Viestinnän ammattilaisena haluat maksimoida yrityksesi viestien keräämän medianäkyvyyden. Hyvien mediasuhteiden rakentaminen ja ylläpito on tärkeä osa ansaitun näkyvyyden hallintaa, mutta tärkein yksittäinen työkalu viestinnässä on edelleen lehdistötiedote.
Toimittajat haluavat saada sähköpostiinsa hyvin kirjoitettuja ja valmiiksi uutisen muotoon laadittuja lehdistötiedotteita. Pelkkä tehokkaan lehdistötiedotteen kirjoittaminen ei kuitenkaan riitä takaamaan sitä, että tiedote todella tulisi noteeratuksi mediassa. Myös tiedotteen lähetysajankohdalla on merkitystä.
On mahdotonta sanoa, että tiettyyn aikaan lähetetty tiedote nousisi varmasti otsikoihin. Mediatalot etsivät uutisia ja tarpeeksi kova uutinen nousee varmasti näkyviin mediassa tiedotteen lähetysajankohdasta riippumatta.
Jos tiedotteesi sisältö ei ole ihan etusivun arvoista uutisoitavaa, lähetysajankohtaan kannattaa kuitenkin kiinnittää huomiota.
Huomioi toimitusten työrytmi – aamu yleensä paras aika tiedotteelle
Useimmat toimitukset työskentelevät yhden tai maksimissaan kahden päivän sykleissä. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että toimitus kokoontuu aamuisin sopimaan päivän agendan ja esimerkiksi seuraavan päivän pääuutiset. Verkkoaika on toki muuttanut perinteistä julkaisurytmiä ja monesti etenkin lyhyemmät uutiset julkaistaan jo saman päivän aikana. Haastatteluja ja taustoitusta vaativat uutiset julkaistaan useimmiten kuitenkin vasta seuraavana päivänä.
Viestinnän ammattilaisen kannalta tämä on hyödyllistä tietoa. Jos toivot tiedotteestasi isompaa ja taustoittavampaa juttua, kannattaa viesti lähettää toimituksille jo aamulla, mielellään hieman ennen aamupalaverin alkua. Useimmissa toimituksissa tämä tarkoittaa ennen kello yhdeksää aamulla.
Jos et usko tiedotteesi olevan laajemman uutisoinnin tai taustoittavan haastattelun arvoinen, tiedotteen lähettämisajankohta ei ole yhtä kriittinen. Silti tiedote kannattaa mahdollisuuksien mukaan lähettää aamupäivän aikana, jotta toimituksilla on mahdollisimman paljon aikaa reagoida siihen.
Älä lähetä tiedotetta perjantaina iltapäivällä, sillä toimittajatkin ovat vain ihmisiä. Jollei tiedotteesi ole todella kovan luokan uutinen, kukaan tuskin tarttuu siihen juuri ennen viikonlopun viettoon lähtemistä.
Vuodenajallakin on väliä – hyödynnä heinäkuun uutispula
Tiedotetta ei yleensä voi lykätä kuukausikaupalla – eikä kannatakaan! Pidemmän tähtäimen suunnittelussa kannattaa kuitenkin miettiä myös vuodenaikoja. Jos havittelet suurta PR näkyvyyttä esimerkiksi yrityksessäsi toteutetuille tutkimuksille tai muille uutisille, joiden uutisointi ei ole niin päivän päälle, kannattaa tähdätä heinäkuulle.
Heinäkuussa Suomi on kiinni ja toimitukset kärsivät kroonisesta uutispulasta. Heinäkuussa toimitukset ottavat kiitollisina vastaan jokaisen uutisoinnin arvoisen tiedotteen, joten jos lomakausi ei paina liikaa päälle, kannattaa tiedotteita laittaa ulos heinäkuussa.
Tiedota omat tavoitteet edellä
Tiedotetta lähettäessä on tietenkin tärkeintä pitää omat tavoitteet kirkkaana mielessä. Jos yrityksesi potentiaaliset asiakkaat ja tärkeimmät sidosryhmät lomailevat heinäkuussa, ei tiedotteita välttämättä kannata julkaista heinäkuussa. Samoin jos yritykselläsi on jotakin kiireistä tiedotettavaa, ei viestinnän kanssa kannata odotella aamuun tai viikonlopun yli.
Todellisuudessa tiedotteen läpimenoon vaikuttaa tietysti moni muukin asia kuin lähetysajankohta. Toisinaan kiireinen uutispäivä ajaa toimituksissa kaiken muun ohi, joinakin päivinä toimituksessa on hiljaista iltapäivästä, jolloin tiedote on helppo saada läpi mediassa. Liikaa ei siis kannata laittaa pelkän lähetysajankohdan varaan. Tärkeintä on tietenkin se, että tiedote on hyvin ja selkeästi kirjoitettu ja että uutiskoukku on nostettu näkyville toimittajaa varten. Jos kaipaat lisää apuja tehokkaampien tiedotteiden kirjoittamiseen, lataa ilmainen oppaamme täältä.
