Tiedottajan ja viestijän tavoitteena on usein saada yritykselle tärkeä ja positiivinen uutinen leviämään mahdollisimman laajalle mediassa. Siksi asiasta halutaan tiedottaa. Monesti vaivalla tehty tiedote tuntuu kuitenkin jäävän noteeraamatta ja päätyvän suoraan toimittajan roskapostilaatikkoon.
Miten oman tiedotteen läpimenoa mediassa sitten voisi parantaa? Jos olet jo lukenut vinkkimme tehokkaan lehdistötiedotteen kirjoittamiseen ja olet ottanut selvää, mikä on paras aika lähettää lehdistötiedote, ei hätää. Tässä vielä viisi lisävinkkiä toimivampaan yhteistyöhön toimittajien kanssa.
Kohdenna, kohdenna ja kohdenna
Oikean kohderyhmän valintaa ei voi liikaa korostaa tiedottamisessa. Moni viestijä tekee kuitenkin kohdentamisessa sen virheen, että miettii toimittajia omana kohderyhmänään. Tässä kohtaa mennään pahasti metsään, sillä oikea kohderyhmä löytyy aina lukijoista. Kun toimittaja valitsee juttuaiheita, hän miettii aina omaa kohderyhmäänsä, yleisöään. Siksi myös viestijän täytyy miettiä uutisensa lopullista kohderyhmää, median lukijoita.
Toimittajien tai medioiden huolellinen tutkiminen ennen tiedotteen lähettämistä saattaa kuulostaa liian työläältä, mutta usein tämä ponnistelu tuottaa myös tulosta. Usein mediat kertovat omilla nettisivuillaan selvästi oman kohderyhmänsä. Myös yksittäisten toimittajien sosiaalisen median kanavista voit usein selvittää, mistä aiheista toimittaja tekee juttuja ja sitä kautta saat vihiä myös tämän yleisön kiinnostuksen kohteista. Voit myös hyödyntää Cisionin mediatietokantaa toimittajien tavoittamisessa ja viestisi kohdentamisessa. Kysy lisää asiantuntijoiltamme.
Kirjoita uutiskoukku esiin
Uutinen on rakenteeltaan kuin kärjellään seisova kolmio, painavin asia on aina ylimpänä, jotta lukijan on helppo löytää tärkein asia nopeasti. Lehdistötiedotteen kirjoittaminen ei tältä osin poikkea uutisen kirjoittamisesta. Sijoita tiedotteen painavin asia, uutiskoukku, aina ensimmäiseksi.
Toimitusten resurssit ovat vähentyneet ja toimittajia vaivaa usein jatkuva kiire. He eivät ehdi etsiä uutista huonosti kirjoitetusta tiedotteesta. Tee siis toimittajalle palvelus ja säästä hänet etsimisen vaivalta.
Helpota toimittajan työtä tarjoamalla ekstraa
Monet toimittajat työskentelevät useiden juttujen parissa päivittäin. Siksi yhteen uutiseen ei ehdi käyttää montaa tuntia. Tiedottajan kannattaakin tiedostaa tämä ja tarjota toimittajalle tiedotteessa kaikki materiaali, jota tämä saattaa jutunteon yhteydessä tarvita. Itse tiedote kannattaa pitää tiiviinä ja selkeänä. Tiedotteen lisäksi kannattaa kuitenkin lisätä esimerkiksi linkki aihetta täydentävään dataan tai tutkimukseen. Muista myös kirjoittaa tiedotteeseen muutama sitaatti, jotta toimittajan on helppo poimia yrityksen spokespersonin lausunto lyhyeenkin uutiseen.
Kuvat ovat toimituksille todella tärkeitä. Yksi kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa ja tämä pätee myös uutisjuttuihin. Kuva myös herättää lukijan kiinnostuksen. Siksi kannattaakin lisätä tiedotteeseen muutama kuva tai ainakin linkki yrityksen kuvapankkiin, josta toimittaja voi valita juttuunsa sopivan kuvan. Varmista, että kuvat ovat tarpeeksi hyvälaatuisia myös painoon.
Älä unohda haastateltavan yhteystietoja – ja ole tavoitettavissa!
Usein etenkin isompien uutisten kohdalla toimitukset haluavat haastatella yrityksen edustajaa saadakseen tältä juuri heidän edustamalleen medialle suunnatut kommentit. Siksi onkin tärkeää muistaa liittää tiedotteeseen sekä viestinnän että sopivan haastateltavan yhteystiedot.
Valmistaudu myös olemaan puhelimen päässä tiedotteen lähettämisen jälkeen ja kehota myös muita tiedotteeseen lisättyjä kontakteja tekemään samoin. Toimittaja turhautuu, jos juuri lähetettyä tiedotetta ei olla valmiita kommentoimaan.
Älä painosta tai sanele ehtoja
Vaikka tämän pitäisi olla itsestäänselvyys, kuulee toimittajilta toisinaan kauhutarinoita viestijöistä, jotka yrittävät vaikuttaa toimittajien päätöksentekoon. Totuus on kuitenkin se, että tiedotteen lähettämisen jälkeen et juurikaan voi vaikuttaa niihin näkökulmiin, joista käsin toimitukset tiedotetta käsittelevät. Et voi siis vaatia toimittajaa nostamaan esiin tiettyä asiaa tiedotteestasi tai vaatia lehdestä tiettyä julkaisupaikkaa.
Toimittajan ja viestijän kohtaamisessa on kyse kahden ammattilaisen välisestä yhteistyöstä. Viestijänä autat toimittajaa tekemään yleisöään kiinnostavaa journalismia. Toimittaja puolestaan vastaa työstään yleisölleen ja usein toimittaja tunteekin yleisönsä paremmin kuin viestijä. Luota siis toimittajan päätöksentekoon. Toisinaan tiedote ei mene läpi siinä muodossa kuin viestijä on halunnut, mutta tämä täytyy vain hyväksyä. Jos haluat tietää lisää median logiikasta, kannattaa tutustua journalistin ohjeisiin, jotka ovat käytössä lähes kaikissa suomalaisissa toimituksissa.
Toivottavasti nämä vinkit auttavat sinua lähettämään entistä tehokkaampia tiedotteita ja saavuttamaan viestinnällesi ansaittua näkyvyyttä. Jos kaipaat lisää vinkkejä parempaan tiedottamiseen, lue kuinka voit rakentaa paremman suhteet mediaan ja miten pitchata toimittajia sähköpostitse.
