa. Toimittajilla ja viestijöillä on nykyään kiire, halutaan tehokkaampia tapoja etsiä ja tarjota tietoa. 

Arno: Moni ajattelee, että pitäisi olla joka paikassa mukana, vaikka oikeasti kannattaa miettiä sitä omaa kohderyhmää. Fokusoi niihin kanaviin, jotka ovat oman tekemisen kannalta tärkeitä. Olen myös huomannut, että monet nuoret toimittajat eivät jaksaisi osallistua tiedotustilaisuuksiin, mutta itse kannustan käymään niissä. Noista tilaisuuksista tarttuu aina hihaan muutakin kuin tiedotteesta. 

Kaisu: Viestijöitäkin kyllä kannustaisin näitä järjestämään. Kohtaamaan toimittajat ja johtamaan keskustelua. 

Arno: Mekin olemme saaneet ihan kilpailuetua siitä, että on noissa käyty. Absurdia, miten yksinkertaiset asiat usein toimivat. Henkilökohtaiset suhteet ovat tavattoman tärkeitä, googlaamalla ei kuitenkaan ihan kaikkea löydä. 

Ajatuksia journalismin tulevaisuudesta ja viestinnän ja journalismin suhteesta

Arno: Vahvat brändit pärjäävät journalismissa. Hyvä suhde asiakkaisiin korostuu tulevaisuudessa, koska journalismia ei enää voi pyörittää pelkän mainosmarkkinan varassa. Siitä pitävät huolen Google ja Facebook. Printtilehdestä sanoisin sen verran, että se on hyvä tuote ja on mahdotonta sanoa, kuoleeko se kokonaan. Printtilehden levikki laskee koko ajan. Sanoisin myös, että journalismissa muutamat pärjäävät ja keräävät voitot. Juuri tuli uutinen, jonka mukaan maakuntalehdet Ilkka ja Pohjalainen yhdistyvät. Maakunnissa kehitys ei olekaan ollut myönteistä ja moni pieni brändi on heikossa hapessa. 

Ville: Sanoisin itsekin, että muutamat pärjäävät ja muutamat keräävät voitot. Tämä liittyy juuri valeuutisiin ja vastaavan möykän vastareaktioon. Ihmiset ovat palanneet maksamaan laatujournalismista ja tämä ilmiö vaatii suuria majakoita. Tämä sataa isojen toimijoiden laariin, ei välttämättä Kalajokilaakso-lehden laariin. 

Kaisu: Tutkimuksen mukaan viestijät ovat nykyään toimittajille arvokkaampia kuin ennen. Uskon sen johtuvan siitä, että meistä on tullut parempia. Olemme lähempänä johtoa, tiedämme, mitä tapahtuu. Ylin johto on myös ymmärtänyt narraation hallinnan tärkeyden. Meillä on siksi relevantteja viestejä. Emme aina ole olleet hyviä työssämme, mutta ammattitaitomme on kasvanut. 

Viestijät ovat nykyään toimittajille arvokkaampia kuin ennen. Uskon sen johtuvan siitä, että meistä on tullut parempia – Kaisu Karvala, Hatch Entertainment

Ville: Uskon, että toimittajatkin näkevät viestinnän merkityksen yrityksissä kasvaneen. Viestintä on se taho, joka saa yrityksen aktivoitumaan ja ottamaan osaa keskusteluun. Toimittajille viestintä toimii apuna tai ovena yritykseen. Kyse ei ole enää pelkistä tiedotteista, vaan yrityksen päässä toimivasta ammattilaisesta, joka auttaa toimittajaa. 

Lataa Cisionin Toimittaja- ja viestijätutkimus 2019 täältä

Tiedottamisen vuosikellolla suunnitelmallisuutta viestintään

Viestintä on tärkeä osa yrityksen toimintaa ja viestinnällä on mahdollista saavuttaa näkyvyyttä asiakkaiden, median ja muiden tärkeiden sidosryhmien keskuudessa. Tästä ovat varmasti kaikki viestinnän ammattilaiset yhtä mieltä. Toisinaan käytännön toteutus kuitenkin ontuu. Yksi syy tähän on viestinnän suunnittelemattomuus. Arkikiireiden keskellä tiedoteaiheiden keksiminen on joskus vaikeaa ja usein kiireessä tärkeätkin uutiset saattavat livahtaa ohitse.

Tiedottamista kannattaakin pyrkiä suunnittelemaan mahdollisimman pitkälle etukäteen. Hyvän suunnitelman toteuttaminen onnistuu muiden työkiireidenkin keskellä helpommin kuin tiedoteideoiden raapiminen kokoon tyhjästä. Viestintästrategian laatimisen tueksi kannattaakin ottaa tiedottamisen vuosikello.

Mikä on tiedottamisen vuosikello?

Tiedottamisen vuosikello on työkalu, joka tuo ryhtiä ja suunnitelmallisuutta viestintään. Ideaalitapauksessa seuraavan vuoden viestintää lähdetään suunnittelemaan jo ennen vuoden vaihdetta, jotta uuden vuoden alkaessa viestinnällä olisi olemassa jonkinlainen runko tiedottamisen tueksi.

Vuosikelloon merkataan kullekin kuukaudelle suunnitellut tiedotteet, uutisoinnin arvoiset asiat ja muut viestinnän kannalta tärkeät toimenpiteet. Esimerkiksi tulosjulkistukset, uudet tuotelanseeraukset ja yrityksen järjestämät tapahtumat ovat usein tiedossa jo hyvissä ajoin, joten viestintääkin on mahdollista suunnitella ennakolta.

Jos kalenteriin näyttää jäävän paljon aukkoja, kannattaa ideointia varten varata erikseen aikaa. Ideaalitilanteessa jokaiselle kuukaudelle tai vähintään jokaiselle kvartaalille olisi tiedossa jotakin tiedotettavaa tai viestittävää.

Esimerkki tiedottamisen vuosikellosta

Tässä on yhdenlainen esimerkki tiedottamisen vuosikellosta. Jos sinulla tai tiimilläsi on vaikeuksia keksiä ideoita tiedottamiseen, voit vapaasti hyödyntää alla kuvattuja aiheita oman viestintäsi tueksi. Linkeistä pääset katsomaan aidon esimerkin kyseisestä tiedotteesta.

Tammikuu: Tulosjulkistus

Helmikuu: Messut ja tapahtumat

Maaliskuu: Tutkimustulokset

Huhtikuu: Nimitysuutinen

Toukokuu: Yhteiskunnallinen kannanotto

Kesäkuu: Tuotejulkistus

Heinäkuu: Paikallistiedote

Elokuu: Yhteistyötiedote

Syyskuu: Kutsu lehdistötilaisuuteen

Lokakuu: Yritysjärjestelyt ja kaupat

Marraskuu: Palkinnot ja sertifikaatit

Joulukuu: Työnantajamielikuva

Suunnitelmalla strategisuutta viestintään

Ennen kuin alat täyttää viestinnän vuosikelloa oman yrityksenne osalta, on viestinnälle asetettava tavoitteita. Mitä haluatte saavuttaa viestinnässänne seuraavan vuoden aikana? Millaisia määrällisiä tavoitteita viestinnällä on ja miten viestinnän tavoitteita on tarkoitus mitata? Kun tavoitteet on määritetty, on viestintää myös helpompi suunnitella siten, että se aidosti tukisi tavoitteita. Suunnittelemalla ja mittaamalla viestintää strategisesti, sen tehokkuus ja arvostus yrityksissä kasvaa.

Jos haluat hallita yrityksenne viestintää entistä tehokkaammin yhdeltä alustalta, ota yhteyttä Cisionin asiantuntijoihin. Kauttamme saat käyttöösi paitsi räätälöidyt medialistat ja tiedotetyökalun myös kattavan tiedoteanalytiikan. Kysy lisää asiantuntijoiltamme.

maksimoi mediahuomio näillä viestintävinkeillä

Maksimoi mediahuomio – Cisionin parhaat vinkit toimittajien tavoittamiseen

Toimittajien tavoittaminen ja tiedotteiden näkyvyys ovat jatkuvasti viestinnän ammattilaisten mielessä. Hyvä uutinen on se, että Cisionin vuosittain julkaiseman State of the Media 2019 -tutkimuksen mukaan toimittajat kokevat hyvät suhteet viestinnän ammattilaisiin entistä tärkeämmiksi. Media siis lähtökohtaisesti toivoo viestijöiltä yhteydenottoja. Huono uutinen viestinnän kannalta on kuitenkin se, että toimittajat kokevat relevanteiksi alle 25 prosenttia pitchauksista.

Suomalaiset toimittajat saavat sähköpostiinsa päivittäin jopa 100 yhteydenottoa eri organisaatioiden viestintätiimeiltä. Tämä on tietysti huono uutinen viestinnän kannalta, sillä tiedotteiden paljous tekee erottumisesta vaikeaa. Toisaalta hyvä uutinen on pitchausten huono laatu. Suurin osa sähköposteista ja tiedotteista on toimittajien kannalta turhia. Jos siis onnistut tekemään toimittajalle relevantin juttuehdotuksen, ovat mahdollisuutesi näkyvyyden saavuttamiseen hyvät.

Kuinka toimittajat sitten tavoitetaan ja mediahuomio maksimoidaan? Tässä Cisionin parhaat vinkit.

Hyvin kirjoitettu tiedote on kaiken perusta

Lehdistötiedote on yhä viestinnän perusta. Suurin osa viestinnän ammattilaisista kirjoittaa lehdistötiedotteen rutiinilla, mutta toisinaan kokeneenkin tiedottajan kannattaa tarkistaa, että omat tiedotteet on optimaalisesti kirjoitettu. Tärkeitä asioita ovat etenkin uutiskoukun kirjoittaminen tekstin alkuun sekä muutaman sitaatin lisääminen tekstiä elävöittämään. Myös painokelpoiset kuvat ja spokespersonin yhteystiedot ovat tärkeitä asioita tehokkaan lehdistötiedotteen kirjoittamisessa.

Cision on laatinut kätevän vinkkilistan avuksi entistä parempien tiedotteiden kirjoittamiseen. Pääset lataamaan listan ilmaiseksi täältä.

Ajoita tiedote oikein

Tiedotteen ajoittamisen suhteen hyvä nyrkkisääntö on tämä: mitä tärkeämpi uutinen, sitä vähemmän merkitystä ajoituksella on. Toimittajat tarttuvat isoihin uutisiin, vaikka tiedote olisikin lähetetty perjantaina kello 15.30. Jos kyseessä on pienempi uutinen, kannattaa ajoituksellekin uhrata muutama ajatus. Aamu on usein paras aika tiedottamiselle, mutta toisaalta moni yritys ajoittaa tiedotteensa kello yhdeksäksi – erottuminen voi siis olla vaikeaa. Kannattaakin mahdollisuuksien mukaan ajastaa tiedote jo aikaisemmaksi tai vaihtoehtoisesti odottaa pahimman aamuruuhkan olevan ohi ja ajastaa tiedote lähtemään esimerkiksi kello 10.

Pidemmän tekstin tiedotteiden ajoittamisesta pääset lukemaan täältä.

maksimoi mediahuomio näillä viestintävinkeillä

Erityishuomio kohdentamiseen

Monesti yritys käyttää paljon aikaa ja vaivaa hyvän lehdistötiedotteen kirjoittamiseen, mutta tiedotteen jakamiselle ei välttämättä uhrata ajatustakaan. Sen sijaan, että pitchaisit oman yrityksesi uutisia ja omaa asiantuntijuuttasi kaikille Suomen toimittajille, mieti hetki omia tavoitteitasi.

Kenet oikeastaan haluat tavoittaa uutisellasi? Kenen haluat lukevan sitaattisi? Toimiiko yrityksesi kansainvälisellä, mutta kapealla toimialalla? Kiinnostaako tiedotteesi lähinnä paikallista yleisöä? Vai olisiko lausunnossasi ainesta valtakunnallisen lehden pääuutiseksi?

Kun olet miettinyt omia tavoitteitasi ja määritellyt kohdeyleisösi, käytä aikaa oikeiden kontaktien etsimiseen. Luo lista niistä toimittajista, vaikuttajista ja medioista, joiden kautta uskot tavoittavasi yleisösi parhaiten

Ole avulias ja helposti saavutettavissa

Kun sitten olet lähettänyt hyvin laaditun tiedotteen tarkkaan valitsemillesi toimittajille ja vielä oikeana ajankohtana, voit onnitella itseäsi. Työsi ei kuitenkaan vielä ole ohi. Nyt tehtäväsi on toivoa toimittajan yhteydenottoa. Lähes kaikki toimittajat haluavat juttuihinsa muutakin kuin vain valmiin tiedotteen. He toivovat haastattelua. Siksi on tärkeää lisätä tiedotteeseen mahdollisen haastateltavan yhteystiedot ja mielellään myös omat yhteystietosi. On tärkeää myös olla mahdollisimman hyvin toimittajan tavoitettavissa tiedotteen lähettämisen jälkeen. Kun autat toimittajaa jutunteossa parhaasi mukaan, hänelle jää hyvä kuva sinusta ja edustamastasi yrityksestä. Näin voit odottaa haastattelupyyntöjä myös tulevaisuudessa.

Vaali suhteitasi mediaan

Jos tahdot tehdä mediahuomion eteen vieläkin enemmän, voit itse pyrkiä aktiivisesti rakentamaan parempia suhteita toimittajiin ja mediaan. Siihen löydät enemmän vinkkejä tästä tekstistä.

Kuuntele alta myös päätoimittaja Saila-Mari Kohtalan vinkkejä viestinnän ammattilaisten ja toimittajien väliseen yhteistyöhön. Halutessasi voit myös lukea podcastista kirjoitetun tekstin täältä.

5 viestintämokaa

5 suurinta viestintämokaa, joihin yritykset syyllistyvät

Viestintää ei pääse pakoon yhdessäkään yrityksessä. Etenkin pörssiyhtiöissä viestintä ja avoin tiedottaminen asioista on laissa tarkasti säädetty. Muutkin kuin pörssiyhtiöt tuntevat kuitenkin viestinnän ja PR:än arvon ja viestivät toiminnastaan ulospäin ainakin jonkin verran. Viestintä ei kuitenkaan aina ole helppo laji. Aivan kuten missä tahansa muussakin asiassa, osa yrityksistä suoriutuu viestinnästä toisia paremmin. Jos viestintä tuntuu vieraalta ja hankalalta, kannattaa lukea tämä teksti. Selviät viestinnästä kunnialla, kun vältät nämä yleisimmät viestintämokat.

5 suurinta viestintämokaa – ja kuinka välttää ne

Yritys ei viesti mitään

Viestimättä jättäminen on aina pahin viestintämoka, johon yritys voi syyllistyä. Täysi radiohiljaisuus yrityksen suunnalta on aina huonoin vaihtoehto. Usein yritykset, jotka jättävät viestimättä, eivät ymmärrä viestinnän ja ansaitun median arvoa. Miksi edes pitäisi viestiä? Viestintä on kuitenkin hyvä keino:

  • Tuoda esiin yrityksen arvoja
  • Kertoa yrityksen tarina yleisölle
  • Rakentaa brändiä ja yrityksen tunnettavuutta
  • Kertoa kustannustehokkaasti yrityksen uusimmista saavutuksista ja kuulumisista

Ansaittu näkyvyys on helppo tapa kerätä yritykselle näkyvyyttä. Vaikka kaikki tiedotteet eivät menekään mediassa läpi tai kerää valtavaa määrää julkisuutta, on suuri moka jättää mahdollisuus käyttämättä. Kuluttajat pitävät mediassa kirjoitettua uutista selvästi yrityksen markkinointia luotettavampana. Siksi yksikin mediassa käsitelty tiedote voi parantaa sidosryhmien ja asiakkaiden mielipiteitä yrityksestä markkinointikampanjaa enemmän.

Viestintää ei suunnitella

Toinen suuri viestintämoka on viestinnän suunnittelemattomuus. Tavoitteiden puute on yksi yleisimmistä yritysviestinnän virheistä. Positiivista näissä tapauksissa on se, että yritys viestii jotakin. Viestinnän hyödyt jäävät kuitenkin saavuttamatta tai ainakin piiloon, jos viestintää ei suunnitella ja jos sille ei aseteta selkeitä tavoitteita.

Miksi viestintää sitten kannattaa tehdä suunnitelmallisesti?

  • Onnistumisen mittaaminen on helpompaa
  • Viestintätoimet voidaan suunnitella tavoitteiden mukaan – keskittyminen olennaiseen helpottuu
  • Resurssit on helpompi kohdistaa oikein, kun tiedetään haettava lopputulos

Viestinnälle kannattaa siis asettaa tavoitteet ainakin vuositasolla. Lisäksi on syytä varmistaa, että tavoitteita pystytään mittaamaan. Esimerkiksi Cisionin tiedotepalvelussa lehdistötiedotteiden mittaaminen on helppoa. Samalla kannattaa myös panostaa toimivaan mediaseurantaan.

viestintämokat

Hajuton ja mauton viestintä jättää kaikki kylmäksi

Harmittavan usein yritys- ja organisaatioviestintä on hajutonta ja mautonta. Yritykset pelkäävät ottaa kantaa asioihin ja tuoda aidosti esiin arvojaan, koska pelkäävät suututtavansa osan sidosryhmästään. Taustalla on ehkä luonnollinenkin pelko siitä, että osa yrityksen asiakkaista ja sitä myötä osa yrityksen kassavirrasta katoaa liian vahvojen mielipiteiden myötä. Pelosta seuraa harvoin mitään hyvää ja tämä pätee myös yritysviestinnässä. Pelko tekee yritysviestinnästä hajutonta ja mautonta, eikä sellainen viestintä yleensä onnistu kirvoittamaan niitä positiivisiakaan reaktioita.

Jos yrityksesi on määritellyt itselleen arvot, joiden mukaan sen on tarkoitus toimia, kannattaa ehdottomasti seistä näiden arvojen takana myös viestinnässä. Vaikka joku sitten loukkaantuisikin. Nykyään monet yritykset myös uskovat hyötyvänsä rohkeista kannanotoista ja esimerkiksi Helsinki Pride 2019 on kerännyt suuren joukon yrityksiä taakseen.

Kannattaakin siis miettiä, miten oma yrityksenne voisi rohkeasti viestiä arvoistaan sekä sanoin että teoin. Pelkät sanat eivät kuitenkaan riitä, vaan arvojen tulisi aidosti näkyä myös yrityksen toiminnassa.

Kaikki on positiivista ja virheistä vaietaan

Moni yritys tekee viestinnässään sen virheen, että tiedottaa kyllä positiivisista asioista ja liiketoiminnasta, kun luvut ovat hyvät. Kun alamäki alkaa tai virheitä sattuu, viestintä vaikenee. Pörssiyhtiöiden on lain mukaan raportoitava julkisuuteen myös huonot tulokset, mutta muut yritykset voivat pyrkiä häivyttämään huonot aikansa kokonaan yleisön nähtäviltä.

Kaikista virheistä ei tietenkään tarvitse huutaa julkisuuteen. Jos virheet tai hankaluudet vaikuttavat asiakkaisiin tai jos on pelkona, että uutiset leviävät organisaation ulkopuolelle joka tapauksessa, kannattaa valita avoimen tiedottamisen linja. Lehdistötiedote, jolla avataan reilusti tilannetta kaikille sidosryhmille antaa avoimen ja suoraselkäisen kuvan yrityksen toiminnasta. Hyvin hoidettu kriisiviestintä saattaa jopa kääntyä lopulta yrityksen voitoksi.

Kommentteihin ei vastata ja haastatteluja ei anneta

Pelkkä lehdistötiedotteiden lähettäminen ei vielä yksinään riitä tehokkaan näkyvyyden saavuttamiseen. Kuten Glorian ja Glorian Koti -lehtien päätoimittaja Saila-Mari Kohtala toteaa Mediavaikuttajat podcastissa, toimittajat usein soittavat yritysten yhteyshenkilöille ja kysyvät lisätietoja. Etenkin suurempien uutisten kohdalla pelkkä tiedote ei riitä täyttämään lukijoiden tiedonjanoa. Siksi onkin tärkeää, että yritys on nimennyt spoksepersonin, joka antaa tarvittaessa lausuntoja medialle.

Cisionin State of The Media 2019 -tutkimuksen mukaan suomalaistoimittajat pitävät yrityksen edustajaa luotettavimpana tietolähteenä, jopa lehdistötiedotetta luotettavampana. Siksi on tärkeää, että media saa tarvittaessa yhteyden myös aitoon ihmiseen yrityksen sisällä. Siksi hyvään lehdistötiedotteeseen kannattaa aina lisätä mukaan yhteyshenkilön puhelinnumero.

Kun onnistut viestinnässäsi välttämään nämä viisi virhettä, olet jo selvinnyt keskivertoa paremmin. Jos kaipaat lisää vinkkejä ja inspiraatiota viestintään, tilaa kuukausittain lähetettävä uutiskirjeemme täältä.

Medialla on vaikutusvaltaa – Cisionin ja Milttonin podcast tarjoaa näkökulmia ansaitun median strategioihin

Cisionin ja Milttonin Mediavaikuttajat-podcastissa keskustellaan median vaikuttavuudesta aina perinteisestä mediasta influencer-markkinointiin saakka.

Kolmiosaisessa podcast-sarjassa Cisionin maajohtaja Sanna Kurkela ja Milttonin ansaitun median johtaja Ville Blåfield saivat vieraakseen mediavaikuttajia eri puolilta viestinnän kenttää.

”Miltton ja Cision jakavat yhteisen näkemyksen siitä, että viestinnän tulee olla entistä strategisempaa, jotta sen arvostus yrityksissä nousee. Juuri tästä näkemyksestä syntyi ajatus yhteisestä podcastista”, kertoo Cisionin maajohtaja Sanna Kurkela.

”Halusimme mukaan vieraita, jotka edustavat viestinnän kenttää ja median vaikuttavuutta mahdollisimman monipuolisesti. ”, jatkaa ansaitun median johtaja Ville Blåfield Milttonilta.

Viestintä, influencerit ja journalistit vaikuttajina

Mediavaikuttajien ensimmäisessä jaksossa vieraaksi saapuu Supercellin viestintäjohtaja Linda Åström. Keskustelun ytimessä on Supercellin aloitteesta perustetun Hive-koodikoulun lanseeraus, jossa hyödynnettiin menestyksekkäästi ansaittua mediaa halutun kohderyhmän tavoittamiseen.

Toisessa jaksossa keskitytään vaikuttajamarkkinointiin, sen tuleviin trendeihin ja vaikuttajatoimistojen osuuteen vaikuttajakentällä. Mukana keskustelemassa on vaikuttajatoimisto Troot Networksin toimitusjohtaja Joona Haatainen.

Mediavaikuttajat-podcastin kolmannessa jaksossa vieraana on Glorian ja Glorian Koti -lehden päätoimittaja Saila-Mari Kohtala, joka puhuu journalismin ja viestinnän välisestä yhteistyöstä ja toimittajista vaikuttajina.

 

Jaksot ovat kuunneltavissa myös Soundcloudissa, Spotifyssa, iTunesissa ja Applen podcast-sovelluksessa.

miten tekoäly vaikuttaa viestintään

Miten tekoäly vaikuttaa viestinnän tulevaisuuteen?

Tekoäly on yksi tämän hetken kuumimmista puheenaiheista ja tulevien vuosien aikana tekoälyn odotetaankin muuttavan työskentelytapojamme aina fyysisestä työstä digitaalisiin kampanjoihin asti. Pidätpä kehitystä sitten positiivisena tai pikemminkin häiritsevänä, koneet tulevat jatkossakin muuttamaan ja vaikuttamaan organisaatioihin kaikkialla maailmassa. Forbesin mukaan jopa 80 prosenttia yrityksistä kertoo tutkivansa tekoälyn tarjoamia mahdollisuuksia.

Viestintä ei yleensä tule ensimmäisenä mieleen, kun puhutaan tekoälystä ja niistä aloista, joihin se vaikuttaa. Viime aikojen teknologinen kehitys ja esimerkiksi sosiaalinen media ovat kuitenkin vaikuttaneet PR- ja viestintäalaan, joten on hyvin todennäköistä, että tekoälyllä on näppinsä pelissä alan tulevaisuudessa.

Kun mietitään yritysten viestintästrategioita, tyypillisesti vastausta etsitään seuraaviin kysymyksiin:

”Mitkä työkalut ja taktiikat tarjoavat eniten hyötyä suhteessa vaadittuun työmäärään? Entä miten voisin etukäteen tietää, resonoiko viestini oman kohdeyleisöni kanssa?”

Vastaus näihin kysymyksiin on pian käden ulottuvilla: hyödynnä tekoälyä viestinnän päätöksenteossa.

Siksi myös viestinnän ammattilaisen olisi hyvä tuntea ainakin tekoälyn perusteet.

Mitä tekoälyllä tarkoitetaan?

Tekoälyn määritelmä ei varmasti ole kaikille selvä, sillä määritelmän sisälle mahtuu hyvin erilaisia sovelluksia aina verkkokauppojen suosittelutyökaluista itseohjautuviin autoihin. Tässä tekstissä tekoälyllä viitataan sellaisiin sovelluksiin, jotka kykenevät itse automaattisesti muokkaamaan omia toimintatapojaan aiemmin keräämänsä datan perusteella. Esimerkiksi Spotify hydöyntää tekoälyä muokkaamalla sinulle suosittelemiaan kappaleita aiemman kuuntelukäyttäytymisesi perusteella.

Miten viestintä voi hyötyä tekoälystä?

Viestintä ei ole ollut eturivissä ottamassa tekoälyä käyttöönsä. Tulevien vuosien aikana kehitys tulee kuitenkin olemaan ripeää ja PR-toimistotkin ovat viimein alkaneet miettiä tekoälyn tuomia mahdollisuuksia. Miten tekoälyä sitten voisi viestinnässä hyödyntää? Tässä muutamia esimerkkejä.

Dataan perustuva kampanjasuunnittelu

Tekoäly ja koneoppiminen voivat auttaa uusien kampanjoiden luomisprosessissa ja vähentää uusien kampanjoiden suunnitteluun liittyviä arvauksia. Tekoäly pystyy käsittelemään suuria määriä dataa ja poimimaan datan joukosta niitä elementtejä ja kaavoja, jotka todennäköisimmin johtavat kampanjan menestymiseen. Tekoäly analysoi datan myös huomattavasti ihmistä nopeammin, joten sen käyttö säästää aikaa.

Tekoälyn avulla ammattilaiset voivat tehdä helpommin faktoihin ja dataan perustuvia päätöksiä, enää ei siis tarvitse arvuutella tai tehdä päätöksiä pelkän tuntemuksen perusteella. Tämä myös nopeuttaa päätöksentekoprosessia ja helpottaa muun muassa seuraaviin kysymykseen vastaamista:

  • Milloin on paras aika aloittaa kampanja?
  • Millainen otsikko toimii parhaiten?
  • Mitkä ovat tehokkaimmat some-kanavat kyseiselle kampanjalle?
  • Ketkä ovat kampanjan kannalta tärkeimmät bloggaajat, vaikuttajat ja journalistit?

Tekoälyä hyödyntämällä viestinnän ammattilaiset voivat luoda kohdennettua materiaalia, joka sopii täydellisesti yhteen yleisön intressien kanssa. Näin tekoäly säästää aikaa turhan sisällön tuottamiselta.

Yksinkertaisten tehtävien automatisointi

Tekoäly saattaa tuoda helpotusta myös PR-ammattilaisten päivittäiseen työkuormaan. Toistoon perustuvat työtehtävät ja datan analysointiin liittyvät tehtävät on tulevaisuudessa mahdollista siirtää tekoälyn hoidettavaksi.

Esimerkiksi sellaiset tehtävät kuin kalenterin täyttäminen, muistiinpanojen strukturointi, deadlinejen asettaminen, infograafien tekeminen ja muistutusviestien lähettäminen saattavat tulevaisuudessa siirtyä tekoälyn käsiin. Näin tekoäly vapauttaa viestinnän ammattilaisten aikaa luovaan työhön, kute ideointiin, eikä aikaa kulu pieniin tehtäviin tai raporttien täyttämiseen.

Tone of voice -analyysit ja kriisien hallinta

Jopa 30 prosenttia kansainvälisten yritysten kohtaamista kriiseistä muuttuu globaaleiksi alle tunnissa. Koska kriisit leviävät internetissä niin nopeasti, jää kriisiviestintätiimin ainoaksi mahdollisuudeksi tulipalojen sammuttaminen jälkikäteen. Kriisin ehkäisyyn ei siis yleensä tarjota mahdollisuuksia. Tekoäly saattaa kuitenkin auttaa viestintätiimejä tunnistamaan kytevät kriisit jo ennen niiden puhkeamista. Tekoäly pystyy analysoimaan yrityksestä käytävän keskustelun sävyä ja vertaamaan sitä aiemmin kerättyyn dataan. Näin se pystyy ennustamaan mahdollisten kriisien syntyä ja ilmoittamaan uhista viestintätiimille. Näin viestinnälle jää aikaa tunnistaa brändiin kohdistuvat uhat ja suunnitella viestintäänsä niin, että kriisit pystytään välttämään.

 

Jos et vielä ole uhrannut ajatustakaan tekoälylle ja sen vaikutuksille omassa työssäsi, nyt on korkea aika alkaa pohtia asiaa. Mitä aiemmin yritys omaksuu tekoälyn käytön osana PR-strategiaansa, sitä suuremman kilpailuedun se saa suhteessa muihin. Luultavasti suurin kehitys tapahtuu seuraavan viiden vuoden aikana, joten tekoäly kannattaa ainakin pitää mielessä tulevaisuuden investointina.

Monet pelkäävät tekoälyn ja koneoppimisen vaikuttavan negatiivisesti työllisyystilanteeseen, mutta ainakaan viestinnän ammattilaisten kohdalla kyse ei luultavasti ole tästä. Viestinnälle tekoäly tuo helpotusta etenkin datan käsittelyyn ja hankalasti ennustettavien luovien kampanjoiden suunnitteluun.

 

miten sosiaalinen media muuttaa viestintää

Miten sosiaalinen media on muuttanut PR-kenttää?

Sosiaalista mediaa käyttää maailmanlaajuisesti yli 3,4 miljardia ihmistä. Siksi ei ole mikään ihme, että se on muuttanut suuresti myös viestintää ja tiedottamista. Kun verrataan viestintää vaikkapa kymmenen tai 20 vuoden takaiseen tilanteeseen, on muutos jopa hätkähdyttävän suuri.

Toki sosiaalinen media on vaikuttanut moneen muuhunkin alaan kuin viestintään, mutta viestinnässä ja markkinoinnissa muutos on ollut varmasti yksi suurimmista. Useimmat viestinnän ja markkinoinnin ammattilaiset ovat sitä mieltä, että nykyään alalla ei voi työskennellä käyttämättä sosiaalista mediaa.

Sosiaalisen median voittokulun on ennustettu tulevaisuudessa vain jatkuvan. Siksi PR- ja viestintäammattilaisen onkin tärkeää pysyä mukana nopeassa muutoksessa.

5 tapaa, joilla sosiaalinen media on muuttanut viestintää

1. Uudet teknologiat ja niiden omaksuminen

Sosiaalisen median kehittyminen liittyy vahvasti teknologian jatkuvaan kehitykseen. Vaikka kehitys on ollut viimeiset 10 vuotta erittäin nopeaa, ei kehitys ole hidastumassa. PR-ammattilaisen osalta tämä tarkoittaa, että on oltava jatkuvasti valmiina opettelemaan ja omaksumaan uutta teknologiaa ja uusia työkaluja, jotka vaikuttavat viestintään sosiaalisessa mediassa.

Uusia sovelluksia syntyy jatkuvasti, toiset niistä lähtevät nopeasti lentoon ja saavuttavat suuren suosion. Toiset puolestaan hiipuvat nopeasti. Viestinnän ammattilaisen on siis pidettävä jatkuvasti silmät ja korvat auki uusien trendien varalta ja oltava nopea ja ketterä liikkeissään, valitessaan yritykselleen sopivia viestintäkanavia. Tulevaisuudessa yhdeksi suureksi trendiksi ennustetaan virtuaalitodellisuutta, jonka osalta teknologia kehittyy jatkuvasti saavutettavammaksi.

miten sosiaalinen media on muuttanut viestintää

2. Yksisuuntaisesta viestinnästä aidoksi keskusteluksi

Nimensä mukaisesti sosiaalinen media on tuonut viestintään sosiaalisen elementin. Kun aiemmin viestintä oli yksipuolista asioiden tiedottamista yleisön suuntaan, nyt viestintä on enemmänkin keskustelua. Kuka tahansa voi helposti vastata ja kommentoida yrityksen tiedotteeseen matalalla kynnyksellä sosiaalisessa mediassa. Sosiaalinen media on siis tasa-arvoistanut viestintää. Nyt kuka tahansa pääsee osallistumaan myös yhteiskunnalliseen keskusteluun.

Viestijälle tämä tarkoittaa tietenkin sitä, että kommunikointitaidot korostuvat. Yrityksen viestijän on pystyttävä aidosti keskustelemaan tiedotteista ja yrityksen viestistä muiden ihmisten kanssa, vaikka näkemykset eivät aina kohtaisikaan.

3. Somevaikuttajat tarjoavat kokonaan uuden kanavan

Sosiaalisen median kanaviin on kehittynyt täysin uusi ammattilaisten joukko, nimittäin some-vaikuttajat. Some-aikakaudella kenellä tahansa on mahdollisuus luoda alusta, jonka kautta tuottaa sisältöä jopa satojen tuhansien henkilöiden yleisölle. Näillä vaikuttajilla on siis valtaa lähes yhtä paljon kuin journalisteilla. Myös pienemmillä mikrovaikuttajilla saattaa olla suurta vaikutusvaltaa oman nichensä sisällä. Siksi PR-ammattilaisten on hyvä ottaa pitchauksissaan huomioon myös sosiaalisen median vaikuttajat, sillä heidän kauttaan on mahdollista tavoittaa myös nuoremman sukupolven ihmisiä, joita perinteinen media ei välttämättä enää tavoita.

4. Tempo on entistä nopeampi

Uutissykli on nopeutunut jo viimeisten kahden vuosikymmenen aikana verkkojournalismin yleistyttyä. Enää uutisia ei tarvinnut odottaa seuraavaan aamuun tai edes seuraaviin televisiouutisiin asti. Sosiaalinen media on kuitenkin kiihdyttänyt tätä tempoa entisestään. Esimerkiksi Twitter tuo uutiset ihmisten puhelimiin tai tietokoneiden ruuduille reaaliaikaisesti ja tapahtumia on mahdollista seurata myös livenä. Tämä ei vaikuta ainoastaan journalisteihin, vaan myös PR-ammattilaisiin. Yhä useammasta yritystilaisuudestakin järjestetään nykyään erilaista liveseurantaa ja uutiset leviävät maailmalle hetkessä. Tämä tulee huomioida myös tiedottamisessa sekä yrityksen omissa reagointiajoissa. Esimerkiksi kriisiviestintä on usein aloitettava välittömästi kriisin ilmettyä, eikä siis vasta harkinta-ajan jälkeen.

5. Yhteydenpito journalisteihin on helpottunut

Sosiaalisen median myötä myös yhteydenpitäminen ja juttuaiheiden pitchaaminen on helpottunut. Kun toimittajat olivat aiemmin ainoastaan puhelimen tai sähköpostin päässä, oli kynnys yhteydenottoon usein korkea. Sosiaalisessa mediassa toimittajat on helppo löytää ja heidän kiinnostuksenkohteensa on helppo selvittää. Esimerkiksi toimittajan tägääminen instagramissa tai vastaaminen toimittajan twiittiin on helppoa ja siksi kynnys yhteydenpitoon on matalampi.

Sosiaalinen media kehittyy jatkuvasti, joten on tärkeää pysyä perillä uusimmista työkaluista. Cision haluaa tarjota viestinnän ammattilaisille entistä parempaa palvelua myös sosiaalisen median hallinnassa. Siksi sosiaaliseen mediaan keskittyvä Falcon on nyt osa Cisionia. Jos haluat kuulla lisää Falconista ja sen tarjoamista mahdollisuuksista, ota yhteyttä asiantuntijoihimme.

mitä journalistit odottavat viestijöliltä

Mitä journalistit odottavat viestijöiltä?

Toimittajien ja viestinnän ammattilaisten välinen yhteistyö on parhaimmillaan molempia osapuolia hyödyttävää. Viestinnän ammattilaiset tarjoavat toimittajille juttuaiheita ja sisältöideoita sekä asiantuntijalausuntoja ja dataa. Journalistien avulla yritykset puolestaan saavuttavat näkyvyyttä ansaitussa mediassa. Valitettavasti aina yhteistyö ei toimi näin hyvin.

Cisionin julkaisemasta State of the Media 2019 -tutkimuksesta käy ilmi, että toimittajien ja viestijöiden välit ovat viimeisen vuoden aikana kehittyneet pääasiassa positiiviseen suuntaan. Kyselyyn vastanneista suomalaisjournalisteista 76 prosenttia arvioi, että PR-ammattilaiset olivat tulleet viimeisen vuoden aikana heille entistä tärkeämmiksi. Tämä on viestinnän kannalta hyvä uutinen, vaikka hyödyllisyyden kasvu saattaakin johtua ikävästä asiasta, nimittäin toimittajien resurssipulasta.

Toisaalta tutkimus paljastaa myös, mitkä ovat toimittajien mielestä viestinnän heikkoja kohtia. Kiinnitä huomiota ainakin näihin seikkoihin, jos haluat parantaa omaa yhteistyötäsi toimittajien kanssa.

Toimittaja janoaa oikeaa ihmiskontaktia

Kun aiemmin toimittajat ovat nimenneet yritysviestinnän luotettavimmaksi lähteeksi lehdistötiedotteen, on tähän tullut nyt Suomessa muutos. Lehdistötiedotetta arvostetaan edelleen, mutta sen ohitse luotetuimpana tietolähteenä on noussut yrityksen ”spokesperson” eli yrityksen edustaja, jolta voi tarvittaessa pyytää asiantuntijalausuntoja. 50 prosenttia tutkimukseen osallistuneista suomalaistoimittajista nimeää spokespersonin yrityksen luotettavimmaksi lähteeksi. Vastaava luku lehdistötiedotteen kohdalla on 25 prosenttia.

Hyvän tiedotteen osuessa kohdalle toimittajat soittavatkin usein lisätietoja tiedotteeseen kirjatulta yhteyshenkilöltä. Kannattaa muistaa, että toimittajan kannalta viestintäjohtaja tai tiedottaja on harvoin se henkilö, jolta tämä kommentteja kaipaa. Siksi kannattaa jo ennen tiedotteen lähettämistä miettiä, kuka yrityksessä olisi paras henkilö kommentoimaan tiedotetta ja lisätä tämän yhteystiedot suoraan tiedotteeseen.

miten viestintä voisi auttaa toimittajia työssään

Viestijä tarjoaa tietoja, kun toimittaja niitä tarvitsee

Kyselyssä selvitettiin myös sitä, mitä toimittajat konkreettisesti viestijältä odottavat. 60 prosenttia vastanneista suomalaistoimittajista toivoi, että viestinnän ammattilaiset tarjoaisivat heille dataa ja asiantuntijalähteitä silloin, kun he itse niitä tarvitsevat. Paras tapa auttaa journalistia työssään on siis olla tämän tavoitettavissa silloin, kun on tarpeellista.

Jos toimittaja siis ottaa yritykseen yhteyttä asiantuntijalausuntojen tai tilastojen toivossa, kannattaa aina parhaansa mukaan pyrkiä tarjoamaan apujaan. Tästä on hyötyä myös parempien mediasuhteiden rakentamisessa. Kun toimittaja on saanut apua yrityksestänne aiemmin, suhtautuminen omiin pitchauksiinne ja tiedotteisiinne luultavasti muuttuu positiivisemmaksi.

Toimittajan harmina epäolennaiset pitchaukset ja spämmi

Suurin osa (47%) suomalaistoimittajista saa sähköpostitse alle sata pitchausta viikossa. Kuitenkin 41 prosenttia vastasi, että sähköpostiin kilahtaa viikossa 101-300 tiedotetta tai pitchausta yrityksiltä. Viestijältä vaaditaan siis kykyä erottautua suuren tiedotemäärän joukosta.

Samalla toimittajat kertovat, että alle neljännes heidän vastaanottamistaan tiedotteista on relevantteja. Toimittajien sähköposti täyttyy siis suurelta osin turhasta tiedosta, minkä vuoksi jopa 8 prosenttia suomalaistoimittajista totesikin, että parasta mitä viestinnän ammattilainen voi heidän auttamisekseen tehdä on spämmäämisen lopettaminen.

Tämä kuulostaa ehkä hieman masentavalta, mutta viestijän kannalta tässä piilee myös opetus: lähetä toimittajille vain hyvin laadittuja ja kohdennettuja lehdistötiedotteita. Vältä myös turhien sähköpostien lähettämistä toimittajille – heidän työpäivänsä ovat usein kiireisiä. Yksi yhteydenotto tiedotetta kohden siis riittää.

Tee kotiläksysi ja kohdenna oikein

Koska toimittajien saamista tiedotteista ja pitchauksista suurin osa on epäolennaisia, on sinulla ja yritykselläsi parhaat mahdollisuudet näkyvyyden saavuttamisessa, jos teet kotiläksysi kunnolla. Tämä tarkoittaa sitä, että ennen tiedotteen lähettämistä mietit, kenelle tiedote todella on suunnattu ja millaisen median kohdeyleisöä uutinen kiinnostaisi.

Lähes 30 prosenttia tutkimukseen osallistuneista suomalaistoimittajista olikin sitä mieltä, että median kohdeyleisön tunteminen on tärkeintä, mitä viestinnän ammattilainen voi heidän puolestaan tehdä. Tunne siis pitchattavan median kohdeyleisö ja kohdenna tiedotteesi oikeisiin medioihin ja oikeille toimittajille.

Jos haluat lukea koko State of the Media 2019 -tutkimuksen, pääset lataamaan sen täältä.  

Näin saat tiedotteesi läpi mediassa

Kuinka tiedote läpi mediassa? 5 vinkkiä parempaan yhteistyöhön toimittajien kanssa

Tiedottajan ja viestijän tavoitteena on usein saada yritykselle tärkeä ja positiivinen uutinen leviämään mahdollisimman laajalle mediassa. Siksi asiasta halutaan tiedottaa. Monesti vaivalla tehty tiedote tuntuu kuitenkin jäävän noteeraamatta ja päätyvän suoraan toimittajan roskapostilaatikkoon.

Miten oman tiedotteen läpimenoa mediassa sitten voisi parantaa? Jos olet jo lukenut vinkkimme tehokkaan lehdistötiedotteen kirjoittamiseen ja olet ottanut selvää, mikä on paras aika lähettää lehdistötiedote, ei hätää. Tässä vielä viisi lisävinkkiä toimivampaan yhteistyöhön toimittajien kanssa.

Kohdenna, kohdenna ja kohdenna

Oikean kohderyhmän valintaa ei voi liikaa korostaa tiedottamisessa. Moni viestijä tekee kuitenkin kohdentamisessa sen virheen, että miettii toimittajia omana kohderyhmänään. Tässä kohtaa mennään pahasti metsään, sillä oikea kohderyhmä löytyy aina lukijoista. Kun toimittaja valitsee juttuaiheita, hän miettii aina omaa kohderyhmäänsä, yleisöään. Siksi myös viestijän täytyy miettiä uutisensa lopullista kohderyhmää, median lukijoita.

Toimittajien tai medioiden huolellinen tutkiminen ennen tiedotteen lähettämistä saattaa kuulostaa liian työläältä, mutta usein tämä ponnistelu tuottaa myös tulosta. Usein mediat kertovat omilla nettisivuillaan selvästi oman kohderyhmänsä. Myös yksittäisten toimittajien sosiaalisen median kanavista voit usein selvittää, mistä aiheista toimittaja tekee juttuja ja sitä kautta saat vihiä myös tämän yleisön kiinnostuksen kohteista. Voit myös hyödyntää Cisionin mediatietokantaa toimittajien tavoittamisessa ja viestisi kohdentamisessa. Kysy lisää asiantuntijoiltamme.

Kirjoita uutiskoukku esiin

Uutinen on rakenteeltaan kuin kärjellään seisova kolmio, painavin asia on aina ylimpänä, jotta lukijan on helppo löytää tärkein asia nopeasti. Lehdistötiedotteen kirjoittaminen ei tältä osin poikkea uutisen kirjoittamisesta. Sijoita tiedotteen painavin asia, uutiskoukku, aina ensimmäiseksi.

Toimitusten resurssit ovat vähentyneet ja toimittajia vaivaa usein jatkuva kiire. He eivät ehdi etsiä uutista huonosti kirjoitetusta tiedotteesta. Tee siis toimittajalle palvelus ja säästä hänet etsimisen vaivalta.

näin saat tiedotteen läpi mediassa

Helpota toimittajan työtä tarjoamalla ekstraa

Monet toimittajat työskentelevät useiden juttujen parissa päivittäin. Siksi yhteen uutiseen ei ehdi käyttää montaa tuntia. Tiedottajan kannattaakin tiedostaa tämä ja tarjota toimittajalle tiedotteessa kaikki materiaali, jota tämä saattaa jutunteon yhteydessä tarvita. Itse tiedote kannattaa pitää tiiviinä ja selkeänä. Tiedotteen lisäksi kannattaa kuitenkin lisätä esimerkiksi linkki aihetta täydentävään dataan tai tutkimukseen. Muista myös kirjoittaa tiedotteeseen muutama sitaatti, jotta toimittajan on helppo poimia yrityksen spokespersonin lausunto lyhyeenkin uutiseen.

Kuvat ovat toimituksille todella tärkeitä. Yksi kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa ja tämä pätee myös uutisjuttuihin. Kuva myös herättää lukijan kiinnostuksen. Siksi kannattaakin lisätä tiedotteeseen muutama kuva tai ainakin linkki yrityksen kuvapankkiin, josta toimittaja voi valita juttuunsa sopivan kuvan. Varmista, että kuvat ovat tarpeeksi hyvälaatuisia myös painoon.

Älä unohda haastateltavan yhteystietoja – ja ole tavoitettavissa!

Usein etenkin isompien uutisten kohdalla toimitukset haluavat haastatella yrityksen edustajaa saadakseen tältä juuri heidän edustamalleen medialle suunnatut kommentit. Siksi onkin tärkeää muistaa liittää tiedotteeseen sekä viestinnän että sopivan haastateltavan yhteystiedot.

Valmistaudu myös olemaan puhelimen päässä tiedotteen lähettämisen jälkeen ja kehota myös muita tiedotteeseen lisättyjä kontakteja tekemään samoin. Toimittaja turhautuu, jos juuri lähetettyä tiedotetta ei olla valmiita kommentoimaan.

Älä painosta tai sanele ehtoja

Vaikka tämän pitäisi olla itsestäänselvyys, kuulee toimittajilta toisinaan kauhutarinoita viestijöistä, jotka yrittävät vaikuttaa toimittajien päätöksentekoon. Totuus on kuitenkin se, että tiedotteen lähettämisen jälkeen et juurikaan voi vaikuttaa niihin näkökulmiin, joista käsin toimitukset tiedotetta käsittelevät. Et voi siis vaatia toimittajaa nostamaan esiin tiettyä asiaa tiedotteestasi tai vaatia lehdestä tiettyä julkaisupaikkaa.

Toimittajan ja viestijän kohtaamisessa on kyse kahden ammattilaisen välisestä yhteistyöstä. Viestijänä autat toimittajaa tekemään yleisöään kiinnostavaa journalismia. Toimittaja puolestaan vastaa työstään yleisölleen ja usein toimittaja tunteekin yleisönsä paremmin kuin viestijä. Luota siis toimittajan päätöksentekoon. Toisinaan tiedote ei mene läpi siinä muodossa kuin viestijä on halunnut, mutta tämä täytyy vain hyväksyä. Jos haluat tietää lisää median logiikasta, kannattaa tutustua journalistin ohjeisiin, jotka ovat käytössä lähes kaikissa suomalaisissa toimituksissa.

Toivottavasti nämä vinkit auttavat sinua lähettämään entistä tehokkaampia tiedotteita ja saavuttamaan viestinnällesi ansaittua näkyvyyttä. Jos kaipaat lisää vinkkejä parempaan tiedottamiseen, lue kuinka voit rakentaa paremman suhteet mediaan ja miten pitchata toimittajia sähköpostitse.

Pienen yrityksen viestintä - miten tehdä viestintää rajallisilla resursseilla?

Pienen yrityksen viestintä – kuinka viestiä tehokkaasti rajallisilla resursseilla?

Laajat viestintästrategiat, tiedottamisen vuosikello ja sisältömarkkinointitiimi. Kun puhutaan yritysviestinnästä, oletetaan usein yrityksen käytössä olevan vähintään kokonaisen viestintätiimin verran henkilöstöä vastaamassa PR:ästä ja tiedottamisesta. Monella pienellä ja keskisuurella, vasta kasvuvaiheessa olevalla yrityksellä todellisuus on usein toinen. Viestinnästä vastaa usein yksi tehtävään nimitetty henkilö tai vaihtoehtoisesti toimitusjohtaja itse.

Jos resurssit ovat tiukoilla, ei ensimmäisenä mielessä ole välttämättä tiedotusstrategian laatiminen seuraavalle 12 kuukaudelle. Viestintää ei kuitenkaan kannata kokonaan unohtaa, sillä tehokas viestintä tukee yrityksen kasvutavoitteita monella tapaa.

Miksi pienenkin yrityksen kannattaa viestiä?

Vaikka viestintä ei olekaan kasvavan yrityksen ykkösprioriteetti, on tehokkaasta viestinnästä hyötyä myös yrityksen liiketoiminnalle. Viestinnän avulla saat rakennettua esimerkiksi tietoisuutta yrityksestäsi laajemmassa yleisössä. Myös brändin rakentaminen vaatii viestintää yrityksesi toiminnasta, kulttuurista ja arvoista. Vahvan brändin avulla kasvatat asiakkaiden ja muiden sidosryhmien luottamusta yritykseesi ja tällä on suuri vaikutus esimerkiksi asiakashankinnalle ja myynnille. Sillä mitä yritys ulospäin viestii, on myös suuri vaikutus työnantajamielikuvaan. Jos olet onnistunut rakentamaan vahvan brändin, myös osaavan ja sitoutuneen työvoiman palkkaaminen helpottuu.

Vinkit pienen yrityksen viestintään

Viestintä on siis tärkeää kasvavalle yritykselle, mutta sen hoitaminen saattaa tuntua vaikealta, jos resurssit ovat pienet. Cision kokosi muutaman vinkin, jotka auttavat pientäkin yritystä viestimään tehokkaasti.

Suunnittele etukäteen

Vaikka resurssit eivät riittäisikään 12 kuukauden viestintästrategian luomiseen, kannattaa muutama asia suunnitella etukäteen. Merkkaa itsellesi kalenteriin esimerkiksi

  • tulevat tuotelanseeraukset
  • tapahtumat ja messut, joille yritys on osallistumassa
  • uusien myymälöiden avaukset
  • muut uutisoimisen arvoiset asiat, kuten nimitykset (jos etukäteen tiedossa), laajentamiset, muutot, mainoskampanjat yms.

Kun tärkeimmät asiat on valmiiksi merkitty kalenteriin, ne eivät tule yllätyksenä, vaan voit valmiiksi varautua ja suunnitella näistä asioista viestimistä.

Myös jonkinlaista julkaisuaikataulua on hyvä suunnitella. Jos yrityksesi on aktiivinen esimerkiksi sosiaalisessa mediassa, YouTubessa tai omassa blogissa, mieti etukäteen, kuinka usein julkaiset uutta sisältöä kanaviisi. Ole realistinen, jos et ehdi julkaista uutta sisältöä viikottain, sitten julkaiset sitä kuukausittain. Julkaisujen tiheydellä ei niinkään ole merkitystä, kunhan vain julkaiset uutta sisältöä säännöllisesti. Jos mahdollista, kannattaa myös miettiä sisältöaiheet kuukaudeksi tai pariksi etukäteen, jotta itse sisällön tuottaminen kävisi helpommin.

Satsaa omiin viestintäkanaviin

Sosiaalinen media, yrityksen kotisivut ja yrityksen blogi ovat tärkeässä osassa kasvavan yrityksen viestintää. Omissa kanavissaan yritys voi julkaista erilaista sisältöä matalalla kynnyksellä. Esimerkiksi kaikki yrityksen tapahtumat, kampanjat ja lanseeraukset kannattaa ehdottomasti julkaista omien kotisivujen uutisosiossa. Kotisivuilla kannattaa julkaista myös muuta viestintään liittyvää sisältöä, jolla ei ehkä ole varsinaista uutisarvoa, mutta joka on yrityksen toiminnan kannalta tärkeää. Tällaisia voisivat olla esimerkiksi uudet työpaikkailmoitukset tai vaikka työntekijätarinat, jotka auttavat rakentamaan työnantajamielikuvaa.

Omia blogitekstejä ja yrityksen uutisia kannattaa jakaa myös yrityksen some-tileillä. Somessa kannattaa jakaa myös muuta yrityksen arvoja ja brändiä tukevaa sisältöä, kuten valokuvia toimiston arjesta, kuvia uutuustuotteista tai vaikka asiakastarinoita.

kuinka pienen yrityksen kannattaa hoitaa viestintää ja tiedottamista

Kun jotain tapahtuu, lehdistötiedote on paikallaan

Pienikin yritys hyötyy medianäkyvyydestä. Median kautta omalle yritykselle saa huomattavasti enemmän näkyvyyttä kuin esimerkiksi uutisen jakamisella omissa kanavissa. Onnistuneesti mediassa läpi mennyt tiedote saattaa tulla kymmenien tai satojen tuhansien ihmisten tietoon ja poikia useita yhteydenottoja esimerkiksi potentiaalisilta asiakkailta. Siksi kaikista uutisoimisen arvoisista asioista kannattaa laatia myös lehdistötiedote. Ohjeita hyvän lehdistötiedotteen kirjoittamiseen ja lehdistötiedotteen oikeaan ajoitukseen löydät täältä.

Tiedotteen jakeluun kannattaa myös kiinnittää huomiota. Hyvinkin kirjoitettu tiedote voi mennä hukkaan, jos se ei koskaan päädy oikeiden vastaanottajien näkyville. Kannattaakin kerätä itselleen lista relevanttien medioiden toimituksista ja toimittajien yhteystiedoista, jotta voit lähettää tiedotteen suoraan oikean henkilön sähköpostiin.

Vaihtoehtoisesti voit turvautua lehdistötiedotteiden osalta ammattilaisen apuun. Esimerkiksi me Cisionilla hoidamme myös tiedotteiden kertajakelua. Kun haluat varmistaa, että tiedotteesi päätyy oikeaan osoitteeseen ja saa maksimaalisen määrän näkyvyyttä, tutustu kertajakelupalveluumme.

Pitchaa juttuaihetta toimittajalle

Yrityksen ei tarvitse olla satoja henkilöitä työllistävä konserni, jotta toimittajat voisivat kiinnostua siitä. Etenkin paikalliset ja alakohtaiset mediat julkaisevat mielellään uutisia ja artikkeleita myös pienemmistä, kasvavista toimijoista. Toimittajat arvostavat yhteydenpidon tapana eniten juuri lehdistötiedotetta, mutta juttuideoita on mahdollista pitchata myös suoraan toimittajille.

Avainasemassa juttuaiheen pitchaamiseen ovat hyvät mediasuhteet, joita myös pienen yrityksen kannattaa rakentaa, omien resurssiensa mukaan. Ohjeita hyvien mediasuhteiden rakentamiseen voit lukea täältä. Lisäksi aiemmasta blogipostauksestamme voit lukea vinkkejä myös juttuaiheiden pitchaamiseen sähköpostin avulla.

Kannattaa kuitenkin muistaa kohtuus myös pitchaamisessa. Jos oma aikataulusi on kiireinen, niin on myös toimittajan. Älä siis pommita journalistia jatkuvasti uusilla juttutarjouksilla, vaan mieti etukäteen muutama kiinnostava juttuaihe ja lähetä ne toimittajalle yhdessä viestissä.

Lopuksi

Vaikka yrityksellä ei olisikaan mahdollisuutta panostaa viestintään suuria summia, on viestintää mahdollista hoitaa hyvin ja yrityksen eduksi myös pienellä satsauksella. Suunnittele etukäteen, hyödynnä yrityksen omia kanavia ja ole yhteydessä mediaan joko tiedotteiden tai henkilökohtaisempien pitchausten avulla aina tärkeämpien uutisten osuessa kohdalle. Viestinnän avulla rakennat brändiäsi ja herätät luottamusta sidosryhmissäsi. Näin viestintä avittaa myös yrityksesi kasvua.

Jos kaipaat apua tiedotteiden jakelussa, ota yhteyttä asiantuntijoihimme. Meiltä saat myös yksittäisten tiedotteiden kertajakelun niin Suomessa kuin kansainvälisestikin. Lue lisää kertajakelusta täältä.