Viestintää ei pääse pakoon yhdessäkään yrityksessä. Etenkin pörssiyhtiöissä viestintä ja avoin tiedottaminen asioista on laissa tarkasti säädetty. Muutkin kuin pörssiyhtiöt tuntevat kuitenkin viestinnän ja PR:än arvon ja viestivät toiminnastaan ulospäin ainakin jonkin verran. Viestintä ei kuitenkaan aina ole helppo laji. Aivan kuten missä tahansa muussakin asiassa, osa yrityksistä suoriutuu viestinnästä toisia paremmin. Jos viestintä tuntuu vieraalta ja hankalalta, kannattaa lukea tämä teksti. Selviät viestinnästä kunnialla, kun vältät nämä yleisimmät viestintämokat.
5 suurinta viestintämokaa – ja kuinka välttää ne
Yritys ei viesti mitään
Viestimättä jättäminen on aina pahin viestintämoka, johon yritys voi syyllistyä. Täysi radiohiljaisuus yrityksen suunnalta on aina huonoin vaihtoehto. Usein yritykset, jotka jättävät viestimättä, eivät ymmärrä viestinnän ja ansaitun median arvoa. Miksi edes pitäisi viestiä? Viestintä on kuitenkin hyvä keino:
- Tuoda esiin yrityksen arvoja
- Kertoa yrityksen tarina yleisölle
- Rakentaa brändiä ja yrityksen tunnettavuutta
- Kertoa kustannustehokkaasti yrityksen uusimmista saavutuksista ja kuulumisista
Ansaittu näkyvyys on helppo tapa kerätä yritykselle näkyvyyttä. Vaikka kaikki tiedotteet eivät menekään mediassa läpi tai kerää valtavaa määrää julkisuutta, on suuri moka jättää mahdollisuus käyttämättä. Kuluttajat pitävät mediassa kirjoitettua uutista selvästi yrityksen markkinointia luotettavampana. Siksi yksikin mediassa käsitelty tiedote voi parantaa sidosryhmien ja asiakkaiden mielipiteitä yrityksestä markkinointikampanjaa enemmän.
Viestintää ei suunnitella
Toinen suuri viestintämoka on viestinnän suunnittelemattomuus. Tavoitteiden puute on yksi yleisimmistä yritysviestinnän virheistä. Positiivista näissä tapauksissa on se, että yritys viestii jotakin. Viestinnän hyödyt jäävät kuitenkin saavuttamatta tai ainakin piiloon, jos viestintää ei suunnitella ja jos sille ei aseteta selkeitä tavoitteita.
Miksi viestintää sitten kannattaa tehdä suunnitelmallisesti?
- Onnistumisen mittaaminen on helpompaa
- Viestintätoimet voidaan suunnitella tavoitteiden mukaan – keskittyminen olennaiseen helpottuu
- Resurssit on helpompi kohdistaa oikein, kun tiedetään haettava lopputulos
Viestinnälle kannattaa siis asettaa tavoitteet ainakin vuositasolla. Lisäksi on syytä varmistaa, että tavoitteita pystytään mittaamaan. Esimerkiksi Cisionin tiedotepalvelussa lehdistötiedotteiden mittaaminen on helppoa. Samalla kannattaa myös panostaa toimivaan mediaseurantaan.
Hajuton ja mauton viestintä jättää kaikki kylmäksi
Harmittavan usein yritys- ja organisaatioviestintä on hajutonta ja mautonta. Yritykset pelkäävät ottaa kantaa asioihin ja tuoda aidosti esiin arvojaan, koska pelkäävät suututtavansa osan sidosryhmästään. Taustalla on ehkä luonnollinenkin pelko siitä, että osa yrityksen asiakkaista ja sitä myötä osa yrityksen kassavirrasta katoaa liian vahvojen mielipiteiden myötä. Pelosta seuraa harvoin mitään hyvää ja tämä pätee myös yritysviestinnässä. Pelko tekee yritysviestinnästä hajutonta ja mautonta, eikä sellainen viestintä yleensä onnistu kirvoittamaan niitä positiivisiakaan reaktioita.
Jos yrityksesi on määritellyt itselleen arvot, joiden mukaan sen on tarkoitus toimia, kannattaa ehdottomasti seistä näiden arvojen takana myös viestinnässä. Vaikka joku sitten loukkaantuisikin. Nykyään monet yritykset myös uskovat hyötyvänsä rohkeista kannanotoista ja esimerkiksi Helsinki Pride 2019 on kerännyt suuren joukon yrityksiä taakseen.
Kannattaakin siis miettiä, miten oma yrityksenne voisi rohkeasti viestiä arvoistaan sekä sanoin että teoin. Pelkät sanat eivät kuitenkaan riitä, vaan arvojen tulisi aidosti näkyä myös yrityksen toiminnassa.
Kaikki on positiivista ja virheistä vaietaan
Moni yritys tekee viestinnässään sen virheen, että tiedottaa kyllä positiivisista asioista ja liiketoiminnasta, kun luvut ovat hyvät. Kun alamäki alkaa tai virheitä sattuu, viestintä vaikenee. Pörssiyhtiöiden on lain mukaan raportoitava julkisuuteen myös huonot tulokset, mutta muut yritykset voivat pyrkiä häivyttämään huonot aikansa kokonaan yleisön nähtäviltä.
Kaikista virheistä ei tietenkään tarvitse huutaa julkisuuteen. Jos virheet tai hankaluudet vaikuttavat asiakkaisiin tai jos on pelkona, että uutiset leviävät organisaation ulkopuolelle joka tapauksessa, kannattaa valita avoimen tiedottamisen linja. Lehdistötiedote, jolla avataan reilusti tilannetta kaikille sidosryhmille antaa avoimen ja suoraselkäisen kuvan yrityksen toiminnasta. Hyvin hoidettu kriisiviestintä saattaa jopa kääntyä lopulta yrityksen voitoksi.
Kommentteihin ei vastata ja haastatteluja ei anneta
Pelkkä lehdistötiedotteiden lähettäminen ei vielä yksinään riitä tehokkaan näkyvyyden saavuttamiseen. Kuten Glorian ja Glorian Koti -lehtien päätoimittaja Saila-Mari Kohtala toteaa Mediavaikuttajat podcastissa, toimittajat usein soittavat yritysten yhteyshenkilöille ja kysyvät lisätietoja. Etenkin suurempien uutisten kohdalla pelkkä tiedote ei riitä täyttämään lukijoiden tiedonjanoa. Siksi onkin tärkeää, että yritys on nimennyt spoksepersonin, joka antaa tarvittaessa lausuntoja medialle.
Cisionin State of The Media 2019 -tutkimuksen mukaan suomalaistoimittajat pitävät yrityksen edustajaa luotettavimpana tietolähteenä, jopa lehdistötiedotetta luotettavampana. Siksi on tärkeää, että media saa tarvittaessa yhteyden myös aitoon ihmiseen yrityksen sisällä. Siksi hyvään lehdistötiedotteeseen kannattaa aina lisätä mukaan yhteyshenkilön puhelinnumero.
Kun onnistut viestinnässäsi välttämään nämä viisi virhettä, olet jo selvinnyt keskivertoa paremmin. Jos kaipaat lisää vinkkejä ja inspiraatiota viestintään, tilaa kuukausittain lähetettävä uutiskirjeemme täältä.
